e-Counting Introductie SAP ERP Gonda Cock Serge Claerbout

Overzicht Algemeen overzicht van SAP Hoe verloopt het aankoopproces Hoe verlopen de financiële verrichtingen (kasboek + VGrekeningen) Hoe verlopen de reismelding en onkostennota’s Hoe verloopt het verkoopproces

SAP - e-Counting project Economische boekhouding Analytische boekhouding Verkoop TR Treasury SD Sales & Distribution FI Financial Accounting Aankoop IM Investm Budget- beheer MM Materials Mgmt. CO Controlling FM Funds mgt PP Production Planning AM Fixed Assets Mgmt. SAP R/3 Vaste activa QM Quality Manage-ment PS Project System Projecten PM Plant Main-tenance WF Workflow HR Human Resources IS Industry Solutions Workflow

SAP, een geïntegreerd systeem Aankoop Verkoop Bedrijfseconomische boekhouding Analytische Boekhouding (inclusief Projecten) Begrotingsopmaak Budgetbeheer Beschikbaar- heidscontrole

Aankoop proces Offerte proces Bestelbon Goedk. proces Goederen Niet in SAP Decentrale activiteiten vakgroepen en diensten Offerte proces Bestelbon Goedk. proces Goederen ontvangst Logistieke factuur controle Goedkeuring v.e. afwijking Budgethouder OF Proxy Budgethouder OF Proxy Medewerker Medewerker Medewerker Voorlopig Budgetverbruik Definitief Budgetverbruik Definitief Budgetverbruik Wordt eventueel gewijzigd

Aankoop proces Maximaal (nagenoeg altijd) gebruik van bestelbon omwille van : - goedkeuringsprocedure - automatische beschikbaarheidscontrole - volledige informatieverstrekking via logistieke rapporteringen Slechts zeer uitzonderlijk facturen zonder bestelbon; andere diverse vorderingen blijven wel mogelijk (onkostennota’s,..) Automatische betaling via SAP, slechts uitzonderlijk nog cash of cheque.

Verkoop proces Verkoop- Levering Facturatie Factuur Gestruct. order Op order niv Of op levering Factuur Gestruct. Mededeling Medewerker Medewerker Budgethouder OF Proxy

Verkoopproces Standaardproces : altijd starten met Verkooporder manueel aangemaakt of met gegevens uit extern systeem, gelinkt via standaard interface Factuur wordt automatisch gegenereerd uit ingebrachte gegevens, eventueel ordergerelateerd of leveringsgerelateerd Gebruik van gestructureerde mededeling voor automatisatie afpunting van inkomende betalingen

Proces onkostennota’s Stamgegevens personeelslid Ieder personeelslid werd aangemaakt in SAP vanuit LDAP met 1 bankrekening nummer per personeelslid Reisaanvraag Zonder nood aan goedkeuring, enkel nood aan afkeuring, versturing wordt wel bijgehouden tbv personeelszaken Invoeren onkostennota In principe regelmatig bij te houden in chronologische volgorde door ieder personeelslid Goedkeuring Budgethouder Hier is er nood aan goedkeuring of afkeuring door de desbetreffende budgethouders Weekstaat + bewijzen naar DFIN sturen Controle + boeking door DFIN Betaling

Principe van verantwoording De creatie van verkooporder gebeurt met automatische overname van de gecumuleerde kosten op een project. Via een lijst van de line items kan men per kostensoort rapporteren, en dit rapport vermeldt het financieel documentnummer dat via de Scanning software zal kunnen opgevraagd worden. De bedoeling is dat deze file van bij de verschillende vakgroepen, doorgestuurd wordt naar financiën en dat daar overnight een CD gebrand wordt om af te geven aan de financier, in acrobat reader formaat.

Proces Financiele verrichtingen Voorschot aanvragen (decentraal) Medewerker beheert zelf gelden op VG rekening, onafhankelijk van Project of Kas Storting op vakgroeprekening DFIN stort de aangevraagde sommen op de VG rekening Afhaling geld van rek. vakgroep Medewerker beheert zelf gelden op VG rekening, onafhankelijk van Project of Kas Registreren geldbewegingen kas Medewerker beheert zelf gelden op VG rekening, en vermeldt bij de uitgave het Project of de Kostenplaats , de BUDGETHOUDER dient de kasuitgaven goed te keuren (manueel) Verantwoorden uitgaven - DFIN Controle en boeking door DFIN

Integratie SAP : Samenvoeging van de processen Offerte proces Bestelbon Goedk. proces Goed. ontvangst Factuur MM Bank File FactuurSD Levering Verkoop Order Bedrijfseconomische boekhouding Begrotingsopmaak Onkosten nota’s Crediteurenbeheer AP Debiteurenbeheer AR Versie n Budget Financiële verrichtingen Factuur GL Beschikbaar heidscontrole Budgetverhogende inkomst Analytische Boekhouding (inclusief Projecten) Document CO Budgetbeheer Voorlopige Vastlegging FM Vastlegging FM Reëel Verbruik FM Budget FM

Belangrijkste taken medewerker Medewerker krijgt Algemene Rol Deze rol kan volgende zaken : Aanmaken en wijzigen leveranciers Aanmaken en wijzigen Klanten Aanmaken en wijzigen Onkostennota’s Voorlopig boeken van facturen tov Bestelbonnen Aanmaken en wijzigen artikels

Belangrijkste taken Budgethouder Budgethouder krijgt rol algemeen en rol budgethouder De rol budgethouder kan volgende zaken extra Goedkeuren / Afkeuren van de bestelbon Goedkeuren / Afkeuren van de afwijkingen op facturen Goedkeuren / Afkeuren van een onkostennota (of een deel ervan ) Rapportering van Budgetten, op eigen kostenplaatsen en projecten

Wat is nu een PROXY Proxy krijgt in totaliteit de autorisatie van de budgethouder Dit betekent duidelijk alle mogelijkheden voor alle budgetplaatsen van de budgethouder. Men kan meerdere proxy’s toekennen per Budgethouder, die allen aan alle budgetplaatsen kunnen. Hoe duiden we nu een proxy aan ? Via een document dat toegestuurd wordt aan DFIN DFIN brengt de proxy’s in in SAP Belangrijk : beter proxy toekennen dan wachtwoord doorgeven

Wat is het gevolg van een PROXY-toekenning Zowel budgethouder als proxy krijgen een “aanvraag tot goedkeuring” in hun inbox. De SAP inbox is geen gewone mailbox, maar een dynamische “takenlijst” Wie als eerste de taak uitvoert, neemt daardoor de taak weg uit de takenlijst van de anderen Wie dus verschillende proxy’s aanduidt, zal moeten gedetailleerde afspraken maken Belangrijke punten die moeten onthouden worden : Oude SAP Workflow berichten die nog dienen verwerkt te worden door de BH komen niet automatisch over naar de nieuwe Proxy Indien proxy stopt met Proxy te zijn, blijven zijn nog niet verwerkte items wel in zijn SAP mailbox staan.

Doelstellingen van e-Counting Opbouw van klant gericht management accounting systeem Vereenvoudigde - straight forward - administratie On-line toegankelijke informatie Transparantie en auditability Thesauriebeleid

Hoe deze doelstellingen realiseren ?

Realisatie ? Implementatie van de STER principes Gebruik makend van Best practices Financiele opvolging via uniform rekeningen plan Opvolging van de investeringen Opvolging van niet alleen kosten maar ook opbrengsten naar hun aard Gebruik maken van de nieuwste technieken voor rubricering van de kosten en opbrengsten ( rubricering) Opvolging van alle inkomsten en uitgaven volgens de opgemaakte budgetten Alleen kan er niemand iets, hier is dus gekozen voor de realisatie in TEAM, Samen kunnen we veel meer

Huidige vertrouwde termen Kostendrager S I X F G P Afdeling ( Staat, Investeringskred, Soc voorz Onderzoeksfondsen en patrimonium ...) Kostensoorten Kredieten – projecten Kassen Congressen Giften

Overgang van FIDI naar SAP Kassen Congressen Kredieten Giften Projecten X 0 0 0 0 0 0 0 Project definitie WBS element Aan een project wordt een Fonds gehangen

Analytische boekhouding : Rubricerings elementen Begrotingsopmaak Kosten plaatsen Interne orders ProjectenWBS Krijgen ieder een Budgetplaats voor opvolging van de fondsen Versie n Versie 1 Budget Versie 0 Beschikbaar- heidscontrole

Demo van de DFIN Website Demo van alle traininggegevens Demo van alle eindgebruikersdocumentatie Demo van alle omzettingscodes ......

Dimensies Indien een factuur voor een gewone kostenplaats wordt geboekt dan wordt die als volgt verwerkt : De factuur wordt geboekt tov een leverancier (schuld) (FI) De kost wordt geboekt op een grootboekrekening (FI) De grootboekrekening duidt aan wat de kost inhoudt (aard van de kost) En er wordt een rubricering meegegeven, Kostenplaats, intern order, WBS nummer. (CO) Dit duidt de bestemming van de kost aan, dus voor wie de kost gebeurde. Er wordt ook automatisch of manueel een Fonds toegekend, waardoor budgetopvolging mogelijk is (FM), hier wordt aangeduid “met welk geld” er betaald wordt. Conclusie : er zijn 3 dimensies waar we de inkomsten en uitgaven volgen in het nieuwe SAP systeem.

Demo Algemene rol Creatie van een reisaanvraag door medewerker Creatie van een bestelbon door medewerker Creatie van een onkostennota door medewerker Goederen ontvangst door medewerker op Bestelbon Factuurontvangst zonder afwijking door medewerker Factuurontvangst met afwijking door medewerker

Demo Budgethouders rol Beantwoorden van reismelding Vrijgeven van onkosten nota’s Vrijgeven van Bestelbon Vrijgeven van Afwijkende factuur Genereren verkoopfactuur Rapportering ..

EINDE Herhaling - Vragen