Project DIGITAAL VERGADEREN Virtuele Centrumstad Project DIGITAAL VERGADEREN 13 maart 2014

Project DIGITAAL VERGADEREN Implementatie traject eNotulen 20 december: bestelling (160 users) 15 januari: project kick-off meeting 23 januari: import gebruikers / rechtenlijst 27 en 28 januari: actieve opleiding hoofdgebruikers 29 januari: testomgeving gebruiksklaar, lokale bevolking ingeladen 30 januari: koppeling Active Directory 4 februari: mobiele site extern bereikbaar http://zaventem.enotulen.schaubroeck.be Virtuele Centrumstad We hebben het volgende besteld: Digitaal vergaderen software voor 160 gebruikers (jaarlijks: 1500+1800+1750+450) eNotulen Mobile Webapp -> niet nodig! koppeling met AD / LDAP (eenmalig 1000, jaarlijks 500) eNotulen exporteren data en documenten (eenmalig 1500) Link PAL – VKBO (eenmalig 1000 + 700 installatie, jaarlijks 300) Link PAL – RRIP (eenmalig 1000 + 700 installatie, jaarlijks 300) PAL connector 3 en OSLO (eenmalig 1500) Webservices (eenmalig 595) Koppeling eNotulen – webservice aanmaak agendapunt (eenmalig 595) Koppeling eNotulen – webservice adviesaanvragen (eenmalig 595) Volledige dag actieve opleiding max 12 personen bij Schaubroeck (eenmalig 1800) Volledige dag regiewerk (eenmalig 595) Consultancy (eenmalig 1400) AD koppeling eenvoudig: extra OU aangemaakt eBestuur waarnaar je gebruikers kunt kopiëren

Project DIGITAAL VERGADEREN Implementatie traject eNotulen (vervolg) 17 februari: update toepassing: o.a. eenvoudigere sjablonen 18 februari: eerste voorstel test college aan secretaris en bestuurssecretaris 5 maart: bespreking huidige publicaties (agenda, notulen, beslissing) en wijziging naar informele stijl 6 maart: aanpassingen conform huisstijl Virtuele Centrumstad Tussendoor basisgegevens invullen: legislaturen, vergaderorganen, vergaderingen, raadsleden, bevoegdheden, …

Project DIGITAAL VERGADEREN Implementatie traject eNotulen (vervolg) 17-20 maart: zelf interne opleiding geven voor onze gebruikers 1 testcollege (dubbel) en dan ‘live’ ‘opleiding’ / demo voor raadsleden: mobiele applicatie Virtuele Centrumstad In Zaventem een ‘kleine’ stap: gebruikten reeds 6 jaar andere toepassing en met eNotulen van Schaubroeck wordt het veel gebruiksvriendelijker en sneller werken zodat de acceptatiefase voor de gebruikers van zeer korte duur zal zijn. Het wordt voornamelijk wennen aan de door ons opgelegde tekstvakken (regelgeving, financiële impact, …) en het gebruik van een informelere stijl.

Project DIGITAAL VERGADEREN Ervaringen: timing traject ligt voor grootste deel bij bestuur zelf zéér goede opleiding: beheerst zowel inhoudelijk de werking en het verloop van een vergadering als de toepassing zelf! boeiend en interactief gebracht, veel live oefeningen. support, ondanks de hectische periode, is zeer snel en het team kent de toepassing grondig Virtuele Centrumstad Wij hadden een zeer korte maar constructieve kick-off meeting omdat, op de tekstvakken na, alles al vastlag. De huidige Schaubroeck server voldoet voor de opstartfase zodat we ook hierdoor snel konden beschikken over de toepassing. Door een kleine groep hoofdgebruikers te kiezen voor de actieve opleiding die ook nog snel kon ingepland worden, konden we onmiddellijk intern starten. Omwille van het succes van de toepassing kon ik Brigitte zelden telefonisch bereiken maar iedereen die ik in haar plaats aan de lijn kreeg, kon onmiddellijk meepraten zowel inhoudelijk als technisch!

Project DIGITAAL VERGADEREN Ervaringen (vervolg): mobiele versie voldoet aan onze verwachtingen: intuïtief, afgestemd op kleinere schermen (zowel qua leesbaarheid als navigatie), … Virtuele Centrumstad

Project DIGITAAL VERGADEREN Toekomst: 3P link (na succesvolle testen Ternat) Visum en advies! (was uitgebreid in onze vorige toepassing van e2e) Link BBC (Cipal) Hopen dat Schaubroeck verder investeert in koppelingen met derden! Virtuele Centrumstad