Traject van AVG-implementatie in relatie tot ethische aspecten en DMP Petra Ploeg, Tilburg University

Programma vandaag I Inleiding: welke partijen, documenten, workflows en / of tools zijn betrokken bij 1. Ethische aspecten, 2. Verwerking van persoonsgegevens (volgens AVG) 3. Datamanagement. Op welk moment in het onderzoeksproces? II Voorbeelden uit de praktijk: Christina Elsenga (RUG): de koppeling van de eigen DMP-tool met de AVG-registratie Petra Ploeg (Tilburg): het traject van AVG implementatie in relatie tot ethische aspecten en DMP Fieke Schoots (UL): de AVG volgens het framework van de LCRDM infrastructuur werkgroep Maarten van Bentum (UT): ervaringen met ondersteunen van onderzoekers bij Ethiek/AVG-in- onderzoek aan de UT Pauze III. Brainstorm over proces, verantwoordelijkheden en aanpak

Traject AVG-implementatie in relatie tot ethische aspecten en DMP Databeleid en AVG Tilburg University (TiU) DMP, ethische aspecten en AVG (TiU Humanities) AVG-implementatie Tilburg University

Databeleid en AVG Regeling Onderzoeksdatamanagement (vastgesteld 5 sept. 2017) Samen met Legal Affairs Art. 9 over persoonsgegevens Indien de onderzoeksdata persoonsgegevens bevatten, gelden voor het beheer van die persoonsgegevens aanvullende regels uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)(die vanaf 25 mei 2018 wordt vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679). Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de WBP. Onderzoekers die persoonsgegevens verwerken dienen de voorgenomen verwerking vooraf te melden bij de Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) en om te voldoen aan de in de WBP vastgelegde verplichting tot transparantie daarvoor het schema verwerking persoonsgegevens in te vullen.” Handreiking bij Regeling H6 – Regels en afspraken mbt persoonsgegevens

Schema inventarisatie verwerking persoonsgegevens Excel-bestand Inclusief toelichting (als bijlage) Functionaris gegevensbescherming verzamelt, beoordeelt en adviseert

Schema inventarisatie verwerking persoonsgegevens

2. DMP, ethische aspecten en AVG (TiU Humanities) Fons van de Vijver – voorzitter Research Ethics and Data Management Committee Conferentie LCRDM: “Work with Legal Affairs, IT Services and the “FG” (Functionaris Gegevensbescherming) to develop a form that combines “old” research ethics form with new questions about data management plan”

Application Form Research Ethics Committee Declaration of compliance and accuracy Details applicant Study Proposal Dissemination of results Participants Potential ethical threats during the data collection Privacy and confidentiality Finances and contract Available infrastructure Additional materials

Bruikbaarheid en overlap Legal Affairs en de FG houden voor wat betreft de toetsing graag vast een het beknopte format. Het inventarisatieschema is bij een deel van de onderzoekers reeds bekend. Zo is het inventarisatieschema al meerdere malen gebruikt als ethics-deliverable bij projectaanvragen (Horizon2010 en Marie Sklodowska-Curie), onder meer door TSH. Huidige overlap: A. naam onderzoek        –> 0. Project title B . doel database -           ->  3.b. Research question D. verantwoordelijke     -> 2. Mail applicant I. deelnemers                    -> 5.a. participants Deels overlappend: C. PIA                                                    -> 6. Potential ethical treats E. intern verantwoordelijke        -> 2. Department J2. Grondslag                                     -> 5b. Informed consent, 10.3 J1. Soort                                               -> 7. Privacy and confidentailly

Stand van zaken Verantwoordelijkheid was onduidelijk, nu Executive services IT en informatiemanagers aangesloten bij overleg Andere faculteiten sluiten aan bij wens TSH Financiering voor tool, aanschaf nu rond Basis- en geavanceerde variant van tool Discussie over functionaliteit Neergelegd bij werkgroep themabeleid onderzoek AVG - loopt

3. AVG-implemenatie Strategy Data Protection dec. 2017 vastgesteld door CvB Beleid Privacy en Bescherming Persoonsgegevens (in concept) -> themabeleid Projectleiding door Bestuurssecretaris (Jolien Peeters) ism Functionaris gegevensbescherming (FG, Moswa Herregodts) Opleidingssessies (4) voor schools en diensten Verzorgd door Tilburg Institute for Law, Technology, and Society (TILT, Dr. Bart van der Sloot) en FG Eerste 2 uur door TILT en laatste uur door FG (specifiek over implementatie binnen divisies)

Opleidingssessies Week 1: Uitgangspunten GDPR & rol Data Protection Representative Week 2: Strategisch beleid, data protectie beleid, facultair/divisie beleid, statements, register Week 3: Overeenkomsten Week 4: Rechten in de AVG

Werkgroep themabeleid onderzoek AVG Samenstelling: projectleider, schools, FG en LIS RASCI matrix for research Eerste aanzet research life cycle en momenten waarop de AVG binnen die life cycle van toepassing zou kunnen zijn (basis checklist)