PRAKTISCH LEAN MANAGEMENT WERKWIJZER SOP

WERKWIJZER – SOP DOEL: Een SOP (standard operating procedure) is een middel om werk te standaardiseren zodat dat kennis wordt gedeeld, verspillingen verminderd, risico’s verlaagd en klantwaarde verhoogd. Over een SOP bestaat overeenstemming m.b.t. door wie, de beste manier en volgorde om het werk uit te voeren, met welke input en output. Met een SOP wordt het werk overdraagbaar zodat wisselingen in medewerkers minder impact hebben. WERKWIJZE: Initiatie: bedenk als groep voor welke werkzaamheden een SOP van waarde kan zijn. Dit kan bijv. naar aanleiding van verspillingen in de uitvoering of opmerkingen van een klant of een observatie. Vaak komen deze zaken in een dagstart aan bod als startpunt voor het maken van een nieuwe SOP (of aanpassen bestaande). Voorbereiden: verzamel informatie over het uitvoeren van de werkzaamheden (oude documenten) en bijv. informatie uit procesbeschrijvingen. Uitwerken: voer het werk uit zoals normaal en schrijf deze handelingen op. Maak evt. schermafdrukken bij beeldschermwerk of maak foto’s van onderdelen / input en de resultaten. Controleer de beschrijving met de oude documentatie. Leg dit concept voor aan een andere medewerker die hetzelfde werk exact volgens de SOP uitvoert (met een observant). Bespreek bijzonderheden en controleer aan de hand van de mogelijke verspillingen. Implementeer: bespreek de SOP in het team, zorg dat deze vindbaar is, benadruk het gebruik, doorloop evt. op de werkplek Controleer: zet een houdbaarheidsdatum (6 mnd) op de SOP en controleer de juistheid van de SOP op dat moment. Mogelijk dat er verdere verbetering mogelijk is of aanpassing nodig is. MATERIAAL: n.v.t. RESULTAAT: Gedeelde en besproken SOP die daadwerkelijk wordt gebruikt VALKUILEN & AANDACHTSPUNTEN: Het is handig om een minitraining SOP te geven; bijv. tijdens een weekstart om het belang van SOPs aan te geven en hoe te maken. Bepaal met het team het detailniveau van de SOP. Als er nog ruimte is voor eigen interpretatie is dat prima; als dat gevolgen heeft voor de kwaliteit, risico’s of efficiency is dat niet goed. MEER INFO: Een SOP wordt periodiek “gecontroleerd” door een SIT-IN Versie 1.0 - 13/09/2018 Eigenaar Arno Willemse Praktisch Lean Management

Noodzakelijk Gewenst / optioneel Extra waarde INHOUD VAN EEN SOP Eigenaar Titel Datum gemaakt Datum gewijzigd Versie Doel Hoofdactiviteit Subactiviteiten / stappen Gewenst / optioneel RASCI (rollen) Responsible Accountable Consulted Informed Support Verifier … Invoer / input Controles Uitvoer / output Wat te doen bij fouten Communiceren naar/op Toegangsrechten Extra waarde Tips en valkuilen Uiterlijk van de SOP Consistent Duidelijk Overzichtelijk Praktisch Lean Management

< titel van de SOP > < versie > Eigenaar: < naam eigenaar > Datum gemaakt: < datum > Auteur: < naam auteur > Datum gewijzigd: < datum > Editor: < naam editor > Hoofdactiviteit Subactiviteit Opmerkingen / aandachtspunten Praktisch Lean Management

COPYRIGHT Met dank aan: Deze template / werkwijzer is vrij te gebruiken en aan te passen aan uw eigen huisstijl en/of uw eigen behoefte zolang deze niet wordt doorverkocht of op andere wijze er een vergoeding voor wordt gevraagd. We zouden het op prijs stellen als u in uw eigen versie van de template / werkwijzer en in het gebruik van uw template een afbeelding met een verwijzing opneemt naar de website van Conclusion Implemention; zoals op deze pagina rechtsboven of rechtsonder wordt getoond. In het kader van continu verbeteren zijn suggesties m.b.t. de template en de uitleg over het gebruik zeer welkom! Met dank aan: Praktisch Lean Management

Praktisch Lean Management