OP DE RADAR!!! Informatievoorziening bij de AFM RENY Voorstelrondje: Presentatie Heterdaadsessie 5 juni 2012 Edwin Driessen en Reny Koedijk RENY Voorstelrondje: Mijn naam is Reny Koedijk, ik ben als senior medewerker werkzaam op de afdeling DIV. Samen met mijn manager Edwin Driessen zullen we deze presentatie verzorgen en nemen we graag van deze gelegenheid gebruik om een tipje van de sluier te lichten op welke wijze je een award kan winnen. Een beetje flauw want daar gaat het niet om waar het wel om gaat is op welke wijze breng je je eigen afdeling/team onder de aandacht brengt en houdt van zowel de de klant als het hoger hoger management zonder direct als het zeurend kind te worden gezien. In deze presentatie laten we zien hoe we dit de afgelopen jaren hebben aangepakt! Misschien een feest van herkenning maar hopelijk ook een steun in de rug en inzichtgevend. Indien u vragen heeft tussendoor, stel ze gerust.

Winnaar Mailprofsaward 2011 Wat vond de vakjury: “De winnende organisatie is reeds een aantal jaren bezig en is daardoor verder in zijn ontwikkeling. De AFM onderscheidt zich door een zeer gestructureerde aanpak, waarbij goed aansluiting is gezocht bij ontwikkelingen in de rest van de organisatie, waardoor ook het topmanagement van de organisatie het veranderplan actief ondersteunt” RENY “Alles wat je aandacht geeft groeit!” De prijs is natuurlijk leuk maar uiteindelijk een resultante van de weg er naar toe. Zo hebben we inmiddels een hele weg afgelegd waarin we belangrijke stappen hebben gezet door er simpelweg meer aandacht aan te schenken. 5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie

Wat was de situatie 2-3 jaar geleden? Waar liepen we tegenaan? Functioneel beheer Livelink lag bij Informatisering Sterke decentrale bevoegdheden; DIV was afhankelijk. Opnieuw innemen van /zoeken naar onze plek Weinig zelfvertrouwen en zichtbaarheid Verleden en eerdere gebeurtenissen Veredelde postkamer Gebrek aan opgeleide mensen Geen kwestie van niet willen maar niet kunnen Medewerkers AFM (nog) niet voldoende gewend aan digitaal werken. EDWIN -FB: hierdoor wel veelgebruiker van het systeem maar functioneel hier niets over te zeggen. Lastig -Afhankelijke rol: kleinste jongen van de klas -verleden: Incidenten uit het verleden bleven hardnekkig in stand en hielden ontwikkeling tegen Tot 2007 maakt team DIV onderdeel uit van de IT. Maar na de reorganisatie werd het onderdeel van de afdeling FB. Niet alle taken en rollen gingen echter over. DIV werd weer teruggebracht tot een veredelde postkamer, een uitvoerende club. Wel een club met hoge graad van digitalisering en dienstbaarheid 5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie

Team DIV kiest voor meedoen!! 1e stap naar verandering (2009-2010) Samen, Slimmer, Strakker: Project Dossiervorming Volledige dossiers door kaderstellende richtlijnen voor toezichtafdelingen. Inrichting beheerorganisatie DIV - Functioneel beheer Livelink - Bewaking implementatie richtlijnen Dossiervorming Voldoen aan wet- en regelgeving o.a. Ontwerp Documentair Structuur Plan (DSP) Publicatie selectielijsten (rechtsvoorganger STE en AFM) EDWIN In 2009 was er de start van de Samen, Slimmer, Strakker projecten. Dit was een onderdeel van de Veranderagenda van de AFM die tot doel had om de effectiviteit en de efficiency van de organisatie te vergroten. Eén van de ‘Strakker’ projecten was gericht op de dossiervorming van de AFM. Dit was een intensieve samenwerking tussen de verschillende toezichtafdelingen en de afdeling DIV. Het project heeft een aantal belangrijke eindproducten opgeleverd, die essentieel zijn om een goede en transparante dossiervorming te garanderen. Keypoint van dit project was het opstellen van kaderstellende richtlijnen waarin verantwoordelijkheden waren belegd, zodat de dossiervorming van de toezichtafdelingen volledig aan de Archiefwet kon voldoen. Een belangrijke voorwaarde was dat DIV als beheerorganisatie werd ingericht. Dit betekende ook dat we het functioneel beheer over LiveLink kregen. Tegelijkertijd werd het Document Structuur Plan en de Selectielijst vastgesteld. Er werd gekozen om ook op één uniforme wijze dossiervorming toe te passen. Er werd daarom gekozen voor zaakgericht werken. Een eerste instrument was het ontwerp van de zaaktypecatalogus. Als uitkomst van dit project heeft DIV meer instrumenten en mogelijkheden tot zijn beschikking gekregen om te borgen dat de informatievoorziening bij de AFM op de juiste wijze wordt uitgevoerd. Om hier nog meer ‘body’ aan te geven en dit te implementeren heeft DIV begin dit jaar het initiatief genomen om het vervolgproject te starten, genaamd Openheid van Zaken. Luisteren naar een organsiatie: wat zijn de ontwikkelingen? 5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie

Team DIV kiest voor meedoen!! 1e stap naar verandering (2009-2010) AFM-brede uniforme standaard voor digitale en zaaksgewijze dossiervorming - Ontwerp van de Zaaktypecatalogus (ZTC) In dienst nemen van capabele medewerkers en dus ook afscheid nemen. Functioneel beheer en eigenaarschap DMS Externe bronnen EDWIN 5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie

Meedoen is Veranderen! 2e stap naar verandering (2011 - 2012) Project Orde in Zaken Vervolg project Dossiervorming (Grote DIV-deelname) Heeft de volgende einddoelen: Herinrichting van Livelink; Inzet van SharePoint als werkomgeving; Inrichting van digitaal archiefbeheer. Inzet van een documentcreatietool Inzet van een informatieplattegrond Functioneel beheer Produkten en Dienstengids -Herinrichting PDG op het intranet RENY De tweede stap naar verandering maken we nu. Met het Project Orde in Zaken dat een direct gevolg is van het project Dossiervorming, gaan we een stap verder door het beheer van documenten en het werken met documenten anders te gaan inrichten. De uiteindelijke focus van het project is gericht op het invoeren van zaak gericht werken. Om dit te bereiken zijn de volgende deelprojecten hier onderdeel van: Het Project Orde in Zaken is geïnitieerd vanuit DIV en kenmerkt zich door: Grote DIV-betrokkenheid in projectteam –en projectleiding Aanwezigheid hoofd FB in SG Commitment MG-leden Brede Business betrokkenheid. 5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie

Toekomstprognose -Verschuiving van rollen en taken -Minder uitvoering en meer beheer en beleid bijvoorbeeld beheer van en advies over : -Intranet -Informatieplattegrond -Documentgenerator -Produkten –en dienstengids -Team –en afdelingsite (mysites) -Wiki -Social Media toepassingen -Beheer en archivering -Digitale dossiervorming -Ontsluiting en terugvindbaarheid van informatie -Metadatering -Recordmanagement RENY De toekomst voorspellen kan voor zover we weten niemand maar we kunnen wel op basis van alle ontwikkelingen een inschatting doen waar we over 2-3 jaar kunnen staan. Een belangrijk onderdeel is Project Orde in Zaken. Dit project biedt ons het podium om te kunnen laten zien wat we in huis hebben en waarom informatiebeheer en ontsluiting zo belangrijk is voor de AFM. Uit dit project zullen belangrijke taken en rollen te voorschijn die door DIV ingevuld moeten gaan worden. Over 2-3 jaar is team DIV de beheerder en specialist van alle (procesgebonden) informatie die zich binnen de AFM bevindt en een AUTORITEIT!! 5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie

Duidelijker onderscheid tussen uitvoering en beheer/advies Resultaat * Toezicht verandert dus ook de rol van DIV Duidelijker onderscheid tussen uitvoering en beheer/advies Van reactief naar actief Van passief luisteren naar actief luisteren Van adhoc naar beleid Van volgend naar sturend Van taak onvolwassenheid naar taakvolwassenheid Continue groei van inzet digitale hulpmiddelen Duidelijke meerwaarde voor AFM EDWIN 5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie

Welke ontwikkelingen zien jullie! EDWIN 5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie

VRAGEN? EDWIN Groot en ambitieus project; zichtbaar de veranderende rol van DIV. Ervaren: door deelname aan eerdere projecten Leren: en daarvan te leren Veranderen: in staat zijn om zelf het initiatief nemen. Dank voor uw aandacht! 5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie