Fasen projectmanagement Visser Copini & Partners 20 september 2004 Fasen projectmanagement Initiatief Realisatie Definitie Voor- bereiding Ontwerp Nazorg Proposal & Initiation Implementation and control Design and appraisal Close out Starting Up A project Managing product Delivery Initiating a project Closing a project Planning Ontwikkeling Stage Bounderies Wijnen (TG) Turner Prince 2 Bos cs Training Projectmanagement ICT & Onderwijs v10

Visser Copini & Partners 20 september 2004 Fase 1. Initiatief Ultieme reden, rechtvaardiging van project Investeringsanalyse Stakeholderanalyse Projectorganisatie Initieel plan van aanpak: Business Case Training Projectmanagement ICT & Onderwijs v10

Visser Copini & Partners 20 september 2004 Fase 2: Definitie Planning en inrichting van het management van de GOKIT factoren Project Initiatie Document (Prince2) Controlling Document (Surf) Training Projectmanagement ICT & Onderwijs v10

Fase 3: Project monitoring & Control Visser Copini & Partners 20 september 2004 Fase 3: Project monitoring & Control Inrichting en uitvoering voortgangsbewaking Prince 2 Als projectmanager omgaan met Breekpunten Training Projectmanagement ICT & Onderwijs v10

Projectmanagement Methode P2 Visser Copini & Partners 20 september 2004 Projectmanagement Methode P2 Prince 2 methode: PRojects IN Controlled Environments Proces georiënteerde methode Praktische opzet met richtlijnen en checklists Voor vele soorten projecten geschikt Training Projectmanagement ICT & Onderwijs v10

Visser Copini & Partners 20 september 2004 Kenmerken Prince 2 P2 heeft oorsprong in IT-projecten P2 voor kleine en middelgrote projecten P2 flexibeler en aanpasbaar per project Training Projectmanagement ICT & Onderwijs v10

Prince 2 Stappenplan Management van een project Opstarten van een project Initiëren van een project Beheersen van een fase Managen fase-overgang Afsluiten van een project Project-mandaat Gericht op projectmanager Project Voorstel Initiatief voor project Autorisatie Advies PID Rapportages Fase-eindrapport Fase-afwijkingsplan Projecteindrapport Gebruik / in beheer-name Gericht op stuurgroep

Fase 4: Project Close Out / Nazorg Visser Copini & Partners 20 september 2004 Fase 4: Project Close Out / Nazorg Het Close Out proces Samenstellen Close Out checklist Decharge Nazorg Instructie klassikale behandeling Close Out checklist VRAAG AAN CURSISTEN: WAT IS CLOSE OUT PROCES? Het definiëren van het Close Out Proces kan de docent vragen aan de cursisten. Hij / zij geeft geen definitie maar daagt de cursisten uit een definitie te geven en vraagt naar de ervaringen van de cursisten. Bij geven van feedback op de antwoorden kan de docent gebruik maken van de onderstaande aspecten van het Close Out proces. ANTWOORD Het Close Out proces vormt de afsluiting van een project. In dit proces wordt het project afgerond en de projectmanager wordt ontheven van zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De projectorganisatie houdt na deze fase op te bestaan. De verantwoordelijkheden van de projectmanager zijn in de Project Close Out Fase wezenlijk anders dan in de Post Project Fase. Tijdens de Project Close Out Fase is de projectmanager verantwoordelijk voor het te behalen projectresultaat waaraan hij/zij zich heeft gecommiteerd. Na de overdracht van het project aan de staande organisatie tijdens de Project Close Out Fase houdt deze verantwoordelijkheid op te bestaan. In de Post Project Fase is de projectmanager niet meer verantwoordelijk voor het project. De nadruk in deze fase ligt op relatiebeheer ten einde minimaal goede referenties en wellicht ook vervolgopdrachten te kunnen verkrijgen. In deze module gaat het om het PROCES, dat leidt tot het beëindigen van een project. Het afsluiten van een project kost tijd: neem er ook de tijd voor het zorgvuldig te doen! Tijdens het afrondingsproces van een project komt de projectmanager allerlei zaken tegen, die het hem moeilijk maken de eindproducten over te dragen aan de lijnorganisatie en het project zorgvuldig af te sluiten. Je moet denken aan: Demotivatie van teamleden; Producten conform specs afwerken: puntjes op de i zetten; Weerstanden bij de opdrachtgever en toekomstige gebruikers om het product te aanvaarden en de zorg over te nemen; Eigen vermoeidheid, zeker als je al lang als manager op het project zit. Ook is sprake van een proces, omdat het gaat om reeksen van activiteiten die gemanaged moeten worden, dat wil zeggen voorbereid, inzichtelijk gemaakt, ingepland, afgewerkt etc. Het afzonderlijk benoemen van een fase van afronding levert bovendien voordelen op: Afrondingstaken kunnen expliciet benoemd worden; Zo nodig kan extra capaciteit voor afronding gereserveerd en ingezet worden; Met teamleden en de organisatie kan het gesprek aangegaan worden over de de fase na de afronding : herplaatsing in de organisatie, overdracht van verantwoordelijkheden, etc. Kortom: OOK, (maar ook) JUIST afronding bereid je zorgvuldig en planmatig voor! Training Projectmanagement ICT & Onderwijs v10