Lokaal bestuur Overpelt Samenwerking Gemeente – OCMW – AGB GO Efficiency en financiële voordelen

Automatisering 1990 - samenwerking VZW SPORT CULTUUR LOKAAL BESTUUR 1 server 1 systeem-beheerder GEMEENTEHUIS OCMW POLITIE Afzonderlijke pakketten Na hervorming in een eigen netwerk Vanaf 2006 in gemeentelijk netwerk

Automatisering 1990 – samenwerking Gemeente – OCMW – gemeentepolitie – vzw’s sport & cultuur Gemeenschappelijke servers Gemeenschappelijke systeembeheerder Gemeenschappelijk pakket secretariaat – Office Power (geïntegreerd pakket – met eigen ontwikkelingen) Gemeenschappelijk pakket voor bevolkingstoepassingen en burgerlijke stand (met integratie naar Office pakket) Eén lijn met het rijksregister Identieke toepassingen voor loonberekening - afzonderlijke database - afzonderlijke diensten Identieke toepassingen voor boekhouding – afzonderlijke database

Nadelen van deze parralelle structuren Geen transparantie Geen duidelijke allocatie van middelen en mensen Personeelsleden die functioneren in twee organisaties en op 1 plaats worden geëvalueerd Noodzakelijke ondersteuning is niet toewijsbaar aan een organisatie Ingewikkeld kluwen waarbij doorfacturatie niet meer mogelijk is Onnodige kosten Dubbele rapporteringen met specifieke vragen per bestuur die aanleiding geven tot dubbel werk Hogere kosten inzake doorfacturatie Binnen dezelfde gebouwen wordt gewerkt door personeelsleden van verschillende organisaties met verschillende leidinggevenden. Communicatie vanuit verschillende besturen, geen eenheid van leiding. Dubbele administratie

COLLEGE van BURGEMEESTER en SCHEPENEN Organogram Gemeente GEMEENTERAAD COLLEGE van BURGEMEESTER en SCHEPENEN GEMEENTESECRETARIS Burger- administratie Bevolking Burgerlijke stand Onthaal/ snelbalie Rijbewijzen zaken Bibliotheek Cultuur Sport Welzijn Patromonium- beheer Adm mdw Werfcoördinator Ploegbaas Ruimtelijke Ordening en leefmilieu Leefmilieu RO Secretariaat Informatiedienst Projectbeheer Adm. Interne Zaken Financiële Dienst Informatica Onderhoud Personeels-dienst ONTVANGER

Samenwerking omwille van herstructurering Een eerste fase van samenvoeging van diensten betrof de personeelsdienst. Een gedeelte van de loonverwerking werd uitgevoerd op het gemeentehuis binnen 1 dienst. De 2 afzonderlijke pakketten zij het identiek doch op verschillende databases

COLLEGE van BURGEMEESTER en SCHEPENEN Projectbeheer & Secretariaat GEMEENTERAAD COLLEGE van BURGEMEESTER en SCHEPENEN GEMEENTESECRETARIS Ondersteuning G-O-AGB-VZW Interne Zaken Financiële dienst Patrimonium- beheer Burger- administratie Ruimtelijke Ordening en leefmilieu Projectbeheer & Secretariaat Managementteam Vrije tijd & evenementen Welzijn OCMWRAAD OCMW ontvanger Secretariaat OCMW-secretaris

Centralisatie diensten Personeel Financiën Onthaal Inkomende briefwisseling (één centrale dienst) Postverzendingen Overheidsopdrachten (één dienst voor de gehele organisatie) ICT Nieuwe organisatiebehoeften Geautomatiseerde processen Centraal aanspreekpunt voor dossiervorming en dossieropvolging Afsplitsing taken in verband met overheidsopdrachten Duidelijke taakverdelingen Nieuwe beleidsaccenten

Bredere samenwerking De oprichting van het sociaal huis in 2008 De welzijnsdiensten smolten samen Lokaal sociaal beleidsplan De personeelsleden van beide organisaties werkten samen en personeel van het gemeentehuis verhuisde fysiek naar het OCMW-gebouw Door deze personeelsleden werd deelgenomen aan de team- vergaderingen van het OCMW en het diensthoofd werd de secretaris van het OCMW

Problemen De evaluatie van de betreffende personeelsleden kon niet meer gebeuren door het verantwoordelijke bestuur Er werd een nieuw logo en briefpapier ontworpen en er ontstond een entiteit zonder rechtspersoonlijkheid en met een gedeelde adressering. De boekhoudkundige verrichtingen konden niet correct toegewezen worden De gesplitste databestanden bleven bestaan Tevens diende aanzienlijke wijzigingen aan de website aangebracht te worden

Oprichting AGB De vzw sport en de vzw cultuur zijn voor het gebouwenbeheer overgebracht in het AGB Einde 2005 was deze vennootschap opgericht Inzake patrimonium werd er een transparant beleid ingevoerd De exploitatie werd pas op 01/01/2009 overgedragen aan het AGB en de vzw’s gaan in vereffening

Doorlichting Start van de externe doorlichting in 2009 Door de bouw van het dienstencentrum in samenwerking met het rustoord Immaculata moesten we voor de bouwvoorziening een inschatting maken van de nodige mensen en middelen We besloten om de doorlichting, die oorspronkelijk was voorzien voor het behoeftenplan van het Sociaal Huis, uit te breiden voor al de personeelsleden van de gemeente en het OCMW Er werd een werkgroep opgericht die op geregelde tijdstippen vergaderde om deze audit te begeleiden Deze audit werd onlangs voorgesteld aan al de personeelsleden; en omvatte een vergaande samenwerking tussen gemeente en OCMW De implementatie zal gepaard gaan met de invoering van een gezamenlijk loket voor gemeente, OCMW en AGB.

Audit

Toekomstig organisatiemodel

Managementteam GEMEENTE- secretaris Cluster-verantwoordelijke ALGEMEEN KLANTENCONTACT GESPECIALISEERD KLANTENCONTACT BEHEER EN ONDERSTEUNING Financieel Beheerder OCMW secretaris Dienst- verantwoordelijke “SOCIALE ZAKEN” “WELZIJN” Managementteam

”NIEUWE” STRUCTUUR LOKAAL BESTUUR VM- servers (=virualisatie) OCMW 2 systeembeheerders OCMW GEMEENTEHUIS AGB

Stappenplan 01/09/2010 : Gezamenlijk bespreken van de 3 afzonderlijke budgetten; ter verhoging van de transparantie Operationele samenvoeging van het MAT (managementteam)van gemeente en OCMW en ook zo rapporteren ifv het lokaal overleg Toewijzing als piloot voor de invoering van BBC voor het budget 2011. Samenwerking in het kader van de opmaak van de budgetten Volledige samenwerking op dienstniveau voor volgende afdelingen boekhouding personeel secretariaat (voor verzending en inkomende en uitgaande briefwisseling) patrimonium verzekering overheidsopdrachten informatica

Meerdere boekhoudingen ? Beleidsnota’s In welke boekhouding ? In welke beleidsplannen? Aparte rap- porteringen AGB Evaluaties Gemeente Complexe terugkop- peling OCMW Meerdere boekhoudingen ?

Eén boekhouding? Beleidsnota’s In welke boekhouding ? In welke beleidsplannen? Eenvormige rapportering AGB Evaluaties Gemeente Eenvoudige terugkop- peling OCMW Eén boekhouding?

E-GOV

EFFICIENTERE DATASTROMEN MET OOG OP E-GOV AANVRAGEN = Telefoon/brieven/e-mail… WEBSITE Statische gedeelte (vaste teksten) Variabel gedeelte (koppelingen met databases vb. cultuur/sport …) Interactief gedeelte vb1. attesten bevolking vb2. aanvraag bouwvergunning vb3. melding storing aan werf 1e LIJN Cliëntenonthaal = Balie Centraal afhandelen standaard zaken VB3 Gestructureerde digitale webformulieren identificatie dmv EID op basis van Productencataloog geïntegreerd met een database staan op host (externe server) 2e en/of 3e LIJN Dossierbewerkers Specialisten EFFICIENTERE DATASTROMEN MET OOG OP E-GOV INFO via MAIL EN/OF NAAR JUISTE APPLICATIE INFO via MAIL EN/OF Bevolking/Burgerlijke stand Diverse attesten woonst/gezin/geboorte… OCMW Attesten, integratie budgetbeheer … Belastingen Digitale aangiftes Overzichten Corsa (digitale documenten + applicaties oa. vergunningen …) Kinderopvang (inschrijvingen kinderen via web) Centrale databestanden die applicaties “voeden” Personen (uit bevolking) Organisaties (uit kruispuntbank) Productencataloog OF CORSA ZELF EN/OF Axxerion (werkopvolging) Syx (tickets & zalenbeheer) internet

Dank u