Innovatie & Integratie Ict Goeree-Overflakkee iiiGO Innovatie & Integratie Ict Goeree-Overflakkee

Kennismaking iiiGO Werkgroep ICT Kerngroep ICT Kees van den Tempel Arnold van Wijk Henk Herweijer Jaap de Vos Henk van Oostenbrugge Jaap Hollaar Kerngroep ICT Jeroen Bolleman Frans Spaan Kay Doornink André Stoel Kees van den Tempel

Van heden naar toekomst IST Projectorganisatie IST Bedrijfsvoering SOLL bedrijfsvoering 1-1-2013 SOLL bedrijfsvoering 1-1-2015 IST Inform- en apl architectuur SOLL I en apl architect. 1-1-2013 SOLL I en apl architect. 1-1-2015 IST Technische infr SOLL Technische infr. 1-1-2013 SOLL Technische infr. 1-1-2015 IST ICT organisatie SOLL ICT organisatie 1-1-2013 SOLL ICT organisatie 1-1-2015

20 jan: Inf- & app. architectuur 09:00: Welkom door Henk van Steeg 09:00  – 09:30 Kennismaking & HET Doel van de dag 09:30  – 10:30 Uitkomsten 13 januari 10:30  – 10:45 Pauze 10:45  – 11:30Stellingen applicatiebeheer (stemkastjes) 11:30 – 12:30 Bepalen IST , SOLL en route applicatielandschap 12:30 – 13:15 Lunch 13:15 – 14:00 Bepalen IST , SOLL en route applicatielandschap 14:00 – 15:00 Korte presentaties, Discussie, Hoe verder ? 15:00 afsluiting

PLANNEN op hoofdlijnen Jan 2012 Uitgangspunten bedrijfsvoering en dienstverlening SOLL- informatie- en applicatie architectuur 1 Feb – 1 maart 2012 Specificaties opstellen Aanbesteding starten 1 maart – 15 mei Plannen maken Voorbereiding (data op orde, etc) 15 mei – 1 juli 2012 Implementatieplan afstemmen met leverancier 30 juni 2012 SCC gereed Vanaf 1 juli – 1 dec 2012 Implementatie applicaties

Jullie Rol Lid van een projectgroep Schrijven projectplan Aankoop systeem (indien nodig) Implementatie en migratie systemen Verandertrajecten (van 4 naar 1)  een goed functionerend informatiesysteem per 1-1-2013

Samen !!!!

Uitkomsten 13 januari Werkgroep ICT en Kerngroep bepalen kaders Kaders informatievoorziening Projectsturing herindeling Verander-aanpak Inkooptrajecten

Kaders(1)

Kaders (2) Stelling Eens Oneens De gemeente beschouwd het concept Antwoord© als een achterhaald concept: ook het rijk spreekt al over "de meest nabije overheid" i.p.v. "de eerste overheid“ Wel is dienstverlening belangrijker dan efficiente bedrijfsvoering 80 20 Wij willen dat er per 1-1-2013 zaakgericht gewerkt gaat worden 90 10 Zaakgericht werken moet gestart worden door gebruik te maken van eenvoudige generieke processen. 100 De nieuwe gemeente gaat werken volgens het principe van de dikke midoffice Bij de koppeling tussen backoffice applicaties en het zakensysteem hoeft alleen maar het zaaknummer en de status uitgewisseld te worden

Kaders(3) Stelling Eens Oneens Wij willen direct volledig papierloos gaan werken 90 10 Het toekomstige gegevensmagazijn moet zowel administratieve als geometrische gegevens bevatten 100 BO2.3 Onze gemeente zorgt dat intakegegevens die elders zijn verworven door sectorale applicaties worden overgenomen. De gemeente beheert alle basisgegevens zelf, tenzij…. 66 33 De BGT moeten we volledig uitbesteden De gemeente wil kernregistaties inrichten voor VAC, PDC, PROCESSEN, VERORDENINGEN, FORMULIEREN etc

Kaders(4) Stelling Eens Oneens De gemeente ziet het digitale kanaal als het belangrijkste dienstverleningskanaal. 60 40 Wij willen ons eigen elektronisch loket beperkt inzetten en zoveel mogelijk gebruik maken van landelijke diensten zoals mijnoverheid.nl, regelhulp.nl, etc Best-of-breed is beter dan één-leveranciers beleid Wij willen een één-leveranciers-politiek 20 80 De aanschaf van applicaties moet vooral bepaald worden door de individuele afdeling en niet door I&A Zo min mogelijk leveranciers

Projectsturing  hgp Staat voor Handzaam Gemeentelijk Projectbesturingsmodel Speciaal voor gemeenten ontwikkeld Eenvoudig te leren en te gebruiken Belangrijk: niet alleen structuur, ook cultuur Afgeleid van Prince2 Document sjablonen

Projectsturingsmodel

Deel 2 Hét DOEL van de vandaag Concept applicatie architectuur SOLL Nadenken over inkoop en keuze applicaties De route van IST naar SOLL bepalen

Applicatie architectuur

Ad 1: Inkoop kost veel tijd: Prestatieinkoop niet de opdrachtgever, maar juist de opdrachtnemer, als expert, het best in staat is om de opdracht vorm te geven en uit te voeren. Weinig control en veel vertrouwen Wij geven aan wat ons gewenste eindplaatje is Dus geen kruisjes lijsten Veel sneller dan oude procedure

Ad2: Randvoorwaarden selectie ARHI: Alle contracten lopen door naar de nieuwe gemeente Dus iedereen al op SIM, dan zonder problemen door zonder aan bestedingen en wel rechtmatig Bestaande contracten: Kunnen we wel weg bij bijvoorbeeld een 5-jarig contract ? Wat is looptijd contract? Kunnen we het contract opzeggen? Stuur kopie van het contract?

Ad 3: ROLverdeling: wie doet wat? i-Consulent Informatiearchitectuur Kennis van ICT Technische ondersteuning en beheer Applicatiebeheerder Vakkennis / Functionele eisen De brug naar de gebruikers Dagelijkse beheer van applicatie

STAP1: Samenhangende keuzes Bepaalde Applicaties moeten bij elkaar (gekoppeld): 1. EA: Gegevensdistributie, Gegevensmagazijn, Service bus, BAG, BGT, WOZ moeten bij elkaar 2. EA: DMS / zakenmagazijn / KCC / sjablonen moeten bij elkaar 3. Financieel pakket bij voorkeur sterk gekoppeld aan 1 Vergunningen- subsidies bij voorkeur koppelen aan 2 Soc. Zak, Burgerzaken/GBA pakket bij voorkeur in sterk gekoppeld aan 1 Personeelsadministratie voorkeur gekoppeld aan GBA en financiën aan 3 Tijdverantwoording en -registratie gekoppeld aan 3 Geen noodzaak tot koppelen: Toegangscontrole aan 3 Geen keuze / monopolist Website / digitaal loket / KCC Belastingen naar SVHW Nu geen keuze / weet nog niet Beheerpakketten, overige Vicrea wel met Pink en centric Geen Pink en Centric bij elkaar

STAP2: bepaling inkoop strategie Bepalen: Investering + onderhoud over 4 jaar Bij Europese aanbestedingen (>€ 200.000,-) bepalen wij niet de leveranciers. Dit doet de markt. Vrije te kiezen (<€ 200.000,-) na besluit colleges / afwijken volgen IAP Geen schijnonderhandeling bij zelfgecreëerde monopolist Wel een onderhandelingstraject Creëer alternatief Twee Mogelijkheden Middelharnis als standaard en uitbouwen Aanbesteding zoals op vorige sheet

Stap 3: Aanbesteding in gang zetten 27 jan: Brokken van € 200.000,-: procedure met voorselectie starten (duurt 30 dagen) Februari: opzetten aanbestedingsdocumentatie 1 maart: einde voorselectie, start aanbestedings-procedure (duurt 35 dagen) 15 april: inleveren offertes 15 mei: gunning

Stap 4: Hoe verder? Aankoopstrategie bepalen (a.s. woensdag) Voorselectie (vandaag, komende week) Februari SOLL applicatie architectuur Opdrachtbeschrijvingen per groep opstellen Bepaling projectgroepen / projectleiders Training Projectmanagement Specs t.b.v. aanbesteding Samen stoeien Maart e.v. Projectplan voor gezamenlijke inrichting Aankoop, implementatie, migratie, etc

Deel 3 Vragen aan en over applicatiebeheer 50 Stellingen Stemkastjes Plenair

Deel 4 Opdrachten Bepaal IST (zie posters) Bepaal SOLL Bepaal route

Opdracht 1 (voor lunch) Nadenken over de beste applicaties voor de nieuwe gemeente Bepaal de IST situatie Bepaal de SOLL situatie Kerngroep heeft vragenlijst uitgewerkt

Opdracht 2 (na de lunch) De route van IST naar SOLL bepalen Hoe gaan we van 4 pakketten naar 1 pakket? Hoe gaan we samen werken ? Hoe doen we datamigratie ? Kosten? Tijdsbesteding / mijlpalen ? Risico’s ? Kerngroep heeft vragenlijst uitgewerkt

Opvallend (1) Stelling Eens Oneens Er is een testplan van mijn applicatie(s) beschikbaar. 63 38 Ik test (soms) een nieuwe release van de applicatie 97 3 De updates en/of releases worden in de huidige situatie eerst in een testomgeving geïnstalleerd 67 33 Ik heb een goed beeld van het applicatielandschap binnen mijn gemeente 50 Ik heb voldoende kennis om mijn applicatie goed te kunnen beheren. 95 5 Het beheer van basisregistraties dient door de nieuwe gemeente zelf te worden uitgevoerd. Dit omvat ook BAG en WOZ 83 10 Ik ben bekend met methoden voor applicatiebeheer zoals ASL of BiSL.

Opvallend (2) Stelling Eens Oneens Ik ben bekend met landelijke architectuurstandaarden zoals GEMMA of NORA 30 70 In de nieuwe gemeente wil ik graag met deze leverancier verder. 77 23 Het is voor mij al aardig duidelijk hoe we binnen de nieuwe gemeente gaan werken 33 67 Het samenvoegen van gegevens uit de vier gemeentes is per 1 januari 2013 haalbaar 85 15 De MT leden zijn goed op de hoogte van mijn rol als applicatiebeheerder Mijn applicatie moet in de nieuwe gemeente plaats- en tijdsonafhankelijk te benaderen zijn 82 18

Presentaties Groep Financiën Groep Databeheer Groep Beheer / GIS

En nu….. Wij benaderen jullie om de organisatie op te tuigen Wij hebben jullie nodig voor vakkennis, implementaties, verandertrajecten, etc: hou ons ook op de hoogte !!!! Dat begint vanaf komende week. Hou de communicatie in de gaten. O.a. 17 febr: workshop dienstverlening

Vragen/discussie

E: info@nativeconsulting.nl Openingsdia Voorstraat 88 4153 AN Beesd T: 31 (0)655 172.931 E: info@nativeconsulting.nl www.nativeconsulting.nl 39 39

Native Consulting Native is toonaangevend en vernieuwend in het verbeteren van bedrijfsstrategie, bedrijfsvoering, informatievoorziening, ICT én de bijbehorende operationele processen. Native is praktisch en resultaatgericht en maakt gebruik van visualisaties om ook directies, het college en de gemeenteraad in deze processen te betrekken. De visualisaties zorgen voor verbinding en overzicht. Native is onderscheidend in het delen van informatie en het verbinden van haar klanten; door gemeenten voor gemeenten.