Basispakket: Stappenplan Informatiemanager Van start tot finish!

Inhoud? Wat is informatiehuishouding? Waarom is informatiebeheer zo essentieel? Hoe kunnen we dit doen? Wanneer doen we dit? 3 april 2017

Wat is informatiebeheer? overkoepelende beschrijving voor het beheer van de informatie die binnen processen gebruikt wordt Archief: informatie die is ontvangen of opgemaakt door een persoon of een organisatie tijdens de uitoefening van taken of de verdediging van rechten = procesgebonden informatie; bewijst dat een bepaald proces is uitgevoerd = informatie die archiefwaardig is, die bewaard zal worden Documentatie: alle andere informatie, vb. woordenboeken vloeit niet voort uit bedrijfsprocessen; draagt geen bewijswaarde in zich Meer info: http://www.bestuurszaken.be/procesgebonden-informatie

Wat is informatiebeheer? Meer info: http://www.bestuurszaken.be/procesgebonden-informatie

Procesgebonden informatie Juridische vraag Advies Dit is het proces van een juridische dienstverlening. Waar zien jullie procesgebonden informatie (archiefdocumenten) verschijnen? Waarom is dit procesgebonden? Waarom is het Staatsblad niet procesgebonden? Informatievraag 3 april 2017

Wat? Klassikale oefening Welke documenten heb jij thuis? Waarom hou je die bij? En hoelang hou je die bij? Door voorbeelden te gebruiken uit de persoonlijke levenssfeer wordt dit alles veel duidelijker en kunnen ze de theorie beter kaderen. Ik schrijf deze op het whiteboard en maak twee kolommen. Eén met de archiefdocumenten, één met de motivaties. Verbind deze samen met de cursisten op het einde. Belangrijk is om te duiden dat je soms iets bijhoudt voor twee redenen. Favoriete voorbeelden van mij zijn: Belastingsbrief Factuur van water en gas Trouwboekje Hypotheekakte en notariële akte Familiefoto’s Zorg ervoor dat je wat voorbeelden hebt voor elke motivatie voor goed informatiemanagement: Geef er desnoods zelf één! ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management) => Facturen, rekeninguittreksels, … ter voldoening aan regelgeving (compliancy) => Definitieve aanslagbiljet, kiezerskaart, … ter verantwoording (accountability) => Definitieve aanslagbiljet, Gestempeld kiezerskaart, … ter handhaving van rechten (vindication) => Huwelijkscontract, testament, arbeidsovereenkomst, verzekeringspolis, … Cultureel-maatschappelijk belang (heritage) =>Familiefoto’s, Papieren krijgsgevangene grootvader, … 3 april 2017

Waarom? Vlaamse overheid Wij Opnieuw optillen naar organisatie Waarom is een goede informatiehuishouding zo belangrijk voor een overheid? Voorbeelden van verschillende ‘archiefdocumenten”, die omwille van één of meerdere motivaties worden bijgehouden. Zowel eenvoudige als complexe voorbeelden.

Motieven voor goede informatiehuishouding Primair ter ondersteuning van de bedrijfsvoering ter voldoening aan regelgeving ter verantwoording ter handhaving van rechten Secundair cultureel-maatschappelijk belang

Hoe? Informatiehuishouding Middelen Verantwoor-delijkheden Procedures Om een goede informatiehuishouding op te zetten heb je nood aan sterke, dragende pijlers. Deze moeten elkaar onderling versterken en zijn ook onderling complementair en afhankelijk. Er moeten middelen zijn om het mogelijk te maken (niet alleen maar geld of ict, maar ook tijd, voldoende personeel, …) Er moeten procedures zijn, die de afspraken weergeven die zijn gemaakt om bepaalde acties uit te voeren (bv. procedure vernietiging, naamgeving, …) Er moeten verantwoordelijkheden zijn. Mensen die erop toezien dat de middelen er zijn, dat de procedures worden opgevolgd, en de middelen goed en efficiënt worden aangewend. Het informatiebeleid: Het informatiebeleid van een organisatie omvat de doelen, middelen en wegen om de gewenste informatievoorziening te ontwikkelen en te beheren. Het informatiebeleid is binnen een organisatie kaderzettend voor alle activiteiten die met informatievoorziening te maken hebben. Het informatiebeleid geeft uitgangspunten en randvoorwaarden voor de gewenste informatievoorziening. Het moet zijn afgestemd op het strategisch beleid van een organisatie. Informatie is immers geen doel op zich, maar een middel waarmee een organisatie beter kan functioneren. VRAAG: staan alle pijlers op zich? Wat gebeurt er als er onevenwicht is? Wat gebeurt er als er geen integratie tussen de verschillende pijlers? VRAAG: 3 mogelijke voorstellingen: De Machine: ieder pilaar is een stuk van de machine, bestaande uit grote en kleine tandwielen, die allemaal afhankelijk zijn van elkaar. De lopende band: elk van de zaken is een pilaar: de lopende band = middelen, de operator de verantwoordelijkheden, de handleiding = procedures. De Griekse tempel= de informatiehuishouding (fronton) ziet er uit als een Griekse tempel gesteund door 3 pilaren, die even sterk moet zijn. Als dat niet het geval is, stort het in elkaar. Informatiebeleid 3 april 2017

Wanneer? VRAAG: staan alle pijlers op zich? Wat gebeurt er als er onevenwicht is? Wat gebeurt er als er geen integratie tussen de verschillende pijlers? Wat gebeurt er als er geen aandacht is voor Informatiemanagement? 3 april 2017

Wanneer? Eénmalig: Continu In kaart brengen bestaande situatie Opstellen Informatiebeleid Continu Opvolging van bestaande en nieuwe initiatieven Continue up-to-date houden van het beheersysteem en waken over de drie pijlers Duiden van het belang dat het beheersysteem wordt opgezet en up-to-date gehouden wordt. Het beheersysteem is iets waaraan gebouwd wordt en moet bovendien continu worden opgevolgd en onder controle worden gehouden. Vaak kunnen bestaande praktijken worden opgepikt en geincorporeerd om het beheersysteem op te zetten. 3 april 2017

Stappenplan Aan de slag! 3 april 2017 Verantw; proced; middelen Hoe hoger het percentage, hoe meer ruimte voor projectwerking. 3 april 2017

Stappenplan Breng in kaart wat er is! Dit is de meest belangrijke stap. Door dit te doen, kan je in kaart brengen wat er al is en een beter zicht krijgen op je toekomstige acties. Voor elke organisatie is dit verschillend!

Stappenplan Zoek de gaten in de kaas! De meest belangrijke stap! Waar zijn we al goed bezig? Waar zit de blinde vlek? Waar moet onze organisatie gaan verbeteren? Welke prioriteiten moeten we leggen om onze zuilen gelijkmatig te funderen en op te bouwen?

Stappenplan Bouw gestaag en kies je acties zorgvuldig!

Informatie-beheerders Bouwstenen! Netwerk Geld Tijd Procedures Informatie-beheerders Management Instrumenten gedragenheid door management: informatiemanagement is geen kerntaak maar ondersteunend en dus meestal niet zichtbaar (‘dat komt vanzelf wel in orde’); niettemin cruciaal om kerntaken efficiënt uit te voeren Procedures: wie doet wat wanneer? Maar ook toegangsrechten, overdracht naar archiefruimte … Middelen: tijd, geld, instrumenten Gedragenheid door management Gedragenheid door collega’s Laat je netwerk werken! Wie heeft welke info? Wie kan mij helpen? Probleemanalyse en probleemoplossend denken Wanneer moet wie wat doen en op welke manier? Toewijzen van verantwoordelijkheden Netwerk Informatiebeheerders Rol van management Procedures Wanneer moet welke stap worden ondernomen? Wie staat in voor welke stap? Middelen Tijd Geld Instrumenten

Kritische Succesfactoren Gedragenheid creëren: Management Werkvloer Laat je netwerk werken! Checken met andere slides en opnemen in de rest! Ev. de analogie met de tempel verder uitwerken. (bv. onderhoud, …) 3 april 2017

Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? Meer nood aan vitamine i? je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen Meer nood aan vitamine i? http://www.bestuurszaken.be/opleiding 3 april 2017

Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@bz.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/yammernetwerk-informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid 3 april 2017