Debiteuren Vestiging draagt zorg voor gecontroleerde debiteurgegevens in SOM Vestiging maakt lijsten aan en koppelt aan groepen in WIScollect Factuurdata overleggen met CVO Controle op juistheid en volledigheid (kostenplaatsen en grootboeknummers) (bedrijfsvoerder) Vestiging start uitvragen bestellingen via WIScollect CVO (wekelijks) Inlezen facturen uit WIScollect in Exact Incassobestanden aanmaken en verwerken Bestanden van de bank verwerken in Exact (afletteren)

(inlogmogelijkheid incassobureau, inzage dossiers) Debiteuren Vestiging controleert bestellingen en herinnert ouders zo nodig (mail, post, telefoon) Aanmaning debiteuren Vestiging herinnert bij overschrijden betaaltermijn(en), 2 a 3 brieven per vordering, spreekt betalingsregelingen en/of kwijtschelding af (bedrijfsvoerder) en houdt deze bij. (onderzoek mailfunctionaliteit Exact, aanpassen rechten medewerkers in Exact) Start nu Vestiging voert correspondentie over aanmaningen met ouders en/of instanties (kredietbank, bewindvoerders etc.) Vestiging rapporteert maandelijks een openstaande postenlijst t.b.v. jaarwerk (format vaststellen) Vestiging besluit over inschakelen incassobureau volgens regels, verwerkt dit in Exact, en heeft tussentijds contact hierover met incassobureau en/of ouders en beantwoordt vragen hierover. (inlogmogelijkheid incassobureau, inzage dossiers) School (PENTA) boekt dubieuze debiteuren af bij opmaken van de jaarrekening

Losse facturen worden aangemaakt in Exact. Debiteuren Losse facturen worden aangemaakt in Exact. Procedure opstellen over aantal malen herinneren en/of aanmanen alvorens over te gaan tot incasso, tevens hoogte bedrag en mogelijkheid “no cure no pay” Procedure opstellen voor financiële overdracht bij verplaatsing leerling naar andere vestiging (openstaande facturen, betalingsregelingen etc.)

Info? Tijdpad herinneringsbrieven/deurwaardersbrief 29-10-2014 Vervaldatum factuur gehele bedrag en 1e termijn Inning 1e automatische incasso Tijdpad herinneringsbrieven/deurwaardersbrief 19-11-2014 Brief Betalingsherinnering factuur en incasso Info? 26-11-2014 Vervaldatum factuur 2e termijn Inning 2e automatische incasso 28-01-2015 Brief Betalingsverzoek factuur en incasso 17-12-2014 Brief Betalingsherinnering factuur en incasso 11-02-2015 Brief Ingebrekestelling (deurwaardersbrief) 22-12-2014 Vervaldatum factuur 3e termijn Inning 3e automatische incasso 04-03-2015 Beslissen welke facturen naar Flanderijn gaan   14-01-2015 Brief Betalingsherinnering factuur en incasso

3 weken na vervaldatum Zo nodig 3x zenden Brief Betalingsherinnering vriendelijk 3 weken na vervaldatum Zo nodig 3x zenden 19-11-2014 17-12-2014 14-01-2015 TOP

2 weken na Betalingsherinnering Brief Betalingsverzoek dringend 2 weken na Betalingsherinnering 28-01-2015 TOP

2 weken na Betalingsverzoek Brief Ingebrekestelling dwingend 2 weken na Betalingsverzoek 11-02-2015 TOP

TOP 04-03-2015 Beslissen welke facturen naar Flanderijn gaan   Criteria om te beslissen: Hoogte bedrag Mogelijk eerdere actie deurwaarder Broers/zussen op PENTA? TOP

Info! Handleidingen te vinden op: http://documentatie.cvoinfo.nl/ Vragen en problemen mailen naar: exact@penta.nl TOP