Informatiemanagement en informatiebeleid Titel presentatie Informatiemanagement en informatiebeleid Gemeente Amsterdam 1 januari 2003

Even voorstellen Remko van der Pols Nieuw Thelifecyclecompany. Markt: informatie-intensieve organisaties Thema’s: informatieportfolio/planning, functioneel beheer/informatiemanagement

in mijn bedrijfsproces? Onderbouwing opzet Hoe verloopt het samenspel? Hoe kan ik IT inzetten in mijn bedrijfsproces? Hoe richt ik nu mijn vraagproces/org in? Vraag-aanbod scheiding Vervangingsvraag Nieuwe IM Oude IM Hoe kan de IV verbeterd worden? Blok 1 Blok 2 Blok 3 Blok 2 en 3

Onderbouwing opzet Thema’s: Vervangingsvraag en vraag-aanbod: anders denken De vraagorganisatie: wie bepaalt de vraag Wat zijn moeilijkheden Informatiebeleid nieuwe stijl

Vragen vooraf (1) Vraag: Waar raakt informatievoorziening de interne communicatie? (Doel van de vraag is definitie helder krijgen tussen informatie.man en interne communicatie). Vraag: Wat zijn ontwikkelingen op het gebeid van aanschaf van informatie systemen? Er zijn hierin diverse keuzes in mogelijk, bv in één keer een centraal overkoepelend systeem inkopen en daar op maat onderdelen/pakketten aan te hangen, of bijv. starten met een klein basis systeem en hieraan lokaal onderdelen desgewenst bijkopen wanneer hier behoefte aan is. Wat zijn voor- en nadelen van beide manieren? Vraag: Is contractmanagement een vorm van informatiemanagement? Is dit dan ook het niveau waarop je je ALP kunt schrijven? Vraag: In hoeverre heeft schaalgrootte invloed op de flexibiliteit van de informatievoorziening? Hoe kom je tot goed informatiemanagement? Het beleid voor een bedrijf bepalen, processen in beeld brengen, wat hebben wij hiervoor nodig?

Vragen vooraf (2) wat is het verschil tussen ICT/ informatiemanagement en informatievoorziening ? Hoe verhouden deze zich tot elkaar? Wij zien het als: ICT alles waar een sterker aanzit Informatie-management: aansluiting met de business ICT = een van de middelen (instrumenten) voor informatiemanagement. Er is verschil tussen de benadering over IV door financiële mensen en ICT. Hoe die te beslechten? Hoe om te gaan als IM van aanbod naar vraag wordt? Hoe leg je de budgetverantwoordelijkheid in de lijn? Wanneer kies je voor een richting gevend ICT beleid en wanneer voor gedetailleerde architectuur ? Hoe maak breng je het rendement van je informatie-voorziening in kaart?

Vragen (3) Zijn dit de eerste stappen in een ommekeer in de vervreemding en fragmentatie? Hoe ziet de docent en de rest van de groep dat? Wij hebben als organisatie veel geoutsourced, hoe is dat bij andere organisaties, komen die er alle op terug of zijn er succesverhalen?

Blokken Intro De cultuurkloof tussen ICT en Business Lijnen en trends in IV Vraagsturing Moeilijkheden in vraagsturing Informatieplanning nieuwe stijl Corporate informatiemanagement nieuwe stijl

Intro: de kloof Gedachten-experiment Cultuurverschillen

A. Gedachten experiment Unit A Leven Unit B Leven, zakelijk Unit C Schade Unit D zorg Unit E Reis-internet Stabiele groei, 4 % Winst 8 %, licht stijgend 45 % van de omzet Stabiel, kern van het bedrijf Wat punten, maar gaat lekker Rare groei, 1 % Winst 2 %, sterk dalend 22 % van de omzet Vorig jaar enkele forse tegenvallers Onduidelijk Beperkte groei, 8 % Winst 7 %, stijgend 7 % van de omzet Nieuw, net uit de ‘startup’ Wel groei, iets langzamer Energie en spirit Groei, 6 % Winst 12 %, stijgend 15 % van de omzet Al enige tijd bezig Baas zegt, dat er iets moet gebeuren, want oververhitting, het past niet meer helemaal Groei, 12 % Winst 14 %, stijgend 5 % van de omzet Niet geheel passend Wellicht verkopen

A. Discussie: wat ga je doen Blijf dicht bij jezelf Doe geen overhaaste of domme dingen Doe niet teveel Waar wel op focussen en waar niet….. En: Je overweegt een stevige acquisitie, waar je veel tijd voor nodig hebt Verkoop Unit E geeft ruimte, maar echt nodig heb je dat ook niet….

A. Hoe doet IT zoiets… Probleem komt doordat er geen overall bedrijfsarchitectuur is Ook probleem dat medewerkers gemiddeld 40 jaar oud zijn Aanbeveling: Maak een integrale architectuur (enterprise) afgeleid van de bedrijfsdoelstellingen Bouw vanaf die architectuur opnieuw jouw bedrijf op Neem alleen machines van IBM en MS Neem alleen medewerkers aan met universiteit en X-certificaat Standaardiseer alles en doe het perfect Dan zal je pas echt concurreren en gaat alles vanzelf.

Hoe komt dat nu? Vervangingswereld ipv automatiseringswereld Aanbodgedreven ipv vraaggedreven Vormgevend ipv bijsturend/ontwikkelend Perfectionistisch, strevend naar optimaliteit Denkend en pratend over ICT Business: Snapt ICT niet, wil het niet snappen Geloven niet in sprookjes, geloofden wel in sprookjes binnen ICT, maar nu ook niet meer echt Geen begrip, geen verstand van ICT en willen dat ook niet (terecht).

Blok 0. Informatievoorziening en informatiebeleid Wat is informatie? Wat is informatievoorziening? Wat is informatiebeleid? Informatiebeleid. En functioneel beheer dan? Informatiebeleid. Hoe maak ik dat ? Informatiebeleid. Hoe organiseer ik dat? Valkuilen Conclusies De nieuwe informatievoorziening

0.1 Informatie? Wat is dat? Informatie is alles Financieel management Personeelsmanagement Roostering/inplanning Management Beleid Support Bedrijfs kritisch Ondersteunend hulpmiddel Bedrijfsproces Bedrijf Consultancy, bouw, …. Stichtingen …. Industrie, spinnerijen, retail Banken, verzekeringen, Energiebedrijven, overheid …. Equens, .. Financieel management: alleen in de kantine rolt nog geld. De rest zijn getallen in een informatiesysteem

0.2 Informatievoorziening? Wat is dat? Het geheel aan middelen en processen om deze informatie/gegevens op te slaan en ter beschikking te stellen Procedures, mensen, administraties Informatiesystemen, applicaties, websites Infrastructuur, netwerken, computers Wensen/eisen Eenduidig Volledig Betrouwbaar, actueel Veilig Informatievoorziening Informatiesystemen Infrastructuur

0.3 Wat is infrastructuur? Hardware, kabels, schijven, ijzer Bedrijfssystemen, databasemanagementsystemen (?), middleware, communicatie/netwerken, .. Van extreem duur naar extreem goedkoop. Exploderende capaciteiten Wet van Moore

0.3 Wat zijn informatiesystemen, applicaties? Programma’s, programmatuur, programmatuur voor andere programmatuur, … Duidelijke functionaliteit en deze functionaliteit ‘koop’ je. Maatwerk of pakket of alles ertussen in Dit kan bijzonder omvangrijk zijn…… Technologie-afhankelijk en technologie ingevuld Mensenwerk, mensenwerk, mensenwerk Foutgevoelig en heel duur….

0.3 Een computer is een enorm stom apparaat 001100010010 011101100110 001000010011 010110010000 1000000100110000 010010010100 Add r1, r2 Jo :2050 Cmp r1, r3 Js :3000 Move r1, :1010 Jmp :3030 For i:= 1 to Aantaldeclaraties do Begin if declaratie[i] > maxdeclaratie then rekenbedrag := rekenbedrag + maxdeclaratie else rekenbedrag := rekenbedrag + declaratie; Incr(declindex); end; Rekenbedrag := :select sum(min(E.declaratie, maxdeclaratie)) From E.declaratietabel, K.KlantTabel where E.KlantId = : klantnummer and E.KlantId = K.KlantId and E.DeclaratieDatum >= : StartDatum and E.DeclaratieDatum < :Einddatum

0.3 Daarom informatievoorziening Je wilt niets weten van hoe dat moet: technisch en technologisch Informatievoorziening = hoe het zich gedraagt, wat het kan en wat het doet, niet hoe het gemaakt is.. Bedrijfsoptiek

0.4 Informatiebeleid? Wat is dat? Maatregelen, keuzes, plannen op korte, middellange en lange termijn voor het geheel Hangt nauw samen met bedrijfsbeleid en organisatiebeleid: Eisen/rapportages Verbeteringen Mogelijkheden Onmogelijkheden Impact richting gebruikers Organisatiebeleid Informatiebeleid

0.5 Hoe maak ik informatiebeleid? Uitgangspunten: Vertrek vanuit het nu: hoe doe ik het nu…. Denk in termen van veranderingen, niet in termen van blauwdrukken !!!!! Praat niet in oplossingen, identificeer je problemen en behoeften Morgen is er weer een dag: alles op zijn tijd. Niet alles kan !!!

1. Trends en ontwikkelingen Groeiend belang van IV Verdergaande expansie IV De automatisering is voltooid Het verandert wel, maar ook weer niet zoveel Het dilemma: innovatie EN beheer Relatie business en ICT Automatisering is voltooid

1.1 Groei belang IV Vraaggestuurd Aanbodgestuurd Bedrijfsproces Banken, verzekeringen, Energiebedrijven, overheid …. Vraaggestuurd Bedrijfs kritisch Industrie, spinnerijen, retail Support Consultancy, bouw, …. Ondersteunend hulpmiddel Aanbodgestuurd Stichtingen ….

1.1 Groei belang IV Discussie: waar zit jouw bedrijf- afdeling en waarom? Bedrijfsproces Banken, verzekeringen, Energiebedrijven, overheid …. Vraaggestuurd Bedrijfs kritisch Industrie, spinnerijen, retail Support Consultancy, bouw, …. Ondersteunend hulpmiddel Aanbodgestuurd Stichtingen ….

1.2 Verdergaande expansie Besturin Berekening Administratie en informatie Integratie omgeving: ketens Besturing ongestructureerde informatie Ondersteuning middels ICT In beginfase Meer en meer Grotendeels Volledig, ev. met spreadsheets

1.3 Het verandert wel, maar ook weer niet zoveel We focussen sterk op nieuw of op niet veranderen De nieuwe functionaliteit is 80 – 90 % van de bestaande Denk in termen van veranderingen, niet in termen van oplossingen (‘architectuur’) Veranderingen hebben impact op de backoffice/legacy Deze moeten ruimte bieden daarvoor Flexibiliteit van de backoffice bepaalt de flexibiliteit van het bedrijfsproces in termen van producten etc.

1.3 Er verandert niet zoveel…. Inrichting van de Organisatie Bedrijfsproces Informatie van het bedrijfsproces Vormgeving informatie Communicatie kanalen Stabiliteit Juist de sluipende veranderingen daar bepalen de time-to-market van de produkten

1.4 De automatisering is voltooid Discussie: hoe zit het bij jou?

1.4 Van ontwikkeling naar beheer Informatie planning Automatiseringsgraad O % 100% 1970 1990 Beheerbenadering ‘Ontwikkel’-benadering Bottom-up Bijsturend Systeemontwikkeling Ontwerp-benadering Top-down Vormgevend Systeem ontwikkeling Applicatie beheer Functioneel Technisch

1.5 Het dilemma van innovatie Beheer Innovativiteit Verandering Nieuw Onzekerheid Risico’s Stabiliteit Bewezen Beheersbaarheid Continuiteit

1.5 Consequentie Beleid start op werkvloer 1990 2000 Invloed Managing Beheer Strategisch beheer 1990 2000 Invloed operationeel tactisch strategisch Beleid start op werkvloer

1.5 Beheer wordt strategisch Vernieuwing wordt essentieel Strategisch is iets anders dan operationeel of sturend Succes = mate om nieuwe technologie (mobiles, GIS, Internet, PDA’s, etc) en mogelijkheden aan te sluiten aan het bestaande… De sluipende veranderingen in het bedrijfsproces te zien Inpassen, aansluiten, kleine veranderingen in stappen Zorgen dat het niet te slecht wordt

1.6 Relatie business en IT Discussie: hoe zit het bij jou? ICT-organisatie Discussie: hoe zit het bij jou? ICT als ‘God’ ICT als ‘partner’ macht/ invloed ICT als gevallen angel Professionalisering ICT Functioneel beheer Business

1.6 Specialisatie: beheerwerelden Functioneel beheer Applicatie Technisch De Beheer- organisatie

1.6 De wereld van beheer ITIL BiSL ASL Best practises Technisch beheer • ICT-infrastructuur • Exploitatie-perspectief • Beheer en exploitatie / vernieuwing Technisch beheer ITIL Functioneel beheer Applicatie- beheer BiSL ASL • Informatievoorziening • Gebruiksperspectief • Informatiemanagement/ functioneel beheer/ contract management/ consultancy • Applicaties • Onderhoudsperspectief • Applicatiebeheer en -onderhoud / -ontwikkeling Best practises

1.7 Trends Belang bedrijfsproces Complexiteits verhoging Kostenstijging Standaardisatie Verzakelijking Scheiding Vraag-aanbod Consolidatie Specialisatie Outsourcing Profesionalisering

1.7 Het huidige vraag en leveranciersveld Business org. A supplier org. Corporate Demand Org 2 Prod. mngt Org 3 Org 4 Org 1 Other suppliers

1.7 Waarom de splitsing ICT Technologisch/aanbodgedreven Hoe het eruit ziet is leading Perfectionistisch Praat technologie Verstand van technologie/ICT en feeling voor bedrijfsproces IV Vraag versus kosten Gebruik is leading Meer naar de vuile praktijk Praat in business-termen Verstand van bedrijfsproces en feeling voor ICT Essentie: er is een kloof, en niemand kan die alleen overbruggen

1.8 Twee cultuurshifts tegelijk….. ‘Beheer’gericht We hebben alles al We kunnen beperkt veranderen We doen het er maar even mee Kijken naar komende 3 jaar, over drie jaar moeten we Zoals we de rest managen Ik heb een concreet probleem Dit moet anders Als het zoveel kost, dan maar niet Als dit nu toch loopt, dan .. Vraaggestuurd Aanbodgestuurd Alles is mogelijk X is de oplossing voor .. Als het systeem naar goed is, dan komt de rest vanzelf … Alles nieuw doen Zo moet het eruit zien Perfecte oplossingen Blauwdrukken, architecturen, …. Groene weiden Ontwikkelingsgericht

1.9 Criteria Vraag- of aanbodgestuurd Belang IV voor bedrijfsproces Geformaliseerd of niet Omvang Alleen of gemeenschappelijk Integraal en/of op divisie Vertellen of luisteren Zelf of de leverancier….

2.2 Het belang van de vraagketen Gebruiksbeheer Functionaliteiten beheer Inrichting van de informatievoorziening Inhoudelijke toekomst van de informatie- voorziening Sturing van de informatievoorziening Operationeel Kerngebruiker Superuser Ogen en oren Beleidsmatig CIO, Informatiemanager kaartlezer Sturend Procesmanager Systeemeigenaar chauffeur

2.4 Hoe ziet dat eruit? een eenduidig aanspreekpunt binnen de business Leveranciers management Bepalen Keten- ontwikkelingen Bepalen Technologie- ontwikkelingen Informatie- coördinatie Relatie- management Gebruikersorg. Strategie Inrichting IV-functie Informatie Lifecycle Management Informatie Portfolio Management Ketenpartners Management een eenduidig aanspreekpunt binnen de business met geld die bestelt en lange termijn visie heeft Opstellen IV-organisatie strategie Opstellen Informatie Strategie Bepalen Bedrijfsproces- ontwikkelingen Planning & Control Financieel management Behoefte management Contract Management Wijzigingen beheer Specificeren Vormgeven niet-geaut. IV Gebruikers- ondersteuning Beheer Bedrijfs- Informatie Voorbereiden Transitie Toetsen en Testen Operationele ICT aansturing Gebruiksbeheer Transitie Functionaliteitenbeheer

Case Systeemeigenaar Jansen Lees de case Maak plan en vergeet alle stakeholders niet Wie doe je waar tekort

2. Consequenties Focus op verandering Normaal gaan denken Beelden op ICT

Uw huis…..

2.1 Focus op de verandering

Veranderingsgericht denken 2.B Consequentie Veranderingsgericht denken Blauwdruk/architectuur denken IV (toekomst) = IV (nu) + Gewenste/betaalbare/haalbare veranderingen

2.2 Uitdaging 1: normaal gaan denken Wat kost me dat Wat als iets meer of iets minder Kosten Ellende ‘Baten’ Wat haal ik me op mijn hals Wat ontstaat er aan (mogelijke) ellende Wat krijg ik dan aan dingen Wat levert mij dat op

2.3 Beelden op ICT vanuit de business Ik snap het, want ik heb thuis een PC ICT is niet moeilijk, waarom doen ze zo moeilijk Met dot-net zijn we flexibel Ik hoef niet te weten, hoe het technisch werkt Ik moet wel weten wat het doet, wat ik er voor over hebt, en waarom Als het niet perfect is, dan is het niet goed De wereld heeft behoefte aan perfecte processen, IV… Met XXX worden alle problemen opgelost ICT = IV Ik hoef er niets van weten We doen niets met ICT Belang Complexiteit Kosten Ambitie K-snap-t-niet-model Kop-zand-model Zakelijke-model IT-model

2.4 Lifecyclemanagement en portfoliomanagement Technische infrastructuur Organisatie Systeem Huidige situatie V-scenario Beleid IT-mogelijkheden Wat is er Wat kan er Wat willen we Wat zal Schets architectuur Scenario (vernieuwings programma’s)

2.4 Portfoliomanagement Haalbaarheid verandering (portfolio) Samenspel en rolverdeling Haalbaarheid verandering (portfolio) Samenhang en standaarden (architectuur)

2.5 Consequenties Niet het proces, maar de uitkomst Niet 1 plek van sturing, maar n plekken Coordinatie en afstemming is de toekomst: Leveranciers, contracten Interne besluitvorming

Kies uw benadering………… Welke benadering voor informatiebeleid kiest u? Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven Top-down OF Bottom-up Idealistisch/religieus OF pragmatisch

a. Spinnerij Jansen U bent baas van spinnerij Jansen. Uw productieproces wordt gestuurd door uw ERP-pakketje. Het ERP-pakketje moet vervangen worden op kortere termijn. Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven Top-down OF Bottom-up Idealistisch/religieus OF pragmatisch

b. UVW Nee, geen UWV. Uitvoeringsorganisatie. Redelijk op orde. Stevige coherente sturing over de kantoren. RvB beslist. Overheidscultuur, gericht op consensus. Geen harde woorden. IV is redelijk op orde, wel licht verouderd, moet op termijn wel, maar geen knelpunten. Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven Top-down OF Bottom-up Idealistisch/religieus OF pragmatisch

c. Bemeia Grote verzekeraar. Aparte sterke divisies. Sterk wisselende ICT. Resultaat van vele fusies. Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven Top-down OF Bottom-up Idealistisch/religieus OF pragmatisch