Standaarschalen en registratie projectuitvoering

Ontstaan Sinds eind mei 2009 gebruik van standaardschalen/lump sums binnen ESF-Agentschap Vandaag toegepast in bijna alle oproepen

Algemene principes standaardschalen Keuze van de standaardschalen De keuze moet rekening houden met de activiteiten binnen een project Berekeningen van de standaardschalen Berekeningswijze verduidelijkt in financiële nota Rekening houden met 4 voorwaarden: Vooraf bepaald Fair Gelijkberechtigd Verifieerbaar

Voordelen Administratieve vereenvoudiging focus op de kwaliteit van de activiteiten Subsidies meer gebonden aan opleveren resultaten/beleidsdoelen

Standaardschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior A111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit: 73.689,02 euro senior A111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit: 82.514,51 euro senior A111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit: 89.851,18 euro Als eenheid gelden de dagen die door de interne personeelsleden inhoudelijk gewerkt worden aan de projectuitvoering. Dagen die door interne personeelsleden besteed worden aan administratieve taken tellen niet mee als eenheid. De kost voor het uitvoeren van indirecte taken is immers reeds mee opgenomen in het standaardbedrag van 69.436,56 euro voor een voltijds equivalent.

Standaardschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior B111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit: 54.334,33 euro senior B111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit: 59.043,31 euro senior B111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit: 62.831,36 euro

Standaardschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior C111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit: 45.969,30 euro senior C111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit: 50.890,09 euro senior C111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit: 54.800,93 euro

Standaardschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior D111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit: 41.339,12 euro senior D111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit: 44.308,57 euro senior D111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit: 46.721,39 euro

Overige kosten Directe kosten/werkingskosten 10,37% al opgenomen binnen de standaardschalen Indirecte kosten forfait ter waarde van 15% van de directe kosten al opgenomen binnen de standaardschalen kan de coördinator deels onder het direct personeel worden ingebracht en deels onder het indirect personeel, op basis van een concrete functie- of taakomschijving, die op het moment van saldering/controle ter plaatse door goede registraties kan worden onderbouwd.

Onderbouwing personeelsinzet Directe relatie tussen de opgebouwde planning en de inzet moet duidelijk blijken uit aangevuld te hanteren sjabloon Planningen die deze garantie niet geven, lopen risico op kortingen bij goedkeuring. Bij rapportering wordt nagegaan of de vooropgestelde medewerkers de geplande activiteiten realiseerden. Indien niet, kan een korting doorgevoerd worden. Bij rapportering en eventuele latere controle moet men anciënniteit en niveau van de interne personeelsleden kunnen aantonen

Overige kosten Projectcoördinator deels onder direct personeel (inhoudelijke uitwerking project) en deels onder indirect personeel (administratief projectbeheer) Loonkosten deelnemers: minimumbarema’s van de cao van de overeenstemmende sector met nul jaar anciënniteit Extern personeel (experten/onderaannemers) maximaal 125 euro/uur kan de coördinator deels onder het direct personeel worden ingebracht en deels onder het indirect personeel, op basis van een concrete functie- of taakomschijving, die op het moment van saldering/controle ter plaatse door goede registraties kan worden onderbouwd.

A . Registratiewijze intern en extern personeel: Een sluitende registratie is verplicht. Het ESF-Agentschap Vlaanderen beveelt VIJF mogelijkheden aan. Saldoseminarie 16/02/2012

A. Mogelijkheid 1 door personeelslid ondertekend arbeidscontract met volledige toewijzing aan project EN toewijzing van de personele inzet aan het project door het gemachtigde bestuursorgaan (of zijn vertegenwoordiger) van de organisatie met vermelding van de opdracht en functie en de concrete inzet (percentage). Saldoseminarie 16/02/2012

A. Mogelijkheid 2 of via een gemotiveerde en door ESF-agentschap goedgekeurde verdeelsleutel (projectinzet i.v.m. totale prestatie-registratie voor de organisatie) Saldoseminarie 16/02/2012

A. Mogelijkheid 3 of ondertekende en tegengetekende agenda (dag, week, maand) met melding per dag van de ESF-prestatie uitgedrukt in uren. Saldoseminarie 16/02/2012

A. Mogelijkheid 4 Of via prikklok enkel indien ESF-project gerelateerde uren een afzonderlijke code hebben. Saldoseminarie 16/02/2012

A. Mogelijkheid 5 of via prestatiestaten met vermelding van: naam opleiding opleidingscode (corresponderend met deze in CVS-applicatie) datum opleiding naam lesgever start- en einduur per dagdeel met telkens handtekening van personeelslid EU, Vlaanderen en ESF logo. Saldoseminarie 16/02/2012

deze verklaringen corresponderen met de cursistregistraties tegengetekend door het personeelslid. voorbereidingstijd kan worden geïllustreerd a.d.h.v.. agenda’s, verslagen, uitgewerkte cursusteksten, voorleggen van oefeningen en hun uitwerking, registratie … de registratie van extra-vorming van een personeelslid kan via een prestatiestaat gebeuren indien de extra-vorming in de oproep als directe kost wordt gedefinieerd. Saldoseminarie 16/02/2012

B. Registratiewijze deelnemers ESF-acties met een deelnemersuren-registratie op basis van handtekenlijsten. Voorbeelden: opleidingen voor werkenden, acties met ‘testgroepen’ en loopbaanbegeleiding. Aanbeveling: handtekenlijsten voorzien van logo’s van Europa, Vlaanderen en ESF-Agentschap. Saldoseminarie 16/02/2012

De registratielijsten bevatten volgende items: naam opleiding opleidingscode (corresponderend met deze in CVS-applicatie) datum opleiding/aanwezigheid naam lesgever namenlijst deelnemers start- en einduur opleiding per deelnemer per dagdeel met telkens handtekening van deelnemer (kruisje of paraaf is onvoldoende) Saldoseminarie 16/02/2012

Wanneer een cursist afwezig is noteert de lesgever dit. bevestiging van start- en einduur en bevestiging correctheid van de handtekenlijst door op- of begeleider met diens handtekening. registratie van afwezigheden van de deelnemer(s) met duidelijke vermelding reden en bewijsstuk indien gewettigd. Wanneer een cursist afwezig is noteert de lesgever dit. Saldoseminarie 16/02/2012

Contactpersoon Karel Mestdagh Karel.mestdagh@esf.vlaanderen.be 02/ 546 22 17 Saldoseminarie 16/02/2012