Werkkostenregeling

Definities (1) Werkkosten: Kosten die de werknemer maakt in het kader van de dienstbetrekking Forfaitaire ruimte (vrije ruimte of werkkostenbudget): 1,2% van de fiscale loonsom Intermediaire kosten: Uitgaven door de werknemer in opdracht en voor rekening van zijn werkgever (declaratie) Aangewezen werkkosten: Vergoedingen of verstrekkingen die vastgesteld zijn bij CAO of in de eigen arbeidsvoorwaardenregelingen of individuele arbeidsovereenkomst. (belastingdienst – cao beoordelingen)

Definities (2) Gerichte vrijstellingen: Nihilwaarderingen: Werkplek: In de wetgeving opgenomen specifieke onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Ook gerichte vrijstellingen moeten door de werkgever als werkkosten aangewezen worden. Nihilwaarderingen: Loon in natura op de werkplek waarvan de waarde op nihil is gesteld. Werkplek: Iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is (belangrijke peiler: wie is verantwoordelijk voor de veiligheid)

Definities (3) Algemene vrijstellingen: Door de wetgeving aangewezen vrijstellingen (voorbeelden: jubileumuitkering 25 en 40 jaar, overlijdensuitkering, fondsuitkeringen ) Voordelen met geen oorzakelijk verband: Voordelen buiten de relatie werkgever-werknemer (ziekte, geboorte, overlijden, huwelijk, verjaardag)

Hoofdregels ‘ALLES’ is belast loon Voor loon in natura geldt de factuurwaarde (incl. BTW) en bij ontbreken daarvan de waarde in het economische verkeer Loon dat de werkgever aanwijst als eindheffingsbestanddeel is onbelast tot een bedrag van 1,2% van de totale fiscale loonsom (forfaitaire ruimte) Daarboven: belast met 80% eindheffing Loon uit vroegere dienstbetrekking (ontslagvergoedingen, pensioenuitkeringen etc.) uit de fiscale loonsom halen als dit meer bedraagt dan 10% van de totale fiscale loonsom

De werknemer krijgt een vergoeding of verstrekking Is er sprake van intermediaire kosten? Ja Er is geen sprake van loon Nee WKR is niet van toepassing Is er een sterk oorzakelijk verband met de dienstbetrekking? Nee Er is geen sprake van loon Ja WKR is niet van toepassing Is er een vrijstelling van toepassing? Ja Loon is vrijgesteld BELASTBAAR LOON

Belastbaar loon door werkgever niet aangewezen door werkgever wel aangewezen vergoedingen en verstrekkingen vergoedingen en verstrekkingen gerichte vrije ruimte 1,2% van vrijstellingen fiscale loonsom Loonheffingen bij werknemer Geen loonheffingen Bij overschrijding 80% eindheffing bij werkgever

Noodzakelijkheidscriterium Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur Noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking Voorwaarden: Wanneer de voorziening niet langer noodzakelijk is, dan is de werknemer verplicht de voorziening terug te geven of de restwaarde te vergoeden; Deze gerichte vrijstelling kan niet worden gebruikt in het kader van uitruil van loonbestanddelen (cafetariaregeling) Bij bestuurders en commissarissen geldt een zwaardere bewijslast en ligt de nadruk op gebruikelijk.

Vaste kostenvergoedingen Voorwaarden: De vaste vergoeding is naar aard en omvang per kostensoort gespecificeerd; en Ter onderbouwing van de vergoeding is er een onderzoek gedaan naar de werkelijk gemaakte zakelijke kosten; en De vergoeding ziet op intermediaire kosten (bijvoorbeeld kosten voor de auto van de zaak) en gerichte vrijstellingen (zoals tijdelijke verblijfskosten, reiskosten € 0,19 per kilometer) Als niet aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan dan is de vaste kostenvergoeding belast loon of kan worden aangewezen als eindheffingsloon.

Forfaitaire waarderingen Hoofdregel is dat de waarde van de verstrekking wordt gesteld op de factuurwaarde (incl. BTW) of bij ontbreken van een factuur op de waarde in het economische verkeer Alleen in de volgende gevallen mag worden uitgegaan van een forfaitaire waardering -/- een eventuele eigen bijdrage: Huisvesting en inwoning op de werkplek € 5,55 per dag (kan ook nihilwaardering) Kinderopvang op de werkplek: uurprijs Wet Kinderopvang * opvanguren Niet meer dan bijkomstig zakelijke maaltijden op de werkplek € 3,35 per maaltijd. Voor de bedrijfskantine mag dit voordeel als volgt worden berekend: aantal maaltijden * € 3,35 -/- totale eigen bijdragen

Aanwijzen van werkkosten Door aanwijzing van bepaalde vergoedingen/verstrekkingen wordt voor toepassing van de werkkostenregeling gekozen voor die bepaalde kostensoort Alsdan geen loon voor de werknemer maar eindheffingsloon Geen wettelijke vormvoorschriften voor aanwijzingsverplichting Gewijzigd beleidsbesluit: expliciete en schriftelijke aanwijzing Beleid in strijd met doel en strekking van de wet?

Verplicht op loonstrook van werknemer Loon dat niet als eindheffingsloon aangewezen mag/kan worden: De ter beschikking gestelde auto De ter beschikking gestelde dienstwoning Geldboetes Rentevoordeel bij hypothecaire leningen Loon uit vroegere dienstbetrekking Voor niet-actieven kan (verplicht) de werkkostenregeling alleen worden toegepast voor branche-eigen producten en voor verstrekkingen die ook door actieven worden genoten, zoals kerstpakketten.

Gebruikelijkheidstoets (1) Om oneigenlijk gebruik van de eindheffingsregeling tegen te gaan Vergoedingen en verstrekkingen die onder de eindheffing worden gebracht mogen niet in belangrijke mate (30% of meer) hoger zijn dan in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Bewijslast ligt bij de inspecteur der belastingen De inspecteur heeft al goedgekeurd dat vergoedingen en verstrekkingen tot € 2.400 per werknemer per jaar in ieder geval gebruikelijk zijn.

Gebruikelijkheidstoets (2) De aard en omvang moet gebruikelijk zijn. Voorbeeld: bruto bonus € 6000 is netto € 3000 bij belastingheffing werknemer. a) Het is niet gebruikelijk om een bonus als eindheffingsloon aan te merken. b) Voor toetsing geldt derhalve het netto bedrag.

Afdracht eindheffing Afdracht na afloop van het kalenderjaar (uiterlijk) tezamen met de afdracht van de belasting over eerste tijdvak van het nieuwe jaar. Werkkostenregeling per inhoudingsplichtige (ongeacht eventuele subnummers) Concernregeling voor lichamen

Concernregeling Vrije ruimte van alle onderdelen bij elkaar Uitgaven van alle onderdelen bij elkaar 80% eindheffing: inhoudingsplichtige met grootste bedrag aan kolom 14-loon (fiscaal loon) Concern = Direct of indirect aandelenbezit van tenminste 95% in (klein) dochter Alleen concernonderdelen die hele kalenderjaar aan deze voorwaarde voldoen Keuze uiterlijk bij afdracht eindheffing

Concernregeling Holding B.V. 100% Stafdiensten B.V. 65% 100% 65% 100% Werk B.V. I Werk B.V. 2

Personeelsactiviteiten – De Personeelsvereniging (1) Als personeelsactiviteiten en geschenken belast zijn onder de WKR biedt wellicht de personeelsvereniging een oplossing! Uitkeringen en verstrekkingen belastingvrij mits: Niet betrekking op ziekte en dergelijke Geen onbelaste aanspraak Werknemers hebben in de laatste 5 jaar evenveel of meer bijgedragen dan de werkgever (maar PV mag ook minder lang bestaan)

Personeelsactiviteiten – De Personeelsvereniging (2) Voorbeeld: Zonder PV: Kosten personeelsuitje per werknemer € 200. Vrije ruimte is vol. Eindheffing € 160. Totale kosten dus € 360 Met PV: Werkgeversbijdrage in PV € 100. Werknemersbijdrage in PV € 100. Werkgever vergoedt werknemersbijdrage in PV. Vergoeding belast met 80% eindheffing. Kosten € 100 + eindheffing van € 80 Budget PV: € 200. PV regelt/betaalt personeelsuitje Totale kosten werkgever: € 280 Besparing per werknemer: € 80

Aandachtspunten personeelsfeestjes Voor op de werkplek georganiseerde activiteiten met een feestelijk karakter is geen sprake van een loonvoordeel behoudens de verstrekte maaltijden (€ 3,35 per maaltijd per person) Bij een extern georganiseerde personeelsactiviteit waarbij het zakelijk karakter overheerst en het feestelijk karakter niet meer dan bijkomstig is, is er geen sprake van een loonvoordeel Hierbij dient het totale programma van de activiteit te worden bezien Let op: Als zakelijk karakter niet overheerst vormt de gehele activiteit loon

Benut mogelijkheden WKR Inventariseer nu Nog 1 maand om iets te doen; vrije ruimte kan niet worden doorgeschoven Gebruikelijkheidscriterium: is vergoeding/verstrekking gebruikelijk? Doelmatigheidsmarge: € 2.400; tot dit bedrag altijd gebruikelijk (volgens uitspraak rechter is deze grens niet relevant, bewijslast voor al dan niet gebruikelijk ligt bij de Belastingdienst)

Benut mogelijkheden WKR Mag/kun je nog kosten herzien? Mag je nog kosten aanwijzen als eindheffingsloon? Denk aan mogelijkheid cafetariaregeling Wat mag bij een bonus uitkering?

WKR voorbeeld 1 Voorbeeld: Fiscaal loon 2018 naar verwachting € 100.000 Vrije ruimte 1,2% € 1.200 Reeds benut met personeelsfeest € 800 Blijft nog te benutten € 400

WKR voorbeeld 2 Voorbeeld: Fiscaal loon 2018 naar verwachting € 100.000 Vrije ruimte 1,2% € 1.200 Reeds benut € 0 Blijft nog te benutten € 1.200 Kilometervergoeding bedraagt € 0,25 per gereden kilometer Werkgever heeft kilometervergoeding (belast deel) niet aangewezen als eindheffingsloon Kunnen we hier nog iets mee?

WKR voorbeeld 3 Voorbeeld: Kilometervergoeding bedraagt € 0,25 per gereden kilometer. Belast deel is aangewezen als eindheffingsloon, totaal aan belaste kilometervergoeding uitbetaald € 1.000 Effect werkgever: € 1.000 komt ten laste van de vrije ruimte Effect werknemer: € 0,25 per kilometer netto (bij belast netto plm. € 0,22)

WKR uitwerking voorbeeld 3 Fiscaal loon 2018 naar verwachting € 100.000 Vrije ruimte 1,2% € 1.200 Reeds benut € 1.000 Blijft nog te benutten € 200

WKR voorbeeld 4 Werkgever heeft een onbelaste vergoeding als doel opgenomen in een cafetariaregeling. Er zijn 5 werknemers die hiervan gebruik willen maken en ruilen deze vergoeding tegen een deel van hun bruto salaris in de maand december Totaal bedrag € 1.000

WKR uitwerking voorbeeld 4 Effect uitruil voor de werkgever: Fiscaal loon 2018 € 99.000 Vrije ruimte 1,2% € 1.188 Reeds benut € 1.000 Blijft nog te benutten € 188 Besparing werkgeverslasten plm. 25% van € 1.000 = € 250 Extra kosten door uitbetaling vergoeding € 1.000

WKR uitwerking voorbeeld 4 Effect uitruil voor de werknemer: Besparing loonheffing over € 200 Fiscaal loon is lager, gunstig effect op eventueel recht op toeslagen (huur, zorg) Sociaal verzekeringsplichtig loon is lager, dit heeft een negatief effect op een eventuele uitkering die loongerelateerd is (WW, WIA); relatief door referteperiode 12 maanden Minder opbouw vakantiegeld en wellicht pensioen

Cafetariaregeling Aandachtspunten: Effect op vrije ruimte (moet beheersbaar zijn) Vrijwillige deelneming Niet alle vergoedingen/verstrekkingen mogen als doel opgenomen worden Houdt rekening met de Wet WAS