Digitaal Archief op orde in 10 stappen Alphen aan den Rijn, 15 november 2007 Willem Vanneste

2 10 stappen  stapsgewijs nagaan of je digitaal archief op orde is.  worden er kwaliteitsvolle digitale archiefdocumenten gecreëerd en beheerd?  instrument voor proceseigenaar of informatiebeheerder

3 stap 1 identificeren digitale archiefdocumenten Ik weet exact wat ik als mijn digitale archiefdocumenten moet beschouwen en wat niet.

4 stap 2 vastleggen documenten De inhoud en de vorm van de digitale archiefdocumenten liggen in principe vast. Wie wat mag wijzigen is op voorhand geweten en vastgelegd in een systeem van toegangscontrole.

5 stap 3 structureren Er is een systematische ordening waarin de digitale documenten worden opgenomen.

6 stap 4 ontvangst en creatie van het document De context waarin de documenten zijn ontstaan of ontvangen is expliciet in metadata vastgelegd.

7 stap 5 gebruik van het document De werkprocessen waarin de documenten zijn gebruikt en verwerkt zijn expliciet vastgelegd.

8 stap 6 bepalen bewaartermijnen Ik weet welke de bewaartermijnen van de documenten zijn. Het informatiesysteem is zodanig ingericht dat documenten waarvoor de bewaartermijn is verstreken kunnen worden vernietigd.

9 stap 7 digitaliseren en opname Er is een gedetailleerde procedure voor het digitaliseren en het opnemen van documenten in het informatiesysteem uitgewerkt en expliciet uitgeschreven.

10 stap 8 regelen substitutie papier Alle voorgaande stappen zijn geregeld en ik heb een toelating om de papieren originelen van gescande documenten te vernietigen (substitutie).

11 stap 9 uitwerken archiveringsstrategie In samenwerking met het archief is er een strategie uitgewerkt voor een duurzame archivering van documenten met een bewaartermijn langer dan vijf jaar. Het informatiesysteem is in staat om deze documenten samen met hun metadata in een geschikt archiveringsformaat aan te leveren.

12 stap 10 documenteren Hoe voorgaande stappen zijn geregeld en in het bijzonder het informatiesysteem, is gedocumenteerd.

13 10 stappen 1.identificeren digitale archiefdocumenten 2.vastleggen documenten 3.structureren 4.ontvangst en creatie van het document 5.gebruik van het document 6.bepalen bewaartermijnen 7.digitaliseren en opname 8.regelen substitutie papier 9.uitwerken archiveringsstrategie 10.documenteren

14 10 stappen  identificeren digitale archiefdocumenten  vastleggen documenten  structureren  ontvangst en creatie van het document  gebruik van het document  bepalen bewaartermijnen  digitaliseren en opname  regelen substitutie papier  uitwerken archiveringsstrategie  documenteren = Digitaal Archief op orde!

15 meer info  