in het digitaliseringsproces bij lokale besturen Eddy Van der Stock Afdelingshoofd ICT & GIS – stad en ocmw Lokeren Voorzitter Vlaamse ICT Organisatie Voorzitter Linked Organisation of Local Authorities

Roodborstje versus Koolmeesje Ornithologie - Koolmees geeft ruime uitstraling en is in staat uv licht waar te nemen, uitzonderlijk baldadig, slim UV licht – ze zien elkaar – roofdieren zien hen niet (gestandaardiseerd), ze dansen, zingen en voeren heel opvallend. een echte zangvogel, De Koolmees kan UV-licht waarnemen, hierop wordt de partner geselecteerd, luidruchtige boodschapuitdrager. De Koolmees is een luidruchtige en opvallende vogel. Roodborstje alles op zichzelf gebaseerd – werkt met intern kompas, sterk territorium afbakenen/beschermen, soortgenoten jaagt hij zonder pardon weg. Tegen soortgenoten zijn zowel mannetje als vrouwtje heel agressief en verdedigen zomers en 's winter fel hun territorium. Ze tonen daarbij de rode borstveren. Meestal maken ze hun nesten goed verborgen op de grond.

Geschiedenis digitalisering Loc Gov Één oplossing voor één probleem Het ontstaan van silo gebaseerde oplossingen Weinig compatibele systemen … Algemeen gebruik authentieke gegevensbronnen (RR, VKBO, …) zeer beperkt doorgevoerd … Permanent vernieuwende regelgeving = vraagt vernieuwende systemen Geen tijd voor doorgedreven aanpak sterk bevraagde productieomgeving

Silo’s don’t come down by themself, they just age and get rusty

? ? ? Burger (klant) Burgerlijke Stand Secretariaat Financiële dienst Aankoopdienst Technische dienst Individuele vragen komen bij de individuele diensten terecht, met geluk vinden de burgers de contactgegevens vd persoon waar men terecht kan. Lokaal Bevolkingsbestand Notuleringssysteem Boekhoudsysteem Aankoopsysteem Besteksysteem … Technisch systeem Rijksregister VKBO E-procurement

Aankoopproces in a nutshell Behoefte – budget Formalisering behoefte – bestek E-procurement (e-notification / e-tendering) Digitale offertes – verwerking aankoopverantwoordelijke Advies Beslissing Meldingsfase Bestelling Levering / Uitvoering Facturatie

Bestel-administratie Overheids-opdrachten De componenten … e-Procurement Technische modules e-Notification Bestel-administratie Boekhouding e-Tendering Software Overheids-opdrachten  Notulering Quid? e-Catalogue

De flow … Opmaak behoefte Agendering RMW/GR Archiveren beslissing Beslissings-flow Opmaak AK-dossier Verwerking beslissing Aanmaak bestelling Ontvangst goederen/dst e-Notification e-Tendering Goedkeuring bestelling (flow) Bestel-administratie Boekhouding Uit het leven gegrepen, elke kleur is een software, groene pijl is automatisch, rood manueel Verwerking offertes Melden beslissing Budget-controle

De “aankoopflow” technisch inter-dienstelijke betrokkenheid – organisatie? Integratie diverse systemen is vereist grote diversiteit van geautomatiseerde systemen en/of manuele verwerking er is geen algemeen “gestandaardiseerde omgeving” (vrije markt versus overheid)

e-Procurement in lokale overheden Sterke vooruitgang van het automatiseringsproces Vervolledigen door volledig gebruik e-catalogue Inventaris van de kaderovereenkomsten op diverse overheidsniveaus (federaal, Vlaams movi ict, …) Inventarisering van de kaderovereenkomsten binnen de lokale overheden De resterende pijnpunten (lees schoonheidsfoutjes) …

De oplossing brengt nieuwe vragen … Integratie van systemen vraagt geïntegreerde oplossingen

Digitaal is niet gelijk aan automatisch Gescand gehandtekende documenten (pdf’s) moeilijk integreerbaar Digitale documenten zijn niet officieel(?) getekend Rechtsgeldigheid zoekt men nog vaak in gehandtekende (lees met de hand getekende) documenten … Quid? bruikbaarheid in digitale, geautomatiseerde systemen

De ingediende dossiers … Eenduidigheid van indiening (excel, pdf, open formaten?, …) De saga van de slecht gescande en de verplicht gehandtekende documenten … oplossing? Rechtsgeldigheid van een getotaliseerd ingediend dossier? Individuele stukken?

Standaarden OSLO – open standaarden voor lokale overheden Betrokkenheid Vlaamse en federale overheid Betrokkenheid vrije markt en academische wereld Convergentie problematiek compatibiliteit Systemen aan elkaar koppelen Systemen een standaard opleggen

betere dienstverlening beleid ondersteunen

contact- informatie lokalisatie dienstverlening gegevens die voorkomen in verschillende applicaties en die daarom het best centraal worden beheerd kerndata

Bestek Offerte Boekhouding Dienstverlening (= ‘dossier’) E-procurement

Quid samenwerking gemeente en ocmw? Toegangsbeheer ambtenaren Gemeente/Stad versus OCMW Waarom twee toegangsbeheersystemen voor één oplossing? Eenduidigheid naar bevoegdheden/verantwoordelijkheden gemeente en OCMW bij ondersteunende dienstverlening (aankopen, ICT, …)

De adoptietips … De ‘schrik overwinnen’ Succesverhalen blijven brengen Integratiemogelijkheden communiceren (samenbrengen op een forum) Waarom moet iedereen het wiel blijven uitvinden / bij uitbreiding het wiel kopen? Hoe begin ik er aan, de schrik voor het falen van een zoveelste IT project … Van groenboek naar witboek? Begeleiding?! Opleidingen! Opleidingsronde van Vlaanderen (we werken hier graag aan mee vanuit regionale kenniskringen …)