Aan de slag met e-invoicing E-facturen opvolgen en versturen via het Mercurius portaal

Inleiding Het Mercurius platform fungeert als het centrale afleverpunt voor e- facturen aan Belgische overheden. Het Mercurius portaal biedt de mogelijkheid om e-facturen manueel in te dienen en de verwerking van verstuurde e-facturen op te volgen. Het Mercurius portaal is enkel toegankelijk voor Belgische ondernemingen waarvan de vertegenwoordigers over een Belgische elektronische identiteitskaart of verblijfsvergunning (eID) beschikken.

Toegang tot het Mercurius platform Er bestaan twee rollen die een natuurlijk persoon o.b.v. zijn of haar eID toegang geven tot het Mercurius platform: Als functiehouder of wettelijke vertegenwoordiger op basis van een publicatie in het Belgisch Staatsblad. Natuurlijke personen die de onderneming rechtstreeks vertegenwoordigen als bestuurder en waarvan hun naam vermeld staat in de Kruispuntbank van Ondernemingen, hebben onmiddellijk toegang en kunnen meteen aanloggen met behulp van hun eID. Als facturatieverantwoordelijke nadat deze rol werd toegewezen door een toegangsbeheerder van de betrokken onderneming die hiervoor over de nodige rechten beschikt. In de ‘Handleiding – Toegang tot het Mercurius portaal’ vindt u bijkomende gebruiksaanwijzingen die dit verder toelichten.

Aan de slag met het Mercurius portaal Het Mercurius portaal bestaat uit een beperkt aantal webpagina’s en webformulieren die u de mogelijkheid bieden om e-facturen manueel in te dienen en de verwerking van verstuurde e-facturen op te volgen. De volgende webpagina’s of webformulieren worden in deze handleiding verder toegelicht: LANDINGSPAGINA De landingspagina geeft u wat algemene informatie over Mercurius en van hieruit kan u inloggen op het Mercurius portaal OVERZICHTSLIJST VAN FACTUREN EN KREDIETNOTA’S Onmiddellijk na het inloggen krijgt u een overzicht van de ontvangen facturen en kredietnota’s op het Mercurius platform Van hieruit kan u manueel een nieuwe factuur of kredietnota versturen NIEUWE FACTUUR EN KREDIETNOTA Via de functie ‘Nieuwe factuur’ kan u manueel een e-factuur versturen naar een overheidsklant Via de functie ‘Nieuwe kredietnota’ kan u manueel een e-kredietnota versturen naar een overheidsklant DETAIL VAN DE FACTUUR EN KREDIETNOTA Vanuit de overzichtslijst kunnen de details van de ontvangen facturen en kredietnota’s opgevraagd worden LEESBARE VERSIE VAN DE FACTUUR EN KREDIETNOTA Voor manueel verstuurde facturen en kredietnota’s is een leesbare versie in PDF-formaat beschikbaar met de ingevulde gegevens van deze documenten DETAIL VAN DE BERICHTEN Vanuit de details van de ontvangen facturen en kredietnota’s kunnen de onderliggende berichten opgevraagd en geraadpleegd worden TYPE BERICHTEN EN HUN INHOUD Verschillende type berichten worden bijgehouden en voorzien verzender en ontvanger van een audit functie m.b.t. de ontvangst ervan

LANDINGSPAGINA De landingspagina https://digital.belgium.be/e-invoicing geeft u wat algemene informatie over Mercurius en van hieruit kan u inloggen op het Mercurius portaal indien: U staat vermeld als functiehouder in de Kruispuntbank van Ondernemingen? of U heeft de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ ontvangen van een toegangsbeheerder(*)? (*) Meer informatie over de toegang tot het Mercurius platform vindt u hier. <hyperlink toevoegen>

https://digital.belgium.be/e-invoicing Stel eerst de gewenste taalkeuze in ! Via de knop ‘Aanloggen’ kan u zich aanmelden op het Mercurius platform o.b.v. van uw eID indien u over de nodige toegangsrechten beschikt. https://digital.belgium.be/e-invoicing

Kies het juiste certificaat en bevestig dit Meld u aan met uw eID Geef uw PIN code in

OVERZICHTSLIJST Onmiddellijk na het inloggen krijgt u een overzicht van ontvangen facturen en kredietnota’s: Via dit overzichtsscherm heeft u de mogelijkheid om m.b.v. filters te zoeken in de lijst van facturen en kredietnota’s die op het Mercurius platform zijn ontvangen en Van hieruit kan u manueel een nieuwe factuur of kredietnota versturen Op de volgende pagina wordt de navigatie in deze overzichtslijst verder toegelicht.

Uw naam afgeleid van uw eID Deze functie biedt u de mogelijkheid om over te schakelen tussen de: Mercurius Productie omgeving en Mercurius Test omgeving Deze functie brengt u steeds opnieuw naar dit ‘Overzicht’ Momenteel worden enkel documenttypes getoond die gekoppeld zijn aan de facturatie: Facturen en Kredietnota’s Deze functie biedt u de mogelijkheid om uw persoonlijke voorkeuren in te stellen: Uw taal (EN – FR – NL – DE) Uw tijdzone De weergave van datum en uur

Functie met de mogelijkheid om de zoekopdracht te vernieuwen Iedere kolom biedt de mogelijkheid om een filterwaarde in te geven om naar een bepaald document te zoeken o.b.v. een geselecteerd zoekcriterium Functie met de mogelijkheid om kolommen te verbergen of te tonen. Bij het selecteren dient u de ‘CTRL’ toets ingedrukt te houden. Functie met de mogelijkheid om de geselecteerde filterwaardes te wissen zodat het volledige overzicht wordt getoond i.f.v. aantal ingestelde regels per scherm Functie met de mogelijkheid om de geselecteerde overzichtslijst te exporteren naar een CSV-bestand Functie met de mogelijkheid om de zoekopdracht te vernieuwen Functie met de mogelijkheid om een nieuwe factuur manueel te versturen Functie met de mogelijkheid om een nieuwe kredietnota manueel te versturen

NIEUWE FACTUUR EN KREDIETNOTA Vanuit de overzichtslijst kan u: Via de functie ‘Nieuwe factuur’ manueel een e-factuur versturen naar een overheidsklant of Via de functie ‘Nieuwe kredietnota’ manueel een e-kredietnota versturen naar een overheidsklant Op de volgende pagina wordt toegelicht hoe u het webformulier dient in te vullen om een nieuwe factuur manueel te kunnen versturen.

Vooraleer u van start gaat, maakt u best even een testfactuur. Schakel hiervoor eerst over naar de “Mercurius / Test” omgeving.

Selecteer de functie ‘Nieuwe factuur’ om de gegevens van uw verkoopfactuur manueel over te nemen en te versturen naar uw overheidsklant

In deze lijst verschijnen de ondernemingsnummers waarvoor u als gebruiker de toegangsrechten heeft o.b.v. uw rol als wettelijke vertegenwoordiger of facturatieverantwoordelijke van de onderneming. Vul de leveranciersgegevens verder aan. Velden met een rood sterretje (*) zijn verplicht in te vullen. Deze gegevens dienen eenmalig in Productie- en Test te worden ingegeven. Na het versturen van de 1ste factuur blijven deze gegevens bewaard maar kunnen bij een volgende factuur gewijzigd worden. Controleer eerst dat het geselecteerde ondernemingsnummer overeenkomt met de onderneming waarvoor u een factuur wenst in te dienen.

In deze lijst verschijnen alle Belgische overheidsentiteiten die reeds op het Mercurius platform zijn aangesloten en dus e-facturen kunnen ontvangen. De adressering van de klanten gebeurd op basis van het ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank van Ondernemingen of kortweg het KBO-nummer(1). Ook overheidsinstellingen hebben een KBO-nummer en zijn dus terug te vinden in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Sommige overheden, zoals bijvoorbeeld de Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap, zijn nog verder opgedeeld in departementen of agentschappen. De meeste van deze departementen of agentschappen zijn “intern verzelfstandig” en hebben geen eigen ondernemingsnummer en vallen bijgevolg onder het KBO-nummer van de Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap. Extern verzelfstandige agentschappen daarentegen, zoals bijvoorbeeld het Agentschap Plantentuin Meise, heeft wel haar eigen KBO-nummer. In de klantenlijst in het Mercurius portaal worden enkel ondernemingen getoond die over een eigen KBO-nummer beschikken(1). Een overzicht van de “intern verzelfstandig” departementen en agentschappen en de respectievelijke overheid, waar ze onder vallen vindt u terug in deze lijst: https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/documenten/overheidsopdrachten/e-procurement/Entiteiten_Vlaamse_Overheid.xlsx U kiest dus uw klant o.b.v. het ondernemingsnummer dat in het ‘Klanten’ venster getoond wordt. De verwijzing naar het departement of agentschap kan u dan in het veld ‘Afdeling’ invullen. (1) Voor DAB Vloot en DAB Loodswezen is dit op basis van een GLN-nummer (Global Location Number). In deze lijst verschijnen alle Belgische overheidsentiteiten die reeds op het Mercurius platform zijn aangesloten en dus e-facturen kunnen ontvangen.

Vul de klantengegevens verder aan. Velden met een rood sterretje ( Vul de klantengegevens verder aan. Velden met een rood sterretje (*) zijn verplicht in te vullen. U baseert zich best u op de gegevens die u van uw dossierbeheerder heeft ontvangen. U mag hier ook de statutaire gegevens invullen die u terugvindt in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Controleer eerst dat het geselecteerde ondernemingsnummer overeenkomt met de overheidsklant waarvoor u een factuur wenst in te dienen.

Vul de ‘Factuurhoofding’ verder aan Vul de ‘Factuurhoofding’ verder aan. In het ‘Factuurnummer’ veld geeft u het verkoopfactuurnummer in dat op uw verkoopfactuur staat vermeld. Het factuurnummer dient uniek te zijn en kan slechts eenmaal gebruikt worden. Het inkoopordernummer, soms ook wel vastleggingsnummer genoemd, is terug te vinden op de bestelbon die u heeft ontvangen. Dit nummer dient correct in het ‘Ordernummer’ veld overgenomen te worden. De financiële systemen voeren controles uit op de combinatie van KBO-nummer en inkoopordernummer. Een factuur met een foutief ingegeven ‘Ordernummer’ zal verworpen worden en kan bijgevolg niet verder verwerkt en betaald worden. Neem contact op met uw dossierbeheerder indien u vragen heeft m.b.t. het inkoopordernummer. Vul de ‘Factuurlijnen’ verder aan, al dan niet met een verwijzing naar een afleveringsdocument indien het over een groot aantal artikelen gaat. Gebruik een punt (.) in plaats van een komma (,) indien u decimale getallen ingeeft.

Naast het inkoopordernummer worden er vaak nog andere referenties vermeld op de ontvangen bestelbon. Deze referenties kunnen ook meegegeven worden door ze in te vullen in het ‘Ref.’ en ‘Omschrijving’ veld nadat u deze hebt toegevoegd door op het plusteken (+) te klikken. Opnieuw verwijderen kan door op het kruisje (x) te klikken. Daarnaast is het ook mogelijk om bijlages mee te sturen. Let wel: enkel PDF, Word en Excel bestanden worden ondersteund als bijlage en kunnen toegevoegd worden door op het plusteken (+) te klikken. Verwijderen door op het kruisje (x) te klikken. Neem contact op met uw dossierbeheerder indien u vragen heeft m.b.t. de bijkomende referenties en eventuele bijlages die uw overheidsklant wenst te ontvangen. Klik op ‘Sturen’ om de e-factuur te verzenden

DETAIL VAN DE FACTUUR EN KREDIETNOTA Vanuit de overzichtslijst kan u: De details van de ontvangen facturen en kredietnota’s opvragen Op de volgende pagina wordt toegelicht hoe u de verschillende details van facturen en kredietnota’s kan raadplegen die op het Mercurius platform zijn ontvangen.

De details van een factuur kunnen worden weergegeven door het factuur aan te klikken vanuit het overzichtsscherm. In het detailscherm kunnen onder andere bijlage, XML-bestand, .. worden bekeken.