Architectuur en functioneel beheer binnen de Universiteit Utrecht

Aangenaam… Joost Peetoom Paul van de Kamp Enterprise architect voor de UU “opgeleid als planoloog, maar via de Geografische Informatiesystemen de IT ingerold. 16 jaar ervaring in de sector Transport & Logistiek, en sinds 4 jaar in de academische wereld. In totaal ben ik al 12 jaar werkzaam als architect. Mijn belangrijkste vraag: ‘Welk besluit nemen we vandaag, zodat we overmorgen zijn waar we willen zijn?’ “ Paul van de Kamp Functioneel en Technisch applicatie Beheerder SAP HR ITS/ Administration Services. “Binnen mijn functie houdt ik mij voornamelijk bezig met de de processen en systemen die zijn ondergebracht in SAP en het zo optimaal mogelijk laten functioneren hiervan. Bij de UU werk ik nu ongeveer 4 jaar. Daarvoor heb ik 8 jaar bij de Belastingdienst gewerkt als functioneel beheerder en ook 8 jaar in de detachering als SAP-HR en Payroll consultant bij diverse nationale en internationale klanten.”

Kort intro Universiteit Utrecht De organisatorische inrichting van IT binnen de UU Architectuur binnen de UU Functioneel beheer binnen de UU: voorbeeld Administration Services

Kort intro Universiteit Utrecht De organisatorische inrichting van IT binnen de UU Architectuur binnen de UU Functioneel beheer binnen de UU: voorbeeld Administration Services

IT-functie binnen Organogram UU Information and Technology Services UU Beta Dier-geneeskunde Soc Wetensch GEO Geneeskunde Geestes-wetensch REBO University College Bibliotheek (UBU) Bestuursdienst O&O HR Finance FSC (facilitair) Vastgoed & Campus Comm & Marketing ITS CWC Plm. 150 FTE centraal Plm. 75 FTE decentraal bij faculteiten

Organogram Information and Technology Services Binnen Applications: 10-20 werknemers per afdeling 1 domeinarchitect per afdeling 2-5 functioneel beheerteams per afdeling Architecten zijn samen een virtueel team. 1 Enterprise architect en 5 domeinarchitecten Binnen Infrastructure: 1 Lead infra architect en 2 solution designers Product managers voor infra producten en diensten

Kort intro Universiteit Utrecht De organisatorische inrichting van IT binnen de UU Architectuur binnen de UU Functioneel beheer binnen de UU: voorbeeld Administration Services

Wat doet een architect bij de UU? Missie: “samenhangend en toekomstvast IT-landschap “ Werkverdeling naar domein. Daarbinnen: business t/m infra architectuur Visievorming, road mapping Beleid maken: Enterprise Architectuur, referentiearchitecturen per domein Meedraaien in projecten: (mini-)PSA, High level designs Governance: architectuur board (architecten + CISO + 2 vertegenw faculteiten, 1x per 2 weken) Adviseren (naar boven en naar beneden)

‘just enough architectuur’: mini-PSA veel meer gebruikt dan volledige PSA Op investeringsprojecten goede dekking…. Maar er gebeurt meer! Tooling: MS-Visio, Archi, Office 365; Confluence als wiki; binnenkort Bizzdesign Enterprise studio (cloud)

Kort intro Universiteit Utrecht De organisatorische inrichting van IT binnen de UU Architectuur binnen de UU Functioneel beheer binnen de UU: voorbeeld Administration Services

A FB

Werkverdeling bij belangrijkste applicaties functie Applicatie FB TAB TB Hosting Student inf. system Osiris intern extern Managed hosting LMS Blackboard roostering Syllabus+ ERP SAP websites Drupal Research inf. system PURE - SaaS IAM NetIQ Intern met inhuur Intern Office Productivity incl e-mail Office 365

Afdelingsopzet Administration Services Afdelingshoofd Funct. Beh. Inkoop Funct. Beh. Financieel Funct. Beh. Human Resources Technisch Appl. beheer Afdelingsarchitect Informatie manager SAP SRM Fiori Inkoopportaal OpenText Contractman. SAP Fi/CO & PS OpenText Invoice Man. OpenText Onderzoeksdos. SAP HR Selfservice-portaal HR SlimForms OpenText Dig. p-dossier Domeinoverstijgende zaken: SAP, Fiori, OpenText Funct. Basisbeheer

Ondersteuning eindgebruikers Extern: Leveranciers (hosting) Technische partners Intern: Inhouse-systemen 3e lijn Administration Services Functioneel beheer & Funct. Applicatiebeheer 2e lijn Non-skilled IT-servicedesk Bemand met aantal vaste medewerkers en tijdelijke inzet studenten 1e lijn Incidenten 3e lijns ondersteuning voor aantal situaties: Specifieke expertise Tijdrovende activiteiten Of: - Contractuele afspraken Vragen Wijzigings verzoeken Topdesk

Changeproces (kleine) Wensen, Must do, Projecten Analyse/impact bepaling Changeoverleg Per domein Terugkoppeling naar gebr.org. Realisatie Goedkeuring CCO/CAB In productie name

Realisatieproces Bouw/inrichting intern en extern Functionele test Acceptatietest Regressietest Implementatie Afhandeling/nazorg Voorheen ad-hoc overzetten van wijzigingen, niet releasematig Nu middels weekrelease Toekomst (mogelijk) maandreleases in de vorm van sprints (Agile) Inzet van tools voor RAD, minder behoefte aan 3e lijns ondersteuning Ondersteuning door middel van geautomatiseerd testen Controle Internal Audit / Accountant