Pad naar een goed outsourcing-contract Henri van Dun Merijn Seelt NGI Congres 12 december 2006

Programma – Uw input graag 1.Outsourcing: een bijzonder “project” 2.De kern: beschrijving van het wat en het hoe 3.Handige juridische “weetjes” Geen juridische monologen, praktische tips 4.Uw vragen

Voor we beginnen: definitie outsourcing Overdracht van een bedrijfsactiviteit Aan een gespecialiseerde derde Die de activiteit teruglevert Als dienst In goed Nederlands: Uitbesteding

1. Een bijzonder “project” met eigen eisen a.Eenmalig project / aangaan relatie b.Partnership – hoe doe je dat concreet? c.Flexibiliteit – hoe doe je dat concreet? d.Multi disciplinair – tips voor diverse rollen

1a Eenmalig project / aangaan relatie Contract/project in twee delen Geen M&A deal, verkoop bedrijfsonderdeel bijzaak Een goede transitie van belang Langere termijn nodig om zinvol te maken Flexibiliteit is dus noodzaak om het lang vol te houden Sturing op afstand “Partnership”, “win-win”, “evenwichtig contract” mag geen bla bla zijn

1b Partnership, hoe doe je dat? In de onderhandeling –Ruimte in RFI /RFP (pas op met templates) –Interne projectleider in de lead –Uitvoerders in core team aan beide kanten –Stabiliteit van het team –Juristen, pur sang inkopers of externe consultants ondersteunend (dus niet in de lead) –De psychologie van de onderhandeling –Niet misbruiken om punten binnen te halen

1b Partnership, hoe doe je dat?(2) In het contract –Respecteer elkaars belangen –Voor afnemer: Continuïteit dienstverlening Kostenvoorspelbaarheid –Voor leverancier: Inkomenszekerheid en return on investment Voldoende controle over het hoe –Goede change control regeling, gekoppeld aan goede governance

1c Flexibiliteit, hoe doe je dat? Gelijk beeld van flexibiliteit, cultural fit Goede governance (juiste niveau’s, concreet, juiste personen) De vertegenwoordigers van de eigen organisatie dirigeren de performance

1c Flexibiliteit, hoe doe je dat?(2) Goede change control procedure –Recht op wijzigingen afnemer én leverancier –Gebalanceerde kostenafhandeling Unit pricing (met grenzen) Benoemen (niet) kosten neutrale zaken. Vrijheid voor leverancier m.b.t. de weg, controle voor afnemer over het resultaat

1d Multidisciplinair project, tips voor diverse rollen Hoger management Werknemers Inkopers / verkopers Juristen Controllers Demand en delivery verantwoordelijken Consultants Voor allemaal: alignment in de aanpak, werk samen

2. Beschrijving van wat en hoe M.a.w.: De dienstenbeschrijving en SLA a.Waarom zo belangrijk? b.De kernpunten c.Woordgebruik en definities d.Resultaat of inspanning? e.Service level tips

2a Waarom zo belangrijk? Sturing van verwachtingen Vergemakkelijkt communicatie Beperkt kans op conflicten Hier is het meest te winnen Door hier samen aan te werken begrijp je elkaar en start de relatie

2b De kernpunten Beschrijving van de diensten tot op activiteitniveau gekoppeld aan prestatie, indicatoren, normen en niveau’s –Herkenbaarheid, –Verwachtingenmanagement –De wederpartij moet er iets aan hebben Vastlegging van de wijze waarop alleen als er interacties zijn tussen partijen of met derde partijen

2c Woordgebruik en definities Eenduidigheid voorkomt conflicten Belang van definities –(locaal) jargon –Uitvoerders anderen dan opstellers contract –Voorbeeld “hosting” (hoeveel soorten kent u?) Belangrijke zaken: –Service window –Definitie van de unit bij unit pricing –Exact definiëren handover points –Een plaatje op zijn tijd doet wonderen!

2d Resultaat of inspanning? Juridische een belangrijk verschil tussen: –Inspanningsverbintenis –Resultaatsverbintenis Bewust mee omgaan (denk aan partnership) Wees eerlijk over je grenzen Woordgebruik kan zeer bepalend zijn

2e Service level tips Ook hier: goede definities van wat en hoe ! Oriënteer op de behoefte, niet op het ultieme Geen bureaucratische meetsystemen (meet alleen wat relevant is) Performancemeting frequent Bonus/malus, boter bij de vis Slimme credit systemen, beloon herstel, voorkom opportunisme (v.b. no claim) Slimme meting van klanttevredenheid

3. Juridische “weetjes” Precontractuele goede trouw en mondelinge contracten Overgang van onderneming regeling Juridisch effect van boetebedingen op service levels Auteursrechten: De maker is de eigenaar Licentie overdragen aan leverancier?

4. UW VRAGEN ?

Dank voor uw aandacht Henri van Dun Merijn Seelt