AANKOOP Training Stijn De Zutter Ellen Van Glabeke

Dagindeling  

INLEIDING

SAP R/3 informatiemodel Vaste Activa Debiteuren Crediteuren AA AR AP FI Grootboek Materiaalstam Verkoop & Distributie Controlling (Voorraadbeheer) SD CO Op bovenstaand figuur zie je ter herhaling opnieuw de integratie tussen de verschillende modules en sub-modules binnen SAP. Zoals eerder gezegd de sub-administraties binnen de financiële administratie geven de detail weer van meeboekrekeningen in het grootboek (zoals de rekeningen 400.000 en 440.000). Deze administraties kunnen gevoed worden door de logistieke modules verkoop en aankoop.   In dit punt gaan we dieper in op de logistieke module aankoop (in SAP termen MM). De voornaamste activiteiten binnen deze module aankoop zijn het registreren en opvolgen van stamgegevens (leveranciers, artikels en inforecords), bestellingen, leveringen en facturen. In het bijzonder kan deze gelinkt worden met de sub-administratie crediteuren (in SAP termen AP). Het doel van deze subadministratie is een volledige opvolging te kunnen bieden van de crediteuren. We bekijken de aankoopflow in meer detail. Inkoop MM Inkoop Cash Management (Productie Planning) TR PP MM

Overzicht aankoopproces Aankoopfactuur Stamgegevens Bestelling Goederenbeweging Betaling Leverancier Artikel Inforecord Raamcontract Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.) Vrijgaveprocedure bestelling Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Een vakgroep, dienst of directie wil een aantal goederen of diensten aankopen, men zal hiervoor een bestelbon creëren. Bij die creatie dient men altijd te refereren aan artikels en leveranciers die daartoe als stamgegevens in SAP opgenomen zijn. Eventueel kan er ook verwezen worden naar condities in inforecords en raamcontracten (vb. prijscondities). De bestelbon is onderworpen aan een vrijgaveprocedure. De bestelbon moet altijd, afhankelijk van het bestelbedrag en de budgethouder, al dan niet door meerdere personen vrijgegeven worden. Dan pas wordt deze afgeprint en kan de bestelling effectief bij de leverancier geplaatst worden. De bestelde goederen of diensten uit onze bestelbon worden geleverd. Men controleert de geleverde artikels, de foutieve worden ingeval van een materiaal teruggestuurd, en voor de goedgekeurde wordt een goederenontvangst in het SAP-systeem aangemaakt. Voor de geleverde goederen wordt van de leverancier een factuur ontvangen. De factuur wordt gecontroleerd en ingegeven in het SAP-systeem. We onderscheiden volgende twee stappen: in een eerste fase wordt de factuur decentraal geregistreerd door een logistieke dienst; in een tweede fase wordt de geregistreerde factuur na controle centraal doorgeboekt door DFIN. De aankoopfactuur is onderworpen aan een vrijgaveprocedure. In geval er zich een prijs- en/of een hoeveelheidsverschil voordoet tussen de bestelbon en de aankoopfactuur of er heeft nog geen goederenontvangst plaatsgevonden waar deze verplicht was, dient de budgethouder de aankoopfactuur eerst vrij te geven. Zolang dit niet gebeurd is, kan het geregistreerd document niet in SAP doorgeboekt worden. Tenslotte zal de financiële dienst tot betaling overgaan. Dit kan pas nadat de geregistreerde factuur geboekt werd. We bespreken dit hier niet.

Terminologie Vestiging Inkooporganisatie Inkoopgroep Vakgroep, dienst of directie Inkooporganisatie Elke vestiging heeft één inkoopgroep, nl. zichzelf Inkoopgroep Afhankelijk van vakgroep, dienst of directie Voor elke vakgroep, dienst of directie waarvoor geen afzonderlijke inkoopgroepen gecreëerd zijn, moet men van de standaard inkoopgroep (000) gebruik maken Centraal versus decentraal Centraal: directie financiën (DFIN) Decentraal: vakgroepen, diensten en andere directies We onderscheiden volgende terminologie: vestiging: vakgroep, dienst of directie; inkooporganisatie: vakgroep, dienst of directie, m.a.w. elke vestiging heeft één en slechts één aankooporganisatie, namelijk zichzelf; inkoopgroep: kies hier steeds 000 (standaard), tenzij er meerdere inkoopgroepen gedefinieerd werden; centraal versus decentraal: met de term ‘centraal’ verwijzen we naar de directie financiën en met ‘decentraal’ naar de vakgroepen, diensten en andere directies.   Voor een lijst van termen verwijzen we naar de dictionaire in de bijlagen.

LEVERANCIER STAMGEGEVENS

Aankoopfactuur registreren Stamgegevens Leverancier Leverancier Artikel Raamcontract Inforecord Vrijgaveprocedure bestelling Bestelling Goederenbeweging Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Aankoopfactuur Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.) Betaling

Inleiding (1) Bij de creatie van aankoopdocumenten (bv. een bestelbon) dient er steeds (verplicht!) gerefereerd te worden aan leveranciers opgeslagen in de stamgegevens. Daarom moet men eerst de nodige informatie in de vorm van leverancier stamgegevens verzamelen en bijhouden. Leveranciersoorten Externe leveranciers (rekeninggr. ‘CREX’): externe aankopen Nummering: 2XXXXXXXXX (bv.2000000231) Intern leveranciers (rekeninggr. ‘CRIN’): interne aankopen Nummering: vestigingscode (bv. CA60) Bankrekeningen vakgroep/dienst (rekeninggr. ‘BRVD’): voorschotten Nummering: 3XXXXXXXXX (bv. 3000000005) Soorten leverancier stamgegevens (zie volgende slide) Bij de creatie van aankoopdocumenten (vb. een bestelbon) dient er steeds gerefereerd te worden aan leveranciers die daartoe aanwezig moeten zijn in het leveranciersbestand van het SAP-systeem. Daarom moet men eerst, alvorens over te gaan tot het maken van een bestelling, de nodige informatie in de vorm van leverancier stamgegevens verzamelen en bijhouden.   De RUG kent volgende leverancierssoorten: Externe leveranciers (Rekeninggroep ‘CREX’): dit zijn de leveranciers extern aan de RUG (vb. Electrabel voor electriciteit, Sirius voor stookolie). Deze dienen gerefereerd te worden in externe bestelbonnen. Nummering: 2XXXXXXXXX (vb.2000000231). Intern leveranciers (Rekeninggroep: ‘CRIN’): dit zijn de leveranciers binnen de RUG (vb. CA60 of DICT). Deze dienen gerefereerd te worden in interne bestelbonnen. Dit zijn de vakgroepen, diensten en directies. Nummering: vestigingscode (vb. CA60). Bankrekeningen vakgroep/dienst (Rekeninggroep ‘BRVD’): dit zijn de bankrekeningen van de vakgroepen om cash ter beschikking te stellen. Deze worden behandeld als leveranciers. Nummering: 3XXXXXXXXX (v. 3000000005).

LEVERANCIER STAMGEGEVENS Inkoop gegevens Inkoopgegevens Partnerrollen Geldig voor inkoop en boekhouding (éénmaal te creëren voor RUG) Geldig voor de boekhouding Geldig voor één inkooporganisatie (te creëren per inkooporganisatie) Bedrijfs- nummer Algemene gegevens Adres Besturing Betalingsverkeer (Bankgegevens) Boekhoud gegevens Rekeningbeheer Betalingsverkeer RUG Hieronder zie je de verschillende gegevens die deel uitmaken van de leveranciersstam. Alle views moeten steeds gecreëerd worden.

Inleiding (2) Leveranciers worden per inkooporganisatie aangemaakt. Elke vakgroep die in SAP een bepaalde leverancier wenst te gebruiken, moet deze crediteur eerst voor de eigen inkooporganisatie gecreëerd hebben. Verzorgen van leverancier stamgegevens gebeurt zowel centraal als decentraal. Creatie: decentraal kunnen met uitzondering van de bankgegevens alle gegevens aangemaakt worden. Centraal zullen door DFIN de bankgegevens toegevoegd worden. Wijzigen: decentraal kunnen enkel de inkoopgegevens gewijzigd worden. Elke vakgroep is verantwoordelijk voor de inkoopgegevens horende bij zijn eigen leveranciers. Leveranciers worden per inkooporganisatie aangemaakt. In SAP worden leveranciers steeds voor één bepaalde inkooporganisatie gecreëerd. Dit betekent dat elke vakgroep, dienst of directie die een bepaalde leverancier wenst te gebruiken deze crediteur eerst voor zichzelf dient gecreëerd te hebben. Men kan enkel leveranciers gebruiken die voor de eigen vakgroep bestaan.   Er is bepaald dat leverancierstamgegevens zowel decentraal als centraal zullen worden verzorgen: Creatie: een leverancier kan decentraal worden aangemaakt met uitzondering van de bankgegevens (XK01). DFIN dient deze te vervolledigen. Wijzigen: decentraal kunnen enkel de inkoopgegevens gewijzigd worden (XK02). Zoniet zou een vakgroep een leverancier voor alle inkooporganisaties kunnen wijzigen via de algemene en de boekhoudgegevens. Dit betekent dat elke vakgroep, dienst of directie verantwoordelijk is voor de inkoopgegevens horende bij zijn eigen leveranciers.

Inleiding (3) Gebruik leverancier stamgegevens Uitgangspunt: men heeft een bepaalde leverancier nodig voor de eigen inkooporganisatie Controle: zoek de leverancier op en ga na of deze reeds in SAP bestaat voor de eigen inkooporganisatie Mogelijk gevallen: Leverancier bestaat niet in SAP Creëer de leverancier voor de eigen inkooporganisatie Leverancier bestaat in SAP, maar niet voor de eigen inkooporganisatie Breid de leverancier uit naar de eigen inkooporganisatie Leverancier bestaat in SAP voor de eigen inkoooporganisatie Onderhoud de leverancier voor de eigen inkooporganisatie Praktisch gebruik (zie volgende slide) Zorg ervoor dat leveranciers nooit dubbel gecreëerd worden in de stamgegevens!

PRAKTISCH GEBRUIK STAP 1 STAP 2 1. Bestaat de leverancier in SAP? LEVERANCIER BESTAAT NIET IN SAP Creatie leverancier LEVERANCIER NODIG Opzoeken leverancier 1. Bestaat de leverancier in SAP? 2. Bestaat de leverancier voor de eigen inkooporganisatie? Algemene geg. Boekhoud geg. Inkoop geg. Inkooporganisatie Werkwijze Te creëren XK03 (Weergeven leverancier) Transactie XK01 (Creëren leverancier) LEV. BESTAAT IN SAP, MAAR NIET VOOR DE EIGEN INKOOPORG. Uitbreiden leverancier LEV. BESTAAT IN SAP VOOR DE EIGEN INKOOPORG. Onderhouden leverancier XK02 (Wijzigen leverancier) Wijzigen waar nodig Startscherm Leveranciersnr. Inkooporganisatie STAP 1 STAP 2 Praktische werkwijze horende bij voorgaande slide (Gebruik leverancier stamgegevens): Indien leverancier nodig, bestaat de leverancier in SAP? (leverancier in de lijst van F4?) Indien nee, creëer de leverancier voor de eigen inkooporganisatie¸ eventueel met referentie binnen de inkooporganisatie. (alle gegevens dienen aangemaakt te worden) Indien ja, bestaat de leverancier voor de eigen inkooporganisatie? (leveranciersgegevens verschijnen voor de inkooporganisatie?) Indien nee, breid de leverancier uit naar de eigen inkooporganisatie. (enkel de inkoopgegevens dienen aangemaakt te worden) Indien ja, onderhoud de leverancier voor de eigen inkooporganisatie. (indien nodig)  

Inleiding (4) VERPLICHTE VELDEN Bedrijfsnummer Inkooporganisatie Rekeninggroep Naam Straat/huisnummer Postcode/plaats Land Betalingsconditie Betalingswijze OPTIONELE VELDEN Telefoon/Fax Email BTW-ID nummer ... In bovenstaande figuur zie je alle verplichte velden afgebeeld en enkele optionele. Opmerkingen: Bedrijfsnummer: deze wordt automatisch door SAP ingevuld met ‘RUG’. Inkooporganisatie: zie appendices. Rekeninggroep: zie appendices. Betalingscondities: zie appendices. Betalingswijze: zie appendices/verder. BTW-nummer: moet steeds ingevuld worden indien de leverancier een BTW-nummer heeft. Dit is geen verplicht veld in SAP, maar is wel zeer belangrijk voor de kwaliteit van de leverancierstamgegevens, onder meer omdat crediteuren er éénduidig mee kunnen geïdentificeerd worden.

BETALINGSWIJZEN Meerdere betalingswijzen zijn niet toegestaan! B : Binnenlandse overschrijving C : Binnenlandse cheque O : Buitenlandse overschrijving In bovenstaande figuur zie je de mogelijke betalingswijzen. Kies de juiste betaalwijze om een crediteur te betalen. Een onjuiste keuze leidt tot “uitzonderingen” in het betaalprogramma. Meerdere betalingswijzen zijn niet toegestaan. De voorkeur gaat uiteraard naar overschrijvingen. Binnenlandse overschrijving: binnenlandse bankrekening (een buitenlandse leverancier kan een binnenlandse bankrekening hebben). Binnenlandse cheque: binnenlandse leverancier zonder bankrekening. Buitenlandse overschrijving: buitenlandse bankrekening (een binnenlandse leverancier kan een buitenlandse bankrekening hebben). Buitenlandse cheque: buitenlandse leverancier zonder bankrekening. K : Buitenlandse cheque

SAP transacties

Demo Creatie leverancier Situatieschets De vakgroep civiele techniek (TW15) wenst een bestelling te plaatsen bij Microman. Ga na of deze leverancier reeds aangemaakt werd voor deze inkoopgroep. Indien Microman nog niet bestaat, moet de crediteur gecreëerd worden. Oplossing Stap 1: controleer in eerste instantie of Microman reeds bestaat in SAP voor de vakgroep civiele techniek (TW15) . Transactie: XK03 (Weergeven leverancier) Microman bestaat nog niet in SAP. Stap 2: creëer Microman voor de vakgroep civiele techniek (TW15) . Transactiecode : XK01 (Creëren leverancier) Volgende gegevens zijn beschikbaar omtrent Microman voor TW15. Nummer van de leverancier? ...………………………………………………………………………….. Demo Creatie leverancier Veldnaam Omschrijving / waarde Inkooporganisatie TW15 (Vakgroep civiele techniek) Rekeninggroep CREX (Externe leverancier) Aanhef NV Naam Microman Straat/huisnummer Brugsesteenweg 163 Postcode/plaats 8800 Roeselare Land BE Taal van communicatie Nederlands Telefoon 051/227889 Fax 051/227890 E-mail Info@microman.be BTW-ID.nr. BE400078181 Betalingsconditie R05 (Binnen 50 dagen factuurdatum) Betalingswijze B (Binnenlandse overschrijving) Bestelvaluta EURO Incoterms CPT (Franco) Gent Verkoper Steven Verhaeghe 051/227893

Begeleide oefening Uitbreiden leverancier Situatieschets De vakgroep civiele techniek (TW15) wenst een bestelling te plaatsen bij Coca-Cola_XX (vervang XX door uw nummer). Verzorg de leverancierstamgegevens. Oplossing De leverancier Coca-Cola_XX is nodig voor TW15. Wat ga je na? ………………………………………………………………………………………………….. Welke transactie gebruik je hiervoor? ………………………………………………………………………………………………….. Wat kan je concluderen in verband met Coca-Cola_XX ? Nummer Coca-Cola_XX in SAP: ………………………………………….. Welke actie moet je ondernemen? Welke transactie is van toepassing? Volgende gegevens zijn beschikbaar omtrent Coca-Cola_XX . Begeleide oefening Uitbreiden leverancier Veldnaam Omschrijving / waarde Inkooporganisatie Vakgroep civiele techniek (TW15) Rekeninggroep CREX (Externe leverancier) Bestelvaluta EURO Betalingsconditie R04 (Binnen 45 dagen factuurdatum) Incoterms CPT (Franco) Gent Verkoper Veerle Van der Beken Telefoon 050/247879

Demo Onderhouden leverancier Situatieschets De vakgroep civiele techniek (TW15) wenst een bestelling te plaatsen bij Electro Soenen. Ga na of de correcte leverancier stamgegevens voorzien zijn in SAP. Oplossing Stap 1: controleer in eerste instantie of Electro Soenen reeds bestaat in SAP voor de vakgroep civiele techniek (TW15) . Transactie: XK03 (Weergeven leverancier) Electro Soenen bestaat in SAP voor TW15. Stap 2: onderhoud de stamgegevens van Electro Soenen voor de vakgroep civiele techniek (TW15) . Transactiecode : XK02 (Wijzigen leverancier) Volgende inkoopgegevens zijn beschikbaar omtrent Electro Soenen voor TW15. De vakgroep TW15 heeft betere betalingscondities verkregen bij de leverancier Microman. Voortaan dient men pas binnen de 90 dagen te betalen. Nummer van de leverancier? ...………………………………………………………………………….. Demo Onderhouden leverancier Veldnaam Omschrijving / waarde Inkooporganisatie TW15 (Vakgroep civiele techniek) Bestelvaluta EURO Betalingsconditie R07 (Binnen 90 dagen factuurdatum) Incoterms CPT (Franco) Gent Verkoper Bart Soenen Telefoon 09/233.23.23

Oefening Creatie/uitbreiden/onderhouden leverancier Situatieschets De vakgroep civiele techniek (TW15) wenst bestellingen te kunnen plaatsen bij de leverancier Seca_XX (vervang XX door uw nummer). Verzorg de leverancier stamgegevens. Oplossing Seca_XX is nodig. Wat ga je na? ………………………………………………………………………………………………….. Welke transactie gebruik je hiervoor? ………………………………………………………………………………………………….. Wat kan je concluderen in verband met Seca_XX? ………………………………………………………………………………………………….. Welke actie moet je ondernemen? Welke transactie is van toepassing? Volgende gegevens zijn beschikbaar omtrent Seca_XX . Nummer van de leverancier? ...…………………………………………… Oefening Creatie/uitbreiden/onderhouden leverancier Veldnaam Omschrijving / waarde Inkooporganisatie TW15 (Vakgroep civiele techniek) Rekeninggroep Externe leverancier Aanhef NV Naam Seca_XX Straat/huisnummer Europalaan XX (Vervang XX door uw PC-nummer) Postcode/plaats 9000 Gent Land België Taal van communicatie Nederlands Telefoon 09/2332526 Fax BTW-ID.nr. BE400024634 Betalingsconditie Binnen 15 dagen na factuurdatum Betalingswijze De leverancier heeft een binnenlandse bankrekening Bestelvaluta EURO Incoterms Franco Gent

Demo: Wijzigen leverancier Situatieschets De vakgroep TW15 wenst de gegevens van leverancier Imaginit Technologies Ltd. te wijzigen. ... Oplossing Transactie: XK02 Inkooporganisatie: TW15 Demo: Weergeven leverancier Geef de leverancier Imaginit Technologies Ltd. weer voor de vakgroep TW15. Transactie: XK03 Kunnen de gegevens gewijzigd worden? Nee (velden in grijs zijn niet wijzigbaar). Demo: Blokkeren leverancier De leverancier Sabena dient geblokkeerd te worden voor TW15. Transactie: XK05 Niveau van inkoopblokkering: gelecteerde inkooporganisatie Demo: Voor verwijdering markeren leverancier De leverancier Sabena dient verwijdert te worden voor TW15. Transactie: XK06 Niveau van verwijdermarkering: gelecteerde inkooporganisatie Demo Wijzigen, weergeven, blokkeren/deblokkeren & verwijderen leverancier

ARTIKEL STAMGEGEVENS

Aankoopfactuur registreren Stamgegevens Leverancier Artikel Artikel Raamcontract Inforecord Vrijgaveprocedure bestelling Bestelling Goederenbeweging Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Aankoopfactuur Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.) Betaling

Inleiding (1) Bij de creatie van aankoopdocumenten (bv. een bestelbon) dient er steeds (verplicht!) gerefereerd te worden aan artikels opgeslagen in de stamgegevens. Daarom moet men eerst de nodige informatie in de vorm van artikel stamgegevens verzamelen en bijhouden. Artikelsoorten Specifiek materiaal (NLAG) en specifieke dienst (DIEN): frequent nodig en/of rapportage op artikelniveau is vereist Nummering: vestigingscode + XXXXXXXX (vb. CA1010000384) Algemeen materiaal (ZLAG) en algemene dienst (ZIEN): niet frequent nodig en rapportage op artikelniveau is niet vereist Nummering: vestigingscode + XXXXXXXX (vb. CA1060000222) Overkoepelend materiaal (ZOVE) en overkoepelende dienst (ZOVD): raamcontracten en interne orders Nummering: 8XXXXXXX (bv. 80000082) Verantwoording project (ZPRO): kosten van projecten Nummering: 9XXXXXXX (bv. 90000022) Soorten artikel stamgegevens (zie volgende slide) Bij de creatie van aankoopdocumenten (bv. een bestelbon) dient er steeds gerefereerd te worden aan artikels die daartoe aanwezig moeten zijn in het artikelsbestand van het SAP-systeem. Daarom moet men eerst, alvorens over te gaan tot het maken van een bestelling, de nodige informatie in de vorm van artikel stamgegevens verzamelen en bijhouden.   De RUG kent volgende zeven artikelsoorten: ‘Algemeen materiaal’ en ‘algemene dienst’. Algemene artikels verwijzen niet naar unieke materialen of diensten. Deze worden in het artikelbestand opgenomen voor artikels die niet frequent nodig zijn en waarvoor rapportage op artikelniveau niet vereist is. Waar nodig moeten de voorgestelde waardes overschreven worden. Nummering: vestigingscode + XXXXXXXX (vb. CA1060000222). ‘Specifiek materiaal’ en ‘specifieke dienst’. Specifieke artikels verwijzen naar unieke materialen of diensten. Het zijn bestaande artikels die afzonderlijk opgenomen werden in het artikelbestand. Via hun artikelnummer kunnen zo vaak aangekochte artikels of artikels waarvoor rapportage op artikelniveau nodig is bij de aanmaak van een aankoopdocument uniek gerefereerd worden. Nummering: vestigingscode + XXXXXXXX (vb. CA1010000384). ‘Overkoepelend materiaal’ en ‘overkoepelende dienst’. Overkoepelende artikels dienen voor materialen of diensten die overal binnen de RUG gebruikt worden en waarvoor men over alle vestigingen heen hetzelfde artikelnummer wil. Het artikelnummer bevat geen alfanumerisch voorvoegsel dat naar de vestiging verwijst. Zij zijn nodig voor raamcontracten en interne orders. Let wel, deze mogen enkel centraal aangemaakt worden. Nummering: 8XXXXXXX (bv. 80000082). ‘Verantwoording project’. Deze artikels dienen om een aantal kosten in het kader van een project te groeperen. Slechts een beperkt aantal gebruikers mogen deze artikelsoort gebruiken. Deze artikels zijn: ‘Personeel’, ‘Werking’ en ‘Uitrusting’. Nummering: 9XXXXXXX (bv. 90000022). Gebruikers mogen nooit op basis van een vrije tekst artikels opnemen in een aankoopdocument. Zij dienen steeds te refereren aan artikels in de stamgegevens! Op basis van deze gegevens leidt SAP de bijhorende grootboekrekening af bij aankoopverrichtingen.

Inkoop- en boekhoudgegevens ARTIKEL STAMGEGEVENS Verkoopgegevens Verkooporg.geg. 1 Verkooporg.geg. 2 Vestigingsgegevens Verkooptekst Inkoop- en boekhoudgegevens Inkoop Inkoopbesteltekst Boekhouding 1 Nodig voor aankoop en verkoop (altijd te creëren) Nodig voor verkoop (te creëren bij verkoop per verkooporganisatie) (te creëren bij aankoop per vestiging) Algemene gegevens Basisgegevens 1 Hieronder zie je de verschillende gegevens die deel uitmaken van een artikelstam. Deze in het grijs zijn nodig om een artikel aan de aankoopzijde te kunnen refereren.

Inleiding (2) Artikels worden per vestiging aangemaakt. Elke vakgroep die in SAP een bepaald artikel wenst te gebruiken, moet deze eerst voor de eigen vestiging gecreëerd hebben. Onderhoud van artikel stamgegevens kan zowel centraal als decentraal. Specifieke en algemene artikels: kunnen zowel centraal als decentraal aangemaakt worden. Overkoepelende artikels: kunnen enkel centraal aangemaakt worden. Verantwoording project: kunnen slechts door een beperkt aantal gebruikers aangemaakt worden. Elke vakgroep is verantwoordelijk voor de eigen specifieke en algemene artikels die het gebruikt. Artikels worden aangemaakt per vestiging. In SAP worden artikels steeds voor één bepaalde vestiging gecreëerd. Dit betekent dat elke vakgroep, dienst of directie die een bepaald artikel wenst te gebruiken deze eerst voor zichzelf dient gecreëerd te hebben. Men kan enkel artikels gebruiken die voor de eigen vestiging bestaan. Er is bepaald dat artikels zowel centraal als decentraal in de RUG kunnen worden gecreëerd: Specifiek artikels kunnen zowel centraal als decentraal aangemaakt worden. Dit houdt in dat elke vakgroep, dienst of directie voor zichzelf specifieke artikels kan aanleggen. Algemene artikels kunnen zowel centraal als decentraal aangemaakt worden. Dit houdt in dat elke vakgroep, dienst of directie voor zichzelf algemene artikels kan aanleggen. Overkoepelende artikels kunnen enkel centraal aangemaakt worden. Dit houdt in dat men voor de aanmaak van een overkoepelend artikel dat zal moeten aanvragen aan een centrale instantie. ‘Verantwoording project’-artikels kunnen slechts door enkele gebruikers met ook customising autorisaties aangemaakt worden.

Inleiding (3) Gebruik artikel stamgegevens Uitgangspunt: artikel voor aankoop nodig binnen de eigen vestiging Controle: zoek de artikel op en ga na of deze reeds in SAP bestaat voor de eigen vestiging Mogelijke gevallen: Het artikel bestaat niet voor de eigen vestiging, de algemene én verkoop- én aankoop- én boekhoudgegevens ontbreken Creëer het artikel voor aankoop Het artikel bestaat voor de eigen vestiging, maar de aankoop- en boekhoudgegevens van het artikel ontbreken Breid het artikel uit naar aankoop Het artikel bestaat voor de eigen vestiging, en alle gegevens voor inkoop zijn aanwezig Onderhoud het artikel voor aankoop Praktisch gebruik (zie volgende slide) Zorg ervoor dat artikels nooit dubbel gecreëerd worden in de stamgegevens! Bovenstaande werkwijze geldt enkel voor specieke en algemene artikels, gezien enkele deze artikelsoorten decentraal gecreëerd kunnen worden. Initieel zullen er nog geen specifieke artikels aangemaakt zijn. Er zullen wel reeds algemene artikels opgeladen zijn voor alle vestigingen.

MM03 (Weergeven artikel) PRAKTISCH GEBRUIK ARTIKEL BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN VESTIGING Creatie artikel ARTIKEL NODIG Opzoeken artikel 1. Bestaat het artikel in SAP voor de eigen vestiging? 2. Bestaat het artikel voor aankoop? Algemene geg. Inkoop geg. Boekhoud geg. Vestiging Werkwijze Te creëren MM03 (Weergeven artikel) Transactie MM01 (Creëren artikel) ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING, MAAR NIET VOOR AANKOOP Uitbreiden artikel ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING VOOR AANKOOP Onderhouden artikel MM02 (Wijzigen artikel) Wijzigen waar nodig Startscherm Artikelnummer Vestiging STAP 1 STAP 2 Praktische werkwijze horende bij voorgaande slide (Gebruik artikel stamgegevens): Indien specifiek of algemeen artikel nodig, bestaat het artikel voor de eigen vestiging? (artikel in de lijst van F4?) Indien nee, creëer het artikel, eventueel met referentie binnen de vestiging. (creëer de algemene, aankoop- en boekhoudgegevens voor de vestiging) Indien ja, bestaan de aankoop- en boekhoudgegevens? (views verschijnen voor de eigen vestiging?) Indien nee, breid het artikel uit voor aankoop. (creëer de aankoop- en boekhoudgegevens voor de vestiging) Indien ja, onderhoud het artikel. (indien nodig)  

Inleiding (4) VERPLICHTE VELDEN Branche Artikelsoort Vestiging Artikelomschrijving Basishoeveelh. eenh. Goederengroep Belastingsindicator Waarderingsklasse Standaardprijs OPTIONELE VELDEN Brutto/netto gewicht Bestelhoeveelh. eenh. Inkoopgroep Inkoopbesteltekst ... In bovenstaande figuur zie je alle verplichte velden afgebeeld en enkele optionele. Opmerkingen: Branche: deze wordt automatisch door SAP ingevuld met ‘RUG’. Artikelsoort: zie appendices. Vestiging: zie appendices. Artikelomschrijving: vrij te kiezen. Basishoeveelh. eenh.: zie appendices. Goederengroep: zie appendices. Belastingsindicator: zie appendices. Waarderingsklasse: zie appendices.

GOEDERENGROEP - WAARDERINGSKLASSE GOEDERENGROEPEN Rapportage WAARDERINGSKLASSEN Rekeningbepaling GELDIGE COMBINATIES Bij de aanmaak van artikels (materialen en diensten) voor aankoop moet men in het tabblad ‘Basisgegevens 1’ de goederengroep opgeven waartoe deze behoort. Een goederengroep is een categorie van artikels. Deze bundelt alle artikels die dezelfde kenmerken vertonen. Het doel van deze opdeling naar goederengroepen is om rapportage op dit niveau mogelijk te maken. Bovenstaande tabel toont enkele goederengroepen.   Bij de aanmaak van artikels voor aankoop moet men in het tabblad ‘Boekhouding 1’ de waarderingsklasse opgegeven. Het doel van deze is om de rekeningbepaling automatisch te laten verlopen. Aan de hand van deze kan het SAP-systeem de grootboekrekening afleiden waarop dit materiaal/dienst geboekt moet worden bij aankoop. Bovenstaande tabel geeft enkele waarderingsklassen weer. Niet alle mogelijke combinaties van goederengroepen en waarderingsklassen worden toegestaan. Bij een foute keuze wordt men hiervan onmiddellijk door SAP op de hoogte gebracht. Bovenstaande tabel somt enkele geldige combinaties van goederengroepen – waarderingsklassen op.

SAP transacties

Demo Creatie artikel Demo: Creatie artikel Situatieschets De vakgroep civiele techniek (TW15) voert meermaals proeven uit. In dit kader hebben ze nood aan kleine gereedschappen. Verzorg de artikel stamgegevens voor een ‘Kruiskopschroevendraaier ALFA GR0’. Oplossing Stap 1: controleer in eerste instantie of de aankoopgegevens van het artikel ‘Kruiskopschroevendraaier ALFA GR0‘ reeds bestaan in SAP voor de vakgroep civiele techniek (TW15). Transactie: MM03 (Weergeven artikel) Het artikel ‘Kruiskopschroevendraaier ALFA GR0’ bestaat nog niet voor de vakgroep civiele techniek. Stap 2: creëer de aankoopgegevens van het artikel ‘Kruiskopschroevendraaier ALFA GR0’ voor de vakgroep civiele techniek (TW15). Transactie: MM01 (Creëren artikel) Views: ‘Basisgegevens 1’, ‘Inkoop’, ‘Inkoopbesteltekst’ en Boekhouding 1’ Volgende gegevens zijn beschikbaar omtrent het artikel ‘Kruiskopschroevendraaier ALFA GR0’ voor TW15. Nummer van het artikel? ...………………………………………………………………………….. Demo Creatie artikel Veldnaam Omschrijving / waarde Artikelsoort Specifiek materiaal (Het artikel wordt frequent gebruikt en rapportage op artikelniveau is nodig) Vestiging TW15 (Vakgroep civiele techniek) Artikelomschrijving Kruiskopschroevendraaier ALFA GR0 Basishoevh. eenheid ST (Stuks) Goederengroep 10 (Kleine gereedschappen) Belast. In. Artikel 4 (21% BTW) Inkoopbesteltekst Schroevendraaier met een kruisvormig bled. Waarderingsklasse 1050 (Klein gereedsch, uitrust) Standaardprijs 6 EURO

Begeleide oefening Uitbreiden artikel Situatieschets De vakgroep civiele techniek (TW15) koopt diskettes maar verkoopt deze ook aan studenten. Verzorg de artikel stamgegevens voor een ‘Diskette M3_XX’ (vervang XX door uw nummer). Oplossing Het artikel diskette is nodig voor TW15. Wat ga je na? ………………………………………………………………………………………………….. Welke transactie gebruik je hiervoor? ………………………………………………………………………………………………….. Wat kan je concluderen in verband met het artikel diskette? Nummer ‘Diskette M3_XX’ in SAP: ………………………………………….. Welke actie moet je ondernemen? Welke transactie is van toepassing? Welke views dienen geselecteerd te worden? Volgende gegevens zijn beschikbaar omtrent diskette . Nummer van de leverancier? ...………………………………………………………………………….. Begeleide oefening Uitbreiden artikel Veldnaam Omschrijving / waarde Artikelsoort Specifiek materiaal Vestiging TW15 (Vakgroep civiele techniek) Bestelhoeveelheids-eenheid DS (Doos) Var. BHE 1 (actief) Omrekeningsfactor 1 Doos bevat 10 diskettes. Belast. In. Artikel 4 (21% BTW) Waarderingsklasse 1047 (Bureel, kantoorbehoeften) Standaardprijs 0,5 EURO per ST

Demo Onderhouden artikel Situatieschets De vakgroep civiele techniek (TW15) heeft nood aan nieuwe ringmappen. Verzorg de stamgegevens voor het artikel ‘Ringmap A4 Esselte’. Oplossing Stap 1: controleer in eerste instantie of een artikel ‘Ringmap A4 Esselte’ reeds bestaat in SAP voor de vakgroep civiele techniek (TW15) . Transactie: MM03 (Weergeven artikel) Het artikel bestaat reeds in SAP voor TW15. Stap 2: onderhoud de stamgegevens van het artikel ‘Ringmap A4 Esselte’ voor de vakgroep civiele techniek (TW15) . Transactiecode : MM02 (Wijzigen artikel) Views: ‘Basisgegevens 1’, ‘Inkoop’, ‘Inkoopbesteltekst’ en ‘Boekhouding 1’ Volgende gegevens zijn beschikbaar omtrent ringmappen voor TW15. Een inkoopbesteltekst dient toegevoegd te worden. Nummer van de leverancier? ...………………………………………………………………………….. Demo Onderhouden artikel Veldnaam Omschrijving / waarde Artikelsoort Specifiek materiaal (Het artikel wordt frequent gebruikt en rapportage op artikelniveau is nodig) Vestiging TW15 (Vakgroep civiele techniek) Artikelomschrijving Ringmap A4 Esselte Basishoevh. eenheid ST (Stuks) Goederengroep 08 (Bureelbenodigdheden) Belast. In. Artikel 4 (21% BTW) Inkoopbesteltekst Ringmap voor A4 papier. Waarderingsklasse 1047 (Bureel, kantoorbehoeften) Standaardprijs 6 EURO

Oefening Creatie/uitbreiden/onderhouden artikel Situatieschets De vakgroep civiele techniek (TW15) voert proeven uit voor derden, maar laat proeven ook door anderen uitvoeren. Onderhoud de gegevens voor aankoop van het artikel ‘Proeven algemeen_XX’ (vervang XX door uw nummer). Oplossing Proeven algemeen_XX is nodig. Wat ga je na? ………………………………………………………………………………………………….. Welke transactie gebruik je hiervoor? ………………………………………………………………………………………………….. Wat kan je concluderen in verband met ‘Proeven algemeen_XX’? ………………………………………………………………………………………………….. Nummer ‘Proeven algemeen_XX’ in SAP: ………………………………………….. Welke actie moet je ondernemen? Welke transactie is van toepassing? Welke views dienen geselecteerd te worden? ………………………………………………………………………………………………….. Volgende gegevens zijn beschikbaar omtrent het artikel ‘Proeven algemeen_XX’. Oefening Creatie/uitbreiden/onderhouden artikel Veldnaam Omschrijving / waarde Artikel ... Artikelsoort Algemene dienst Vestiging Vakgroep civiele techniek Belast. In. Artikel 12% BTW Waarderingsklasse Dienstprestatie door derden Standaardprijs 1

Demo Wijzigen, weergeven & verwijderen artikel Demo: Wijzigen artikel Situatieschets De vakgroep TW15 wenst de gegevens van het artikel ‘Sony CPD-400E 19'' True Flat‘ te wijzigen. ... Oplossing Transactie: MM02 Vestiging: TW15 Demo: Weergeven artikel Geef het artikel ‘Sony CPD-400E 19'' True Flat‘ weer voor de vakgroep TW15. Transactie: MM03 Kunnen de gegevens gewijzigd worden? Nee (velden in grijs zijn niet wijzigbaar). Demo: Voor verwijdering markeren artikel Stel, het artikel MS Windows 95 dient verwijdert te worden voor TW15. Transactie: MM06 Inkooporganisatie: TW15 Niveau van verwijdermarkering: gelecteerde vestiging Demo Wijzigen, weergeven & verwijderen artikel

INFORECORDS

Aankoopfactuur registreren Stamgegevens Leverancier Artikel Raamcontract Inforecord Inforecord Vrijgaveprocedure bestelling Bestelling Goederenbeweging Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Aankoopfactuur Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.) Betaling

Inleiding (1) Het inforecord wordt gebruikt als referentie document, bijvoorbeeld bij de aanmaak van bestellingen. Hierin worden extra condities bijgehouden over één artikel bij één leverancier. Het inforecord moet eerst als stamgegeven opgenomen worden in SAP alvorens ernaar gerefereerd kan worden. Voorbeelden van prijscondities Nettoprijs en brutoprijs Kortingen en toeslagen Staffels Prijzen per periode Soorten inforecord stamgegevens (zie volgende slide) Het inforecord wordt gebruikt als referentie document, bijvoorbeeld bij de aanmaak van bestellingen. Hierin worden extra condities bijgehouden over één artikel bij één leverancier. Vb. staffels (prijscondities afhankelijk van het gekochte aantal artikels) en verschillende prijzen per periode. Het inforecord moet eerst als stamgegeven opgenomen worden in SAP alvorens ernaar gerefereerd kan worden.   Voorbeelden van prijscondities: Nettoprijs en brutoprijs Kortingen en toeslagen Staffels Prijzen per periode

INFORECORD STAMGEGEVENS Inkoopgegevens Inkooporg.geg. 1 Inkooporg.geg. 2 Condities Algemeen geldig (éénmaal te creëren) Geldig voor één inkooporganisatie (te creëren per inkooporganisatie) Algemene gegevens Tekstoverzicht Hieronder zie je de verschillende gegevens die deel uitmaken van een inforecord.

Inleiding (2) Inforecords versus raamcontract Opmerkingen Inforecords worden per inkooporganisatie/vestiging aangemaakt. Onderhoud van inforecords kan zowel centraal als decentraal. Inforecords kunnen op tweeërlei wijzen gecreëerd en bijgehouden worden: automatisch door SAP en manueel door gebruikers. Bovenstaande tabel toont de belangrijkste verschillen tussen een inforecord en een raamcontract: Inforecords bevatten condities waaraan één bepaald artikel aangekocht kan worden bij één bepaalde leverancier. In raamcontracten worden extra condities bijgehouden over al dan niet meerdere artikels bij één leverancier die men gedurende een bepaalde looptijd tot een vastgelegde hoeveelheid of bedrag kan aankopen. Volgende opmerkingen zijn van belang: Inforecords worden per inkooporganisatie/vestiging aangemaakt. Onderhoud van inforecords kan zowel centraal als decentraal. Inforecords kunnen op tweeërlei wijzen gecreëerd en bijgehouden worden: Automatisch door SAP. Wanneer men een eerste keer een artikel bestelt bij een bepaalde leverancier zal het systeem zelf de ingevoerde prijs opslaan in een nieuwe inforecord. Manueel. SAP kan louter op basis van de gecreëerde bestellingen niet alle overeengekomen prijscondities bijhouden. Zo kan men verschillende prijzen op basis van de periode of bestelde hoeveelheid afspreken. Deze dient men manueel in te geven.

Inleiding (3) Gebruik van inforecords Uitgangspunt: inforecord nodig binnen de inkooporganisatie/vestiging Controle: zoek het inforecord op en ga na of het inforecord reeds in SAP bestaat voor de eigen inkooporganisatie/vestiging Mogelijke acties: Het inforecord bestaat niet voor de eigen inkooporganisatie/vestiging Creëer het inforecord voor de eigen inkooporganisatie/vestiging Het inforecord bestaat voor de eigen inkooporganisatie/vestiging Onderhoud het inforecord voor de eigen inkooporganisatie/vestiging Praktisch gebruik (zie volgende slide) SAP zal een melding geven indien men een tweede inforecord wil creëren voor dezelfde combinatie leverancier - artikel.

Decentraal is het uitbreiden van inforecords niet van toepassing PRAKTISCH GEBRUIK INFORECORD NODIG Opzoeken inforecord Bestaat het inforecord in SAP voor de eigen inkooporganisatie/vestiging? Werkwijze Te creëren ME13 (Weergeven inforecord) Transactie INFOR. BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST. Creatie inforecord Algemene geg. Inkoop geg. Inkooporganisatie Vestiging ME11 (Creëren inforecord) Startscherm INFOR. BESTAAT VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST. Onderhouden inforecord ME12 (Wijzigen inforecord) Wijzigen waar nodig STAP 1 STAP 2 Decentraal is het uitbreiden van inforecords niet van toepassing Praktische werkwijze horende bij voorgaande slide (Gebruik inforecords): Indien inforecord nodig, bestaat het inforecord voor de eigen vestiging/inkooporganisatie? (gegevens verschijnen) Indien nee, creëer het inforecord voor de eigen vestiging/inkooporganisatie. Indien ja, onderhoud het inforecord voor de eigen vestiging/inkooporganisatie. (indien nodig)

Inleiding (4) VERPLICHTE VELDEN Leveranciersnr. Artikelnr. Vestiging Inkooporganisatie Infotype Geplande levertijd Inkoopgroep Normale hoeveelh. Nettoprijs OPTIONELE VELDEN Verkoper Telefoon Offertenr Staffels ... In bovenstaande figuur zie je alle verplichte velden afgebeeld en enkele optionele. Opmerkingen: Vestiging: zie appendices. Inkooporganisatie: zie appendices. Infotype: laat deze op ‘normaal’ staan. Inkoopgroep: indien er geen specifieke gebruikt worden, verwijs dan naar de standaard inkoopgroep (000).

SAP transacties

Demo Creatie inforecord Situatieschets De vakgroep TW15 heeft prijscondities afgesproken met Compuvision voor de aankoop van 15,1’ TFT Philips computerschermen. Onderstaande tabel toont de overeengekomen staffels. Creëer hiervoor een inforecord.   Oplossing Stap 1: controleer in eerste instantie of er voor de vakgroep civiele techniek (TW15) reeds condities bestaan in SAP voor de aankoop van het artikel “Computerscherm 15,1’ TFT Philips” bij de leverancier “Compuvision”. Transactie: ME13 (Weergeven inforecord) Er bestaat nog geen inforecord binnen de vakgroep civiele techniek (TW15) voor dit artikel bij Compuvision. Stap 2: creëer een inforecord die bovenstaande condities binenen SAP voor de vakgroep TW15 vastlegt. Transactie: ME11 (Creëren inforecord) Volgende gegevens zijn beschikbaar. Nummer van het inforecord? ...………………………………………………………………………….. Demo Creatie inforecord Interval Prijs 1 – 5 schermen 499 EURO per scherm 6 – 10 schermen 469 EURO per scherm meer dan 10 schermen 429 EURO per scherm Veldnaam Omschrijving / waarde Leverancier Compuvision Artikel Computerscherm 15,1’ TFT Philips Inkooporganisatie TW15 (Vakgroep civiele techniek) Vestiging Gepl. levertijd 7 Dagen Inkoopgroep 000 (Standaard) Normale hoeveelheid 7 Stuks Nettoprijs Zie bovenstaande staffels.

Begeleide oefening Onderhouden inforecord Situatieschets De condities bij Lyreco voor het artikel ‘Pak Papier 500xA4 Xerox’ zijn gewijzigd. Vanaf 1 januari 2002 vervallen de bestaande afspraken en geldt de brutoprijs van 20 EURO per doos papier. Elke doos bevat 5 pakken papier 500xA4. Op deze brutoprijs krijgt de vakgroep civiele techniek voortaan 5% korting. Verzorg deze gegevens voor de vakgroep TW15. Oplossing Een inforecord is nodig voor TW15. Wat ga je na? ………………………………………………………………………………………………….. Welke transactie gebruik je hiervoor? ………………………………………………………………………………………………….. Wat kan je hieruit concluderen? Nummer inforecord in SAP: ………………………………………….. Welke actie moet je ondernemen? Welke transactie is van toepassing? Volgende gegevens zijn beschikbaar omtrent bovenstaande condities . Nummer van de leverancier? ...………………………………………………………………………….. Begeleide oefening Onderhouden inforecord Veldnaam Omschrijving / waarde Leverancier Lyreco Artikel Pak Papier 500xA4 Xerox Inkooporganisatie TW15 (Vakgroep civiele techniek) Vestiging Gepl. levertijd 3 Dagen Inkoopgroep 000 (Standaard) Normale hoeveelheid 10 Dozen Nettoprijs Zie bovenstaande periodeprijzen.

Demo Wijzigen, weergeven & verwijderen inforecord Demo: Wijzigen inforecord Situatieschets De vakgroep TW15 wenst de aankoopcondities te wijzigen van het artikel ‘Blik Coca-Cola’ bij de leverancier ‘Drankcentrale Rojo’. ... Oplossing Transactie: ME12 Inkooporganisatie/vestiging: TW15 Demo: Weergeven inforecord Geef de aankoopcondities voor TW15 weer van het artikel ‘Blik Coca-Cola’ bij de leverancier ‘Drankcentrale Rojo’. Transactie: ME13 Kunnen de gegevens gewijzigd worden? Nee (velden in grijs zijn niet wijzigbaar). Demo: Voor verwijdering markeren inforecord De Standaard verkoopt niet langer het boek ‘Word 95 for dummies’. Alle condities vervallen. Verwijder alle gegegevens van dit inforecord voor de vakgroep civiele techniek. Transactie: ME15 Verwijdermarkering: complete inforecord Demo Wijzigen, weergeven & verwijderen inforecord

REGISTRATIE BESTELLING

Aankoopfactuur registreren Stamgegevens Leverancier Artikel Raamcontract Inforecord Vrijgaveprocedure bestelling Bestelling Bestelling Goederenbeweging Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Aankoopfactuur Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.) Betaling

Inleiding (1) Een vakgroep, dienst of directie wenst een aantal goederen of diensten aan te kopen. Men moet hiervoor een bestelbon creëren. Bij die creatie dient men altijd te refereren aan artikels en leveranciers die daartoe als stamgegevens opgeslagen zijn (verplicht!). Eventueel kan men ook naar extra condities verwijzen (optioneel). Documentsoorten De keuze van leverancier (intern of extern) wordt door SAP gecontroleerd. Onvangst Retour Interne bestelbon (IB): aankopen bij een interne leverancier + - Externe bestelbon (NB): aankopen bij een externe leverancier Een vakgroep of dienst wenst een aantal goederen of diensten aan te kopen, men zal hiervoor een bestelbon creëren. Bij die creatie dient men altijd te refereren aan artikels en leveranciers die daartoe in het centraal SAP-bestand opgenomen zijn. Eventueel kan ook naar condities in inforecords en raamcontracten verwezen worden.   We onderscheiden bij de bestelbon volgende documentsoorten: Interne bestelbon (IB): een aankoop binnen de RUG zelf, dus bij een interne leverancier. Externe bestelbon (NB): een aankoop buiten de RUG, dus bij een externe leverancier. (Retourbestelling: voor teruggezonden goederen na ontvangst.) De afwijkingen tussen de te volgen werkwijzen zijn miniem. De verschillen beperken zich tot het te kiezen documentsoort, de te selecteren leverancier en de keuze van artikels. De keuze van geselecteerde leverancier wordt door SAP gecontroleerd.

Inleiding (2) Rubricering Bestelbedrag naar Gerefereerd inkoopdocument Vast actief (rubricerinstype ‘A’) Balans Kostenplaats (rubricerinstype ‘K’) Resultatenrekening WBS element (rubricerinstype ‘P’) Project Order (rubricerinstype ‘F) Intern order Gerefereerd inkoopdocument Zonder referentie Inforecords Raamcontracten Andere bestelbonnen Afhankelijk van het gekozen rubriceringstype zullen de bestelde artikelitems doorgeboekt worden naar de juiste grootboekrekening, kostenplaats, fonds en WBS-element. We onderscheiden 4 rubriceringstypes: Vast actief (rubriceringstype ‘A’): bestellingen waarvan het bedrag op de balans genomen wordt. Dit type komt in grote mate overeen met de huidige uitrustingsgoederen. Criteria: duurzaam gebruik (meer dan 1 jaar) en bedrag is meer dan ... EURO (indien meubilair of informatica: bedrag meer dan ... EURO). Kostenplaats (rubriceringstype ‘K’): bestellingen waarvan het bedrag in de resultatenrekening genomen wordt en op een kostenrekening geplaatst. WBS element (rubriceringstype ‘P’): bestellingen die gerelateerd zijn aan een project. Order (rubriceringstype ‘F’): bestellingen die gerelateerd zijn aan een intern order.   Bij de aanmaak van bestellingen kan er gerefereerd worden aan andere inkoopdocumenten: Zonder referentie. Inforecords: condities voor één artikel bij één leverancier m.b.t. 1 bestelbon. Raaamcontracten: condities voor meerdere artikels bij één leverancier m.b.t. meerdere bestelbonnen. Andere bestelbonnen: positie items overnemen.

Inleiding (3) Men is verplicht om altijd een bestelbon aan te maken. De bedoeling is dat er reeds bij de bestelling een bestelbon in SAP gecreëerd wordt. Elke bestelbon is onderworpen aan een vrijgaveprocedure (zie verder voor details) Voordelen om een bestelbon onmiddellijk aan te maken in SAP: Budgetcontrole: het systeem controleert of er voldoende budget is om de bestelling te kunnen betalen. Indien niet dan krijgt men hiervan een melding. Budgetreservatie: het systeem reserveert bij registratie uit het beschikbaar budget de nodige geldelijke middelen voor betaling van de bestelling. Vrijgave: elke bestelbon moet vrijgegeven worden. Bij vrijgave wordt men hiervan verwittigd door SAP en kan de bestelling aan de leverancier doorgegeven worden. Men is verplicht om altijd een bestelbon aan te maken. De bedoeling is dat er reeds bij de bestelling een bestelbon in SAP gecreëerd wordt. Indien dit niet gebeurd, dan moet men achteraf bij de factuurontvangst de bestelling eerst ingeven vooraleer de aankoopfactuur geregistreerd kan worden. Voordelen om een bestelbon onmiddellijk aan te maken: Budgetcontrole: het systeem controleert onmiddellijk of er budget genoeg is. Indien niet krijgt men hiervan een melding. Budgetreservatie: indien er voldoende budget is, dan reserveert SAP bij registratie de nodige geldelijke middelen uit het budget voor betaling van deze bestelling. Vrijgave: elke bestelbon moet vrijgegeven worden. Indien niet dan kan de bestelling niet geplaatst worden, indien wel dan kan deze doorgaan.   Elke bestelbon is onderworpen aan een vrijgaveprocedure. De bestelbon moet afhankelijk van het bestelbedrag en de budgethouder al dan niet door meerdere personen vrijgegeven worden. Dan pas wordt deze afgeprint en kan de bestelling effectief plaatsvinden. Voor details zie verder.

Inleiding (4) VERPLICHTE VELDEN Document soort Leveranciersnr. Inkooporganisatie Inkoopgroep Bedrijfsnummer Artikelnr. Rubriceringsgegevens Bestelhoeveelheid Leveringsdatum Nettoprijs OPTIONELE VELDEN Contactpersoon RUG Verkoper Extra condities Teksten Goed. ontvangst GO – ongewaard. ... In bovenstaande figuur zie je alle verplichte velden afgebeeld en enkele optionele. Opmerkingen: Document soorten: zie appendices. Inkooporganisatie: zie appendices. Inkoopgroep: indien er geen specifieke gebruikt worden, verwijs dan naar de standaard inkoopgroep (000). Bedrijfsnummer: wordt automatisch door SAP ingevuld met ‘RUG’. Rubriceringsgegevens: zie appendices. Leveringsdatum en nettoprijs: kunnen vanuit inforecords automatisch ingevuld worden, deze waardes zijn overschrijfbaar. Goed. ontvangst en GO-ongewaard.: laat deze beiden indicators steeds samen aan of uit staan. Voor interne orders moeten deze steeds aangevlagd worden. Voor diensten waarvoor geen goederen ontvangen worden, mogen deze uitgevinkt worden.

SAP transacties

Demo Creatie externe bestelbon voor vast actief Situatieschets De vakgroep civiele techniek wenst een nieuwe poort te plaatsen. Er wordt geopteerd voor een zelfdragende schuifdeur. In tegenstelling tot de schuifpoort op rail is het bij de zelfdragende schuifpoort niet noodzakelijk een egaal wegdek te hebben, de schuifpoort glijd boven het wegdek en is er geen bezwaar tegen oneffenheden. De bestelling zal bij de firma VDK Vandekerckhove geplaatst worden. Creëer een bestelbon, gebruik het algemeen artikel ‘Vast actief algemeen’ en zorg ervoor dat het bestelbedrag op de balans genomen wordt. Zowel het artikel als de leverancier bestaan reeds in SAP. Het vast actief moet nog aangemaakt worden. Oplossing Transactie: ME21N (Bestelling creëren) Samengevat zijn volgende gegevens beschikbaar met betrekking tot de bestelbon. Nummer van de bestelbon? ....................……………………….. Veldnaam Omschrijving / waarde Bestelsoort ‘Externe bestelbon’ Leverancier VDK Vandekerckhove Inkooporganisatie TW15 (Vakgroep civiele techniek) Inkoopgroep 000 (Standaard) Valuta EURO Koptekst Gelieve te leveren na telefonisch contact. Verkoper Filiep Wyseur Telefoon 09/233.46.47 Contactpersoon (Verantwoordelijke persoon) Pascal Verdonck Rubriceringstype A (Vast Actief) Artikel Vast actief algemeen Artikelomschrijving Zelfdragende schuifpoort Heras 8mtr Bestelhoeveelheid 1 Stuk Leveringsdatum 15.04.2002 Nettoprijs (per stuk) 1995 EURO Activaklasse 22200000 (Terreininfrastr.) Kostenplaats Fonds II (Afd II Investeringen) Positietekst Poort in zwarte uitvoering. Belastingscode Z4 (Aankoop-Niet aftrekbare BTW-21%)

Begeleide oefening Creatie interne bestelbon voor kostenplaats Situatieschets De vakgroep civiele techniek heeft nood aan een aantal nieuwe inktjet cartridges en diskettes. Ze doet hiervoor beroep op de interne leverancier DICT (Directie informatie en communicatie). Creëer de interne bestelbon en zorg ervoor dat de het bestelbedrag op een kostenrekening geplaatst wordt. Bepaal ook dat het budget voor deze bestelling uit het fonds ‘Afd I Werking’ gereserveerd moet worden. Oplossing Welke transactie gebruik je hiervoor? .............................................................................................. Hint: het betreft hier een interne order. In vergelijking met de creatie van een externe bestelbon zijn er volgende verschilpunten: In het veld ‘Bestelsoort’ (linksbovenaan, naast het winkelkarretje), dient er geopteerd te worden voor ‘Interne bestelbon’ i.p.v. ‘Externe bestelbon’. In het veld ‘Leverancier’ dient men te kiezen voor een interne leverancier i.p.v. een externe. In het veld ‘Artikel’ dient men steeds een overkoepelend artikel te selecteren. Samengevat zijn volgende gegevens beschikbaar met betrekking tot de bestelbon. Nummer van de bestelbon? ...………………………………………………………………………….. Veldnaam Omschrijving / waarde Bestelsoort ‘Interne bestelbon’ Leverancier DICT Inkooporganisatie Vakgroep civiele techniek Inkoopgroep Standaard Valuta EURO Contactpersoon (Verantwoordelijke persoon) Pascal Verdonck Nr. in SAP: ........................................ Artikel (1) Hp inktjet cartridges Nr. in SAP: ........................................ Bestelhoeveelheid (1) 5 Stuks Leveringsdatum (1) 01.04.2002 Nettoprijs per stuk (1) 80 EURO per stuk Artikel (2) Diskette Verbatim Bestelhoeveelheid (2) 10 Dozen Leveringsdatum (2) Binnen de 5 dagen Nettoprijs per doos (2) 4 EURO per doos Rubricering (1&2) Kostenplaats Kostenplaats (1&2) Fonds (1&2) Afd I Werking

Oefening Creatie externe bestelbon voor project Situatieschets De NV Cheminvest wordt “ingehuurd” om enkele samendrukkingsproeven en wateranalyses uit te voeren. Deze kaderen in een groter project dat de vakgroep TW15 lopende heeft en waarop de kosten van deze prestaties geplaatst zullen worden. Voor deze dienst is de algemene dienst ‘Proeven door derden algemeen’ van toepassing. Dit artikel bestaat reeds in SAP voor TW15. Ook de leverancier werd reeds aangemaakt. Het contract werd opgesteld voor 5u. gefactureerde samendrukkingsproeven en 8u. wateranalyses. Oplossing Welke transactie gebruik je hiervoor? ............................................................................................................................. Welke bestelsoort is van toepassing? Waarom? Welke rubriceringstype dient men te kiezen? Waarom? Samengevat zijn verder volgende gegevens beschikbaar. Hint: vergeet niet in de bestelbon de omschrijving van het artikel ‘Proeven door derden algemeen’ te wijzigen en de belastingscode (Tabblad ‘Factuur’) te controleren! Nummer van de bestelbon? ...………………………………………………………………………….. Oefening Creatie externe bestelbon voor project Veldnaam Omschrijving / waarde Leverancier Cheminvest Nr. in SAP: ......................................... Inkooporganisatie Vakgroep civiele techniek Inkoopgroep Standaard Valuta EURO Contactpersoon Pascal Verdonck Nr. in SAP: ........................................ Artikel (1) Samendrukkingsproeven Gebruik het artikel ‘Proeven door derden algemeen’. Nr. in SAP: ........................................ Bestelling (1) 5u. aan 59 EURO per uur Leveringsdatum (1) Binnen de 14 dagen Artikel (2) Wateranalyses Gebruik het artikel ‘Proeven door derden algemeen’ Bestelling (2) 8u. aan 50 EURO per uur Leveringsdatum (2) 01.04.2002 WBS (1&2) ... Belastingscode (1&2) Z4 (Aankoop-Niet aftrekbare BTW-21%)

Begeleide oefening Afhandelen voorlopig opgeslagen bestelling Situatieschets De vakgroep civiele techniek bestelt een hoeveelheid proefbuizen of test-tubes bij de leverancier ‘C&F Materials Ltd.’. De bestelling moet op een project geboekt worden. Tijdens de creatie werd men onderbroken en heeft men deze als voorlopig opgeslagen. Wis de tweede positie ‘Proeven algemeen’ en vervolledig de bestelbon. Oplossing Welke transactie gebruik je hiervoor? ............................................................................................................................. Hoe selecteer je de gewenste bestelbon? Samengevat heeft men volgende gegevens ter beschikking met betrekking tot de bestelbon. Begeleide oefening Afhandelen voorlopig opgeslagen bestelling Veldnaam Omschrijving / waarde Valuta US Dollar Leverancier C&F Materials Ltd. Inkooporganisatie Vakgroep civiele techniek Inkoopgroep Standaard Contactpersoon (Verantwoordelijke persoon) Pascal Verdonck Nr. in SAP: ........................................ Rubricering P (WBS element) Bestelling Test-tube: 50 stuks aan 4 USD per stuk WBS ... Leveringsdatum 03.04.2002

Demo Wijzigen & weergeven bestelling Demo: Wijzigen bestelling Situatieschets De vakgroep TW15 wenst de gegevens van zijn laatste bestelling bij Bureaumaterialen De Gent te wijzigen. ... Oplossing Transactie: ME22N Vestiging: TW15 Demo: Weergeven bestelling De vakgroep TW15 wenst de gegevens van zijn laatste bestelling bij Bureaumaterialen De Gent na te kijken. Toon de bestelbon en vraag een printvoorbeeld op. Transactie: ME23N Kunnen de gegevens gewijzigd worden? Nee (velden in grijs zijn niet wijzigbaar). Demo Wijzigen & weergeven bestelling

WORKFLOW BESTELLING

Vrijgaveprocedure bestelling Stamgegevens Leverancier Artikel Raamcontract Inforecord Bestelling Vrijgaveprocedure bestelling WORKFLOW Vrijgaveprocedure bestelling Bestelling Goederenbeweging Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Aankoopfactuur Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.) Betaling

Vrijgave bestelling Elke bestelling is onderworpen aan een vrijgaveprocedure. Vooraleer een bestelbon afgeprint en verzonden kan worden naar de leverancier, dient deze eerst vrijgegeven te worden door de bevoegde personen. Na vrijgave op alle niveaus Wordt de bestelbon automatisch afgeprint Kan de bestelbon niet meer gewijzigd worden Aantal vrijgaveniveaus (zie volgende slide) is afhankelijk van Het bestelde bedrag De budgethouder Elke bestelling is onderworpen aan een vrijgaveprocedure. Vooraleer een bestelbon afgeprint en verzonden kan worden naar de leverancier, dient deze eerst vrijgegeven te worden door de bevoegde personen.   Na vrijgave op alle niveaus door de bevoegde personen: wordt de bestelbon automatisch afgeprint in de betrokken vakgroep, dienst of directie. De bestelbon kan later manueel nog opnieuw geprint worden; kan de bestelbon niet meer gewijzigd worden. Het aantal vrijgaveniveaus is afhankelijk van het bestelbedrag en de budgethouder.

VRIJGAVENIVEAUS VOOR DE BESTELBON Afhankelijk van de budgethouder en het bestelbedrag onderscheiden we meerdere vrijgaveniveaus. Zie figuur op bovenstaande slide voor de verschillende gevallen.

Workflow Een workflow werd opgezet voor het verwerken van bestelbonnen in SAP. Deze omvat de vrijgave procedure voor bestellingen. SAP workplace, ingangsmap ‘Workflow’ Interne SAP e-mail voor workflow items Voorbeeld workflow (zie volgende slide) SAP transactie Een workflow werd opgezet voor het verwerken van een bestelling in SAP. Deze omvat de vrijgave procedure voor bestellingen.   Centraal in de vrijgaveprocedure staat de SAP-werkplek (workplace). Deze is een handig instrument voor het verzenden en ontvangen van interne SAP e-mails. Daarin zijn alle e-mails in een aantal folders verzameld. Voor de vrijgave procedure is de ingangsmap ‘Workflow’ van belang. Deze bevat alle interne SAP e-mails voortvloeiende uit een workflow procedure. In deze map vindt een gebruiker alle workflow items terug die voor hem/haar persoonlijk bestemd zijn.

SCHEMA WORKFLOW VB. BESTELBON Bestelbedrag: 6000 EURO Budgethouder: niet ZAP-lid NIVEAU 1 Creatie bestelling Wijzigen bestelling Besteller OPSLAAN OPSLAAN NOK Budgethouder Vrijgave bestelbon NIVEAU 2 OK NOK ZAP Vrijgave bestelbon NIVEAU 3 Stel, een budgethouder (niet zelfstandige academisch personeelslid) laat via zijn secretaresse een bestelling plaatsen voor 6000 EURO. Volgende flow is van toepassing:   Niveau 1. De besteller geeft een bestelbon in en slaat deze op. Niveau 2. (Indien bestelbon volledig opgeslagen.) Het systeem kent de budgethouder (op basis van de budgetplaats en de organisatie structuur) en verstuurt een SAP e-mail naar deze budgethouder (op basis van zijn/haar userid). De budgethouder kijkt zijn/haar e-mails na, dubbelklikt op deze e-mail, komt in de transactie vrijgeven bestelling en keurt de bestelbon goed of af. Naar niveau 3. (Indien goedgekeurd op het eerste niveau.) Het systeem kent het ZAP-lid of de directeur en verstuurt hem/haar een SAP e-mail. Het ZAP-lid of de directeur kijkt zijn e-mails na, dubbelklikt op deze e-mail, komt in de transactie vrijgeven bestelling en keurt de bestelbon goed of af. Indien goedgekeurd wordt de bestelbon automatisch afgeprint door het systeem. De bestelbon is niet meer wijzigbaar. Terug naar niveau 1. (Indien niet goedgekeurd op het tweede of derde niveau.) Het systeem verstuurt een SAP e-mail naar de besteller. De besteller kijkt zijn/haar e-mails na, dubbelklikt op deze e-mail, komt in de transactie wijzigen bestelling, past de bestelbon aan en slaat deze op. We gaan terug naar niveau 2. OK Uitprinten door SAP in vakgroep/dienst/directie

Demo Workflow bestelling Demo: Workflow vrijgaveprocedure bestelling Situatieschets De vakgroep civiele techniek heeft nood aan nieuwe bureaus. Er worden 3 bureaubladen en 6 bijhorende T-poten besteld bij Buromarket. Er wordt een korting van 5% verkregen op het volledige brutobedrag. Het bestelbedrag is minder dan 5.500 EURO en de budgethouder is een niet ZAP-lid of directeur. Enkel de budgethouder dient de bestelling vrij te geven. Oplossing Stap 1: Creatie bestelling Transactie: ME21N (Creëren bestelling) De bestelbon wordt gecreëerd, maar de korting wordt vergeten. Stap 2: Vrijgeven bestelling door budgethouder Transactie: SBWP (Werkplek) De budgethouder merkt de fout en keurt de bestelling af. Stap 3: Wijzigen bestelling De besteller corrigeert de fout en geeft op kopniveau de 5% korting (rabat % van bruto) in. Stap 4: Vrijgeven bestelling door budgethouder De budgethouder keurt de bestelbon goed. De bestelling is hiermee volledig vrijgegeven gezien enkel de budgethouder deze diende goed te keuren. De besteller wordt hiervan op de hoogte gebracht via een express bericht. In de bestelbon kan men de vrijgavestatus van bestellingen opvolgen. In de transactie ME23N (Bestelling weergeven) kan men onder het tablad ‘Vrijgavestrategie’ de status nakijken. Demo Workflow bestelling

GOEDEREN-BEWEGING

Aankoopfactuur registreren Stamgegevens Leverancier Artikel Raamcontract Inforecord Vrijgaveprocedure bestelling Bestelling Goederenbeweging Goederenbeweging Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Aankoopfactuur Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.) Betaling

Inleiding (1) Tijdens de visuele kwaliteitscontrole worden de geleverde artikelen nagekeken op fouten en vergeleken met de bestelbon. Een goederenontvangst moet steeds (verplicht!) worden gecreëerd met referentie aan een eerder gemaakte bestelbon. Soorten goederenbewegingen (opgeslagen in ‘artikeldocumenten’) Goederenontvangst (bewegingssoort ‘101’): ontvangst correcte artikels Storno (bewegingssoort ‘102’): omkeren foutieve ingave goederenontvangst Retourbestelling + retourbeweging (bewegingssoort ‘161’): terugsturen foutieve artikels na goederenontvangst Verplicht indien in de bestelling de indicator ‘Goederenontvangst’ aangevinkt staat Implicaties op ingave factuurontvangst Implicaties op vrijgaveprocedure factuurontvangst Er worden goederen geleverd. Tijdens de visuele kwaliteitscontrole dienen de geleverde artikels te worden nagekeken op fouten en vergeleken met de bestelbon. Door de inkoper/inkoopgroep moeten de correct ontvangen goederen in SAP geregistreerd worden en de foutieve goederen terug mee verstuurd worden naar de leverancier. Een goederenontvangst moet steeds gecreëerd worden met referentie aan een eerder gemaakte bestelbon.   Elk type van goederenbeweging wordt onder de vorm van een artikeldocument in het SAP-systeem opgeslagen. We onderscheiden volgende mogelijkheden: Goederenontvangst (bewegingssoort ‘101’): er worden goederen geleverd en een goederenontvangst wordt in het systeem ingegeven. Eventueel kan onmiddellijk gemerkt worden dat een aantal goederen tekort of foutief geleverd zijn. De ontvangen hoeveelheid dient in de goederenontvangst aangepast te worden en de foutieve goederen terug meegenomen door de leverancier. Storno (bewegingssoort ‘102’): er is een fout gebeurd tijdens het registreren van de goederenontvangst in het SAP-systeem en de goederenontvangst moet omgekeerd worden of geannuleerd. Bijvoorbeeld, er werd aan een verkeerde bestelbon gerefereerd of een foute OK-code ingesteld. Het wijzigen of wissen van een goederenontvangst is echter niet mogelijk. Wil men deze toch aanpassen dan moet men de foutieve artikelitems (regels) in het goederenontvangst document storneren, m.a.w. ongedaan maken. Let wel, een goederenstorno mag enkel zolang er nog geen factuur geregistreerd werd. Retourbestelling + retourbeweging (bewegingssoort ‘161’): Nadat de levering heeft plaats gevonden en een goederenontvangst geregistreerd werd in het systeem merkt men dat er een aantal foutieve artikels bij zijn. Indien men deze wenst terug te zenden naar de leverancier, dan moet men eerst een retourbestelling creëren. Hierop voert men dan een retourbeweging uit. Een goederenontvangst is verplicht indien in de bestelling de indicator ‘Goederenontvangst’ aangevlagd staat. Implicaties op de ingave factuurontvangst: voor niet ontvangen artikels worden de positiegegevens niet overgenomen in de factuur uit de gerefereerde bestelbon. Deze kunnen wel manueel ingegeven worden. Implicaties op de vrijgaveprocedure factuurontvangst: de factuur kan geregistreerd worden, maar dient vrijgegeven te worden door de budgethouder voor de boekhouder deze kan boeken.

Inleiding (2) VERPLICHTE VELDEN Bestelbonnr. OK-code Ontvangen hoeveelh. OPTIONELE VELDEN Teksten Offertenr Eindleveringsteken ... In bovenstaande figuur zie je alle verplichte velden afgebeeld en enkele optionele. Opmerkingen: OK-code: aan te vinken voor elke positie waarvoor artikels ontvangen werden. Indien deze bij geen enkel artikelitem aangevinkt werd, dan worden er voor SAP ook geen goederen ontvangen. Ontvangen hoeveelh.: standaard vult SAP hier het bestelde aantal artikels in, wijzig indien nodig.

SAP transacties

Demo Volledige ontvangst Demo: Volledige goederenontvangst Situatieschets De vakgroep civiele techniek heeft een hoeveelheid materialen besteld bij ‘De Club’: 20 Eco cursusblokken A4-formaat en 15 Eco Ringmappen A4-formaat. Alle artikels worden zonder fouten ontvangen. Maak voor deze levering een volledige goederenontvangst aan. Oplossing Transactie: MIGO Opmerking: vink voor alle posities waarvoor goederen ontvangen werden de ‘Positie OK’-code aan. Deze code bepaalt of het gekozen artikelitem (regel) in het document opgenomen moet worden of niet. Het SAP-systeem bewaart enkel die regels waarvoor de ‘Positie OK’-code aangevinkt staat in het artikeldocument. Nummer van het gecreëerde artikeldocument: .................................................................................. In de bestelbon kan men de verdere afhandeling van de bestelling opvolgen. In de transactie ME23N (Bestelling weergeven) kan men onder het tablad ‘Bestelontwikkeling’ de ontvangen hoeveelheden goederen terugvinden. Demo Volledige ontvangst Veldnaam Omschrijving / waarde Uitvoerbare actie in MIGO Goederenontvangst Referentiedocument voor transactie MIGO Bestelling Referentiedocumentnr. voor transactie MIGO ... Regel Selecteer de regel met het artikelitem ‘Cursusblok A4 Eco’. Positie OK Vink deze indicator aan. Ontvangen hoeveelheid 20 stuks Selecteer de regel met het artikelitem ‘Ringmap A4 Eco’. 15 stuks

Demo Storno Demo: Storno Situatieschets De vakgroep civiele techniek heeft een hoeveelheid materialen besteld bij ‘De Club’: 20 cursusblokken A4-formaat en 15 Ringmappen A4-formaat. Alle artikels werden zonder fouten geleverd. In de vorige demo werd hiervoor een goederenontvangst gecreëerd. Storneer deze goederenontvangst. Het storneren van goederenontvangsten is vb. nuttig in geval men aan een verkeerde bestelbon gerefereerd zou hebben en men daarom de ontvangst in SAP ongedaan wil maken. Oplossing Transactie: MIGO Opmerking: vergeet niet voor alle posities waarvoor goederen gestorneerd moeten worden de ‘Positie OK’-code aan te vinken. Deze code bepaalt of het gekozen artikelitem (regel) in het document opgenomen moet worden of niet. Het SAP-systeem bewaart enkel die regels waarvoor de ‘Positie OK’-code aangevinkt staat in het artikeldocument. Nummer van het gecreëerde artikeldocument: .................................................................................. In de bestelbon kan men de verdere afhandeling van de bestelling opvolgen. In de transactie ME23N (Bestelling weergeven) kan men onder het tablad ‘Bestelontwikkeling’ de gestorneerde hoeveelheden goederen terugvinden. Demo Storno Veldnaam Omschrijving / waarde Uitvoerbare actie in MIGO Storno Referentiedocument voor transactie MIGO Artikeldocument Referentiedocumentnr. voor transactie MIGO Zie documentoverzicht in SAP Regel Selecteer de regel met het artikelitem ‘Cursusblok A4 Eco’. Positie OK Vink deze indicator aan. Ontvangen hoeveelheid 20 stuks Selecteer de regel met het artikelitem ‘Ringmap A4 Eco’. 15 stuks

Oefening Onvolledige ontvangst Situatieschets De vakgroep civiele techniek heeft nood aan computer accessoires. Er werden 10 netwerkkaarten (Modem 56K PCMCIA Card_XX) en 10 computermuizen (Optical Wheelmouse_XX) besteld bij Compuvision. Alle artikels uit de bestelbon werden geleverd. Tijdens de visuele kwaliteitscontrole heeft men echter gemerkt dat 2 muizen beschadigd waren. Deze werden onmiddellijk met de leverancier terug meegezonden. Creëer de hierbij horende goedereontvangst. Oplossing Welke transactie gebruik je hiervoor? .............................................................................................. Volgende gegevens zijn beschikbaar. Nummer van het gecreëerde artikeldocument: .............................................................................................. Geef de bestelbon weer. Welke transactie gebruik je hiervoor? Op welke tabblad kan je de hoeveelheid ontvangen goederen terugvinden? Welke bewegingssoort wordt vermeld bij deze ontvangst? Oefening Onvolledige ontvangst Veldnaam Omschrijving / waarde Bestelling ... Correct ontvangen (1) 10 Netwerkkaarten (Modem 56K PCMCIA Card_XX) Correct ontvangen (2) 8 Computermuizen (Optical Wheelmouse_XX) Foutief ontvangen en terug meegestuurd(2) 2 Computermuizen (Optical Wheelmouse_XX) Tekst, reden van fout (2) Knoppen beschadigd van 2 stuks.

Oefening Storno Oefening: Storno Situatieschets In de vorige oefening werd er in SAP een goederenontvangst gecreëerd voor 10 ontvangen netwerkkaarten (Modem 56K PCMCIA Card_XX) en 8 computermuizen (Optical Wheelmouse_XX). Roep het gecreëerde artikeldocument terug op en storneer de volledige goederenontvangst. Oplossing Welke transactie gebruik je hiervoor? .............................................................................................. Geef de bestelbon weer. Welke transactie gebruik je hiervoor? Op welke tabblad kan je de gestorneerde goederen terugvinden? Welke bewegingssoort wordt vermeld bij deze storno? Oefening Storno Veldnaam Omschrijving / waarde Te storneren (1) 10 Netwerkkaarten (Modem 56K PCMCIA Card_XX) Te storneren (2) 8 Computermuizen (Optical Wheelmouse_XX)

Demo Retourbestelling Situatieschets De vakgroep civiele techniek heeft een hoeveelheid materialen besteld bij ‘De Club’: 20 cursusblokken A4-formaat en 15 Ringmappen A4-formaat. Nadat de levering heeft plaats gevonden en een volledige goederenontvangst ingegeven werd in het systeem merkt men dat er een aantal beschadigde artikels bij zijn. 6 Ringmappen worden teruggestuurd naar de leverancier. Creëer de bijhorende retourbestelling. Oplossing Transactie: ME21N (Bestelling creëren) Hint: om fouten en tijdverlies door een dubbele ingave te vermijden te, kan men best de retourbestelling creëren met referentie aan de oorspronkelijke bestelbon. Sleep hiertoe vanuit het documentoverzicht de gewenste posities vanuit de bestelbon in het winkelkarretje. Opmerking: na creatie van een retourbestelling moet na vrijgave nog een retourbeweging uitgevoerd worden. Deze beweging verloop identiek aan een goederenontvangst. Dan pas kan de retourbestelling correct in rekening genomen worden tijdens de logistieke factuurcontrole. Nummer van de gecreëerde retourbestelling: ................................................................................................. Demo Retourbestelling Veldnaam Omschrijving / waarde Zoek de leverancier op via het documentoverzicht. Wijzig eventueel de layout. Leverancier De Club Vestiging TW15 (Vakgroep civiele techniek) Artikel Ringmappen A4 Eco Bestellingnr. ... Sleep de gewenste positie naar de retourbestelling (winkelkarretje). Retourpositie Vink aan. Hoeveelheid 6 Stuks

Oefening Retourbestelling Situatieschets De vakgroep civiele techniek heeft nood aan computer accessoires. Er werden 10 netwerkkaarten (Modem 56K PCMCIA Card_XX) en 10 computermuizen (Optical Wheelmouse_XX) besteld. Nadat de levering heeft plaats gevonden en de goederenontvangst ingegeven werd (zie vorige oefening) blijken 4 netwerkkaarten niet te werken. Deze artikels worden terruggezonden naar de leverancier Compuvision. Creëer de bijhorende retourbestelling. Oplossing Welke transactie gebruik je hiervoor? .............................................................................................. Nummer van de aangemaakte retourbestelling: .............................................................................................. Oefening Retourbestelling Veldnaam Omschrijving / waarde Leverancier Compuvision Vestiging TW15 (Vakgroep civiele techniek) Artikel Modem 56K PCMCIA Card_XX Bestellingnr. ... Hoeveelheid teruggezonden 4 Stuks

REGISTRATIE AANKOOPFACTUUR

Aankoopfactuur registreren Stamgegevens Leverancier Artikel Raamcontract Inforecord Vrijgaveprocedure bestelling Bestelling Goederenbeweging Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Aankoopfactuur Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.) Betaling

Inleiding (1) Tijdens de logistieke factuurcontrole wordt de ontvangen factuur nagekeken op fouten en vergeleken met de bestelbon en de bijhorende artikeldocumenten. Bij de creatie van een factuur dient men steeds (verplicht!) te refereren aan een eerder gemaakte bestelbon. Soorten aankoopfacturen Factuur: ontvangst factuur (Storno: omkeren na boeking van foutieve factuuringave) Creditnota: ontvangst creditnota na retourbestelling of foutieve factuur Uitbreiding creditnota: scenario’s (zie volgende slide) Voor de geleverde goederen wordt van de leverancier een factuur ontvangen. Tijdens de logistieke factuurcontrole wordt de factuur nagekeken op fouten en ingegeven in het SAP-systeem. Bij deze creatie van een factuur dient men steeds te refereren aan de eerder gemaakte bestelbon.   We onderscheiden volgende types: Factuur: er wordt een factuur ontvangen van de leverancier, deze wordt in het SAP systeem ingegeven. Eventueel kunnen er zich prijs- en/of hoeveelheidsverschillen voordoen tussen de bestelbon en de aankoopfactuur. Storno: er is een fout gebeurd tijdens het boeken van de aankoopfactuur in het SAP-systeem en deze wordt omgekeerd of geannuleerd. Bijvoorbeeld er werd aan een verkeerde bestelbon gerefereerd. Let op, een storno hoeft enkel na boeking te gebeuren. Zolang een factuur nog niet doorgeboekt werd, kan men deze gewoon wijzigen. Creditnota: er wordt een creditnota ontvangen van de leverancier, deze wordt in het SAP systeem ingegeven. Een creditnota kan volgen op een retourbestelling indien een aantal artikels foutief geleverd werden of op een factuurontvangst indien de factuur foutief bleek te zijn.

SCENARIO’S CREDITNOTA Transactie: ME21N Transactie: MIGO Transactie: MIR7 Goederenontvangst ONTVANGST FOUTIEVE FACTUUR Bestelbon Factuur (foutief) Creditnota (correctie) Koppelen (ontvangst foutieve art.) Factuur Creditnota TERUGZENDEN FOUTIEVE ARTIKELS Retourbeweging (terugzenden foutieve art.) Retourbestelbon Goederenontvangst (ontvangst foutieve art.) Andere toewijzing Retourbeweging (terugzenden foutieve art.) 1 3 2 Volgende scenario’s zijn denkbaar.   Scenario 1. Er worden 10 dozen wit printpapier besteld, er wordt een bestelbon ingegeven (Bestelbon). Alle 10 dozen worden geleverd en voor ontvangst in SAP ingebracht (Goederenontvangst). Er wordt een factuur ontvangen en in SAP geboekt (Factuur). Er blijken uiteindelijk 3 dozen gekleurd papier te bevatten, deze worden teruggestuurd (Retourbestelbon + Retourbeweging). Er wordt een aparte creditnota ontvangen. Deze wordt in SAP gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur door het SAP-boekingsnummer van deze laatste in de creditnota mee te geven. De creditnota wordt geboekt (Creditnota). Scenario 2. Er worden 10 dozen wit printpapier besteld, er wordt een bestelbon ingegeven (Bestelbon). Alle 10 dozen worden geleverd en voor ontvangst in SAP ingebracht (Goederenontvangst). Er blijken uiteindelijk 3 dozen gekleurd papier te bevatten, deze worden teruggestuurd (Retourbestelbon + Retourbeweging). Er wordt een factuur ontvangen die de teruggezonden artikels reeds in rekening neemt. De factuur wordt geboekt en zowel de oorspronkelijke bestelbon als de retourbestelbon worden aan de factuur toegewezen (Factuur). Scenario 3. Er worden 10 dozen wit printpapier besteld, er wordt een bestelbon ingegeven (Bestelbon). Alle 10 dozen worden geleverd en voor ontvangst in SAP ingebracht (Goederenontvangst). Er wordt een factuur ontvangen en in SAP geboekt (Factuur). Er blijkt echter 6 EURO per doos aangerekend te zijn i.p.v. 5 EURO. Er wordt een creditnota ontvangen ter correctie van 10 EURO. Deze wordt gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur door het SAP-boekingsnummer van deze laatste in de creditnota mee te geven. De creditnota wordt uiteindelijk geboekt (Creditnota).

Inleiding (2) Wijzen van opslaan Voorlopig opslaan (bij onderbreking) Geregistreerd document opslaan (na simulatie bij fouten) Volledig opslaan (volledig registreren) Boeken (er wordt een financiëel document aangemaakt in SAP) We onderscheiden twee stappen tijdens het verwerken van aankoopfacturen: facturen/creditnota’s zullen eerst decentraal geregistreerd worden en vervolgens centraal nagekeken en geboekt (zie verder). Een factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen indien er afwijkingen zijn met de bestelbon (zie verder). We onderscheiden volgende wijzen van opslaan: Voorlopig opslaan: indien men tijdens de ingaven van een factuur onderbroken wordt dan kan men deze als voorlopig opslaan, zo vermijdt men later de factuur een tweede keer te moeten ingeven. Bij deze wijze van opslaan worden er geen controle activiteiten uitgevoerd door SAP en wordt er geen financieel document aangemaakt. Geregistreerd document opslaan: indien men na simulatie (controleren van de bestelbon op correctheid) op fouten stuit die het volledig registreren van de factuur verhindert dan kan men deze als voorlopig opslaan via ‘geregistreerd document opslaan’. Er wordt nog geen financieel document aangemaakt. Volledig opslaan: indien alle controles door SAP positief uitvallen (vb. berekening factuurbedrag is correct ) dan kan men volledig opslaan. Het document wordt geregistreerd maar er wordt nog geen financieel document aangemaakt. Boeken: bij boeken wordt er een financieel document aangemaakt en worden de balansgegevens aangepast.   We onderscheiden volgende fasen: In een eerste fase wordt de factuur decentraal geregistreerd door een vakgroep, dienst of directie. In een tweede fase wordt de geregistreerde factuur na controle centraal doorgeboekt door de financiële dienst (DFIN). We behandelen deze tweede fase hier niet. Decentraal moet men de factuur als ‘volledig opslaan’. Zie verder voor details. De aankoopfactuur is onderworpen aan een vrijgaveprocedure. In geval er zich een prijs- en/of een hoeveelheidsverschil voordoet tussen de bestelbon en de aankoopfactuur of er nog geen goederenontvangst heeft plaatsgevonden waar deze verplicht was, dan dient de budgethouder de aankoopfactuur eerst vrij te geven. Zolang dit nog niet gebeurd is, kunnen de gefactureerde artikels niet in het SAP-systeem geboekt worden. Voor details zie verder.

Inleiding (3) VERPLICHTE VELDEN Bedrijfsnr. Operatie Documentdatum Referentienr. Bedrag (incl. BTW) BTW Betalingscondities Factuur ref. (voor CN) Bestelbonnr. OPTIONELE VELDEN Additionele kosten Notities Betalingsblokkering Boeking OK indicator ... In bovenstaande figuur zie je alle verplichte velden afgebeeld en enkele optionele. Opmerkingen: Bedrijfsnr.: vul hier ‘RUG’ in. Operatie: factuur of creditnota. Referentienr.: factuurnummer van de crediteur, zoals op de factuur vermeld staat. Dit veld moet ingevuld worden, zodat deze meegenomen kan worden bij betaling. BTW: wordt automatisch door SAP berekend. Factuur ref.: bij het registreren van creditnota’s moet in dit veld het boekingsdocumentnummer van de originele factuur ingevuld worden om de creditnota hiermee te linken. Additionele kosten: vb. transportkosten kunnen hier ingevuld worden. Bestelbonnr.: iedere leverancier zou verwittigd moeten worden dat de bestelbonnr. dient vermeld te worden op de factuur.

SAP transacties

Demo Registreren aankoopfactuur zonder prijs/hoeveelheid afwijkingen Situatieschets De vakgroep civiele techniek ontvangt een factuur van De Club voor alle bestelde (en ondertussen reeds geleverde) hoeveelheid artikels. Er is zijn geen prijsafwijking of hoeveelheidsafwijkingen. Creëer een aankoopfactuur. Oplossing Transactie: MIR7 (Factuur/creditnota registreren) Samengevat zijn volgende gegevens zijn beschikbaar. Nummer van de geregistreerde factuur in SAP: ................................................................................... In de bestelbon kan men de afhandeling van de bestelling opvolgen. In de transactie ME23N (Bestelling weergeven) kan men onder het tablad ‘Bestelontwikkeling’ de gefactureerde hoeveelheden terugvinden. Demo Registreren aankoopfactuur zonder prijs/hoeveelheid afwijkingen Veldnaam Omschrijving / waarde Operatie Selecteer ‘Factuur’. Factuurdatum Datum van vandaag Referentie DC620923548 Bedrag (incl. BTW) 202,68 EURO Belastingscode Z4 (0,21%) (voor beide artikels) Basisdatum Bet.cond. R06 (Binnen 60 dagen) Ongeplande add. k. 5 EURO Refereer naar de bestelbon horende bij deze factuur. Referentiedocument-type Selecteer ‘Bestelling/lev.plan’. Bestelbonnr. ... Selecteer de posities waarvoor en wijzig deze waar nodig. Positiebedrag (Cursusblok A4 Eco) 65,00 EURO Hoeveelheid (Cursusblok A4 Eco) 20 Positiebedrag (Ringmap A4 Eco) 97,50 EURO Hoeveelheid (Ringmap A4 Eco) 15

Oefening Registreren aankoopfactuur met prijsafwijking Situatieschets De vakgroep civiele techniek heeft nood aan computer accessoires. Er werden 10 netwerkkaarten (Modem 56K PCMCIA Card_XX) en 10 computermuizen (Optical Wheelmouse_XX) besteld bij Compuvision. Alle artikels uit de bestelbon werden correct geleverd. De vakgroep civiele techniek ontvangt een factuur van Compuvision voor alle bestelde (en ondertussen reeds geleverde) hoeveelheid artikels. Creëer een aankoopfactuur. Oplossing Welke transactie gebruik je hiervoor? .............................................................................................. Volgende gegevens zijn verder beschikbaar. Opmerking: om een factuur of creditnota correct te registreren moet je deze bewaren via de knop ‘Volledig opslaan’. Enkel dan kan de factuur centraal door de DFIN doorgeboekt worden! Nummer van de geregistreerde factuur in SAP? .......... ................................................................................... Op welke artikelitem situeert het prijsverschil zich? Geef de bestelbon weer. Welke transactie gebruik je hiervoor? Op welke tabblad kan je de gefactureerde bedragen terugvinden? Nummer van de aangemaakte factuur in SAP: ................................................................................... Oefening Registreren aankoopfactuur met prijsafwijking Veldnaam Omschrijving / waarde Factuurdatum Datum van vandaag Referentie D700207861 Basisdatum voor bet.cond. Bet.cond. Binnen 90 dagen Bestelbonnr. ...

Demo Creditnota Demo: Creditnota Situatieschets De vakgroep civiele techniek heeft een hoeveelheid materialen besteld bij ‘De Club’: 20 cursusblokken A4-formaat Eco en 15 Ringmappen A4-formaat Eco. Nadat de levering heeft plaats gevonden en een volledige goederenontvangst ingegeven werd in het systeem merkte men dat er een aantal beschadigde artikels bij zijn. 6 Ringmappen werden teruggestuurd naar de leverancier. Een retourbestelling werd gecreëerd. Nadat de factuur geboekt werd voor de oorspronkelijke bestelbon komt nu de creditnota toe voor de retourbestelling. Registreer de creditnota. Oplossing Transactie: MIR7 (Factuur/creditnota registreren) Opmerking: vergeet niet creditnota’s te linken aan de bijhorende factuur. Samengevat zijn volgende gegevens beschikbaar. Nummer van de geregistreerde creditnota: ................................................................................................. In de bestelbon kan men de afhandeling van de bestelling opvolgen. In de transactie ME23N (Bestelling weergeven) kan men onder het tablad ‘Bestelontwikkeling’ de bedragen uit de creditnota terugvinden. Demo Creditnota Veldnaam Omschrijving / waarde Operatie Selecteer ‘Creditnota’. Factuurdatum Datum van vandaag Referentie CN620923732 Bedrag (incl. BTW) 47,19 EURO Belastingscode Z4 (0,21%) Refereer naar de oorspronkelijke factuur. Factuurnummer in de boekhouding ... Refereer naar de retourbestelbon Referentiedocument-type Selecteer ‘Bestelling/leveringsplan’. Retourbestelbonnr. Selecteer de posities waarvoor en wijzig deze waar nodig. Positiebedrag (Ringmap A4 Eco) 6,50 EURO Hoeveelheid (Ringmap A4 Eco) 6 Stuks

Begeleide oefening Afhandelen voorlopig opgeslagen factuur Begeleide oefening: Afhandelen voorlopig opgeslagen aankoopfactuur Situatieschets De vakgroep civiele techniek heeft een aankoopfactuur ontvangen voor de bestelling van 3 bureaustoelen bij Buromarket. Tijdens de creatie werd men echter onderbroken en heeft men de factuur als voorlopig opgeslagen. Roep de factuur terug op en vervolledig en registreer het document. Oplossing Welke transactie gebruik je hiervoor? ............................................................................................................................. Hoe selecteer je de gewenste factuur? Samengevat heeft men volgende gegevens ter beschikking met betrekking tot de factuur: Welke stappen dient men te ondernemen om de factuur te kunnen registreren? ............................................................................................................ Begeleide oefening Afhandelen voorlopig opgeslagen factuur Veldnaam Omschrijving / waarde Factuurdatum Datum van vandaag Referentie RE20156203f Basisdatum voor bet.cond. Bet.cond. R05 (Binnen 50 dagen) Bestelbonnr. ...

Demo Wijzigen & weergeven aankoopfactuur Demo: Wijzigen aankoopfactuur Situatieschets De vakgroep TW15 wenst de gegevens van de laatse aankoopfactuur bij De Club te wijzigen. Enkele gegevens bleken foutief ingevuld te zijn. ... Oplossing Transactie: MIR7 Boekjaar: 2002 Demo: Weergeven aankoopfactuur De vakgroep TW15 wenst de gegevens van de laatste aankoopfactuur bij De Club na te kijken. Vraag de factuur op. Transactie: MIR4 Kunnen de gegevens gewijzigd worden? Nee (velden in grijs zijn niet wijzigbaar). Demo Wijzigen & weergeven aankoopfactuur

WORKFLOW AANKOOPFACTUUR

Aankoopfactuur doorboeken Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Stamgegevens Leverancier Artikel Raamcontract Inforecord Vrijgaveprocedure bestelling Bestelling Goederenbeweging Aankoopfactuur Aankoopfactuur doorboeken Bestelling Vrijgaveprocedure aankoopfactuur WORKFLOW Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Aankoopfactuur Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.) Betaling

Doorboeken geregistreerde aankoopfactuur We onderscheiden twee stappen tijdens het verwerken van aankoopfacturen: facturen/creditnota’s zullen eerst decentraal geregistreerd worden en vervolgens centraal nagekeken en geboekt. Stap 1: Inkoop (decentraal door vakgroepen, diensten of directies) Ingeven van ontvangen facturen/creditnota’s in SAP Registreren document + vermelden SAP-registratienummer op de factuur/creditnota -> De factuur kan nog niet betaald worden! Stap 2: Crediteurenadministratie (centraal door DFIN) Opvragen en nakijken geregistreerde documenten Boeken document -> De factuur kan betaald worden! We onderscheiden volgende twee stappen: facturen/creditnota's zullen eerst decentraal geregistreerd worden en vervolgens centraal nagekeken en geboekt.   In een eerste fase wordt de factuur decentraal door de vakgroepen, diensten of directies geregistreerd. Hij/zij geeft de ontvangen factuur/creditnota in SAP in, waarna hij/zij dit document registreert. Bij registratie van een factuur worden er geen balansen aangepast. De gegevens worden opgeslagen onder een vrij nummer in het factuurjournaal om achteraf geboekt te worden. Geregistreerde documenten kunnen niet betaald worden! Vermeld het SAP-nummer van het geregistreerde document op de factuur/creditnota. In een tweede fase wordt de geregistreerde factuur centraal door DFIN na controle geboekt door een medewerker van de financiële dienst. Hij/zij vraagt de factuur/creditnota op, kijkt deze na op fouten, indien deze er zijn past hij/zij die zelf aan en boekt finaal het geregistreerde document. Hierbij kunnen onder andere nog gewijzigd worden: bankgegevens van de leverancier, prijzen, hoeveelheden en rubricering samen met de grootboekrekeningen waarop geboekt moet worden. Een schuld komt bij boeking open te staan op de crediteurenrekening. Deze openstaande schuld zal in de crediteurenadministratie worden vereffend door betalingen te genereren.

Vrijgave aankoopfactuur Een geregistreerde factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen indien er zich afwijkingen voordoen tussen de bestelbon en de aankoopfactuur. Vooraleer een factuur met afwijkingen door de boekhouder geboekt kan worden, moet deze door de budgethouder vrijgegeven worden. Een factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen Bij een prijsverschil op positie niveau (0-tolerantie) Bij een hoeveelheidsverschil (0-tolerantie) (uitz. deelfacturen) Bij factuurontvangst zonder goederenontvangst, waar een goederenontvangst in de bestelbon verplicht werd 1 Vrijgave niveau: de budgethouder Een geregistreerde factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen indien er zich afwijkingen voordoen tussen de bestelbon en de aankoopfactuur. Vooraleer zij door de boekhouder geboekt kan worden, moet deze door de budgethouder vrijgegeven worden. Zolang dit niet gebeurd is, kunnen de gefactureerde artikels niet in het SAP-systeem geboekt worden en betaald.   Een factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen indien: er zich een prijsverschil voordoet tussen de bestelbon en de aankoopfactuur; er zich een hoeveelheidsverschil voordoet tussen de bestelbon en de aankoopfactuur (uitzonderingen hierop zijn de deelfacturen, nl. facturen voor deelleveringen); er nog geen goederenontvangst plaatsgevonden heeft, waar deze als verplicht in de bestelbon aangevinkt werd. Tenzij bij uitzonderlijke diensten moet er steeds een goederenontvangst plaatsgevonden hebben. Er is slechts één vrijgave niveau: de budgethouder (geen DFIN, regeringscommissaris of rector).

Workflow Een workflow werd opgezet voor het verwerken van aankoopfacturen in SAP. Deze omvat de vrijgave procedure en het doorboeken van facturen/creditnota’s. SAP workplace, ingangsmap ‘Workflow’ Interne SAP e-mail voor workflow items Voorbeeld workflow (zie volgende slide) SAP transactie Een workflow werd opgezet voor het verwerken van aankoopfacturen in SAP. Deze omvat de vrijgave procedure en het doorboeken van facturen/creditnota’s.   Centraal in de vrijgaveprocedure staat de SAP-werkplek (workplace). Deze is een handig instrument voor het verzenden en ontvangen van interne SAP e-mails. Daarin zijn alle e-mails in een aantal folders verzameld. Voor de vrijgave procedure en het doorboeken van facturen/creditnota’s is de ingangsmap ‘Workflow’ van belang. Deze bevat alle interne SAP e-mails voortvloeiende uit een workflow procedure. In deze map vindt een gebruiker alle workflow items terug die voor hem/haar persoonlijk bestemd zijn.

SCHEMA WORKFLOW NIVEAU 1 Registeren aankoopfactuur Wijzigen aankoopfactuur Besteller AF GAF AF GAF NOK NIVEAU 2 Vrijgave aankoopfactuur Budgethouder OK NOK NIVEAU 3 Doorboeken aankoopfactuur Boekhouder Stel, er is een afwijking tussen de factuur en de bestelbon en de budgethouder dient deze factuur vrij te geven. Volgende flow is van toepassing:   Niveau 1. De besteller registreert de factuur ('volledig opslaan'). Niveau 2. (Indien er afwijkingen zijn tussen de factuur en bestelbon.) Het SAP-systeem zend een e-mail naar de SAP-inbox van de budgethouder. De budgethouder kijkt zijn e-mails na, dubbelklikt op de toegezonden e-mail, komt in de transactie geblokkeerde facturen vrijgeven en keurt de factuur goed of af. Niveau 3. (Indien er geen afwijkingen zijn tussen de factuur en bestelbon of deze werden goedgekeurd.) Het SAP-systeem zend een e-mail naar de SAP-inbox van de boekhouder. De boekhouder kijkt zijn e-mails na, dubbelklikt op de toegezonden e-mail, komt in de transactie facturen registreren en wijzigt indien nodig zelf de factuur en slaat daarna deze volledig op. Indien volledig opgeslagen zal SAP de aankoopfactuur automatisch boeken. Terug naar niveau 1. (Indien niet goed gekeurd.) Het SAP-systeem zend een e-mail zenden naar de SAP-inbox van de besteller. De besteller wijzigt de factuur en registreert deze opnieuw ('volledig opslaan'). We gaan terug naar niveau 2 of 3. OK Boeken door SAP

Demo Workflow aankoopfactuur Situatieschets De vakgroep civiele techniek heeft nood aan nieuwe bureaus. Er werden 3 bureaubladen en 6 bijhorende T-poten besteld bij Buromarket. De bestelbon werd in een vorige demo (workflow procedure voor bestellingen) aangemaakt en vrijgegeven door de budgethouder. De goederen worden nu geleverd door Buromarket. 3 Bureaubladen en 6 T-poten worden in ontvangst genomen. Allen blijken overeen te komen met de artikels uit de bestelbon. Er worden ook geen beschadigingen vastgesteld. Even later komt de factuur van de leverancier toe. Volgende gegevens staan op de factuur: Er is een prijsverschil (105 EURO nettoprijs per T-poot) t.o.v. de bestelbon (103,30 EURO nettoprijs per T-poot). De budgethouder dient daarom de aankoopfactuur goed te keuren. In dit geval wordt de factuur vrijgegeven en wordt het geregistreerd document later centraal door de budgethouder doorgeboekt. Oplossing Stap 1: Creatie goederenontvangst Transactie: MIGO (Goederenbeweging) Er vindt een volledige goederenontvangst plaats. Stap 2: Registratie aankoopfactuur Transactie: MIR7 (Registreren aankoopfactuur) De factuur wordt met een prijsverschil geregistreerd. Stap 3: Vrijgeven aankoopfactuur door de budgethouder Transactie: SBWP (Werkplek) De budgethouder keurt de aankoopfactuur goed. Stap 4: Doorboeken aankoopfactuur door de boekhouder De boekhouder boekt het geregistreerd document. Er ontstaat een open post t.o.v. de leverancier. De factuur kan betaald worden. . Demo Workflow aankoopfactuur

RAPPORTAGE

Aankoopfactuur registreren Stamgegevens Bestelling Goederenbeweging Betaling Leverancier Artikel Inforecord Raamcontract Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken Vrijgaveprocedure bestelling Vrijgaveprocedure aankoopfactuur RAPPORTAGE Stamgegevens Leverancier Artikel Raamcontract Inforecord Vrijgaveprocedure bestelling Bestelling Goederenbeweging Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Aankoopfactuur Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.) Betaling

Inleiding (1) SAP biedt verschillende rapportage mogelijkheden om informatie op te vragen. In functie van een aantal selectieparameters kan men lijsten opvragen en analyses maken van artikels, bestellingen, etc.. Rapportage is mogelijk op elk moment in het aankoopproces Leverancier stamgegeven Artikel stamgegeven Inforecord Raamcontract Bestelling Goederen ontvangst Logistieke factuurcontrole  SAP biedt verschillende rapportage mogelijkheden om informatie op te vragen. In functie van een aantal selectieparameters kan men hier lijsten van artikels, bestellingen, etc. opvragen.   Rapportage is mogelijk op elk moment in het aankoopproces. Rapportage kan voor: leverancier stamgegevens; artikel stamgegevens; inforecords; raamcontracten; bestellingen; goederen ontvangst; logistieke factuurcontrole.

Inleiding (2) Types van rapportages Belangrijkste output mogelijkheden Lijstweergaven Evaluaties Standaardanalyses Belangrijkste output mogelijkheden Weergave op scherm Weergave op papier Schrijven naar bestand Bijkomende sessie rapportage Er zijn drie types van rapportage: Lijstweergaven: hiermee kunnen lijsten allerhande opgevraagd worden vb. lijsten van bestellingen per leverancier, per artikel, per goederengroep, per bestelnummer etc. Evaluaties (algemene evaluatie en bestelwaarde-analyse): hiermee kunnen lijsten allerhande opgevraagd worden, vb. lijst met informatie over de waarde van bestellingen. Het verschil tussen bovenstaande en deze ligt in de lay-out van de resultaatlijst. In het eerste geval bepaald de lijstomvang de lay-out en kan deze niet gewijzigd worden en in het tweede geval kan de gebruiker zelf de gewenste lay-out vastleggen; Standaardanalyses: hiermee kan men analyses allerhande laten uitvoeren, vb. analyses per inkoopgroep, per leverancier, per goederengroep, per artikel etc.   Op het gebied van rapportage onderscheidt men drie belangrijke output mogelijkheden, namelijk: weergave op scherm, weergave op papier en wegschrijven naar een bestand. Alle rapporten die in eerste instantie op scherm opgevraagd worden, kan men uiteraard ook op papier printen. Over rapportage worden aparte sessies gehouden.

SAP transacties

Demo Artikel overzicht, bestelling algemene evaluatie Situatieschets Men wenst alle algemene artikels (materialen en diensten), gecreëerd voor de vakgroep civiele techniek, te kennen. Roep een lijst van deze artikels op. Print deze lijst uit. Oplossing Transactie: MM60 Demo: Bestelling algemene evaluatie Een besteller van de vakgroep civiele techniek wenst van een eerder gecreëerde bestelbon (bestelbonnummer onbekend) een printvoorbeeld op te vragen. Zoek de bestelling op en beeld een printvoorbeeld op scherm af. Transactie: ME80FN Vraag een lijst op van alle aangemaakte bestellingen via de transactie ME80FN. Selecteer de gewenste bestelbon en vraag een printvoorbeeld op. Opmerking: ook via het rapportagetype ‘lijstweergave’ kan men een lijst van bestelling opvragen (transacties ME2l, ME2M, ME2C,...). Let op het verschil in weergave van de resultaten in vergelijking met het rapportagetype ‘Evaluatie’(transactie ME80FN). Demo Artikel overzicht, bestelling algemene evaluatie Veldnaam Omschrijving / waarde Vestiging TW15 (Vakgroep civiele techniek) Artikelsoort ZIEN (Algemene dienst) en ZLAG (Algemeen materiaal) Veldnaam Omschrijving / waarde Vestiging TW15 (Vakgroep civiele techniek) Inkooporganisatie Documenttype F (Bestelling)

EINDE Herhaling - Vragen