Microsoft® Office SharePoint® Services 2007-training [Naam van uw bedrijf] presenteert: Microsoft® Office SharePoint® Services 2007-training Voordat u begint: Cursisten moeten bestanden in een SharePoint-bibliotheek kunnen toevoegen, bewerken en uitchecken of anders de onlinetrainingspresentaties “SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden” en “SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken” volgen. [Opmerking voor de cursusleider: Zie de laatste dia voor gedetailleerde Help met betrekking tot het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal. Adobe Flash-animaties: Deze sjabloon bevat Flash-animaties die in PowerPoint 2000 en later kunnen worden afgespeeld. Als u deze sjabloon echter in PowerPoint 2007 wilt opslaan, slaat u deze op naar de eerdere PowerPoint-bestandsindeling: PowerPoint 97-2003-presentatie (*.ppt) of PowerPoint 97-2003-sjabloon (*.pot). (U ziet de bestandstypen in het dialoogvenster Opslaan als naast Opslaan als type.) Waarschuwing: als u de sjabloon in een PowerPoint 2007-bestandsindeling opslaat, zoals PowerPoint-presentatie (*.pptx) of PowerPoint-sjabloon (*.potx), blijven de animaties niet behouden in het opgeslagen bestand. Waarschuwing: Aangezien deze presentatie Flash-animaties bevat, wordt er misschien een waarschuwingsbericht weergegeven over persoonlijke gegevens wanneer u de sjabloon opslaat. Deze waarschuwing is echter niet op deze presentatie van toepassing, tenzij u informatie toevoegt aan de eigenschappen van het Flash-bestand zelf. Klik in het berichtvenster op OK.] Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn De inhoud van de cursus Overzicht: laat het stromen Les: Grondbeginselen van werkstromen De les wordt afgesloten met een korte reeks vragen waarmee u uw kennis van de stof kunt testen. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Overzicht: laat het stromen Gebruikt uw organisatie een Microsoft Office SharePoint Server 2007-site? Gebruikt u documentbibliotheken op die site om bestanden te delen? Zo ja, dan moet u leren hoe u gebruikmaakt van werkstromen, ofwel geautomatiseerde processen waardoor documenten worden verstuurd voor verschillende revisietypen. In deze cursus maakt u kennis met de grondbeginselen. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Cursusdoelstellingen Leren hoe waardevol een werkstroom kan zijn voor u en uw collega's. Werkstroombeginselen onder de knie krijgen: een werkstroom starten, hoe mensen deelnemen enzovoort. De werkstroom Goedkeuring starten, waarmee u een bestand ter goedkeuring aan anderen kunt verzenden. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Grondbeginselen van werkstromen Les Grondbeginselen van werkstromen

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Wat is een werkstroom? In de context van een SharePoint- documentbibliotheek is een werkstroom een geautomatiseerd proces dat mensen helpt een bestand te reviseren. U, degene die het bestand wilt laten reviseren, start de werkstroom. Vervolgens wacht u op uw gemak terwijl mensen automatisch per e-mail wordt gevraagd het bestand te reviseren. Als ze de revisie vergeten, krijgen ze nog een e-mail toegestuurd. Wanneer iedereen klaar is, wordt de werkstroom op een webpagina samengevat, ter boekstaving van de deelnemers. Wat doen mensen precies wanneer ze het bestand reviseren? Het hangt ervan af welke werkstroom u uitvoert. Dat is het volgende wat aan de orde komt. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn De drie werkstromen Wanneer u een bestand in een documentbibliotheek op een SharePoint Server 2007-site opslaat, hebt u de beschikking over drie werkstromen. Werkstroom Goedkeuring, die iedereen vraagt een bestand goed te keuren. Werkstroom Feedback verzamelen, die feedback verzamelt. Werkstroom Handtekeningen verzamelen, die digitale handtekeningen van mensen verzamelt. Gebruiksvoorbeelden voor elk werkstroomtype: Werkstroom Goedkeuring. U kunt deze werkstroom uitvoeren voordat u een presentatie geeft, zodat gezaghebbende personen in uw bedrijf de presentatie kunnen goedkeuren. Werkstroom Feedback verzamelen. Als u een nieuw bedrijfsbeleid opstelt, wilt u misschien feedback van mensen in verschillende afdelingen. Dan kunt u iedereens feedback later in een definitieve versie integreren voordat het beleid van kracht wordt. Werkstroom Handtekeningen verzamelen. U kunt deze werkstroom gebruiken als u een onkostendeclaratie of functiebeoordeling door iemand wilt laten ondertekenen. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

De werkstroom Goedkeuring De werkstroom Goedkeuring is de eenvoudigste van de drie werkstromen. Hoe werkt deze werkstroom? Wanneer u de werkstroom start vanuit een bestand in een documentbibliotheek, gebeuren er een paar dingen. Er wordt een speciaal e-mailbericht naar de eerste fiatteur gestuurd. Op uw SharePoint-site wordt dit e-mailbericht een 'taak' genoemd, omdat het een taak is voor iemand in de werkstroom. De desbetreffende persoon wordt gevraagd het bestand goed te keuren. Hiertoe klikt hij of zij op de knop Goedkeuren. In deze cursus wordt alleen de werkstroom Goedkeuring behandeld, om de grondbeginselen uit de doeken te doen. Zie de volgende dia's voor meer informatie over de knop Goedkeuren. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

De werkstroom Goedkeuring De werkstroom Goedkeuring is de eenvoudigste van de drie werkstromen. Hoe werkt deze werkstroom? Wanneer u de werkstroom start vanuit een bestand in een documentbibliotheek, gebeuren er een paar dingen. Vervolgens ontvangt de volgende persoon een taak. Deze persoon klikt op de knop Goedkeuren. Dan wordt een taak naar de laatste persoon verstuurd. Zodra deze persoon op Goedkeuren klikt, is de werkstroom voltooid. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

De werkstroom Goedkeuring De belangrijkste boodschap die u wilt overbrengen, is dat de taken een voor een naar de respectieve fiatteurs worden verzonden, in een volgorde die u vooraf hebt opgegeven. Als één persoon verzuimt het bestand goed te keuren, kan de taak niet naar de volgende persoon worden verzonden. U kunt echter een einddatum instellen, zodat de werkstroom een herinneringsbericht verstuurt. U ziet al deze feiten op de volgende dia. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

De pagina Werkstroomstatus Wanneer de werkstroom is voltooid, wordt de activiteit voor de werkstroom samengevat op de pagina Werkstroomstatus, die hier wordt weergegeven. U ziet elke taak, de status van de taak en het resultaat. Als degene die de werkstroom heeft gestart, krijgt u deze informatie ook in een handig e-mailbericht toegestuurd wanneer de werkstroom is voltooid. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

De pagina Werkstroomstatus De pagina Werkstroomstatus vormt een van de belangrijste voordelen van het gebruik van een werkstroom. Waarom? Omdat mensen later, als ze twijfelen of het bestand wel is goekgekeurd, aan de hand van deze pagina uitsluitsel kunnen krijgen. Opmerking: de pagina Werkstroomstatus wordt ook verstrekt in de werkstromen Feedback verzamelen en Handtekeningen verzamelen. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Hoe het eruitziet Hoe start u nu een werkstroom en hoe voltooien mensen hun taken? Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. Opmerking: deze animatie geeft aan welke stappen u in PowerPoint 2007 uitvoert, maar in Word 2007 en Excel 2007 gaat u op dezelfde manier te werk. [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Adobe Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] De animatie laat zien hoe Ellen, die een presentatie met een aantal belangrijke aankondigingen heeft gemaakt voor een bedrijfsvergadering, de werkstroom Goedkeuring gebruikt om de presentatie naar drie hoofdrolspelers te verzenden alvorens deze af te ronden. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Hoe het eruitziet Hoe start u nu een werkstroom en hoe voltooien mensen hun taken? In dit voorbeeld heeft iemand een presentatie met een aantal belangrijke aankondigingen gemaakt voor een bedrijfsvergadering. Zij gaat de werkstroom Goedkeuring gebruiken om de presentatie naar drie hoofdrolspelers te verzenden alvorens deze af te ronden. Ze klikt allereerst op de koppeling Goedkeuring, zoals weergegeven in de afbeelding. Vervolgens geeft ze e-mailadressen voor de beoogde ontvangers op, typt ze een inleidend bericht, geeft ze een deadline op en klikt ze op Start. De eerste persoon ontvangt vervolgens een e-mailbericht, klikt op de koppeling en reviseert het bestand. Zodra alle drie revisoren hetzelfde hebben gedaan, is in de kolom Goedkeuring in de documentbibliotheek de aanduiding Goedgekeurd te zien en wordt op de pagina Werkstroomstatus aangegeven dat drie taken zijn voltooid. [Opmerking voor de cursusleider: Deze dia is hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Opmerkingen Mensen kunnen ook korte opmerkingen over het bestand typen voordat ze op Goedkeuren klikken. Deze worden onderaan de pagina Werkstroomstatus in de sectie Werkstroomgeschiedenis weergegeven. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Bestanden kunnen worden afgewezen Een werkstroom bevat een knop voor het afwijzen van een bestand. In deze illustratie heeft Brian het bestand afgewezen omdat dia 2 volgens hem onjuist is. Let wel dat Brians taak evengoed als Voltooid wordt beschouwd, al heeft hij de taak afgewezen. Als iemand het bestand afwijst, moet u het bestand corrigeren en de werkstroom opnieuw starten om nogmaals om goedkeuring te vragen, vooropgesteld dat u unanieme goedkeuring wilt. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Berichten voor de initiatiefnemer U hebt gezien hoe een werkstroom wordt gestart en hoe mensen taken voltooien met e- mailberichten. Wanneer u een werkstroom start, krijgt u ook twee speciale e-mailberichten toegestuurd. U ontvangt een bericht waarin u wordt meegedeeld wanneer een werkstroom is gestart. Wanneer alle deelnemers hun taken hebben voltooid, ontvangt u tot slot een bericht waarin u wordt meegedeeld dat de werkstroom is voltooid, met vermelding van de namen van degenen die het bestand hebben goedgekeurd of afgewezen. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Berichten voor de initiatiefnemer Onder aan elk van deze berichten ziet u een koppeling waarmee u naar de pagina Werkstroomstatus kunt gaan. Deze koppeling is nuttig bij ontvangst van het eerste bericht, omdat u hiermee kunt controleren wie hun taken hebben voltooid en wie niet. U kunt later in het slotbericht op de koppeling klikken om snel de pagina Werkstroomstatus op te roepen, voor het geval u twijfelt of een bestand metterdaad is goedgekeurd. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Annuleren U wilt een werkstroom annuleren. Wat nu? Ga naar de pagina Werkstroomstatus en klik op Deze werkstroom annuleren. Hierdoor wordt de werkstroom gestopt en wordt een melding gegenereerd waarin dit wordt bekendgemaakt. De taken, zowel voltooide als onvoltooide, blijven op de statuspagina staan voor het geval u deze gegevens wilt vastleggen. Waarom zou u willen annuleren? Misschien hebt u meer werk aan het bestand dan u aanvankelijk had voorzien. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Wat u nodig hebt De knop Deze taak bewerken, die hier wordt weergegeven, is erg handig voor het voltooien van een werkstroomtaak. Als de mensen in uw werkstroom deze knop echter niet zien in Word 2007, Excel 2007 of PowerPoint 2007, hebben zij de berichtenbalk mogelijk uitgeschakeld. Ze kunnen de berichtenbalk op elk gewenst moment weer inschakelen via het tabblad Weergave. Als de knop nog steeds niet beschikbaar is, kunnen ze de taak voltooien op de SharePoint-site zelf, met hun webbrowser. Klik op de koppeling naar de snelzoekkaart aan het einde van deze cursus voor meer informatie over deze werkwijze. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Wat u nodig hebt Wat kan de oorzaak zijn van het ontbreken van de knop Deze taak bewerken? Deze knop is alleen beschikbaar wanneer iemand een van de volgende pakketten heeft gekocht: De knop is ook beschikbaar in de zelfstandige versies van Word 2007, Excel 2007 en PowerPoint 2007, maar niet in andere Office-pakketten zoals Microsoft Office Standard 2007. Microsoft Office Professional Plus 2007 Microsoft Office Enterprise 2007 Microsoft Office Ultimate 2007 Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Wat u nodig hebt (vervolg) Het is ook nuttig om te weten dat de werkstromen die in deze cursussen worden besproken, alleen beschikbaar zijn als u een bestand in een documentbibliotheek op een SharePoint Server 2007-site kunt opslaan. Hoe weet u of u SharePoint Server 2007 hebt? Dit is een veelgestelde vraag. Probeer de werkstroom Goedkeuring te starten volgens de aanwijzingen in deze cursus. Als u de optie voor het starten van de werkstroom ziet, is alles paraat. Als u de optie voor het starten van de werkstroom ziet, is alles paraat. Als deze optie ontbreekt, vraagt u de beheerder van uw server of iemand van uw IT-afdeling hoe u de beschikking krijgt over dergelijke werkstromen. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Testvraag 1 Wat gebeurt er doorgaans als u een werkstroom in een documentbibliotheek gebruikt? (Kies één antwoord.) De werkstroom verzendt bestanden naar iedereen in uw bedrijf ter revisie. De werkstroom helpt het revisieproces voor een bestand te automatiseren door een koppeling in een e-mailbericht te verschaffen. De werkstroom dirigeert mensen van de ene naar de andere bibliotheek, zodat ze een bestand kunnen reviseren. De werkstroom helpt u bestanden ter revisie te verzenden zonder e-mail te gebruiken. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Testvraag 1: antwoord De werkstroom helpt het revisieproces voor een bestand te automatiseren door een koppeling in een e-mailbericht te verschaffen. Misschien verstrekt uw IT-expert ook werkstromen voor andere doeleinden, maar standaard dienen de werkstromen in een documentbibliotheek voor het verzenden van bestanden ter revisie. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Testvraag 2 Wat krijgen mensen te zien als hun een werkstroomtaak wordt toegewezen? (Kies één antwoord.) Een kleine plaknotitie met instructies. Een e-mailbericht met instructies. Een klein klembord met een selectievakje naast de taak. De taak wordt in een speciale kolom naast het document weergegeven. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Testvraag 2: antwoord Een e-mailbericht met instructies. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Testvraag 3 Waar kunt u gegevens zien over degenen die hun werkstroomtaken hebben voltooid? (Kies één antwoord.) In het document zelf. In een kolom naast het bestand in de bibliotheek. Op de pagina Werkstroomarchiefrapport. Op de pagina Werkstroomstatus. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Testvraag 3: antwoord Op de pagina Werkstroomstatus. U kunt deze pagina gebruiken ter boekstaving van de deelnemers aan de werkstroom. Degene die de werkstroom heeft gestart, ontvangt een e-mailbericht met een koppeling naar de statuspagina. Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn

Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen.   Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn