Cursus voor schoolsecretariaten 2018-2019 Verificatie Cursus voor schoolsecretariaten 2018-2019

Overzicht programma AGODI en verificatie Inschrijvingen Stamboekregister Inschrijvingsdocumenten Toelatingsvoorwaarden Aan- en afwezigheden Klassement en bewaartermijn Wijziging schoolbevolking na verificatie Onthaalonderwijs Herberekening in het kleuteronderwijs

Beleidsdomein Onderwijs en Vorming

AGODI - structuur Administrateur – generaal Stafdienst Guy JANSSENS Afdeling Basisonderwijs, DKO en Clb Scholen en leerlingen Veerle VAN DE VELDE wnd. Afdelingshoofd Afdeling Personeel Basisonderwijs en Clb Patricia VAN REET Afdelingshoofd Afdeling Personeel Secundair onderwijs en DKO Katrien DE BECKER Afdelingshoofd Afdeling Advies en ondersteuning onderwijspersoneel * Herman Panneels Afdelingshoofd Afdeling ICT * Jeroen DEPOORTERE Senior adviseur Afdeling Secundair onderwijs Scholen en leerlingen Caroline VANBRABANT Afdelingshoofd

Afdeling Basisonderwijs, DKO en CLB – Scholen en leerlingen

AGODI - Kernprocessen Afdeling Scholen Basisonderwijs, DKO en CLB Leerlingen Afdeling Scholen Basisonderwijs, DKO en CLB Afdeling Personeel Basisonderwijs en CLB schooldossier personeelsdossier

Inschrijvingen (1) Inschrijving leerling Schriftelijk akkoord van de ouders met pedagogisch project en schoolreglement 3-delig inschrijvingsregister

Inschrijvingen (2) Inschrijving bij co-ouderschap: ouderlijk gezag gezamenlijk beiden (vermoedelijk) akkoord = ok 1 ouder niet akkoord = niet ok exclusief 1 ouder beslist

Stamboekregister Leerlingendatabank – stamboekregister Elektronisch Uniek stamboeknummer Overzichtslijst met de leerlingenaantallen

Inschrijvingsdocumenten Identificatie Keuze levensbeschouwelijke vakken Telling leerlingen aan coëfficiënt 1,5 Leerlingenkenmerken Schoolverandering (Inschrijvings)verslag buitengewoon basisonderwijs

Identificatiedocument INSZ-nummer (rijksregisternummer , BIS-nummer) Officieel bewijsstuk Correcte naam, geboortedatum, geslacht Ophalen van INSZ- nummers via softwarepakket

Rijksregister- of BIS-nummer Rijksregisternummer 041012 228 80 Geboortedatum: 12.10.2004 Geslacht: V (228 = even) Controlecijfers (laatste 2 cijfers) Bis-nummer: ‘onmogelijke’ geboortemaand (met 20, 40 vermeerderd) 072109 031 65 Geboortedatum: 09.01.2007 Geslacht: M (031 = oneven)

Formulier levensbeschouwelijke vakken Verplicht in officiële scholen Ouders bepalen de keuze of vragen vrijstelling bij 1ste inschrijving of na SV Ondertekend én gedateerd keuzeformulier Wijziging keuze LBV  uiterlijk op 30 juni van voorafgaand schooljaar

Leerlingen aan coëfficiënt 1,5 (1) Enkel in het gewoon onderwijs! Verblijven in een erkend Centrum voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning (CKG) Verblijven in de tehuizen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben

Leerlingen aan coëfficiënt 1,5 (2) Behoren tot de trekkende bevolking Binnenschipper Kermis- en circusexploitanten en – artiesten Personen met een nomadische cultuur bv. Rom, Manoesj, Voyageurs, …

Leerlingen aan coëfficiënt 1,5 (3) Geplaatst zijn door jeugdrechter of Comité voor Bijzondere Jeugdzorg (…) Thuisloos zijn = buiten het eigen gezinsverband opgenomen zijn i.k.v. bijzondere jeugdbijstand of niet-begeleide minderjarige vreemdeling

Leerlingenkenmerken Gewoon onderwijs en BuBaO T1 - T3 – TBA externen en semi-internen: Thuistaal van de leerling Opleidingsniveau van de moeder Thuisloos* en trekkende bevolking* Thuistaal en opleidingsniveau via modelformulier verklaring op eer ! enkel in gewoon basisonderwijs

Schoolverandering (SV) Wijziging procedure schoolverandering vanaf 1/9/2018 Melding SV via aangetekende zending of tegen ontvangstbewijs vervalt

Schoolverandering (SV) Definitie schoolverandering: Elke inschrijving van een leerling die op een eerder tijdstip al in een andere school was ingeschreven, ongeacht of deze leerling al effectief schoolloopt in de school.

Schoolverandering (SV) NIEUWE WERKWIJZE - REGISTREREN Alle inschrijvingen binnen 7 kalenderdagen uitwisselen via Discimus (uiterlijk op eerste dag lesbijwoning) Registreren ‘inschrijvingsdatum’ en ‘voorziene start van de lesbijwoning’

Schoolverandering (SV) NIEUWE WERKWIJZE - VASTSTELLEN Vaststelling via schoolsoftwarepakket van een inschrijving op later tijdstip in andere school  Melding ‘wijziging in schoolloopbaan’ SV tijdens lopende schooljaar: onmiddellijke melding SV voor volgende schooljaar: melding afhankelijk van inschrijvingsmoment Inschrijvingen in voorafgaand schooljaar tot 30 juni: melding op 1 juli Inschrijvingen tijdens zomervakantie: onmiddellijke melding

Schoolverandering (SV) NIEUWE WERKWIJZE – UITSCHRIJVEN Melding ‘wijziging in schoolloopbaan  oorspronkelijke school mag leerling uitschrijven School niet verplicht uit te schrijven Leerling echter in één school subsidieerbaar/financierbaar

(Inschrijvings)verslag BuO of verslag voor toegang tot een individueel aangepast curriculum in het gewoon onderwijs of voor toegang tot het buitengewoon onderwijs attest oriënteert naar een type protocol met relevante info

Types BuBaO (T 1 - licht verstandelijke handicap) T 2 - verstandelijke beperking T 3 - emotionele of gedragsstoornis T 4 - motorische (lichamelijke) beperking T 5 - in ziekenhuis, preventorium T 6 - visuele beperking (gezichtsstoornis) T 7 - auditieve beperking (gehoorstoornis), spraak- of taalstoornis (T 8 - ernstige leerstoornis) Sinds 1/09/2015 T basisaanbod vervangt geleidelijk T1 – T8 enkel in het lager onderwijs T 9 - autismespectrumstoornis (ASS)

Toelatingsvoorwaarden BaO Leeftijdsvoorwaarden en afwijkingen Kleuteronderwijs: Vanaf 2,5 jaar - instapdata! Verlenging met 1j mogelijk Lager onderwijs: Vanaf 6 jaar Vervroegde instap: 1 jaar mogelijk Verlengd verblijf mogelijk (maar géén 15 j oud zijn vóór 1 januari van het lopende schooljaar) ! HD aanwezigheid kleuteronderwijs - Adviezen CLB & KR

Toelatingsvoorwaarden BuBaO (Inschrijvings)verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs Leeftijdsvoorwaarden en afwijkingen Kleuteronderwijs: Vanaf 2,5 jaar (geen instapdata) Verlenging met 2j mogelijk Lager onderwijs: Vanaf 6 jaar Vervroegde instap: 1 jaar mogelijk Verlengd verblijf mogelijk (maar géén 15 j oud zijn vóór 1 januari van het lopende schooljaar) ! Adviezen CLB & KR

Aanwezigheidsregister (1) Elektronisch / Discimus Uitschrijvingen en late inschrijvingen Meerdere administratieve groepen samen

Aanwezigheidsregister (2) Codes kleuteronderwijs Code L = laattijdig aangekomen Code A= afwezig (ook bij ziekte, revalidatie…) Verticaal streepje (l) = aanwezig Code D = (enkel) tijdelijk in type 5 school  Aandacht voor leerplichtige kleuters; codes lager onderwijs gebruiken!

Aanwezigheidsregister (3) Codes lager onderwijs Code Z bij ziekte (> ouders)  max 4X per jaar, max 3 opeenvolgende kalenderdagen  ook tijdens de week onmiddellijk vóór of onmiddellijk na de herfst-, de kerst-, de krokus, de paas- of de zomervakantie kan code Z (sinds 1/9/2015) Code D bij ziekte (> arts)

Aanwezigheidsregister (4) Codes lager onderwijs Code H bij revalidatie Ziekte of ongeval, stoornis  max 150’/week Buitengewoon onderwijs  max 250’/week Revalidatiedossier (evt. diagnose, CLB-advies, samenwerkingsovereenkomst tussen de school en de revalidatieverstrekker … ) Week- of maandplanning

Aanwezigheidsregister (5) Code R bij religieuze feestdag, begrafenis… Andere codes zoals code Q (rouwperiode), code S (deelname aan culturele en/of sportieve manifestaties), code O (deelname aan time-out-project) … Code P om “persoonlijke redenen” Mits vraag ouders en toestemming directie

Aanwezigheidsregister (6) Code B bij ongewettigde afwezigheid Schriftelijk begeleidingsdossier bij problematische afwezigheden > 5 halve dagen B-code Begeleidingsinspanningen (contact met CLB en ouders, …) (…)

Klasseren en bewaartermijn Op stamboeknummer klasseren, uitgezonderd afwezigheidsattesten en formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken Bewaartermijnen: Inschrijvings- en aanwezigheids-register, verklaring AN 5 jaar Attest thuisloos/trekkende bevolking 15 jaar Afwezigheidsattesten en dossiers problematische afwezigheden 2 jaar Doc. ivm OAH, revalidatie, … (…) 31/8 van het schj dat volgt op het schj waarin de leerling de school verlaten heeft

Onthaalonderwijs (3) Uitzondering verblijf open asielcentrum Attest Asielcentrum Leeftijdsvoorwaarde Gewezen Anderstalige nieuwkomer Vorig schooljaar AN + onthaalonderwijs genoten met LT AN Teldag: 1e schooldag van oktober van het lopende schooljaar Geen minimumnormen; 1 GAN -> recht op 1 LT

Onthaalonderwijs (4) Voorbeeld 1: Een school of een SG telt op 1 september 20 AN. Tijdens de maand september worden 4 AN uitgeschreven en 6 nieuwe ingeschreven. (20 – 4 + 6 = 22) De netto aangroei is hier dus 2. Er kan NIET herberekend worden. Voorbeeld 2: Een SG van 4 scholen telt op 1 september 20 AN. Tijdens de maand september worden in school A, 2 AN en in school D, 4 AN uitgeschreven. In school B worden 5 AN ingeschreven en in school C, 7 AN. (20 – 2 – 4 + 5 + 7 = 26) De netto aangroei is hier dus 6. Er kan dus herberekend worden.

Herberekening in het kleuteronderwijs (1) Enkel indien kleuteraantal op de instapdag > aantal kleuters op de berekeningsdatum lestijdenpakket Enkel in het gewoon onderwijs

Herberekening in het kleuteronderwijs (2) Op volgende instapdagen: 1ste schooldag na de krokusvakantie na de paasvakantie na hemelvaartsdag Dus NIET na de zomervakantie (uitz. 1e schooldag van sept) na de herfstvakantie, na de kerstvakantie en de 1e schooldag van februari

Situaties instapmomenten Een kleuter werd 2,5j net voor de herfstvakantie maar wordt ingeschreven in school x voor instap na de kerstvakantie. Dat kan een 1e instap zijn maar evt. ook al een SV. Een kleuter werd eind september 2,5j. Zijn ouders die uit het buitenland komen, willen hem inschrijven m.i.v. 17/11… De kleuter miste zijn instap en kan pas starten op de volgende instapdag.

Omzendbrieven Omz. (BaO/2006/04 van 09/10/2006 ‘Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs’ en omz.(BaO/2006/05 van 09/10/2006 ‘Controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs’ + link naar omz. ivm toelatingsvoorwaarden, afwezigheden, keuze LBV, schoolverandering, onthaalonderwijs, bewaartermijnen… Omz. (NO/2005/01 (13AC) 'Ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden'. Omz. (BaO/2012/01) ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het basisonderwijs' en omz. (BaO/2012/03) ‘Inschrijvingsregister basisonderwijs’ Omz. (NO/2012/01) ‘DISCIMUS – Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen’

Adressen en contactpersonen uw verificateur www.agodi.be verificateur dossierbeheerder schoolbeheerteam dossierbeheerder werkstation