Lokaal Bestuur Overpelt Samenwerking Gemeente(n) – OCMW – AGB GO Efficiency en financiële voordelen door Annemarie Caerts – financieel beheerder Overpelt

Automatisering 1990 - samenwerking LOKAAL BESTUUR 1 server VZW SPORT CULTUUR GEMEENTEHUIS OCMW POLITIE Afzonderlijke pakketten Na hervorming in een eigen netwerk Vanaf 2006 in gemeentelijk netwerk

Voordelen van deze parralelle structuren Gemeenschappelijke servers Gemeenschappelijke systeembeheerder Gemeenschappelijk pakketten Nadelen Geen transparantie Geen duidelijke allocatie van middelen en mensen Personeelsleden die functioneren in twee organisaties en op 1 plaats worden geëvalueerd Noodzakelijke ondersteuning is niet toewijsbaar aan een organisatie Ingewikkeld kluwen waarbij doorfacturatie niet meer mogelijk is Onnodige kosten Dubbele administratie /rapporteringen met specifieke vragen per bestuur Binnen dezelfde gebouwen wordt gewerkt door personeelsleden van verschillende organisaties met verschillende leidinggevenden. Communicatie vanuit verschillende besturen, geen eenheid van leiding.

Centralisatie diensten Personeel Financiën Onthaal Inkomende briefwisseling (één centrale dienst) Postverzendingen Overheidsopdrachten (één dienst voor de gehele organisatie) ICT Nieuwe organisatiebehoeften Geautomatiseerde processen Centraal aanspreekpunt voor dossiervorming en dossieropvolging Afsplitsing taken in verband met overheidsopdrachten Duidelijke taakverdelingen Nieuwe beleidsaccenten

COLLEGE van BURGEMEESTER en SCHEPENEN Projectbeheer & Secretariaat Organogram Lokaal Bestuur GEMEENTERAAD COLLEGE van BURGEMEESTER en SCHEPENEN GEMEENTESECRETARIS Ondersteuning GEMEENTE OCMW AGB Interne Zaken Financiële dienst Patrimonium- beheer Burger- administratie Ruimtelijke Ordening en leefmilieu Vrije tijd & evenementen Welzijn Projectbeheer & Secretariaat Managementteam OCMWRAAD Secretariaat OCMW-secretaris OCMW ontvanger

Managementteam GEMEENTE- secretaris Cluster-verantwoordelijke ALGEMEEN KLANTENCONTACT GESPECIALISEERD KLANTENCONTACT BEHEER EN ONDERSTEUNING Financieel Beheerder OCMW secretaris Dienst- verantwoordelijke “SOCIALE ZAKEN” “WELZIJN”

”NIEUWE” STRUCTUUR LOKAAL BESTUUR OCMW GEMEENTEHUIS AGB

Bredere samenwerking De oprichting van het sociaal huis in 2008 De welzijnsdiensten smolten samen Lokaal sociaal beleidsplan De personeelsleden van beide organisaties werkten samen en personeel van het gemeentehuis verhuisde fysiek naar het OCMW-gebouw Door deze personeelsleden werd deelgenomen aan de team- vergaderingen van het OCMW en het diensthoofd werd de secretaris van het OCMW Sinds 2012 is de samenwerking gemeente overschrijdend en is Corsa ism gemeente Neerpelt en Opglabbeek opnieuw in aanbesteding gegaan. Een open marktvraag met een kritische kijk. Tussen deze besturen gebeurt uitwisseling van WorkFlows (zie verder)

Problemen De evaluatie van de betreffende personeelsleden kon niet meer gebeuren door het verantwoordelijke bestuur Er werd een nieuw logo en briefpapier ontworpen en er ontstond een entiteit zonder rechtspersoonlijkheid en met een gedeelde adressering. De boekhoudkundige verrichtingen konden niet correct toegewezen worden De gesplitste databestanden bleven bestaan Tevens diende aanzienlijke wijzigingen aan de website aangebracht te worden

Oprichting AGB De vzw sport en de vzw cultuur zijn voor het gebouwenbeheer overgebracht in het AGB Einde 2005 was deze vennootschap opgericht Inzake patrimonium werd er een transparant beleid ingevoerd De exploitatie werd pas op 01/01/2009 overgedragen aan het AGB en de vzw’s gaan in vereffening

Doorlichting Start van de externe doorlichting in 2009 Bouw van een dienstencentrum We besloten om de doorlichting, die oorspronkelijk was voorzien voor het behoefteplan van het Sociaal Huis, uit te breiden voor al de personeelsleden van de gemeente en het OCMW Er werd een werkgroep opgericht die op geregelde tijdstippen vergaderde om deze audit te begeleiden Deze audit werd voorgesteld aan al de personeelsleden; en omvatte een vergaande samenwerking tussen gemeente en OCMW De implementatie zal gepaard gaan met de invoering van een gezamenlijk loket voor gemeente, OCMW en AGB.

Stappenplan 01/09/2010 : Gezamenlijk bespreken van de 3 afzonderlijke budgetten; ter verhoging van de transparantie Operationele samenvoeging van het MAT (managementteam)van gemeente en OCMW en ook zo rapporteren ifv het lokaal overleg Toewijzing als piloot voor de invoering van BBC voor het budget 2011. Samenwerking in het kader van de opmaak van de budgetten Volledige samenwerking op dienstniveau voor volgende afdelingen boekhouding personeel secretariaat (voor verzending en inkomende en uitgaande briefwisseling) patrimonium verzekering overheidsopdrachten informatica

Audit - PDC opzetten

CORSA (DMS Document-Dossierbeheersysteem) Corsa is een modulair pakket dat volledig naar eigen behoefte (door eigen medewerkers) kan worden ingericht BEVAT oa VOLGENDE ONDERDELEN POST : Volledige digitalisering documentenstroom (dmv oa. Barcodescanning) ARCH : Automatische dossiervorming door documenten verplicht aan dossiers te koppelen WHO : Up-to-date klantenbestand door koppeling met lokaal bevolkingsbestand en VKBO (+ gekoppelde aan GoogleMaps) AGENDA : Rechtstreeks koppeling naar agenda’s van CBS,GR … WORKFLOW : Hiermee kunnen alle vorige modules op eender welke wijze van en naar elkaar worden gebonden BIJKOMENDE (aparte) MODULES E-INVOICE : Digitalisering van inkomende facturen, met een XML koppeling naar de boekhoudingen IMPORT/EXPORT : Ter import/export van alle modules (oa. Aansturing extranet voor gemeenteraadsleden)

WORKFLOWS Door de eenvoud van gebruik van deze WorkFlow-module werden een reeks applicaties door onze eigen mensen geschreven, zo oa. Bouwvergunningen Milieuvergunningen Stedenbouwkundige attesten/inlichtingen Verkavelingsvergunningen Bouw/milieumisdrijven Leegstand Klachten-Meldingen procedure Contractenbeheer Bezwaarschriften gemeentebelastingen Volledige administratieve opvolging Buitenschoolse Kinderopvang OCMW administratieve opvolging documenten (via koppeling uit pakket van Logins/Cevi) Pedicurecheques Rolstoelvervoer Steunaanvragen Huishoudhulp Minder Mobielen Centrale Diverse overeenkomsten mbt serviceflats Verwarmingstoelage Beheer verzekeringen (polissen en schadegevallen) .......... Waar nodig bestaan XML uitwisselingen met externe databases zoals vergunningenregister, EPB ….

CORSA ism WEBSITE en E-GOUVERNEMENT PDC-structuur (Producten & Diensten Cataloog) Via een aparte STUKSOORT (PDC) maken diensten hun eigen fiches, die ism ICT-dienst kunnen leiden tot volledige interne en/of externe procedures Eigen ontwikkelde WorkFlows zorgen tevens voor de : aansturing “website” aansturing “Digi-Balie” Centrale Balies gebruiken PDC-fiches voor Informatie voorziening Effectief starten procedures 200 fiches effectief in gebruik

GEMEENTE CORSA WORKFLOW CORSA PDC-FICHES EXTERNE HOST CORSA WORKFLOW

Dank u