Document Management Silicon

AGENDA Wat is Document management? Document management in de praktijk Inhouse vs Cloud

Wat is document management Information management, content management, document lifecycle, workflows, business process automation, knowledge sharing, output management, input management, document portal. Input mnmnt Digitaal archief Work flows Output mnmnt

Digitaal Archief Het digitaal bijhouden van documenten en informatie Input mnmnt Digitaal archief Work flows Output mnmnt Het digitaal bijhouden van documenten en informatie Waarom? Hoe? Automatisch archiveren Eenvoudig terug vinden Locatie onafhankelijk Plaats besparend Eenvoudiger te beveiligen tegen verlies Toegangsbeheer Audit trail Versie beheer / retentie tijd / workflow Digitaal Archief Windows verkenner Volwaardig archief Betere zoek functies Multi platform web / mobile / … Betere structuur

Workflow Uniforme wijze van een proces uitvoeren Input mnmnt Digitaal archief Work flows Output mnmnt Bedrag OK Bestelbon Boek factuur nieuwefactuur Manuele controle Procedure afgekeurde factuur Ja Nee NOK OK Uniforme wijze van een proces uitvoeren Gecontroleerde wijze van proces uitvoeren Automatische opvolging Geen zwarte gaten in het proces Realtime overzicht Van kleine processen tot complexe processen Workflow

Input management Scan Beeld Verwerking Herkenning Creatie Export Input mnmnt Digitaal archief Work flows Output mnmnt Documenten koppelen aan een dossier Post herkennen en verdelen Inkomende facturen verwerken Formulieren uitlezen Intelligent bestandsnaam creëren Documentformaat / digitale handtekening Compressie Input management Scan Beeld Verwerking Herkenning Creatie Export

Output management Applicatie Document inhoud Document layout Routering Input mnmnt Digitaal archief Work flows Output mnmnt Applicatie Output management Document inhoud Document layout Routering

Document management in de praktijk Een nieuw document dat ik maak. Document Office applicatie (word, excel, outlook,…) Office integratie Verkenner integratie Manuele indexatie Office document centrale applicatie (factuur, bestelbon,…) Metadata Proces (goedkeuring, picking, notificatie,..) Mijn documenten

Document management in de praktijk Een inkomend document Document Email Server Gebruiker (man.) indexering Scan Papier Digitaal Met metadata Enkel metadata Enkel document Metadata Proces (goedkeuring, picking, notificatie,..) Typeren Indexeren Controle Mijn documenten

Document management in de praktijk Ik zoek een document Een Applicatie Publieke PC Mobile Mijn PC Van waar ? Mijn documenten Op index Willekeurig woord In relatie tot Hoe ? Document Lijst Virtueel dossier

Document management in de praktijk Ik moet een document verwerken Een Applicatie Publieke PC Mobile Mijn PC Waar ? Mijn documenten Regelmatig onregelmatig Hoe ? Reminders Escalatie Centrale cockpit Rapportering Locatie onafhankelijk

Document management in de praktijk Applicatie Document inhoud Document layout Routering Eenvoudige config Gegevens koppelen Multi output Archief integratie Huisstijl

Document management in de cloud App connector Scanning Local data sync Beveiliging ontdubbeling sizing Investering Connectiviteit Cloud server

Bedankt voor uw aandacht ! Vragen ?