Digitale HR Canon Business Solutions

Agenda Introductie GDPR GDPR ondersteunende technologieën HR Uitdagingen Recruitment & selectie Onboarding nieuwe medewerker Management / Doorstroom Personeelsbeoordeling Loopbaan ontwikkeling Tijd, verzuim en verlof registratie Offboarding / Uitstroom

GDPR, AVG, RGDP… GDPR: General Data Protection Regulation AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming Goedgekeurd EU Parlement op April 2016, aanvangsdatum: 25 Mei 2018

GDPR ondersteunende techologieËn CAPTEER en CLASSIFIEER: start-to-digitize! Centraliseer uw HR informatie op een centraal gestuctureerd platform voor betere controle te krijgen over uw digitale documenten. Beveiliging: Maak gebruik van een duidelijk omschreven Gebruikers toegangs policy waarin de verschillende toegangsmogelijkheden worden in omschreven. OCR: Maak gebruik van de bestaande techologieën en zorg ervoor dat je uw informatie opslaat in en doorzoekbaar file format. Het opzoeken later van uw info wordt eenvoudiger. Werkprocess : Maak zoveel mogelijk gebruik van geautomatiseerde en processen om uw werk te vereenvoudigen en manuele errors te voorkomen. De vooropgestelde rechten die een natuurlijk persoon worden toegekend binnen de GDPR zijn hoog. Een binnenkomende vraag dient binnen de maand opgenomen en beantwoord te worden. (2 x verlengbaar met een extra maand). Een geautomatisserd process kan u hierbij extra tijdswinst, overzicht en betere controle geven. Audit tools: Audit rapprten maken het u eenvoudig wie toegang heeft tot welke information. Document Retentie: Wanneer dienen we de info, documenten te vernietiogen ? Een geautomatiseerd document retentive policy kan u hierover informeren

GDPR ondersteunende techologieËn Gebruikers authenticatie: Maak gebruik van identificatie oplossingen zodat gebruikers zich eerst dienen te identificeren vooraleer ze een document kunnen printen of inscannen. HD data encryptie: Zorg ervoor dat uw opgeslagen documenten geencrypteerd worden op uw harde schijven. Dit geld ook voor documenten die opgeslagen kunnen worden op uw MFP’s HD data erase: Zorg ervoor dat als je informatie verwijdert eens geprint, dat deze ook effectief verwijdert zijn van het toestel of harde schijf om te voorkomen dat er sporen van informatie achter blijven Removable HD: Maakt het mogelijk om de HDD fysisch te verwijderen van het MFP apparat. Track and audit tools: Volg wie wat heeft kopieert / scant bepaalde specifieke informatie Andere MFP settings: netwerk security settings, watermarks, passwoord beschermde documenten, Digital User of Device handtekening,….

Digital HR Canon Business Solutions

Medewerkerscyclus en documentworkflows Processen die de meeste tijd en geld kosten: Welke processen nemen de meeste tijd/resources in beslag? Respondenten werd gevraagd een classificatie te geven van hoog naar laag. Meeste tijd/geld = 4, minste tijd/geld = 1 1. Training 3,1 2,8 2. Afwezigheidsbeheer 2,5 1,6 3. Salarisadministratie Indiensttreding van nieuwe medewerkers Uitdienst-treding van medewerkers 4. Werving en selectie Personeels-administratie Werving en selectie Meeste tijd/geld Minste tijd/geld Bron: Canon/Breaking Blue, 2016 Levenscyclus van werknemers en documentworkflows > Medewerkerscyclus en documentworkflows Respondenten wordt gevraagd > werd Werknemersbeheer > Personeelsadministratie Onboarding van nieuwe medewerkers > Indiensttreding van nieuwe medewerkers Offboarding van werknemers > Uitdiensttreding van medewerkers

Medewerkerscyclus en documentworkflows Werving en selectie Indiensttreding van nieuwe medewerkers Personeels-administratie Uitdiensttreding van medewerkers Cv-beheer Selectie Nieuwe vacature- aanvraag Verzamelen van alle benodigde HR-documenten Gegevens invoeren voor salaris- administratie Aanmelden medewerker bij pensioenfonds e.d. Beheer van contracten Dossierbeheer Prestaties van medewerkers Analyse van het personeelsbestand Reiskosten Vakantiedagen Urenstaten Salarisadministratie Onkosten Met pensioen gaan Pensioen Uitdiensttredings- taken Levenscyclus van werknemers en documentworkflows > Medewerkerscyclus Onboarding van nieuwe medewerkers > Indiensttreding van nieuwe medewerkers Werknemersbeheer > Personeelsadministratie Offboarding van werknemers > Uitdiensttreding van medewerkers Benefit enrolment? Benefit administration? Benefit accounting? • inschrijving voor voordelen • Beheer van voordelen •verwerking van voordelen - Beheer van contracten van werknemers Veranderd in: Verzamelen van alle benodigde HR-documenten Gegevens invoeren voor salaris-administratie Aanmelden medewerker bij pensioenfonds e.d. Beheer van contracten Gegevens van werknemers > Dossierbeheer Prestaties van werknemers > medewerkers Offboarding taken > UItdiensttredingstaken

Oplossingen en services Medewerkerscyclus Canon Digital HR Recruiting Werving en selectie van nieuwe medewerkers Canon Digital HR Onboarding Indiensttreding van nieuwe medewerkers Canon Digital HR Management Personeelsadministratie Canon Digital HR Offboarding Uitdiensttreding van medewerkers Sneller hoger gekwalificeerd talent aantrekken en daarbij volledige controle behouden. Een betere indiensttredings-ervaring voor uw nieuwe medewerkers (tegen lagere kosten). Eenvoudig en beveiligd beheer van de persoonlijke en zakelijke bestanden van uw personeel. Volledige naleving en controle tijdens het uitdienst-tredingsproces van uw medewerkers.

Werving en selectie van nieuwe medewerkers Recruiting Onboarding Management Offboarding Sneller gekwalificeerd talent aantrekken en daarbij volledige controle behouden Nieuwe vacatureaanvraag en goedkeuring Sollicitatiegegevens van kandidaten ophalen en synchroniseren met HR-systeem Automatisch doorsturen van cv, sollicitatiebrief en bijlagen naar de betreffende managers en recruiter Cv wordt geïndexeerd en opgeslagen op één opslaglocatie voor documenten van sollicitanten Automatisering van correspondentie over de beslissing met e-handtekeningen voor contracten. Cv-materialen: cv, sollicitatiebrief en bijlages In full control > volledige controle behouden?

Werving en selectie van nieuwe medewerkers - details Recruiting Onboarding Management Offboarding Vacature- beheer Samenwerking en formulierbeheer. Digitaal beheer van vacatures. Distributie van vacature(materiaal) via diverse kanalen. Kandidaat- gegevens Automatisch vastleggen en classificeren. Digitaal doorsturen van cv's enz. Rapportage en dashboard. Zoeken naar talent. In batches importeren/ scannen. Verwerking van sollicitatie- gesprekken Digitale workflow om voortgang van sollicitatiegesprekken van kandidaat te beheren. Beheer van sollicitaties. Documentatie over sollicitatiegesprekken vastleggen en synchroniseren. Correspondentie over de beslissing Standaard sjabloon voor aanbod baan en contract maken en beheren. Contract en formulieren e-handtekening kandidaat. Digitale workflow voor beheer van referenties met automatische herinneringen.

Indiensttreding van nieuwe medewerkers Recruiting Onboarding Management Offboarding Een betere indiensttredingservaring voor uw nieuwe medewerkers (tegen lagere kosten) Gegevens uit indiensttredingsformulieren ophalen en classificeren Automatisch markeren wanneer informatie ontbreekt Gedigitaliseerde documenten van medewerkers (zoals paspoorten), gekoppeld aan medewerkersdossier Digitale workflow voor herinnering aan en uitvoering van IT-configuratie en andere taken voor nieuwe medewerkers

Indiensttreding van nieuwe medewerkers - details Recruiting Onboarding Management Offboarding Documenten verzamelen Automatisch verzamelen/ classificeren Volgen en weergeven van meldingen voor ontbrekende documenten Dossier aanmaken voor medewerker E-opslag van medewerkersdossiers Kandidaat- informatie Indexering pers. gegevens Integratie met HR-systemen & invoer gegevens in syst. Digitale workflow om ondersteunende teams (IT, salarisadministratie) te herinneren aan configuratie van systemen en processen Automatische herinneringen einde proeftijd/ beoordeling periode Inwerken van werknemer Eerste werkdag - kopie van identiteitsbewijs en andere formulieren gedigitaliseerd en gekoppeld aan medewerkersdossier Digitaal welkomstpakket voor nieuwe medewerker Volgen van inwerkprogramma

Personeelsadministratie Recruiting Onboarding Management Offboarding Eenvoudig en beveiligd beheer van de persoonlijke en zakelijke bestanden van uw medewerkers met rapportage voor meer inzicht en betere HR-dienstverlening Eén beveiligd toegangspunt voor alle medewerkersdossiers met eenvoudige zoekfunctie HR-portal voor externe toegang tot documenten Digitale workflow om processen zoals functionerings- gesprekken en functiewisselingen te beheren HR-rapportage en -analyse

Personeelsadministratie - details Recruiting Onboarding Management Offboarding Personeels- dossiers bijhouden Eén e-opslaglocatie voor alle documenten van via dossierbeheer Optionele beveiligings- en toegangsrechten Portal voor externe toegang en toegang van medewerkers Eenvoudig zoeken van documenten met behulp van indexen Prestatie-beoordeling Prestatiebeoordelings- proces beheren met tracking, waarschuwingen en meldingen Eén opslaglocatie voor alle documenten over prestatiebeoordelingen van medewerkers Opslag van promotiebrieven en andere belangrijke documenten Registratie van werktijd van medewerkers Digitale workflow voor afwezigheidsbeheer Ziekmeldingen bijhouden met gekoppelde formulieren en gerelateerde documentatie Afwezigheid bijhouden Urenstaten werknemers vastleggen en automatisch koppelen aan medewerkersdossier HR-rapportage en -analyse Aanpasbare rapporten/ dashboards die een overzicht geven van de medewerkers en de bijbehorende HR-processen Rapportage en KPI-analyse met prestatiegerelateerde dashboards

Uitdiensttreding van medewerkers Recruiting Onboarding Management Offboarding Volledig beheer van uitdiensttredingsprocessen conform wet- en regelgeving, met extra aandacht voor documentbehoud Uitdiensttredingsdocumenten van medewerkers delen met loonadministratie, IT, juridische afdeling, enz. Documenten van medewerkers snel controleren en systemen afsluiten Proces realtime volgen en workflow goedkeuren Formulering van beleid voor documentbehoud

Uitdiensttreding van medewerkers - details Recruiting Onboarding Management Offboarding Ontslag Vastleggen van ontslagbrief en uitdiensttredingsproces in gang zetten Stappenplan volgen met digitale workflow en waarschuwingen Sjabloonformulieren en documenten maken en toegankelijk maken voor uitdiensttreding Exitgesprek Proces voor exitgesprek beheren met digitale workflow Rapportages over exit-KPI's Documentatie over exitgesprek koppelen aan digitaal medewerkersdossier Systemen afsluiten Digitale workflow met herinneringen en waarschuwingen om belanghebbenden te informeren over afsluiten van systemen (IT, salarisadministratie, enz.) Documentbehoudsregels toepassen op medewerkersdossiers (onmiddellijk verwijderen, gedurende bepaalde tijd opslaan, enz.)