Werkkostenregeling Februari 2013 Marjon van Ginhoven

Agenda Deel 1: Algemene regels van de Werkkostenregeling (WKR) Pauze Deel 2: Hoe nu aan de slag met de werkkostenregeling

Algemene uitleg van de werkkostenregeling Deel 1 Algemene uitleg van de werkkostenregeling

WKR (1) - Hoofdregels Hoofdregel: “Alles” is belast loon en voor naturaloon geldt de factuurwaarde (inclusief BTW) Werkkostenregeling: loon dat u aanwijst als eindheffingsbestanddeel is onbelast tot een bedrag van 1,5%* van fiscale loonsom: het werkkostenbudget. daarboven: belast met 80% eindheffing * 1,5% fiscale loon 2013 = fiscale loon 2012 minus vergoeding Zvw! Als werknemer een eigenbijdrage betaalt ten bedrage van de factuurwaarde, dan is er geen sprake van belast loon

Er zijn 5 uitzonderingen op “alles” 1 Geen loon 2 Intermediaire kosten 3 Gerichte vrijstellingen 4 Nihil-waarderingen 5 Forfaitaire waarderingen loon werknemer of eindheffingsloon

(1) - Geen loon Voordeel buiten de relatie werkgever-werknemer fruitmand bij ziekte rouwkrans aan nabestaanden van een overleden werknemer geschenken tot een bedrag van € 25 (incl.btw) als de werknemer bij de gelegenheid ook van anderen een kado pleegt te krijgen Voorzieningen (lees: loon in natura) die geen privévoordeel meebrengen voor de werknemer vormen geen loon en blijven daarom onbelast, onafhankelijk van de vraag of ze op de werkplek worden gebruikt of verbruikt.

(2) - Intermediaire kosten zaken die tot het vermogen van het bedrijf gaan behoren; zaken die tot het vermogen van het bedrijf gaan behoren en die ter beschikking van de werknemer worden gesteld; kosten die specifiek samenhangen met bedrijfsvoering maar niet met het functioneren van de werknemer. Voorbeelden: kosten auto van de zaak (parkeren, autowassen, etc.) externe representatiekosten Vaste vergoeding voor intermediaire kosten wel mogelijk!

(3) – Gerichte vrijstellingen Alleen de in de wet genoemde kosten zijn vrijgesteld voorzover ze binnen de norm blijven: vervoer- en reiskosten voor zakelijke reizen (€ 0,19) tijdelijke zakelijke verblijfskosten (maaltijden, overnachtingen) zakelijke maaltijden (meer dan 10% zakelijk: overwerk, dienstreizen) kosten van zakelijke cursussen, congressen e.d., opleiding, studie en outplacement inschrijvingskosten beroepsregister vakliteratuur extraterritoriale kosten (30%-regeling) zakelijke verhuiskosten

(4) – Nihilwaarderingen Loon in natura waarvan de waarde nihil is: voorzieningen op de werkplek (pc, kopieerapparaat) arbo-voorzieningen consumpties op de werkplek (koffie, thee, cup á soup) t.b.s. mobiele telefoon (zakelijk gebruik > 10%) t.b.s. openbaarvervoerkaart en voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik) t.b.s. portable computers, gereedschappen (zakelijk gebruik > 90%) t.b.s. uniformen en werkkleding rentevoordeel bij hypothecaire leningen rentevoordeel renteloze lening (elektrische) fiets of scooter fitness op de werkplek

(5) – Forfaitaire waarderingen Hoofdregel is dat de waarde van het te belasten loon de waarde is in het economische verkeer van het privé voordeel, in beginsel de factuurwaarde inclusief BTW. Alleen in de volgende gevallen mag de werkgever uitgaan van een lagere forfaitaire waardering minus een eigen bijdrage: huisvesting en inwoning op de werkplek (tenzij de nulwaardering geldt): € 5,25 per dag; kinderopvang op de werkplek: uurprijs Wet kinderopvang maal opvanguren; niet meer dan bijkomstig zakelijke maaltijden op de werkplek: € 3,05 per maaltijd. Voor de bedrijfskantine mag dit voordeel als volgt worden berekend: (Aantal maaltijden * € 3,05) -/- totale eigen bijdragen Voor producten eigen bedrijf geldt dat de waarde is de prijs die een derde voor het product moet betalen.

Vaste kostenvergoedingen Onder de werkkostenregeling alleen nog maar een onbelaste vaste kostenvergoeding betalen als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: de vaste vergoeding is naar aard en omvang per kostensoort gespecificeerd, en ter onderbouwing van de vergoeding is er een onderzoek gedaan naar de werkelijk gemaakte zakelijke kosten, en de vergoeding ziet op intermediaire kosten (bijvoorbeeld kosten voor de auto van de zaak) en gerichte vrijstellingen (zoals tijdelijke verblijfkosten, reiskosten á € 0,19 per kilometer).   Wordt niet aan bovenstaande voorwaarden voldaan dan is de vaste kostenvergoeding belast loon of kan de werkgever aanwzijzen als eindheffingsloon.

Altijd belast loon voor de werknemer De volgende loonelementen moeten verplicht bij de werknemer in de loonheffing worden betrokken en kunnen daarom niet als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen: de terbeschikkinggestelde auto, met uitzondering van het voordeel dat is toe te rekenen aan buitengewone beveiligingsmaatregelen; de terbeschikkinggestelde dienstwoning; Nederlandse (verkeers)boetes; Loon uit vroegere dienstbetrekking.

Aanwijzen als eindheffingsbestanddeel Alle resterende vergoedingen en verstrekkingen kunt u aanwijzen als eindheffingsbestanddeel, zoals: - fitness- of sportabonnement - fiets van de zaak - kerstpakketten - vergoeding (voor telefoon, internet, werkkleding etcetera) - personeelsfestiviteiten etc. Bij overschrijding van het werkkostenbudget (1,5% van de loonsom) is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd.

Berekeningmethodes en de aangifte Loonheffingen De Belastingdienst staat de volgende 3 methodes toe om in een aangiftetijdvak na te gaan of het werkkostenbudget wordt overschreden: Methode 1: Per aangiftetijdvak het werkkostenbudget bepalen op basis van de werkelijke loonsom. Geen verrekening met andere tijdvakken mogelijk. Methode 2: Per aangiftetijdvak toetsen of 1/12e van het geschatte werkkostenbudget wordt overschreden.* Methode 3: Per aangiftetijdvak toetsen of het totale geschatte werkkostenbudget voor dat jaar wordt overschreden.* * verplicht aan het einde van het jaar, herrekenen op basis van de werkelijke loonsom en eventueel correctie doorvoeren bij de aangifte van december.

Hoe nu aan de slag met de WKR Deel 2 Hoe nu aan de slag met de WKR

Salaris-administratie Zorg dat de juiste mensen aan tafel zitten gedeelde verantwoordelijkheid Loonheffingen WKR Afdeling Financiën Salaris-administratie Personeels- zaken

Welke vragen zijn er te beantwoorden Hoe groot is mijn (werkkosten)budget? Betaal ik nu te veel of te weinig loonbelasting? Welke personeelskosten/arbeidsvoorwaarden komen ten laste van mijn werkkostenbudget? Waar worden deze kosten geboekt, salarisadministratie of financiële administratie? Moet mijn financiële administratie worden aangepast? Kan ik (eventueel) de 80% eindheffing betalen? Hoe bewaak ik het werkkostenbudget lopende het jaar? Mag ik arbeidsvoorwaarden aanpassen om de (eventuele) 80% eindheffing te voorkomen? Heb ik de mogelijkheid om minder uit te geven? Wie moet ik betrekken en informeren binnen mijn organisatie over de werkkostenregeling? En hoe doe ik dat?

Wat zijn de onderzoekspunten voor de WKR Financiële onderzoek Administratieve onderzoek Beslis momenten Interne processen Werkkostenbudget Kosten voor vergoedingen, verstrekkingen en tbs Welke risico’s raken we kwijt Grootboekrekeningen Management- rapportages Personeelsreglementen Knelpunten Declaratieproces Raakvlak andere projecten Arbeidsvoorwaarden wijzigen? Interne procesafspraken Wie doet fiscale check Wat zijn de beslismomenten Wie beslist Wat is het tijdpad Wanneer OR erbij betrekken Rapportage

1: Inventariseren (kosten WKR kwalificatie geven) (declaratie-) bon of factuur incl. BTW voor declaratie lunch is het wellicht geen loon intermediaire kosten gerichte vrijstellingen nihil waarderingen

2. Wie doet de fiscale toets Leg vast waar de fiscale toets wordt uitgevoerd (= opmaat naar horizontaal toezicht). Voorbeeld: werkkleding Is de werkkleding nagenoeg uitsluitend geschikt om tijdens het werk gedragen te worden? Is er sprake van een uniform? Staat er op ieder kledingstuk een logo van minimaal 70cm? Blijft de werkkleding altijd achter op de werkplek? Blijft de kleding eigendom van de werkgever? Krijgen werknemers een vergoeding voor de werkkleding, kunnen ze werkkleding declareren?

3. Keuze wel of niet aanwijzen als eindheffingsloon Alles wat belast loon uit tegenwoordige dienstbetrekking vormt, mag als eindheffingsloon worden aangewezen (mits niet on-gebruikelijk). Gerichte vrijstellingen en nihil-waarderingen gelden alleen als loon is aangewezen als eindheffingsloon. Zijn er intern aandachtspunten: Zo ja, moet de inkoper weten welk budget hij heeft? Kan voor de inventarisatie aangesloten worden bij de kosten inclusief BTW van vorig jaar of moet het budget worden aangepast ivm dreigende overschrijding of bezuinigingen? Moeten er processen/checklisten/overeenkomsten worden aangepast? (Bijvoorbeeld fietsregeling, checklist einde dienstbetrekking).

Uitkomst van stap 1 tot en met 3 Geen loon Intermediaire kosten Gerichte vrijstellingen Nihilwaarderingen Kosten ten laste van werkkostenbudget jubileumgratificatie bij 25/40 (tot max. 1 maandsalaris) geschenk wn voor huwelijk/verjaardag max € 25 inclusief btw pensioenbijdrage levensloopbijdrage relatiegeschenken parkeer-/veer-/tolgeld auto van de zaak Alle kosten dienstauto’s reiskosten woon-werkverkeer (tot € 0,19 per km) zakelijke km.verg. fiets zakelijke km's tot € 0,19 per km vergoeding dienstreizen ov ‘s studiekostenverg.via SA studiekostenverg.via FA verblijfskostenvergoeding mits de 20-dagenregeling niet geldt voedsel/drank consumpties op de werkvloer laptops mits zakelijk gebruik 90% of meer en ook op kantoor worden gebruikt ter beschikking stellen ARBO-voorzieningen op de werkplek thuis receptie jubilaris / pensionaris op kantoor personeelsfeest op de werkplek (m.u.v. maaltijd hiervoor geldt forfait € 3,05) vergoeding internet thuis € 12,50 declaraties portokosten kerstpakket (naar rato begroot) sinterklaasfeest extern personeelsfeest team-uitjes contributie vakbond vergoeding parkeerkosten voor eigen auto belaste deel reiskostenvergoedingen belaste deel pc-regeling forfait voor maaltijden tijdens feest op de werkplek fiets van de zaakregeling ARBO-vergoedingen externe receptie/etentje jubilaris/pensionaris geschenken feestdag werknemer indien waarde meer is dan € 25 incl. btw maaltijden kantine geschenken , bloemetjes, vvv-bonnen P.M. Activiteiten Voortgang kostensoorten vermeld in rood zijn nog niet of nog niet volledig geïnventariseerd of er moet nog een beslissing over deze kosten genomen worden, welke gevolgen hebben voor de kosten die ten laste van het werkkostenbudget moeten komen.

4. Welke besparingen zijn er? Eindheffingen die komen te vervallen: Kerstpakket Parkeerkostenvergoeding eigen auto Etc. Waarde van risico’s die de werkgever kwijt raakt: Vaste kostenvergoeding Fiets die niet ten minste op helft van het aantal dagen wordt gebruikt Bruteringskosten die de werkgever kwijtraakt

Financiële blauwdruk gevolgen WKR Bedrag in euro’s Werkkostenbudget (1,5% fiscale loonsom 2013) € 497.639,30 Omvang geïnventariseerde kosten die ten laste van het werkkostenbudget komen. Dit bedrag is gebaseerd op schattingen en kan te laag zijn € 1.291.212,00 Kosten van de 80% eindheffing (NB, dit bedrag kan te laag zijn als blijkt dat er toch nog kosten bijkomen) € 634.858,16 Inschatting van de besparing van huidige werkgeverskosten aan: eindheffingen (kerstpakketten en parkeergeld vergoeding eigen auto) bruteringskosten (reiskostenvergoeding boven de € 0,19) € 859.226,38 Voorlopig berekening van het voordeel. Het werkelijke voordeel zal lager zijn. € 224.368,22

Bijzondere situaties Hoe waardeer je de waarde van het privé gebruik bij ter beschikking stellen Wat zijn tijdelijke verblijfkosten in het kader van de dienstbetrekking Welke beroepsvereniging valt onder gerichte vrijstelling Werknemers werkzaam in het buitenland Wanneer is een maaltijd nu 10% zakelijk

Waarom nu aan de slag met de werkkostenregeling Risico’s kwijtraken In control-komen (HT) Ruimte benutten Bezuiniging doorvoeren Pak probleem op Feiten- onderzoek Interne Proces beschrijvingen op orde Breek- ijzer Het is 2014 voordat u er erg in heeft Geld terug verdienen / besparen Lente- akkoord

VRAGEN ?? Marjon van Ginhoven E-mail: vanginhoven.marjon@kpmg.nl Tel: 038 - 467 4956 Mobiel: 06 - 53241899

Disclaimer De algemene voorwaarden van KPMG Meijburg & Co, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam, zijn jegens een ieder van toepassing op alle door KPMG Meijburg & Co te verrichten werkzaamheden en te verlenen diensten. KPMG Meijburg & Co, belastingadviseurs is een samenwerkingsverband van besloten vennootschappen en maakt deel uit van KPMG International, een Zwitserse coöperatieve vereniging. De algemene voorwaarden zijn te vinden op de website van KPMG Meijburg & Co (http://www.kpmgmeijburg.nl/over_ons/algemene_voorwaarden) en worden op verzoek toegestuurd.