De wijziging van het contract tijdens de uitvoering CURSUS Urbain Bruggeman Verantwoordelijke van ABA

Inhoudstafel 1 De opdrachtdocumenten 2 Relevante artikelen van de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 Het koninklijk besluit van 26 september 1996 3 De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) en artikel 7 4 De toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24/12/1993 5 De bijakte 6 Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? 7 Wie is bevoegd om de verlenging van de opdracht goed te keuren? 8 Conclusies

Inhoudstafel 1 De opdrachtdocumenten 2 Relevante artikelen van de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 Het koninklijk besluit van 26 september 1996 3 De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) en artikel 7 4 De toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24/12/1993 5 De bijakte 6 Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? 7 Wie is bevoegd om de verlenging van de opdracht goed te keuren? 8 Conclusies

1. De Opdrachtdocumenten Het bestek De goedgekeurde offerte De Overeenkomst (bij complexe opdrachten) De wijzigingen kunnen dus betrekking hebben op: Besteksbepalingen Onderdelen van de goedgekeurde offerte Vermeldingen in de Overeenkomst

Inhoudstafel 1 De opdrachtdocumenten 2 Relevante artikelen van de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 Het koninklijk besluit van 26 september 1996 3 De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) en artikel 7 4 De bijakte 5 Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? 6 Conclusies

2. De relevante wetgeving De wet van 24 december 1993, inzonderheid artikel 17, §2, 1° f), 2° a) en 2° b) Het koninklijk besluit van 26 september 1996, inzonderheid artikel 7 (en artikel 8 wat de motiveringsplicht betreft)

Inhoudstafel 1 De opdrachtdocumenten 2 Relevante artikelen van de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 Het koninklijk besluit van 26 september 1996 3 De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) en artikel 7 4 De toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24/12/1993 5 De bijakte 6 Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? 7 Wie is bevoegd om de verlenging van de opdracht goed te keuren? 8 Conclusies

2. Relevante artikelen bij de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 Artikel 17, § 2, 2° a) (voor werken en diensten, dus niet voor leveringen) luidt als volgt: Er kan bij onderhandelingsprocedure gehandeld worden zonder naleving van bekendmakingregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere aannemers of dienstenverleners wanneer:

2. Relevante artikelen bij de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 (2) a) aanvullende werken of diensten die noch in het toegewezen oorspronkelijke ontwerp noch in de eerste gesloten overeenkomst voorkwamen en die ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk geworden zijn voor de uitvoering van het werk of van de dienst zoals het beschreven werd, voor zover ze worden toegewezen aan de aannemer die het werk of de dienst uitvoert, en voor zover het samengevoegde bedrag van de opdrachten gegund voor de aanvullende werken of diensten niet hoger ligt dan 50 pct. van het bedrag van de hoofdopdracht:

2. Relevante artikelen bij de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 (3) wanneer deze werken of diensten, technisch of economisch niet zonder ernstig bezwaar van de hoofdopdracht kunnen gescheiden worden ; - wanneer deze werken of diensten, alhoewel scheidbaar van de uitvoering van de hoofdopdracht, strikt noodzakelijk zijn voor de vervolmaking ervan.

2. Relevante artikelen bij de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 (4) Artikel 17, § 2, 2° b) (voor werken en diensten, dus niet voor leveringen) luidt als volgt: Er kan bij onderhandelingsprocedure gehandeld worden zonder naleving van bekendmakingregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere aannemers of dienstenverleners wanneer:

2. Relevante artikelen bij de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 (5) b) nieuwe werken of diensten, bestaande uit de herhaling van soortgelijke werken of diensten, aan de aannemer die de eerste opdracht kreeg, dienen toegewezen te worden door dezelfde aanbestedende overheid, op voorwaarde dat deze werken of diensten overeenstemmen met een basisontwerp en dat dit ontwerp het voorwerp uitmaakte van een eerste opdracht, gegund na aanbesteding of offerteaanvraag. De mogelijkheid tot aanwending van deze procedure moet alleszins reeds bij de uitschrijving van de eerste opdracht vermeld worden. Ze is bovendien beperkt tot een periode van drie jaar na het gunnen van de oorspronkelijke opdracht.

2. Relevante artikelen bij de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 (6) Voor aannemingen van leveringen wordt meestal beroep gedaan op artikel 17, § 2, 1° f) van de wet van 24 december 1993 om een contract te wijzigen, dat als volgt luidt: § 2. Er kan bij onderhandeingsprocedure gehandeld worden zonder naleving van bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere aannemers, leveranciers of dienstenverleners wanneer :

2. Relevante artikelen bij de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 (7) 1° in het geval van een overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten: f) de werken, leveringen of diensten omwille van hun technische of artistieke specificiteit of omwille van de bescherming van exclusieve rechten, slechts aan één bepaalde aannemer, leverancier of dienstenverlener kunnen toevertrouwd worden ;

Inhoudstafel 1 De opdrachtdocumenten 2 Relevante artikelen van de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 Het koninklijk besluit van 26 september 1996 3 De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) en artikel 7 4 De toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24/12/1993 5 De bijakte 6 Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? 7 Wie is bevoegd om de verlenging van de opdracht goed te keuren? 8 Conclusies

2. Relevante artikelen bij de wetgeving overheidsopdrachten Het koninklijk besluit van 26 september 1996 Artikel 7 luidt als volgt: Ongeacht de wijze waarop de prijzen worden bepaald, is de aanbestedende overheid gerechtigd de oorspronkelijke opdracht eenzijdig te wijzigen, voor zover het voorwerp ervan onveranderd blijft en, zo nodig, mits een rechtmatige compensatie.

2. Relevante artikelen bij de wetgeving overheidsopdrachten Het koninklijk besluit van 26 september 1996 Artikel 8 luidt als volgt: Na gunning van de opdracht kan van haar essentiële bepalingen en voorwaarden niet worden afgeweken dan bij een gemotiveer- de beslissing van de aanbestedende over- heid. Deze bepaling is niet van toepassing op de opdrachten waarvan het bedrag niet hoger is dan 5.500 euro zonder belasting over de toegevoegde waarde.

Inhoudstafel 1 De opdrachtdocumenten 2 Relevante artikelen van de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 Het koninklijk besluit van 26 september 1996 3 De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) en artikel 7 4 De toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24/12/1993 5 De bijakte 6 Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? 7 Wie is bevoegd om de verlenging van de opdracht goed te keuren? 8 Conclusies

3. De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 en artikel 7 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 Kiezen voor artikel 7 van het koninklijk besluit van 26 september 1996: Bij een loutere wijziging van de opdracht De wijziging heeft steeds volledig of gedeeltelijk de vervanging van een bestaande besteksclausule tot gevolg. Kunnen slaan op leveringen en diensten De opdracht mag nog niet beëindigd zijn.

3. De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 en artikel 7 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 (2) Voorbeeld Er werd een contract afgesloten met een bedrijf voor het kuisen van kantoren. Het betreft een opdracht volgens globale prijs (prijs per verdieping en per dag). Wegens samenloop van omstandigheden is één van de verdiepingen leeg komen te staan. In het bestek stond vermeld dat op elke verdieping de bureaus elke dag met nat moeten worden gereinigd. De aanbestedende overheid beslist dat bureaus slechts één maal per week met

3. De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 en artikel 7 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 (3) Voorbeeld (vervolg) nat moeten worden gereinigd, terwijl de vloer van deze verdieping elke dag moet worden gereinigd. Het spreekt vanzelf dat het bestek moet worden aangepast door middel van een bijakte en dat de globale prijs voor de dagen waarop de bureaus niet moeten worden gereinigd, moet worden herzien. Deze aanpassing van het contract kan worden doorgevoerd op basis van artikel 7 van het koninklijk besluit van 26 september 1996.

3. De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 en artikel 7 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 (4) Oefening: zoek in je professionele omgeving een voorbeeld van een change request die op basis van artikel 7 kan worden doorgevoerd. Verdeel je in groepjes van drie. Na twintig minuten brengt elk groepje een case naar voor.

Kiezen voor artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993: 3. De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 en artikel 7 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 (4) Kiezen voor artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993: Het moet gaan om aanvullende diensten; Het moet gaan om niet voorziene diensten; De opdracht mag nog niet beëindigd zijn; Het totaal bedrag van alle aanvullende niet voorziene diensten mag niet meer bedragen dan 50 % van het totaal bedrag van de initieel gegunde opdracht;

3. De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 en artikel 7 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 (5) Kiezen voor artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 (vervolg): Moeten gegund worden aan de dienstverlener; Diensten moeten: Ofwel technisch of economisch niet zonder ernstig bezwaar van de hoofdopdracht kunnen gescheiden worden; Ofwel alhoewel scheidbaar van de uitvoering van de hoofdopdracht, strikt noodzakelijk zijn voor de vervolmaking ervan.

3. De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 en artikel 7 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 (6) Het betreft dus voornamelijk nieuwe diensten die moeten worden uitgevoerd en deze moeten noodzakelijk zijn teneinde het vooropgesteld doel te kunnen bereiken.

3. De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 en artikel 7 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 (7) Voorbeeld: Er werd een opdracht gegund met als voorwerp het uitvoeren van business project reengineering bij de Dienst Vreemdelingenzaken. Tijdens de uitvoering van de opdracht merkt de leidende dienst op dat de BPR niet succesvol kan worden afgerond indien het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en Vaderlandlozen tevens bij de BPR bij de Dienst Vreemdelingenzaken betrokken wordt. Het is vanzelfsprekend dat de aanvullende diensten door dezelfde dienstverlener moeten worden uitgevoerd.

3. De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 en artikel 7 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 (8) Voorbeeld (vervolg): De oorspronkelijke opdracht werd gegund voor een totaal bedrag, excl. BTW, van 1.000.000,00 euro. De aanvullende diensten die bij het Commissariaat-generaal moeten worden uitgevoerd, wordt bepaald op 400.000,00 euro. Het is duidelijk dat deze diensten zonder enig probleem aan de dienstverlener kunnen worden gegund op basis van artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993.

3. De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 en artikel 7 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 (9) Oefening: zoek in je professionele omgeving een voorbeeld van aanvullende niet voorziene diensten. Verdeel je in groepjes van drie. Na twintig minuten brengt elk groepje een case naar voor.

Inhoudstafel 1 De opdrachtdocumenten 2 Relevante artikelen van de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 Het koninklijk besluit van 26 september 1996 3 De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) en artikel 7 4 De toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24/12/1993 5 De bijakte 6 Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? 7 Wie is bevoegd om de verlenging van de opdracht goed te keuren? 8 Conclusies

4. De toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24 december 1993 Structuur van de overheidsopdracht: De opdracht wordt gegund via de open of beperkte procedure voor een eerste periode van één jaar. De verlenging(en) wordt(worden) gegund via de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Op het einde van periode 1 en op het einde van elke verlenging kan er met de opdrachtnemer worden onderhandeld.

4. De toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24 december 1993 (2) Wat zijn de grenzen binnen dewelke de onderhandelingen moeten blijven? Het moet een herhaling blijven van de initieel gegunde diensten. Er mag niet afgeweken worden van het basisontwerp (beschreven in het bestek en in de goedgekeurde initiële offerte). Bijgevolg: zijn enkel lichte aanpassingen van het oorspronkelijk basisontwerp toegelaten.

4. De toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24 december 1993 (3) Enkele voorbeelden van een lichte aanpassing van het basisontwerp: Actualisering van de lijst van de in de initiële offerte aangeboden diensten. Aanpassing van de prijzen (enkel naar beneden toe behoudens prijsherziening indien voorzien in basisontwerp). Aanpassing van de toegepaste methodologie en ingezet personeel indien deze aanpassingen bijdragen tot een optimalisering van de kwaliteit van de dienstverlening.

Inhoudstafel 1 De opdrachtdocumenten 2 Relevante artikelen van de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 Het koninklijk besluit van 26 september 1996 3 De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) en artikel 7 4 De toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24/12/1993 5 De bijakte 6 Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? 7 Wie is bevoegd om de verlenging van de opdracht goed te keuren? 8 Conclusies

5. De bijakte Definitie Onderhands contract waarbij bepaalde contractclausules worden gewijzigd De contractuele partijen moeten akkoord gaan Aantal partijen = de contractuele partijen (normaal 2) Tijdelijke handelsvennootschap: de persoon bevoegd tot binden van elke partij van de handelsvennootschap moet de bijakte ondertekenen Aantal exemplaren = aantal contractuele partijen

5. De bijakte – “Gelet op” Gelet op het bestek Gelet op de goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer Gelet op de gunning van de opdracht aan … Gelet op (clausules bestek die moeten worden gewijzigd) Gelet op (omstandigheden die wijziging noodzakelijk maken) Gelet op (korte schets oplossing) Gelet op het voorstel van de opdrachtnemer

5. De bijakte – “Gelet op” (2) Gelet op (verwijzen naar feit dat voorstel opdrachtnemer OK is) Gelet op het gunstig advies van de Inspectie van Financiën (indien meerprijs) INDIEN TUSSENKOMST MINISTERRAAD: Gelet op het begrotingsakkoord Gelet op het akkoord van de Ministerraad ZIJN DE CONTRACTUELE PARTIJEN HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:

5. De bijakte – De artikelen De hieronder opgesomde clausules vermeld in het bestek worden vervangen door de volgende teksten: (gedetailleerde tekstbeschrijving) Artikel 2 De initieel goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer wordt vervangen door de offerte gevoegd bij deze bijakte die bij de ondertekening van de bijakte door de contractuele partijen als de nieuwe goedgekeurde offerte wordt beschouwd

5. De bijakte – De artikelen (2) De opdrachtnemer ziet af van elke vorm van schadevergoeding in hoofde van deze bijakte

5. De bijakte – Het slot Opgesteld in twee exemplaren, één voor elke contractuele partij 1000 Brussel, (datum in te vullen als beide partijen de bijakte hebben ondertekend) Voor de aanbestedende Voor de Overheid opdrachtnemer (handtekening) (handtekening) Naam + voornaam Naam + voornaam Functie Functie

5. De bijakte – Tips Enkel een bijakte indien de contractuele partijen volledig akkoord zijn Wees maximaal proactief Parcours: Hiërarchische meerdere Opdrachtnemer (voor ondertekening bijakte) IF Begroting Ministerraad Hiërarchische meerdere (ondertekening) Opdrachtnemer (1 exemplaar)

Inhoudstafel 1 De opdrachtdocumenten 2 Relevante artikelen van de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 Het koninklijk besluit van 26 september 1996 3 De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) en artikel 7 4 De toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24/12/1993 5 De bijakte 6 Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? 7 Wie is bevoegd om de verlenging van de opdracht goed te keuren? 8 Conclusies

6. Wie is bevoegd om de change request goed te keuren 6. Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? Bij toepassing van artikel 7 van het KB van 26 september 1996 Algemeen principe: ordonnateur. Hangt af van de delegaties die de Minister aan zijn administratie heeft gegeven. Belangrijke change requests worden meestal voor goedkeuring aan de Minister voorgelegd.

6. Wie is bevoegd om de change request goed te keuren 6. Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? Bij toepassing van artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 De gunning van de aanvullende diensten = een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Toetsen aan drempels vermeld in artikel 2 van het koninklijk besluit van 14 oktober 1996, maar geïnterpreteerd volgens de bepalingen van artikel 11 van voormeld koninklijk besluit.

6. Wie is bevoegd om de change request goed te keuren 6. Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? Bij toepassing van artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 (2) Indien: oorspronkelijk totaal bedrag van offerte (excl. BTW) + totaal bedrag, excl. BTW, van de reeds gegunde aanvullende niet voorziene diensten op basis van artikel 17, § 2, 2° a) + totaal bedrag, excl. BTW, van de aanvullende niet voorziene diensten die thans voor gunning worden voorgesteld > 270.000,00 euro: MINISTERRAAD!

Inhoudstafel 1 De opdrachtdocumenten 2 Relevante artikelen van de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 Het koninklijk besluit van 26 september 1996 3 De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) en artikel 7 4 De toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24/12/1993 5 De bijakte 6 Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? 7 Wie is bevoegd om de verlenging van de opdracht goed te keuren? 8 Conclusies

7. Wie is bevoegd om de verlenging van de opdracht goed te keuren 7. Wie is bevoegd om de verlenging van de opdracht goed te keuren? Bij toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24 december 1993 De bevoegde persoon is de ordonnateur = hij/zij die het mandaat vervult van de persoon die de oorspronkelijke offerte goedgekeurd heeft

Inhoudstafel 1 De opdrachtdocumenten 2 Relevante artikelen van de wetgeving overheidsopdrachten De wet van 24 december 1993 Het koninklijk besluit van 26 september 1996 3 De keuze tussen artikel 17, § 2, 2° a) en artikel 7 4 De toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24/12/1993 5 De bijakte 6 Wie is bevoegd om de change request goed te keuren? 7 Wie is bevoegd om de verlenging van de opdracht goed te keuren? 8 Conclusies

8. Conclusies Er zijn vier artikelen in de wetgeving overheidsopdrachten waarop men zich kan steunen om een aanpassing van de gegunde opdracht door te voeren. Het onderscheid kennen tussen artikel 7 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 en artikel 17, § 2, 2° a) van de wet van 24 december 1993 is van cruciaal belang voor het verwijzen naar het correcte artikel van de wetgeving overheidsopdrachten.

8. Conclusies (2) Ontspoor niet bij de toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) van de wet van 24 december 1993. Gebruik vooral artikel 17, § 2, 1° f) van de wet van 24 december 1993 bij uitbreiding van een opdracht van leveringen. Vermijd, indien mogelijk, overdreven aanpassingen van gegunde overheidsopdrachten. Wees proactief, perfectionist en expert bij het ontwerpen van het bestek, bij het onderzoek van de offertes en bij de opvolging van de gegunde opdracht. VEEL SUCCES!