Info-sessie VAC Leuven 27.06.07 Agentschap voor Facilitair Management

Programma van eisen - Functioneel Timing Agenda Doelstelling Locatie onderzoek Behoeftenanalyse Anders werken Programma van eisen - Functioneel Timing Vraagstukken huisvestingsbudget Vragen & Antwoorden 20-9-2018

Doelstelling Stand van zaken en informatie verstrekken over vorderingen in het VAC project Op regelmatige basis te organiseren (sep-okt) Antwoord op uw vragen Onzekerheden wegwerken Betrokkenheid en medewerking van de departementen en agentschappen Bepalen te ondernemen acties 20-9-2018

Doelstelling VAC - Zowel in Leuven als in Brugge en Gent Functioneel gebouw Herkenbaar Concentratie van de diensten in de provincie Ecologische en duurzame huisvesting Snelle realisatie ESR-95 neutrale wijze Voordelig - Zowel in Leuven als in Brugge en Gent Hoofdoel is dat Vlaams overheid de beste huisvesting krijgt maar tevens dat dit wordt gecombineerd met de best mogelijke investering voor PMV en haar aandeelhouder (VG) 20-9-2018

Locatie onderzoek Formele selectie van 4 locaties* Geen terreinen VG Info-sessie VAC Leuven 27.06.07 Locatie onderzoek Formele selectie van 4 locaties* (willekeurige rangschikking) Ex-NMBS terrein, kandidaat Diestsepoort nv (Landsbeeck) Diestsepoort 1-7, kandidaat KBC Verzekeringen De Vesten, kandidaat KBC Verzekeringen Kop van Kessel-Lo, kandidaat CIP Geen terreinen VG Privé Overheid * Onderhandelingsprocedure met bekendmaking 20-9-2018

Locatie onderzoek Gesprekken met Stad Leuven Bestek in opmaak Duidelijke voorkeur ex-NMBS terrein Bestek in opmaak Offerteaanvraag voor project + partnership voorzien midden juli Nog geen definitieve keuze !! 20-9-2018

Locatie onderzoek 5 2 1 4 3 20-9-2018 Leuven centrum ■ Ingediend dossier 20-9-2018

? Locatie onderzoek – toelichting Diestsepoort nv Locatie Eigenaar Terrein hoek Vuurkruisenlaan/Diestsepoort/Spoorlijn Eigenaar Diestsepoort nv (Landsbeeck /Kairos) - projectontwikkelaar Oppervlakte Terrein: 6.375 m²: 22.500 BBVO* 180 parkeerplaatsen werknemers kantoren 90 parkeerplaatsen bezoekers Stand project Braakliggend ex-NMBS terrein, verkocht in 2006 Vóór verkoop: ontwerp VAC door GZ&A architecten i.o.v. VG in 2005 Timing Ingebruikname 07.2009 haalbaar (opgegeven door projectontwikkelaar) ? * BBVO = Bruto Bovengrondse Vloeroppervlakte 20-9-2018

Locatie onderzoek – toelichting Tiensepoort 1-7 Gelegen aan de ring rond Leuven, naast het trein- en busstation. Eigenaar KBC Verzekeringen (ex ABB Gebouw) Oppervlakte 14.933 m² BBVO, 150 parkeerplaatsen Stand project Bestaand gebouw Gebouw A opgetrokken in 1990, Gebouw B opgetrokken in 1987, gerenoveerd in 2003 Gebouw C opgetrokken in 2002 Timing Beschikbaar eind 2008 (opgegeven door eigenaar) Ingebruikname: afhankelijk van inrichtingswerken 20-9-2018

Locatie onderzoek - Toelichting “De Vesten” gebouw D en E Voorzijde station Eigenaar KBC Verzekeringen Oppervlakte gebouw 12.385 m² BBVO 199 parkeerplaatsen Stand project Bouwvergunning Plannen + beschrijving van de werken Gebouw in oprichting Timing Beschikbaar vanaf 01.06.2008 (opgegeven door eigenaar) Ingebruikname: afh. inrichtingswerken 20-9-2018

Locatie onderzoek - Toelichting Kop van Kessel-Lo, kantoren Zuid Achterzijde station Leuven Eigenaar CIP – projectontwikkelaar Oppervlakte gebouw 15.600 m² BBVO, 150 parkeerplaatsen Stand project CIP heeft grond van NMBS gekocht RUP ontwerp Bouwvergunning verwacht voor 2007 Timing Oplevering Q4-2009 (timing opgeven door projectontwikkelaar) Ingebruikname: afh. inrichtingswerken 20-9-2018

? Nazicht offertes uit procedure  Aard projecten zeer verschillend Omvang projecten zeer verschillend Kwaliteit projecten zeer verschillend ? Nazicht offertes uit procedure => toetsen gunningcriteria => Globaal advies naar Vlaamse Regering Vlaamse Regering laat keuze uitvoeren door PMV & AFM 20-9-2018

Investeringsvoorstel Locatie onderzoek Beoordeling : 3 hoofdcriteria met technische adviescommissies Adviescommissies : PMV, AFM, Vlaamse Bouwmeester en externen Prijscriterium 50 % 30 % Totale gebruikerskost (Life Cycle Cost) 20% Huurprijs Kwaliteitscriterium 45 % 15% Energiezuinig- en duurzaamheid 15% Functionaliteit 15% Architecturaal en ruimtelijk kw. Investeringsvoorstel 5 % Jury : kabinet van Min. Bourgeois & Min. Van Mechelen, AFM, PMV => voorstel van volledig uitgewerkt business plan voorgelegd aan de VR. De VR brengt haar advies uit. De jury neemt beslissing op basis van dit globaal advies. PMV en AFM voeren beslissing uit. 20-9-2018

Behoeftenanalyse Integratie van 26 departementen en agentschappen Agentschap Binnenlands Bestuur Syntra Vlaanderen Agentschap Facilitair Management VDAB uitz. competentiecentrum Jobpunt Vlaanderen Departement Landbouw en Visserij Flanders Investment Trade Agentschap Landbouw en Visserij Vlaams Agentschap Voor Ondernemen Dep. Leefmilieu, Natuur en Energie Ag. Hoger Onderwijs en Volwassen onderwijs Agentschap Natuur en Bos Ag. Inspectie, welzijn volksgezondheid en Gezin VMM uitz. labo Agentschap Jongerenwelzijn Departement Mobiliteit en Openbare Werken Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Agentschap Infrastructuur Kind en Gezin Agentschap Ruimtelijke Ordening Vlaams Agentschap Personen met een Handicap Agentschap Onroerend Erfgoed Departement Werk en Sociale Economie Agentschap Wonen Vlaanderen Vlaams Subsidieagentschap Agentschap Inspectie, RO, Woonbeleid en OE Nog geen definitieve beslissing over VLM 20-9-2018

Behoeftenanalyse - verdeling 20-9-2018

Behoeftenanalyse financiële resultaten Bevestigd ( dep. & agentsch.) Aantal personeel (hoofd) 724 Huur nu (jaar) ca. 2,2 mio € Huur in VAC (jaar) - verwacht ca. 3,0 mio € Oppervlakte BBVO nu ca.20.000 m² Oppervlakte BBVO VAC ca. 20.000 m² Potentieel valorisatie eigendom Nog niet in kaart gebracht 20-9-2018

Anders Werken - toelichting Basisprincipes Bruto kantoor Werkplekken voor 80 % van personeel (personen) 23 m²/per werkplek. Definitie van bruto kantoor landschapskantoor, circulatie, cockpits, teamcockpits, levend archief, kitchenette, sanitair, liftkokers-trappen-noodtrappen, technische ruimtes Parking 1/10 personeelsleden + 1 per dienstwagen Fietsenstalling 1/20 personeelsleden Semi-statisch archief (ondergronds) 10 lopende meter/persoon (6 lopende meter/m²) 20-9-2018

Anders Werken - toelichting Afwijkingen zijn mogelijk mits grondige motivatie én validatie door IF (of begrotingsakkoord) Opgeven specifieke behoeften door gebruiikers O.a. extra nood aan archiefruimte Validatie door IF !!! 20-9-2018

Anders werken Naast kantoorruimte wordt ook ruimte voorzien in het VAC voor: Catering Reeds gekende specifieke behoeften v/d departementen en agentschappen Gemeenschappelijke vergaderzalen Gebouwgebonden behoeften (verzending, laad- en loskade, EHBO, …) Generieke behoeften (Auditorium, Kinderopvang/polyvalente zaal, VIP ruimte) Archief (op de werkvloer) Semi-statisch archief (ondergronds) Parking Fietsenstalling 20-9-2018

Huidig gekende behoeften: 20.043 m² BBVO Anders werken – verdeling volgens behoeftenraming Huidig gekende behoeften: 20.043 m² BBVO 20-9-2018

Programma van Eisen – Functionele behoeften Noodzaak Opmaak handboek met gedetailleerde eisen uitgewerkt per departement of agentschap die toelaat gedetailleerde afspraken te maken met de kandidaat eigenaars/promotoren over ruimte (bestek) en budget (offerte) Eisen onderbouwen met het oog op goedkeuring door IF Inventarisatie functionele noden Via bilaterale gesprekken tussen de departementen, agentschappen en de verantwoordelijken van de provincie tijdens de maanden juli en augustus 2007 20-9-2018

Vraagstukken huisvestingsbudget (onderdeel van globaal businessplan voor de VR) Ingebruikname nieuw VAC: juli 2009 Lopende huurovereenkomsten Planning opstellen en afspraken met eigenaars schriftelijk vastleggen m.b.t. einde huur, opzeg, flexibele huurverlenging, ev. huurschade Beheerd door AFM AFM neemt contact op met eigenaars in samenspraak met het agentschap of departement Niet beheerd door AFM Agentschap onderneemt zelf actie, AFM wordt geïnformeerd over stand van zaken Toekomstige huisvestingsbudgetten: Voldoende budget wordt voorzien voor het VAC – beslissing Vlaamse Regering. Nog geen praktische regeling kostenverdeling Allocatie per departement/agentschap van budget voor huur, inrichting en meubilair Allocatie van huurlasten, onderhoud, belastingen, catering, schoonmaak, gemeenschappelijke voorzieningen, privatieve lasten, etc. 20-9-2018

procedure met bekenkmaking: Timing 2007 – kandidaten locaties maand.jaar 07.06 08.06 09.06 10.06 11.06 12.06 01.07 02.07 03.07 04.07 05.07 06.07 07.07 08.07 09.07 10.07 11.07 12.07 Nota 16.06.06 VAC’s goedgekeurd door Vlaamse Regering Onderhandelings procedure met bekenkmaking: Kandidatuurstelling Selectie kandidaten Bestek uitsturen kandidaten Offertes ontvangen kandidaten Beoordeling offertes BAFO fase Contract Timing 2007 – Behoeftenraming Info-sessie 3 VAC’s Tussen.res. behoeften analyse Verfijning behoeften analyse Inventarisatie functionele noden PvE IF - validatie 20-9-2018

Vragen & Antwoorden 20-9-2018