Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling 16-09-2013

BOM project BOuw en Milieu project

Inhoud Kader project Doel bom-project Projectinhoud Implementatie Technische implementatie en Conversies Opmaak nieuwe documenten Vereenvoudiging processen Documentbeheerssyteem Projectstructuur en overleg Opleiding Communicatie Film: aandacht veranderingsmanagement bij digitalisering

Kader: Goedkeuring EFRO 2007 E-link Doel: Hedendaagse, kwalitatieve, hoogstaande en toegankelijke dienstverlening dmv een klantgerichte benadering en administratieve vereenvoudiging. Hoe: Back-office Verbeteren van de basisinfrastructuur, integratie tussen applicaties en het beheer unieke data Koppeling van centrale databanken met andere applicaties (contactendatabank, beeldbank) Digitaal archief en documentbeheersysteem Digitale workflows voor opvolging van processen en documenten (post in, notulen, klachtenbeheer)

Kader: Goedkeuring E-link project 2007 Hoe: Front office Uitbreiding van het e-loket Eenmalig aanmelden van bedrijven en burgers Informatie die gekend is in de centrale gegevensdatabank is vooraf ingevuld De aanvrager kan de status van de aanvraag opvolgen Bij afhandeling wordt een e-mail verstuurd

Kader: Overzicht projecten

Doel BOM-Project Digitaliseren dossiers en flows van bouw en milieudienst Koppeling informatie applicaties aan Geoweb Administratieve vereenvoudiging burger Procesvereenvoudiging en efficiëntieverhoging E-loket: Digitale bouw- en milieuaanvraag en ander producten (inname openbaar domein, vastgoedinformatie)

Ruimtelijke ordening Milieu Geoweb GRAB Projectinhoud stedenbouwkundige vergunning en attesten, verkavelingsvergunning, meldingen, vastgoedinformatie, uittrekstel vergunningenregister, plannenregister, inname openbaar domein, bouwmisdrijven, statistieken en rapportage op dossierniveau Milieu milieuvergunning, bodemattesten, milieuovertredingen, informatievragen, statistieken en rapportage op dossierniveau Geoweb Upgrade en koppeling GRAB beheer straatnamen, huisnummers en subadressen, koppeling percelen, adressen en positie, historiek adressen

Digitale bouw en milieuvergunning (DBA) Projectinhoud Integraties Centraal adressenbestand (Themis) Boekhouding (Mercurius,) Internet (CMS) Notulenbeheer (Cobra) Postregistratie (Docroom) Digitale bouw en milieuvergunning (DBA) Communicatie website en e-loket verbeteren

Projectinhoud Voorstelling integraties

Implementatie Nestor Aankoop Nestor -> Cipal Technische implementatie en Conversies Opmaak nieuwe documenten Vereenvoudiging processen Documentbeheerssyteem Projectstructuur en overleg Opleiding Communicatie film: rol STRO afstemming gebruiker op ICT

Aankoop en technische implementatie Opmaak bestek en aankoop Project initiatiedocument (PID) Analyse velden en flows Conversies bestaande applicaties Programmatorische aanpassingen Testen Bijsturing 2de testfase => Voornamelijk Bouw, ICT dienst en Cipal

Opmaak Nieuwe documenten Kwaliteitsnormen Administratieve vereenvoudiging Delegatiebevoegdheid

Vb Kwaliteitsnormen nieuwe documenten Sjabloon met vast lay-out Duidelijke gegevens Openingsuren Duidelijk onderwerp Taalgebruik Geen overbodige informatie Procesbeschrijving Delegatie handtekening Verwijzing wetgeving

Vb Administratieve Vereenvoudiging documenten Minstens vanaf de dag na de ontvangst van onderhavig document tot de dag van de beslissing over de aanvraag dient de hierbij gevoegde bekendmaking op geel papier te worden aangeplakt. wordt Hang de bijgevoegde bekendmaking (gele affiche) op, vanaf de dag na de ontvangst tot de dag van de beslissing over de aanvraag.

Vereenvoudiging van processen Film: waarom administratie digitaliseren Volgens de KAVKA- methode: Kwalitatieve Administratieve Vereenvoudiging door Klantgerichte Analyse Lean management (handboek zet je leanbril op)

Procesvereenvoudiging: Keuze processen Selectie van 5 relevante processen met Excel-tool Structurele vereenvoudiging Andere processen blijven zoals ze zijn of worden intern door dienst zelf bijgestuurd.

Procesvereenvoudiging volgens KAVKA-Methode

Procesvereenvoudiging Beschrijving As-IS Op de werkvloer 1ste beschrijving door proceseigenaar Uitteken flow (Visio)

Vb sjabloon procesbeschrijving As-IS

Procesvereenvoudiging Workshop betrokken diensten Uitteken flow Toelichting met eigen stukje proces Problemen Verbetervoorstellen Prioriteiten procesvereenvoudiging vastgoedinformatie voor notarissen met begeleiding Cipal

Procesvereenvoudiging To Be proces Visueel uittekenen TO BE-proces Bespreking met schepen en secretaris Budgetraming Opmaken implementatieplan fase 1/ fase 2 Terugkoppeling met werkgroep Beslissing door CBS Implementatie Communicatie intern/extern

Procesvereenvoudiging Implementatie To Be proces Opmaak van een projectfiche en plan van aanpak doelstelling in scope – out scope budget randvoorwaarden mijlpalen en timing bepaling taken en rollen communicatie overlegstructuur overdracht Goedkeuring projectfiche in stuurgroep Plan van aanpak basis voor teamoverleg

Projectstructuur en overleg 2 maandelijks stuurgroep: schepen – secretaris – Cipal – betrokken diensten Wekelijks teamoverleg Inhoudelijk: Betrokken dienst Organisatie: strategie en ontwikkeling ICT Software leverancier Dynamisch plan van aanpak en regelmatige bijsturing Afstemmen ICT toepassing op gebruiker en omgekeerd

Vb plan van aanpak

Documentbeheersysteem Film: waarom documenten beheren Doel: Zoek minimaliseren Maximale kennisdeling Hoe: Uniforme basismappenstructuur Richtlijnen uitbouwen van structuur Uitgangspunt volledige dossiers Uniform naamgeving mappen en documenten Iso-normen Type document Vaste structuur en richtlijnen

Opleiding per rol Verschillende opleidingen per rol Gebruiker, Adviesverlener, Gast Verschillende opleidingen per applicatie Nestor, Geoweb, Grab, Ego, Documentbeheer Steeds: technische opleiding + inhoudelijk proces Film: Iedereen voldoende opgeleid om te werken met de nieuwe applicaties en werkwijze

Rechtstreeks betrokken diensten en medewerkers Interne communicatie Regelmatig informeren + aftoetsing van deelprojecten op verschillende niveaus (feed back = welslagen van het project) Dienstenoverleg Rechtstreeks betrokken diensten en medewerkers Toeristen van het systeem Personeelsblad Intranet/intranetflits

Projectcoördinator Nestor: Vragen Ranja Van Asbroeck Strategie en ontwikkeling - Stad Mechelen ranja.vanasbroeck@mechelen.be Projectcoördinator Nestor: Cipal – Koen Cleynhens KCL@cipal.be