“Tenderproces voor inleen van extern personeel” Het kan veel beter! Maarssen, 14 december 2007

Agenda Het inleenproces Het tenderproces Conclusies Praktijk Problemen Oplossing Het tenderproces Conclusies 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Agenda Het inleenproces Het tenderproces Conclusies Praktijk Problemen Oplossing Het tenderproces Conclusies 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Het inleenproces - introductie Definitie: Inhuren of Inlenen ? Extern personeel: consultants, interim managers, uitzendkrachten, personeel van schoonmaakbedrijven, cateraars etc. 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Het inleenproces: de praktijk Case 1 – groot internationaal bedrijf Feiten 30% van de spend (NPR) Gestructureerd inleenproces ontbreekt Proceseigenaar onbekend Veel interne gebruikers, leveranciers en ‘leverancierscontracten’ Geen contractbeheer (persoonsregistratie) Geen aandacht inleenrisico’s Ordersysteem wordt niet gebruikt Onduidelijke rol van inkoop Gevolgen Overzicht en inzicht ontbreken Kostenverhogend Claim belastingdienst voor achterstallige premies 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Het inleenproces: potentiële problemen Weinig draagvlak voor centraal geleid proces m.u.v. uitzendbureau’s Geen overzicht van financiële verplichtingen Onduidelijk welke afspraken gelden ‘Maverick buying’ Niet efficiënt – tijdrovend proces Gebrek aan structuur-duidelijkheid-contracten => kostenverhogend Inleenrisico’s 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Specifiek probleem: inleenrisico’s Onvolledige contractadministratie Arbeidsverhouding opdrachtgever en opdrachtnemer Controle dienstbetrekking met VAR-verklaring (Verklaring arbeidsrelatie) Inlenersaansprakelijkheid, afdracht van: Premies werknemersverzekeringen Loonbelasting en premies volksverzekeringen Omzetbelasting Flexwet, die regelt (bij tijdelijke arbeidsovereenkomst) Duur arbeids/projectovereenkomst Aantal verlengingen Conclusie: Regelgeving overheid is een belangrijk aandachtspunt in het inleenproces 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Het inleenproces: een gestructureerde aanpak Fase 0 Gebruikers Leveranciers- bestand Veel gebruikers Veel leveranciers Minimale controle en coördinatie van vraag en aanbod Onderhandeling per persoon Prioriteiten Introductie inleenproces Contracteren van voorkeursleveranciers en intermediairs Controle/coördinatie vraag/aanbod Inleenproces Fase 1 Contracten Gebruikers Preferred Suppliers Inleenproces Fase 2 Centrale inleen desk Ideale situatie Integratie van het inleenproces rechtvaardigt een centrale inleen desk met technologische oplossingen Gebruikers Gegradeerde Suppliership 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Het inleenproces: het creëren van draagvlak Multi disciplinaire teams (toewijzing proces eigenaar) Support van MT 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Het inleenproces: het creëren van draagvlak Rol Inkoop Faciliterend bij o.a.: werkbaar inleenproces template overeenkomsten SLA functieprofielen het gebruikmaken van de gesloten overeenkomsten voorkomen maverick buying Verantwoordelijk voor: het tenderproces, de onderhandeling en de contractering leveranciers en contract management 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Inleenproces: Contractbeheer Specifieke aandacht hierbij voor de registratie van: Algemeen persoonsgegevens (5 jaar bewaarplicht) naw gegevens sofi nummer inleenduur Zelfstandigen VAR verklaring KvK nummer 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Inleenproces: Overeenkomsten Standaard inleen overeenkomst Geen arbeidsovereenkomst/gezagsverhouding Wijze van betalen: accountantsverklaring, g-rekening, rechtstreekse afdracht Geheimhouding Relatie/concurrentiebeding Intellectueel eigendom Overeenkomst van opdracht Zelfstandigen (VAR verklaring) Selecteren intermediair: vermijding inleenrisico’s zelfstandigen 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Agenda Introductie Het inleenproces Het tenderproces Conclusies Praktijk Problemen Oplossing Het tenderproces Conclusies 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Het tenderproces: de praktijk Case 2 – middelgroot nationaal bedrijf Feiten Geen inleenproces Eenzijdige doelstelling: focus op prijs Andere selectiecriteria werden nauwelijks gehanteerd Inefficiënt selectieproces door hoeveelheid vragen Geen standaard overeenkomsten Gevolgen Geen optimaal tenderproces door ontbreken inleenproces Focus op prijs ondermijnt de kwaliteit Suboptimaal resultaat Vragen aan makelaars: hoeveel medewerkers per functieprofiel, personeelsverloop, opleidingsbudget per medewerker etc hebben geen zin 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Tenderproces: potentiële problemen Suboptimaal tenderproces door het ontbreken van een duidelijk inleenproces Selectiecriteria Onduidelijk Te vaak alleen gericht op tarief/marge Preferred suppliers geven geen garantie tot goede leverbetrouwbaarheid Scherpe tarieven geven geen garantie tot levering Lage marges geven geen garantie tot scherpe tarieven (doorleen) Vraagstelling Vragen niet afgestemd op selectiecriteria Doel van de vraagstelling onduidelijk of niet relevant Kwantiteit staat niet garant voor kwaliteit 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Tenderproces: aandachtspunten voor verbetering Onderscheid bureau’s en intermediairs Voeg standaard overeenkomst en SLA toe Voeg inleen proces toe Gegradeerde suppliership: Preferred supplier niveau 1, 2 en 3 Stem de vragen af op: Knock-out criteria Selectie criteria Vraag naar referenties (en kwalitatieve meetresultaten) 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Tenderproces: Selectiecriteria Prijs: Tarief per functieprofiel Basis tarief met een mark up, afhankelijk van marksituatie Administratiekosten Reiskosten Reisuren Kwaliteit: % aanvragen waarop voorgesteld/ aanvragen % aanvragen met interview/ aanvragen waarop voorgesteld % plaatsingen/ aanvragen met interview % inleen/ doorleen % gebruik van eigen personeel/ zelfstandigen 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Tenderproces: Selectiecriteria Financieel: Totale omzet Winst na belasting Liquiditeit (quick ratio) Solvabiliteit Rentabiliteit Algemeen: Branche specifieke kennis Etc 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Agenda Introductie Het inleenproces Het tenderproces Conclusies Praktijk Problemen Oplossing Het tenderproces Conclusies 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Conclusies - Inleenproces Draagvlak interne klant + MT Zorg voor een eenvoudig inleenproces Doel interne klant = doel inkoop Snel, kwaliteit, marktconforme tarieven Rol inkoop: faciliterend en commercieel Zorg voor goede standaard overeenkomst Borging van risico’s 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Conclusies - Tenderproces Gerichte vragen Selecteer naast bureau’s ook intermediairs Hogere hitrate Vermijding van controle arbeidsverhouding Een tarief is niet heilig Focus op kwaliteitsaspecten Vraag naar referenties en check ze! 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Conclusies – “In Control” CFO verplichtingen administratie HRM inleenrisico’s; goed inleenproces JZ gebruik van eigen standaard overeenkomsten Inkoop inkopen bij gecontracteerde leveranciers, tegen overeengekomen condities Klant tijdige beschikking over goed personeel ERP draagt bij tot gesloten bestelproces 14 december 07 dinsdag 4 april 2017

Overname leveranciers- contracten Een laatste overweging: Stappen tot een volledige outsoursing Naleving processen inleners klant en leveranciers Klant Correcte functie inschaling en inperking inleenvolume Levering Aanvraag Nieuw & vervanging Tariefonderhandeling Field management Facturatie Matching Aanvraag en volgsysteem SLA-management Functiehuis Standaardisatie Overname leveranciers- contracten Leverancier Overgang front- en back office Accurate facturatie Kandidaat Aanvraag Leveranciers Detacheren Projecten Interim Management Consultancy Uitzenden NIVEAU 1: Preferrred suppliers NIVEAU 2: Preferred suppliers NIVEAU 3: Approved suppliers Flexinzet Uitzenden, detacheren, freelancers 14 december 07 Bron: Yacht dinsdag 4 april 2017