Prioriteiten HORA 2008

Prioriteiten 2008 Jaarafsluiting 2007 Performantie Boekhouding

A. Jaarafsluiting 2007 Planmatige aanpak Uitgebreide testprocedure Prioriteiten HORA 2008 Jaarafsluiting 2007 A. Jaarafsluiting 2007 Planmatige aanpak Uitgebreide testprocedure Laattijdige instructies overheid Op schema Timing: insturen BOW: 31/3 start drukwerk: 10/04 aflevering drukwerk aan de klant: 15/05

B. Performantie leidt tot inefficiëntie leidt tot irritatie Prioriteiten HORA 2008 Performantie B. Performantie leidt tot inefficiëntie leidt tot irritatie kan meerdere oorzaken hebben software hardware internet bij de klant of bij ADMB

Wat is performantie? Bestaat niet in Van Dale Persoonlijke appreciatie Prioriteiten HORA 2008 Performantie Wat is performantie? Bestaat niet in Van Dale Persoonlijke appreciatie Een scherm dat te traag werkt Een rapport dat te lang op zich laat wachten Veel te veel schermen die men moet doorlopen Gewenning betekent niet steeds performantieverbetering Definitie: een algemeen aanvaard niveau van de snelheid van de applicatie

Plan van aanpak Dedicated resources Performantievreters identificeren Prioriteiten HORA 2008 Performantie Plan van aanpak Dedicated resources Performantievreters identificeren Boekingsdocument Collectieve opstart van toepassingen of rapporten Pro-actieve opvolging Database-registratie Software tunen/re-engeneering Hardware tunen/upgrade

1. Dedicated Resources Tom Verraes: Joris Struyve: Prioriteiten HORA 2008 Performantie 1. Dedicated Resources Tom Verraes: Structurele re-engineering Joris Struyve: Advies System performance Ad hoc tuning

2. Performantievreters identificeren Prioriteiten HORA 2008 Performantie 2. Performantievreters identificeren Boekingsdocument: plan van aanpak Performantie impact Een algemene, zware negatieve impact op de performantie van het systeem Oplossingen Software testing Software tuning Software re-engineering

2. Performantievreters identificeren Prioriteiten HORA 2008 Performantie 2. Performantievreters identificeren Collectieve opstart: plan van aanpak Performantie impact Geen impact op de on-lineverwerking Tragere aflevering rapporten, loonberekeningen, etc. Aanpassing wachtrijsysteem Slow queue Collectieve opstarten worden default ‘s avonds ingepland

3. Pro-actieve opvolging Prioriteiten HORA 2008 Performantie 3. Pro-actieve opvolging

Prioriteiten HORA 2008 Performantie 4. Database registratie

5. Software tunen/re-engineering Prioriteiten HORA 2008 Performantie 5. Software tunen/re-engineering Datawarehouse rapporten Looningave Looningave via het web Afwezigheden Consultatie rapportering Diverse rapporten: premie Werklijst Eindejaarspremie Sociale lasten Uitgebreid loonbriefoverzicht Werklijst inhaalrust Verwerken van dimona bestanden Beheer medewerkersgroepen Blokkeringsmechanisme Link VZW-boekhouding Back office functionaliteit

Prioriteiten HORA 2008 Performantie Prototype Looningave

6. Hardware tunen/upgrade Prioriteiten HORA 2008 Performantie 6. Hardware tunen/upgrade CITRIX Nieuwe versie Pro-actieve monitoringstool Investering van meer dan 100 EUR per gebruiker

C. Project Boekhouding Structurele aanpak Samenwerking Business – ICT Prioriteiten HORA 2008 Boekhouding C. Project Boekhouding Structurele aanpak Samenwerking Business – ICT Prioritisering op basis van methodiek Projectmatige werking opvolging door stuurgroep timings testprocedures

Ontwikkelingscel HORA ‘Ledenboekhouding’ Prioriteiten HORA 2008 Boekhouding Afspraken 28.03 Lastenboek + Projectplan. 16.05 Ontsluiting in produktie van de ‘herwerking facturatie’. Ontwikkelingscel HORA ‘Ledenboekhouding’ Plan van aanpak Lopende zaken Problematiek

Aktiviteiten ontwikkelingscel Prioriteiten HORA 2008 Boekhouding Aktiviteiten ontwikkelingscel Projectmatige ontwikkelingen (wijzigingen agv legale verplichtingen, structurele optimalisaties, funtionele wijzigingen, ...) Probleemopvolging (derde lijn) POs (fouten & bugs) Niet geregistreerde incidenten & vragen (service desk, kantoren, ...) Variabele werklast Pijnpunt: Derdelijns funktie is onvoldoende afgeschermd & gecontroleerd (medewerkers reageren instant op alle escalaties opgeworpen door verschillende kanalen (service desk, bugfixing team, kantoren, management, ... zonder affiniteit met enige prioriteitszetting), wordt onvoldoende geëvalueerd en opgevolgd, en heeft een variabele & onvoorspelbare werklast tot gevolg. Dit heeft impact op de voorziene en geplande werklast voor projectmatige ontwikkelingen -> vicieuze cirkel. De ontoereikendheid van de probleemopvolging (organisatie & werkwijze) heeft negatieve impact op aanleveren van structurele oplossingen.

Probleemopvolging ‘Ledenboekhouding’ Prioriteiten HORA 2008 Boekhouding Probleemopvolging ‘Ledenboekhouding’ Niet afgewerkte bugs in HORP probleemopvolging, onder categorie 'BOEKHOUDING'. Status mid Jan 2008. In totaal 991 niet afgewerkte problemen, waarvan 887 bugs. 228 bugs niet toegewezen aan een product (er zijn voor categorie boekhouding circa 25 producten -> zie legende grafiek). 155 bugs zijn toegewezen aan facturatie 113 bugs toegewezen aan BKD Circa 850 bugs hebben prioriteit 9. Circa 70 bugs hebben opleveringsdatum ingevuld. Van die 70, is er 1 die een opleveringsdatum heeft in 2008 (de andere 69 hebben een datum in 2006 of 2007). Producten classificatie is niet afgestemd op functionele domeinen. Producten classificatie bevat mix van functionele en non-functionele (performantie, rapporten, …) domeinen. Probleemopvolging voor ledenboekhouding is ONTOEREIKEND.

Ontwikkelingscel HORA ‘Ledenboekhouding’ Prioriteiten HORA 2008 Boekhouding Ontwikkelingscel HORA ‘Ledenboekhouding’ Problematiek Plan van aanpak Lopende zaken

Plan van aanpak STAP 1 PO Product Classificatie STAP 2 Prioriteiten HORA 2008 Boekhouding Plan van aanpak STAP 1 PO Product Classificatie STAP 2 PO Prioriteit Assignatie STAP 3 PO Probleem- analyse STAP 4 Aanleg Verbeteringstraject STAP 5 Validatie Verbeteringstraject 5 stappenplan in periode Feb-Mar 2008. Workshop modus, met permanente vertegenwoordiging van Business & ICT (Kurt Bultinck, Katleen VanSteenkiste - Sodiro, Jan Neutens, Nele Schoorens & leden vd ontwikkelingscel) Greet Nys betrokken in review van de lastenboeken ! Opleveringen: Methodiek voor PO classificatie en prioriteit. Schoongemaakte PO bibliotheek: juiste classificatie, juiste prioriteit. Gedetailleerde probleemanalyse van POs met prioriteiten 1 t/m 3. Projectplan verbeteringstraject (structurele oplossingen), met nodige commitment van opleveringsdatum. Verwachtingen: Mindering van aantal POs tijdens uitvoeren van stappen 1 t/m 3 Veranderingen in organisatorische werkwijze (nivo ontwikkelingscel ‘ledenboekhouding’, verdeling operationele/projectmatige werklast) STAP 6 (implementatie van de verbeteringen) kan slechts aanvangen Begin Apr en mits go/no SB Operationeel Management STAP 6 – Implementatie Verbeteringstraject Opgestart Afgewerkt Vooruitgang taskforce conform oorspronkelijk door SB oper mgt gevalideerd plan van aanpak.

Opleveringen - PO Prioriteitenmatrix Prioriteiten HORA 2008 Boekhouding Opleveringen - PO Prioriteitenmatrix Ref G:\Afgewerkt\Business Groep\functionele domeinen\FMD001.1.0 en FMD009.1.0 Een prioriteitenmatrix voor instroom van PO’s, gehanteerd door Service Desk & Bugfixing & Ontwikkelingscel. Gevolg: een op prioriteiten gebaseerde werkverdeling voor de ontwikkelingscel. PO’s die binnen de zone [1,5] vallen worden prioritair (korte termijn) behandeld. Positieve werking reeds voelbaar: cfr. vooruitgang herwerking facturatie.

Opleveringen – PO Schoonmaak Prioriteiten HORA 2008 Boekhouding Opleveringen – PO Schoonmaak Aantal PO’s gesloten (Feb 08): +200 ! Aantal bugs vs. wijzigingen: 460 vs 325 ! Aantal bugs facturatie + boekingsdocument + SLL: 300 ! Lineaire verspreiding van de PO wijzigingen over alle functionele domeinen heen ! PO schoonmaak nog lopende t/m einde Mar 08. Uitdaging: verdere reducering van het aantal PO’s (bugs) !

Opleveringen – Probleemanalyse Prioriteiten HORA 2008 Boekhouding Opleveringen – Probleemanalyse Lastenboek (met probleemomschrijving, diagnostiek, oplossing, en indicatie van benodigde mankracht) wordt aangelegd per functioneel domein. Het omvat de meest urgente (top-10/15) problematieken binnen HORA ledenboekhouding, zoals ervaren door de taskforce. Lastenboek ondergaat volledige review van de voltallige taskforce leden. Lastenboek is eveneens een oplevering van de taskforce (business + ICT) !

20% OPERATIONEEL (incidentele PO’s) Prioriteiten HORA 2008 Boekhouding Opleveringen – Projectplan (INDICATIEF) 2008.05.16 07.2008 09.2008 11.2008 01.2009 FACTURATIE <fase 1> D01 FACTURATIE <fase 2> INCASSO – INNING & OPVOLGING <fase 1> D02 D04 DOORSTORTINGEN <fase 1> D03 BEHEERSONTVANGSTEN <fase 1> D05 INCASSO – DUB DEBITEUREN <fase 1> D06 PO BACKLOG PO BACKLOG PO BACKLOG PO BACKLOG 20% OPERATIONEEL (incidentele PO’s) Opleveringen: (D01) cfr. Lastenboek, problemen [x1], [y1], [z1]. (D02) cfr. Lastenboek, problemen [x2], [y2], [z2]. (D03) cfr. Lastenboek, problemen [x3], [y3], [z3]. .... Projectplan wordt verwacht na validatie van het lastenboek door SB operationeel management (einde Mar 08). Het is een verbintenis tussen Business & ICT.

Ontwikkelingscel HORA ‘Ledenboekhouding’ Prioriteiten HORA 2008 Boekhouding Ontwikkelingscel HORA ‘Ledenboekhouding’ Problematiek Plan van aanpak Lopende zaken

Herwerking Facturatie Prioriteiten HORA 2008 Boekhouding Herwerking Facturatie 29 Feb 08 17 Apr 08 24 Apr 08 16 Mei 08 Ontwikkeling & Unit/Integratie testen Acceptatietesten (HORX) 12-21-26 Mar, 10-17 Apr Ingrid VDStraeten, Ilse Lagatie, Mark Desnyder, Kurt Bultinck. GO/NOGO ONTSLUITING Bugfixing & Ondersteuning vanwege ontwikkelingscel (agv acceptatietesten) Evaluatie Acceptatie TOP-3 IN SCOPE Structurele oplossing voor operationeel vangnet heraflevering facturen/infobladen/bkdoc. Garantie dat aanvraag leidt tot aanmaak en aflevering van de documenten (PO 26356). Structurele oplossing voor verschillen tussen LBR & Facturatie & DMFA (PO 21628). Visualisatie in looningave van welke bedragen reeds gefactureerd zijn in geval van herberekening. OUT SCOPE On hold problematiek: bij herberekening komen facturen/credit nota’s ongevraagd in de klantenrekening ipv on hold (PO 27240). Wijzigende berichten worden niet aangemaakt/doorgestuurd naar de RSZ ! Herwerking facturatie is gedreven vanuit een ICT re-engineering perspectief (versnippering van logica samenbrengen tot één uniforme component), met doelstelling de grote operationele foutenlast (+150 PO’s) maximaal te reduceren.