Optimalisatie VAC Brugge informatiebeheer 10/09/2014

Bijwonen overleg naam beleidsdomein entiteit Aanwezig? Philippe Hendrix FB Informatiebeheerder FB voor Vlabel aanwezig Rebekka Artoos WVG beleidsdomeinarchivaris verontschuldigd Henk Debbaut Jongerenwelzijn Sofie Moerman Isabelle De Cock RWO Wonen Nico Lecomte Ruimte Vlaanderen Steven Van Aeldeweereld Inspectie RWO Els Braem Onroerend Erfgoed Glenn Maes IV Beleidsdomeinarchivaris IV

Bijwonen overleg naam beleidsdomein entiteit Aanwezig? Michael Gyselinck IV FIT Verontschuldigd; geeft aan dat beter iemand van PK Brugge zou deelnemen Kurt De Wispelare WSE Syntra aanwezig Sabine Defauw Karen Cambré DWSE Koenraad Bekaert VDAB Guy Craps LNE Natuur en Bos verontschuldigd Wouter Mortier

Bijwonen overleg naam beleidsdomein entiteit Aanwezig? Lieven Goubert LNE DLNE, Milieuvergunningen verontschuldigd Jonathan Willems LV ALV aanwezig Lieven Van Eenoo MOW DMOW Yannick Pauli AWV Heidi Godderis BZ ABB Michael Cornelis Carine Windels OV AHOVOS Verontschuldigd; hebben geen archief

inhoud kennismaking informatiebeheer en het belang ervan link met HNW aanpak werkgroep praktische informatie

Moderne overheidsadministratie veel taken  veel informatieproductie nood aan informatiedelen, samenwerken, digitaal werken snel, efficiënt en klantgericht werken

Wat is informatiebeheer? Meer info: http://www.bestuurszaken.be/procesgebonden-informatie

Belang informatiebeheer? Waarom informatie bewaren? ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management) ter voldoening aan regelgeving (compliancy) ter verantwoording (accountability) ter handhaving van rechten (vindication) erfgoed

Belang informatiebeheer? Waarom goed beheren? snel de correcte informatie terug vinden efficiënt en klantgericht kunnen werken openbaarheid van bestuur, archiefdecreet

Informatiebeheer en HNW Nood aan degelijk informatiebeheer Afhankelijk van werkomgeving? Link met HNW?

HNW Open kantoorruimte Een definitie: Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, waarbij gebruik wordt gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie en samenwerking.

HNW: invloed op informatiebeheer altijd en overal aan de nodige informatie kunnen (‘slim’) digitaliseren werkplekdelen  geen opstapeling van ‘persoonlijke’ dossiers

HNW: invloed op informatiebeheer nood aan gemeenschappelijk klassement (papier + digitaal) nood aan gemeenschappelijk beheer  HNW is een katalysator om acties te ondernemen voor goed informatiebeheer

Basis informatiebeheer? Informatiehuishouding Middelen Verantwoor-delijkheden Procedures Om een goede informatiehuishouding op te zetten heb je nood aan sterke, dragende pijlers. Deze moeten elkaar onderling versterken en zijn ook onderling complementair en afhankelijk. Er moeten middelen zijn om het mogelijk te maken (niet alleen maar geld of ict, maar ook tijd, voldoende personeel, …) Er moeten procedures zijn, die de afspraken weergeven die zijn gemaakt om bepaalde acties uit te voeren (bv. procedure vernietiging, naamgeving, …) Er moeten verantwoordelijkheden zijn. Mensen die erop toezien dat de middelen er zijn, dat de procedures worden opgevolgd, en de middelen goed en efficiënt worden aangewend. Het informatiebeleid: Het informatiebeleid van een organisatie omvat de doelen, middelen en wegen om de gewenste informatievoorziening te ontwikkelen en te beheren. Het informatiebeleid is binnen een organisatie kaderzettend voor alle activiteiten die met informatievoorziening te maken hebben. Het informatiebeleid geeft uitgangspunten en randvoorwaarden voor de gewenste informatievoorziening. Het moet zijn afgestemd op het strategisch beleid van een organisatie. Informatie is immers geen doel op zich, maar een middel waarmee een organisatie beter kan functioneren. VRAAG: staan alle pijlers op zich? Wat gebeurt er als er onevenwicht is? Wat gebeurt er als er geen integratie tussen de verschillende pijlers? VRAAG: 3 mogelijke voorstellingen: De Machine: ieder pilaar is een stuk van de machine, bestaande uit grote en kleine tandwielen, die allemaal afhankelijk zijn van elkaar. De lopende band: elk van de zaken is een pilaar: de lopende band = middelen, de operator de verantwoordelijkheden, de handleiding = procedures. De Griekse tempel= de informatiehuishouding (fronton) ziet er uit als een Griekse tempel gesteund door 3 pilaren, die even sterk moet zijn. Als dat niet het geval is, stort het in elkaar. Informatiebeleid 21 september 2018

Basis informatiebeheer Duidelijk toegewezen verantwoordelijkheden Wie draagt de verantwoordelijkheid voor elk aspect? Wie beheert het groepsklassement? Zorg voor de nodige middelen Informatiebeheersplan (bewaartermijn en bestemming), selectielijsten, depotlijsten, … Groepsklassement voor maximale informatiedeling Zorg voor de nodige procedures Raadpleging en bruikleen Beheer en selectie van het archief Betrek steeds uw beleidsdomeinarchivaris: http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen

Optimalisatie VAC Brugge optimaliseren ruimte = korte termijn = hoeveelheid analoog archief verkleinen HNW = middellange termijn = meer digitaal mogelijk maken

Optimalisatie VAC Brugge Doelstellingen: 1) korte termijn papier op orde onderscheid dynamisch, semi-statisch en statisch archief schonen, vernietigen (op een wettige manier!!!) overdragen naar het Depot te Vilvoorde

Optimalisatie VAC Brugge Doelstellingen: 2) lange termijn meer digitaal werken gemeenschappelijk klassement slimme digitalisering

Optimalisatie VAC Brugge Om dit te realiseren is er nood aan: voldoende tijd en personeel leden werkgroep die informatie doorspelen iemand die coördineert alle medewerkers die deelnemen aan opruimacties betrokkenheid en medewerking van de volledige afdeling

Aanpak begeleiding beleidsdomeinarchivaris http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen werkgroep informatiebeer doel: acties nodig in het kader van informatiebeheer coördineren resultaten opvolgen problemen escaleren naar stuurgroep (operationeel) advies aan entiteiten geen praatbarak

Aanpak leden: profiel vertegenwoordiger entiteit Coördinerende archiefdienst beleidsdomeinarchivaris vertegenwoordiger van elke entiteiten profiel vertegenwoordiger entiteit terugkoppelen naar management, collega’s goed weten wat er gebeurt op de werkvloer liefst al bezig met informatiebeheer algemeen voldoende inzicht in wat er moet gebeuren communicatief

opruimen Archief in kaart brengen Hoeveel archief is aanwezig en waar bevindt het zich

Aanpak papier: archiefruimte archief in archiefruimte in kaart brengen wat het is en wat ermee moet gebeuren kan het vernietigd worden? volg juiste procedure kan het naar het Depot gebracht worden? volg de juiste procedure

Aanpak papier: werkvloer archief schonen op de werkvloer vaak is er veel papier aanwezig op de werkvloer verwijder dubbels, irrelevante documentatie, outprints van digitale documenten, kladbladjes,…. http://www.bestuurszaken.be/beheer-van-archieven vul dossiers aan

Aanpak papier: werkvloer maak een duidelijk onderscheid tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief ook op de werkvloer praktische tip: duid de verschillende levensfasen van het archief aan met een kleur

Aanpak papier zoek op hoe lang het archief bijgehouden moet worden zoek bewaartermijn en bestemming op in het informatiebeheersplan Http://www.bestuurszaken.be/informatiebeheersplannen http://www.bestuurszaken.be/verschil-bewaartermijn-bestemming

Aanpak papier Bewaartermijn: de minimale periode waarin het archief moet bewaard worden om administratieve/juridische redenen Bestemming: beslissing wat moet gebeuren na verloop van de bewaartermijn. Bewaren, vernietigen, bewaren op steekproef. Hierbij wordt het archief gewaardeerd op zijn maatschappelijk, culturele waarde voor het nageslacht Meer info: http://www.bestuurszaken.be/verschil-bewaartermijn-bestemming

Aanpak papier bepaal op basis van indeling dynamisch, semistatisch, statisch EN de bewaartermijn en bestemming wat met het archief moet gebeuren: inpakken om op de werkvloer te zetten klaar maken om te bewaren in kelder over dragen naar Depot Vilvoorde vernietigen volgens de juiste procedure

Aanpak papier semistatisch archief schonen verwijder dubbels, irrelevante documentatie, outprints van digitale documenten, kladbladjes,…. verwijder ook nietjes, paperclips, plastic mapjes, ringmappen,… http://www.bestuurszaken.be/beheer-van-archieven schoon dossier die permanent of meer dan 20 jaar moeten bewaard worden zeer grondig

Aanpak papier Overdracht naar Vilvoorde Semistatisch archief van entiteiten zonder rechtspersoon kan overgedragen worden naar het archiefdepot van de Vlaamse overheid te Vilvoorde http://www.bestuurszaken.be/depot-vilvoorde

Depot Vilvoorde Als u wil overdragen, betrek uw beleidsdomeinarchivaris Voor wie? MVG: kosteloos entiteiten met rechtspersoon: jaarlijkse kostprijs http://www.bestuurszaken.be/depot-vilvoorde De volledige procedure en stap-per-stap uitleg is te vinden op: http://www.bestuurszaken.be/hoe-kunt-u-iets-overdragen Let op bij het invullen van de overdrachtslijst!

Depot Vilvoorde Aandachtspunten Dozen: NIET

Depot Vilvoorde dozen NIET bodemsluiting metaal niet stevig en duurzaam (bijv. geen golfkarton)

Depot Vilvoorde Aandachtspunten Dozen: WEL

Depot Vilvoorde dozen WEL stevig en duurzaam : golfkarton maximale binnenafmetingen 385*260*114 mm geen bodemsluiting; traditionele plooiwijze onderscheid korte en lange termijnbewaring ICN-norm 4, of gelijkwaardig: Kortetermijn = 10 jaar ICN-norm 3, of gelijkwaardig: Langetermijn = 30 jaar

Raamcontract archiefdozen Het is er!!! http://bz.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?id=11664&order

Raamcontract archiefdozen

Depot Vilvoorde dozen WEL voorbeelden van leveranciers Algemeen Rijksarchief Janssens, Weismuller en Beuns, doostype 816.169.3/11 Loeffs patentsystems (City box) Veha Barneveldt

Depot Vilvoorde: pallet Stapel van groot naar klein  de kleinste doosnummers staan bovenaan Maximale hoogte

Depot Vilvoorde: etiket Sjabloon overdrachtslijst De stappen Zet macrobeveiliging uit Overdrachtslijst: tabblad ‘etiketten’ Druk op “Brongegevens voor etiketten genereren” Word sjabloon etiketten Ga naar het tabblad “Verzendlijsten” > Druk op “Adressen selecteren” > Kies de optie “Bestaande lijst gebruiken” > Kies de overdrachtslijst in kwestie > Kies in het vervolgscherm het tabblad “Etiketten$” en zorg ervoor dat de optie “de eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen” is aangevinkt > Druk op OK

Depot Vilvoorde: etiket Word sjabloon etiketten Druk op de knop “Voorbeeld van het resultaat” om een preview van de etiketten te zien. Om alle etiketten definitief te genereren ga je als volgt te werk: (Nog steeds in het tabblad “Verzendlijsten”) Druk op “Voltooien en samenvoegen” > Kies “Afzonderlijke documenten bewerken” > Duid de optie “Alles” aan en druk op OK Er wordt nu een nieuw document aangemaakt dat alle etiketten bevat. Sla dit document op en print de etiketten af wanneer nodig. http://www.bestuurszaken.be/etiket

Vernietigen: niet zomaar! Waarom niet? Archiefdecreet Verantwoording tegenover de burger

Scenario’s voor vernietiging voordeel voor entiteiten met goedgekeurd informatiebeheersplan! volg de scenario’s op http://www.bestuurszaken.be/scenario-vernietiging

Scenario BLAUW: met IBP 1 Lijst dossiers op in de verklaring van vernietiging/ vernietigingslijst controleer de bewaartermijn (en bestemming) in je IBP 2 Verzamel de nodige toestemmingen (management en beleidsdomeinarchivaris) 3 GEEN goedkeuring ARA nodig 4 Indien OK: vernietig 5 Vervolledig de verklaring van vernietiging

Scenario GROEN: geen IBP 1 Lijst dossiers op in de verklaring van vernietiging/ vernietigingslijst Geef aan waarom ze vernietigd mogen worden 2 Verzamel de nodige toestemmingen (management en beleidsdomeinarchivaris) 3 WEL goedkeuring ARA nodig  via Coördinerende Archiefdienst 4 Indien OK: vernietig 5 Vervolledig de verklaring van vernietiging

Verklaring voor vernietiging = vertrekpunt waarom? bij elke vernietiging elke vernietiging documenteren verantwoording naar burger en collega’s Indien geen IBP: noodzaak voor gefundeerde selectiebeslissing http://www.bestuurszaken.be/verklaring-van-vernietiging

Verklaring voor vernietiging

Verklaring voor vernietiging Velden: Beschrijving Begin- en einddatum Bestemming Verwijzing informatiebeheersplan/ taakomschrijving Omvang (strekkende meter of Gb)

Aandachtspunten gecontroleerde omstandigheden dit zorgt ervoor dat er geen inzage mogelijk is door derden en dat er voldoende garanties zijn dat het archief wordt vernietigd op de vooropgestelde manier http://www.bestuurszaken.be/vernietigen-van-archiefdocumenten

Nuttige links Hoe opruimen en plaatsmaken? onderscheid maken tussen dynamisch, semistatisch en statisch archief Schonen http://www.bestuurszaken.be/beheer-van-archieven#schonen overdragen naar het Depot te Vilvoorde wat kan http://www.bestuurszaken.be/depot-vilvoorde vernietigen volgens de correcte procedure http://www.bestuurszaken.be/vernietigen-van-archiefdocumenten

Vragen?

Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen 21 september 2018

Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@bz.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/yammernetwerk-informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid 21 september 2018

Copyright illustraties Digital Preservation Business Case Toolkit http://wiki.dpconline.org/ Slide: 10, 15, 16, 18 Digitalbevaring.dk is published under a Creative Commons Attribution 2.5 Denmark license Attribution must be made to www.digitalbevaring.dk. Slides: 16

Volgende werkgroep Wanneer? Samenstelling ok?