Platformbijeenkomst Congressen & Vergaderen Innovatie, trends en ontwikkelingen in de congres- en vergadermarkt 21 maart 2011 ReeHorst, Ede

‘Dance of the sugar plum fairy’ from Nutcracker Tchaikovsky Uitvoerenden: Corinne Kappeler – harp Daniel Treyer - viool

Vincent van Wulfen Dagvoorzitter / Platformwoordvoerder Congressen & Vergaderen Programma: - Opening - Onderzoek Trends, ontwikkelingen en cijfers; Karoline Wiegerink - Accommodatie Analyse Systeem (AAS); Geer Schakel - Pauze - Innovatie in de congres- en vergadermarkt; Meindert Flikkema - Afsluiting programma - Borrel

Trends, ontwikkelingen en cijfers Karoline Wiegerink

Transparantie in de congresketen Een branchebarometer van Feelings & Forecasts Karoline Wiegerink Live Communication Research Center 21 maart 2011

Transparantie in drie kernvragen Facts & Figures? Marktomvang Bestedingen Marktaandelen / benchmark Feelings & Forecasts? Trends en ontwikkelingen Verwachtingen Kwalitatieve benchmark  Barometer Business Klimaat Waarde en waardedrijvers? Wat maakt congressen succesvol?

Feelings & Forecasts: Een Branchebarometer Doel: regelmatig vinger aan de pols over congres- en vergader-business Visies en verwachtingen delen Branchepanel instellen / institutionaliseren

Twee componenten Internationale ontwikkelingen vertaald naar de Nederlandse situatie Terugblik en verwachtingen (a la MPI)

Wat zijn de hoofdlijnen in de literatuur? Economische ontwikkelingen Prijzen en marges onder druk Prijs-kwaliteit staat onder druk  concurrentie op prijs! Budgetten worden kleiner  kostenbesparingen Doelstellingen / ROI Kortere leadtimes / uitstellen beslismomenten / aarzelingen De opkomst van social media / techniek / virtualisering/ digitalisering Maatschappelijk verantwoord ondernemen Bezoeker centraal – co-creation – user generated content Generation Y 9

Branche-ontwikkelingen Congressen en events groeien naar elkaar toe Beurzen en congressen in elkaars verlengde Innovatieve concepten gevraagd rond combinatie virtueel en live Uitdaging: hoe dragen we voordelen en waarde van meetings en congressen beter uit?

En wat vinden de Nederlandse spelers? Onderzoekpopulatie (n = 151) 80 % primair in congressen & vergaderingen markt In welk deel van de congres branche werkzaam?

Welke trends hebben de meeste impact?

Economie

Stellingen rond koopgedrag (1) 14

Stellingen rond koopgedrag (2) 15

Ecologie / MVO

Stellingen rond MVO 17

Technologie / digitalisering / virtualisering

Stellingen rond techniek en Social Media 19

Politiek en wetgeving Stelling: De congresbranche wordt in toenemende mate geconfronteerd met beperkende wetgeving.

Sociaal / cultureel Stelling: De congresbezoeker is aan het vergrijzen

Ontwikkelingen naar impact 22

Business Klimaat Barometer Hoe gaan de zaken in vergelijking met vorig jaar in de ZAKELIJKE MARKT 23

Zakelijke markt weer in de lift! Business Klimaat Barometer Hoe gaan de zaken in vergelijking met vorig jaar in de ZAKELIJKE MARKT En wat zijn de verwachtingen? Zakelijke markt weer in de lift! 24

Business Klimaat Barometer Hoe gaan de zaken in vergelijking met vorig jaar in de OVERHEIDSMARKT 25

Ook Overheidsmarkt trekt naar verwachting aan! Business Klimaat Barometer Hoe gaan de zaken in vergelijking met vorig jaar in de OVERHEIDSMARKT En wat zijn de verwachtingen? Ook Overheidsmarkt trekt naar verwachting aan! 26

Business Klimaat Barometer Hoe gaan de zaken in vergelijking met vorig jaar in de ASSOCIATIEMARKT 27

Associatiemarkt met positieve verwachtingen! Business Klimaat Barometer Hoe gaan de zaken in vergelijking met vorig jaar in de ASSOCIATIEMARKT En wat zijn de verwachtingen? Associatiemarkt met positieve verwachtingen! 28

Deelnemersaantallen Hoe gaan de zaken in vergelijking met vorig jaar? Corporate markt verbetert EN verslechtert! 29

Deelnemersaantallen Wat zijn uw verwachtingen in het komende jaar? Verwachtingen voor Corporate markt het positiefst! 30

Deelnemersbestedingen Wat zijn uw verwachtingen in het komende jaar? Een vergelijkbaar beeld qua bestedingen! 31

Wat is uw ervaring? Reactie uit de zaal? Herkenning of verrassingen? Trends gemist? Nuances en prioriteiten?

In de maak: Branchebarometer Congressen en Vergaderingen Representatief panel 3 à 4 keer per jaar Facts & Feelings: Business Klimaat Trends per thema uitgediept Paneldiscussie geeft diepgang Presentaties / publicaties Stellingen op CLC-VECTA web forum

Accommodatie Analyse Systeem (AAS) Geer Schakel

Systeem Transparantie bij congres- en vergaderaccommodaties Analyse Systeem Transparantie bij congres- en vergaderaccommodaties Ede, 21 maart 2011 J001-7

Schets markt voor zakelijke evenementen INHOUD Schets markt voor zakelijke evenementen Accommodaties: behoefte transparantie markt Branche-informatie en benchmarksysteem markt Initiatief Accommodatie Analyse Systeem Eerste resultaten pilot

Hoe zat live communicatie ook alweer in elkaar? = voor de fusie met VECTA; basis vooronderzoek marktomvang 2007

Aanbieders zakelijke evenementenmarkt Aantallen (*) Hotels met zalen, congreshotels, conferentieoorden 610 Andere logiesverstrekkers met zalen 60 Zalenaanbieders met logies 670 Congrescentra, zalencentra, bedrijven met zalen (zonder logies) 410 Beursgebouwen 40 Andere gebouwen waar incidenteel beurzen plaatsvinden 100 Zalenaanbieders zonder logies 550 Totaal zalenaanbieders in Nederland 1.220 (*) Bron: Vooronderzoek omvang markt zakelijke evenementen (lagroup/Respons, 2007)

Bestedingen (*) (miljard) Omvang zakelijke evenementenmarkt CLC-VECTA Aantallen (*) Internationale meerdaagse congressen 1.000 Nationale meerdaagse bijeenkomsten 130.000 Dagbijeenkomsten 570.000 1. Bijeenkomsten kennisoverdracht/overleg 700.000 2. Beurzen (vak- en publieks-) 850 3. Bedrijfsevenementen zakelijk 100.000 Totaal zakelijke evenementen circa 800.000 Economisch belang (direct en indirect) € 4,8 miljard Bestedingen (*) (miljard) 1,7 2,4 0,7 4,8 (*) Bron: Vooronderzoek omvang markt zakelijke evenementen (lagroup/Respons, 2007)

Behoefte aan meer transparantie congres- en vergadermarkt LCRC Trends (macro en regionaal) Ontwikkelingen aan de vraagkant (segmentering boekers/deelnemers, herkomst boekers/ deelnemers, wie zijn de beslissers, wat doet de markt) Benchmark en monitoring exploitatie (bezetting zalen, kostenquota, productiviteit personeel, prijsontwikkeling, bestedingen, omzet- /resultaatontwikkeling) LCRC ? Bron: ledenraadpleging door groepsbestuur CLC Groep Accommoderen, 2008

INCIDENTEEL GEEN MONITORING Bronnen branche-info congres- en vergadermarkt Markt van Bijeenkomsten (VNC/CLC), voor het laatst 2001: vanuit vraagkant; boekingsgedrag, motieven accommodatiekeuze, segmentering, trends, omvang aanbodmarkt Bestedingsonderzoek: omvang en bestedingen internationale non-corporate congressen in Nederland (NBTC/LAgroup, 2004) Kennis van Zalen (NRIT), 5-jaarlijks; voor het laatst 2007: vanuit aanbodkant, omvang aanbodmarkt, zaalbezetting, prijzen en omzetten, typen en aantallen bijeenkomsten, economisch belang (alles landelijk) Overig incidenteel onderzoek Congreswereld.nl: o.a. trends (externe bronnen, met name internationaal) Future Watch (MPI): trends internationaal Convention 2020 (ICCA e.a.): trends internationaal INCIDENTEEL GEEN MONITORING

Benchmarksystemen congres- en vergadermarkt Algemeen HAS, Hospitality Benchmark: geen cijfers zalen HOSTA: wel cijfers zalen, alleen hotels TAS (VSCD), PAS (VNPF) en MAS (NMV): alleen inkomsten commerciële verhuur + horeca, geen zaalbezetting e.d. Met betrekking tot zalen: Hosta: zaalbezetting, aantal deelnemers/m2 zaal, gemiddelde opbrengst/m2 zaal (alleen hotels met zalen) BRANCHE-BREED INZICHT IN DE KERNACTIVITEIT VAN DE ZALENACCOMMODATIES ONTBREEKT

Initiatief benchmarking door CLC-VECTA Raadpleging enkele vertegenwoordigers (v/h) Groep Accommoderen (conferentiehotels, zalenacco’s, beursgebouwen) Grote lijnen uitkomst: positief over benchmarking/monitoring klein beginnen beperken tijdsbeslag bij accommodaties Zelfstandig systeem binnen CLC-VECTA weinig kans van slagen: te weinig leden-acco’s arbeidsintenstief versus klein centraal bureau Samenwerking Bedrijfschap Horeca & Catering alle CLC-VECTA accommodaties ook aangesloten bij BH&C aanhaken aan Horeca Analyse Systeem = laagdrempelig

Opzet AAS = Accommodatie Analyse Systeem Input: zaalbezetting FTE’s zalen splitsing omzet naar zaalhuur, F&B en overig segmentering typen bijeenkomsten Output: benchmark voor individuele bedrijven: “hoe doe ik het t.o.v. anderen?” branchecijfers/-indicatie ontwikkelingen rond zalen splitsing naar verschillende typen accommodaties (hoe meer deelnemers, hoe beter te verdelen in uniforme groepen) Systematiek: 4 x per jaar aanleveren gegevens, online (in pilotfase: in Excel) definities vastgesteld met input accommodatieleden mogelijkheid toevoegen trendvragen (barometer LCRC) op termijn uitbreiden naar kengetallen kosten en marges

Knelpunten Verschillende typen en mengvormen van bedrijven (bv. zalencentra, beursgebouwen, hotels, eventcenters) Verschillende wijzen van registreren (bv. toerekening omzet en kosten naar activiteit) Verschillende bedrijfsmodellen (bv. catering in- of extern) Andere prioriteiten...

Invul- formulier

Eenmalig

Periodiek

Vertrouwelijk

Eerste resultaten pilot Drie inzendingen, cijfers voor 10 bedrijven: meetingcenters, conferentiehotel, congrescentrum 200 zalen, 22.000 m2 zalen Circa 500.000 bezoekers in 2010, goed voor bijna € 28 miljoen zaalgerelateerde omzet = € 55,- per bezoeker Omzet: F&B 45% Zaalhuur 30% Overig 25% Zaalbezetting circa 20% van 3 x 365 = 1.095 dagdelen Segmentering: Zakelijk 20% Kennisoverdracht en overleg 75% Overig 5%

Wat verwachten wij van u? Medewerking accommodaties (leden en niet-leden CLC-VECTA) Pilot 2011 zaalcijfers jaar 2010 zaalcijfers kwartalen 2011 Evaluatie najaar 2011 Brede invoering 2012 Aanscherpingen op basis van evaluatie 2011 Monitoring t.o.v. 2011 Q1 Vragen? Bedrijfschap Horeca & Catering, Eric Jan Hardenberg CLC-VECTA, Ido Samson LAgroup, Geer Schakel

lagroup Leisure & Arts Consulting Respons Sarphatistraat 650 1018 av Amsterdam t +31 (0)20 550 20 20 f +31 (0)20 550 20 22 consult@lagroup.nl www.lagroup.nl Respons Postbus 9464 1006 al Amsterdam t +31 (0)20 345 75 54 f +31 (0)20 345 49 28 info@respons.nl www.respons 53

PAUZE

Innovatie in de congres- en vergadermarkt Meindert Flikkema

Innovatie in de congresindustrie “A little less conversation, a little more action” dr. Meindert Flikkema, VU University Amsterdam Innovatie in de congresindustrie

Mijn verhaallijn: A little less conversation – Badge2match – ResultRoom® - Ricardo Semler – Send2Vote – Triple P innovation – Johnny the Bagger – Seneca – Bolletje Biscuits – Empathic Design – The Thumbthing – InnoTown® - the Unthought Known – Design tests – Dare to fail to succeed. 58

Ricardo Semler the caring capitalist. Ricardo Semler is the CEO and majority owner of Semco SA, a Brazilian company best known for its radical form of industrial democracy and corporate re-engineering. Under his ownership, revenue has grown from US$4 million in 1982 to US$212 million in 2003. His innovative business management policies have attracted widespread interest around the world. Time featured him among its Global 100 young leaders profile series published in 1994 while the World Economic Forum also nominated him. His first book, became the bestselling non-fiction book in the history of Brazil. He has since written two books in English on the transformation of Semco and workplace re-engineering: Maverick, an English version of "Turning Your Own Table" published in 1993 and an international bestseller, and The Seven Day Weekend in 2003.

2 Vragen (1% tijd = 45 minuten) Welk percentage van uw tijd luistert u naar ervaringen van klanten? Welk percentage van uw tijd gaat u zelf kijken bij congressen & meetings? Georganiseerd of gefaciliteerd door uzelf of uw mensen? Georganiseerd of gefaciliteerd door anderen?

De 2011 score voor de meeting-industry:

Mijn verhaallijn: A little less conversation – Badge2match – ResultRoom® - Ricardo Semler – Send2Vote - Triple P innovation – Johnny the Bagger – Seneca – Bolletje Biscuits – Empathic Design – The Thumbthing – InnoTown® - the Unthought Known – Design tests – Dare to fail to win. 62

Wat kunnen we leren van Johnny the Bagger? The simple truth ≠ creating added value The simple truth = be valuable, or even better: memorable.

Hoe creëer je waarde met diensten? Intrinsic attributes Objective price Extrinsic Perceived quality monetary non-monetary High-level abstractions value sacrifice Purchase 64

Wat zijn de beoogde benefits van een congres of meeting? “People don’t necessarily attend conferences to learn something specific. If you are looking to learn something, you are probably better off using a book or the Internet. We motivate people to move forward without relying on a safety net.” Dag Lausund, initiator of InnoTown®

Waar werk jij eigenlijk aan? “Luck is what happens when preparation meets opportunity” (Seneca, roman philospher, 1st century)

Innovatie begint bij jou! Wat je bent: Meindert Flikkema Universitair Hoofddocent Strategie & Organisatie Wat je het liefst zou doen of doet: Meindert Flikkema Service Innovation Moderator

Systematisch innoveren met diensten Business objectives Service purpose Service portfolio Institutions Inputs people technology processes physical fac. equipment Service delivery system Outputs Service outcomes Service experiences Performance 68

Experience based innovation “Companies that systematically monitor customer experience can take important steps to improve it – and their bottom line” (Schwager and Meyer, 2007)

Ervaringen van klanten kun je maar beter serieus nemen!

Observation based innovation “What customers can’t tell you might be just what you need to develop successful new products”. (Leonard and Report, 1997)

Een voorbeeld van Hewlett-Packard A product developer from Hewlett-Packard sat in an operating room observing a surgeon at work. The surgeon was guiding his scalpel by watching the patient's body and his own hands displayed on a television screen. As nurses walked around the room, they would periodically obscure the surgeon's view of the screen and the operation for a few seconds. No one complained. But this unacknowledged problem caused the developer to ponder the possibility of creating a lightweight helmet that could suspend the images a few inches in front of the surgeon‘s eyes. Her company had the technology to create such a product. The surgeon would never have thought to ask for it, even though its potential to improve productivity, increase accuracy, and make the surgeon's work easier was substantial.

Mijn verhaallijn: A little less conversation – Badge2match – ResultRoom® - Ricardo Semler – Send2Vote -Triple P- innovation – Johnny the Bagger – Seneca – Bolletje Biscuits – Empathic Design – The Thumbthing – InnoTown® - the Unthought Known – Design tests – Dare to fail to succeed. 73

The unthought known in jouw praktijk. Welk congres of welke meeting zou jij dolgraag willen organiseren of faciliteren? Wat zijn de beoogde benefits v.h. congres voor de deelnemers? Welke deelnemers? Wat is de ervaring die deze meeting zou moeten opleveren? Welke naam ga je voor het congres gebruiken?

Don’t postpone critical things “Innovation requires solving problems that need to be solved” (Flikkema, 2011)

Design tests Market advantage test: does the design allocate sufficient attention to the intended sources of advantage in each product-market area? Feasibility test: does the design take account of the constraints that may make the proposal unworkable? People test: does the design adequately reflect the motivations, strengths, weaknesses of the available people? Distinctive capabilities test: does the design uses our distinctive capabilities as levers? Needs test / Ricardo Semler test: is this a hotel I would like to stay myself? Mother-in-law test: as the design that simple that I can explain it to my mother-in-law? 76

Mijn verhaallijn: A little less conversation – Badge2match – ResultRoom® - Ricardo Semler- Send2Vote – Triple P innovation – Johnny the Bagger – Seneca – Bolletje Biscuits – Empathic Design – The Thumbthing – InnoTown® - the Unthought Known –Design tests – Dare to fail to succeed. 77

‘First Dance from Hungarian Dances’ Johannes Brahms Uitvoerenden: Corinne Kappeler – harp Daniel Treyer - viool

Deze bijeenkomst is een initiatief van CLC-VECTA Verder werkten aan deze bijeenkomst mee: Maarten Ouweneel, ExhibitionPower Vincent van Wulfen, Meeting Management Coaching & Consultancy Corine Stramrood, De Reehorst Sponsoren

Partners & Preferred suppliers

Komende bijeenkomsten 31 maart 2011 Eventplatformbijeenkomst; ‘Opportunity Knocks, always’, locatie: Jaarbeurs Utrecht, tijdens Event 11 13 april 2011 Introductie branche RI&E en Arbocatalogus; ‘Veiligheid en arbeidsomstandigheden’, locatie: Feijen SP, Bemmel 12-14 april 2011 Week van de ondernemer; Inspiratie voor Succes, locatie: Jaarbeurs Utrecht * Gratis voor CLC-VECTA leden 15 - 16 juni 2011 Platformbijeenkomst Beurzen; RAI Amsterdam, tijdens Marcom 11 Voor meer informatie over de bijeenkomsten www.clcvecta.nl

Hartelijk dank voor uw aanwezigheid en participatie. Goede zaken en tot de volgende bijeenkomst.