Erasmus Universiteit, 20 mei 2005 Voortgang Mozaiek Erasmus Universiteit, 20 mei 2005 Mozaiek Projectaanpak Aandachtspunten en aanbevelingen

MOZAIEK m id o ffice za ken i nformatie e n k ennis De naam voor het nieuwe systeem waarmee we gaan werken

Mozaiek Doelstellingen in 2005: Documenten op intranet (mappenfunctionaliteit) + Post digitaal Starten met zaken Uitgangspunten Gericht op zowel de interne organisatie als de burger Oplossen multichanneling Document- en contentmanagement via intranet (webbased)

Documenten op intranet Vroeger: Documenten in verschillende omgevingen (novell, backofficesysteem, div-dossier, email-berichten) Alle vergunningen bedrijf x? Documenten komen meerdere keren voor Welke versie van document? Lastig plaatsen document op intranet Moeilijk zoeken en vinden Nu en later: Document in één omgeving (ook email-berichten) Alle vergunningen bedrijf x! Document komt nog maar één keer voor Altijd laatste versie van document! Makkelijk plaatsen document op intranet Makkelijk zoeken en vinden

Post digitaal Vroeger: Nu en straks: Handmatige bezorging (langzaam) Raadplegen papieren dossiers (DIV) Routering o.b.v. organisatie-indeling Geadresseerden ontvangen poststuk één-voor-één Nu en straks: Digitale bezorging (snel) Raadplegen digitale dossiers (intranet) Routering o.b.v. werkproces / zaaktype Geadresseerden ontvangen poststuk tegelijk

Uitgangspunten m.b.t. postverwerking Scannen en en routen naar ter afhandeling ter kennisname ZAAK DOSSIERS inbak afdeling inbak medewerker bekend zaaktype overige zaak KENNIS MAPPEN

uitgaande post digitaal (inclusief digitale handtekening) Project Papier P@ssé MOZAIEK - PRO 2004 2005 2005… Dec Jan Feb Maart/April Apr t/m Aug =====> Fase A Fase B Fase C Bijvoorbeeld: uitgaande post digitaal (inclusief digitale handtekening) trefwoorden/zoekwoorden-beheer en thesaurus abonnementen op mappen en documenten in relatie tot de bibliotheek zaken koppelen aan andere registraties uit het gegevensmagazijn verschil tussen versies van documenten worden geautomatiseerd terughalen verwijderde documenten en mappen door applicatiebeheerder Documentbeheer op werkplek Evaluatie fase A Functionaliteit Mozaïek (zaak) gereed 100 zaaktypen Testen, opleiding en instructie 5 pilot zaken digitaal Novell schijven via intranet Post digitaal naar de werkplekken Status on-line alle intakes web + post Test + opleiding + instructie Evaluatie fase B Inventarisatie procesgang DIV Nulmeting DIV Evaluatie fase C Inzicht klanten DIV

Organisatie

Projectorganisatie Mozaiek per april 2005 Klankbordgroep Sjoerd Bruinsma Jan Hein van den Bergh Eveline Bomas Ronald van Dijk Edith van Dijk Rob Koppelaar Anja Lodder Joyce Prins Hans Slager Minca Verboom Hans Visser Johan Welbergen Stuurgroep E-Government Ambassadeurs Opdrachtgever Mark Voogd (programmamanager) Projectgroep Sjoerd Bruinsma (pl) Mark Voogd (pm) Jan Boeije Corné Dekker - AD-hoc uit te breiden - Projectondersteuning Ad van Heijst (advies) Kees Jan van Vliet (projectcontrol) Werkgroep Proces- en informatieanalyse en AO Sjoerd Bruinsma Tjip Pasma Wisselend: Medewerker(s) afdeling Medewerker(s) DIV Werkgroep Functionaliteit Corne Dekker Ton Raaijmakers Rolf Gerritsen Bastiaan Klooster (usability) Werkgroep Opleiding en implementatiebegeleiding Rolf Gerritsen Roland van Ouwerkerk Ada van Hoven Werkgroep Communicatie Carola van Ginkel Bianca Lander Ilse Luijsterburg Werkgroep Beheer Willeke Kooiman Medewerker ICT Medewerker TMW Medewerker DIV Werkgroep Archivering & wet- en regelgeving Sjoerd Bruinsma Charges Juergens Jan Boeije Eveline Bomas Bob Rutte/Johan Welbergen (ntb) Ad van Heijst Interessegroepen Tbv Klankbord, feedback, informeren, input, afgeven signalen Scanproces Postintake Autorisaties Voortgangsbewaking Archiveringsprocedure Wet- en regelgeving Communicatie Nieuwe DIV'er Concernjurist Voorzitter Belangrijke afhankelijkheden

Aandachtspunten Menskant niet uit het oog verliezen Nazorg essentieel Gehele proces op de afdeling verandert Planning van implementatie realistisch houden Aanloopproblemen registratie post

Aanbevelingen Tijd nemen om de implementatieplanning op te stellen Eindplaatje in gedachten houden Oog voor de achterblijvers Begeleiding van de afdelingen, voorafgaand, tijdens maar vooral ook na de implementatie Vasthouden van momentum, aandacht niet verslappen Aandacht voor veranderend proces, zowel aan de DIV-, als aan de afdelingskant.

Vragen?