Startsessie Oproep Doorstroom LDE Karel Vanderpoorten & Jelle Debaenst

Agenda Projectverloop Verloop doorstroomtraject Administratieve verplichtingen bij de start MLP-registratie Termijnen 4 fases Registratieverplichtingen Stage Rapportering Publicitaire verplichtingen Overheidsopdrachten Ondersteuning door ESF

Projectverloop Looptijd projecten: Einddatum 31/12/2017 Start mogelijk na goedkeuring MC ESF Slechts één rapportperiode na einde project Coachingsbezoeken Thematische werking

Verloop doorstroomtraject Enkel medewerkers met LDE-tewerkstelling en inschakelingstraject toegang tot doorstroomtraject Doelgroepmedewerker minimaal tot NA afloop stage in dienst => Belangrijk voor stage (TBS kan enkel voor werknemers). LDE-bedrijf mag eigen medewerkers begeleiden Minimaal net voor stage: gesprek VDAB, LDE-bedrijf en medewerker. Mag uiteraard uitgebreid worden.

Verloop doorstroomtraject Bij vroegere stopzetting traject : => geen automatische terugkeer naar LDE bedrijf => Steeds afhankelijk van evaluatie VDAB Wat bij ontslag binnen 6 maanden na positieve doorstroom? Mogelijk (deels) nieuw doorstroomtraject Opnieuw afhankelijk evaluatie VDAB

Administratieve verplichtingen bij de start Formele partnerschapsovereenkomsten Sjabloon beschikbaar Toelichting financiële stromen Opladen in de ESF-applicatie Verduidelijken financiële consequenties door kortingen. Verduidelijken archiveren (wie zal wat bijhouden). Projectovereenkomst ondertekenen (via ESF applicatie). Verduidelijken van eventuele opmerkingen bij goedkeuring

MLP-registratie Hoe kan je starten met de registratie? Organisatie- en vestigingsnummer opleveren aan ESF van de promotor en de partners die zullen registreren. Op basis hiervan krijg je een financieringsnummer toegewezen. Geen aanmaak van MLP-lijnen door trajectbegeleider. In deze overzichts-excel is het van groot belang de begin en- einddatum van de verschillende fases duidelijk aan te brengen.

MLP-registratie Hoe kan je begeleidingen registreren? Je vraagt eerst inzagerecht aan voor de deelnemer aan de hand van het formulier ‘aanvraag inzagerecht op klantendossier’ (http://partners.vdab.be/cvs/index.shtml). Registratie gebeurt via opladen XML-bestand Maandelijks laad je het aangepaste bestand op Belangrijk dat gegevens in XML-bestand correct zijn: -> Resultaatscode fase -> Startdatum fase FASE In te vullen resultaatscode in te vullen datum Voortraject: VT Startdatum fase Jobmatching: JM Startdatum fase Stage: SG Startdatum fase Nazorg: NZ Startdatum fase Einde: UV Einddatum fase -> Enige controle ESF of de begeleiding binnen de gestelde termijnen per fase is gebleven.

MLP-registratie Opladen eindverslag (POP) onder ‘Documenten’, vertrouwelijk luik klantendossier (zie MLP voor sjabloon) MLP-fiche (= handleiding MLP registratie) publicatie op de VDAB-website Overzicht van alle te ondernemen stappen bij de registratie van de begeleidingen. MLP-monitoring Tabellen met een overzicht van de deelnemersgegevens aangevuld met de Indicatoren aanvullen

Termijnen 4 begeleidingsfases Voortraject Maximaal 1 maand Jobmachting Maximaal 3 maand Stage Nazorg Totaal Maximaal 9 maand -> VDAB consulent kan verlenging van eerste 3 fases toestaan -> Eerste 3 fases samen niet langer dan 6 maanden -> Nazorg altijd drie maanden

Hoe acties registreren (POP)? Subsidiabele acties vallen steeds onder één van de volgende drie activiteitenclusters: Persoonlijke begeleiding Groepssessies Ondersteunende activiteiten ifv job- matching/hunting ➔ De acties die men dient uit te voeren in de verschillende fases zijn opgesomd in volgende overzichtstabel (volgende slide). Bij controle van de dossiers zal gekeken worden of deze activiteiten werden uitgevoerd, voordat de fases kunnen uitbetaald worden. Dit zowel voor volledige - als eerder afgebroken trajecten. Maw deze activeiten moeten teruggevonden worden in de POP’s. ➔ Indirecte activiteiten, zoals administratie en dienstverplaatsingen, worden niet aanvaard.

Acties per fase moeten terug te vinden zijn in de POP:

Hoe uren registreren (Tijdsregistratie / deelnemerslijst)? Persoonlijke begeleiding: -> Ieder contactmoment registreren en maandelijks ondertekenen door begeleider EN deelnemer (zie ESF- sjabloon registratie contactmomenten) Groepsessies: -> Iedere sessie getekend door iedere deelnemer en begeleider (zie ESF-sjabloon tijdsregistratie groepsactiviteiten) Ondersteunende activiteiten ifv job-matching/hunting: -> Begeleider registreert uren in Excel-sjabloon (zie ESF- sjabloon tijdsregistratie). Maandelijks afdrukken en ondertekenen door begeleider en leidinggevende.

Derde fase: Stage Via terbeschikkingstelling van werknemers (art. 32) LDE-organisatie doet per werknemer aanvraag bij sociale inspectie (zie sjabloon aanvraagformulier) Stagebedrijf stelt geschrift op met daarin: Duur terbeschikkingstelling Voorwaarden terbeschikkingstelling Identiteit werknemer, werkgever, gebruiker Akkoord vakbondsafvaardiging Zie sjabloon stageovereenkomst. -> Ondertekend door zowel LDE-organisatie, werknemer als stagebedrijf

Derde fase: Stage Werknemer blijft op payroll staan LDE-bedrijf LDE-werknemer heeft recht op zelfde loon als gelijkaardige werknemer in stagebedrijf LDE-bedrijf betaalt ook dit verschil Mag tewerkstelling factureren aan stagebedrijf ➔ Opgelet: Facturatie deel loon LDE-werknemer vergoed door VO, kan niet

Rapportering - Kosten Vaste vergoeding (€4200) voor een individueel doorstroomtraject met alle 4 de fases Indien doorstroom al in fase 1 of 2, toch volledige vergoeding (€4200). Nazorg (fase 4) altijd uitvoeren Vroegere uitval, toch vergoeding van de reeds doorlopen fases. Controle POP. Check hiervoor document overzicht kosten en financiering Oproepen OP 2014-2020

Rapportering - Kosten Minimum 15 % positieve doorstroom Resultaat = tewerkstelling van minimum drie maanden in REC Opgelet: -> Interim geen geldig resultaat -> Vroegtijdige doorstroom wordt meegeteld Per project gemiddeld 140 uur begeleiding/traject (controle obv begroting via tijdsregistratie)

Berekening gemiddelde 140 uur Som van: Individuele uren Groepsuren (vermenigvuldigbaar x deelnemers met volledige trajecten) Jobmatching (uren zonder deelnemer). ➔ Som / aantal volledige trajecten = Gemiddelde aantal uren begeleiding per project. Een volledig traject = traject die de nazorg bereikt.

Berekening gemiddelde 140 uur Indien gemiddelde <140 uur => procentuele correctie op vergoeding volledige trajecten Geen volledig traject -> uren worden niet meegenomen in berekening Vroegtijdig resultaat

Rapportering – bewijsvoering Bewijsstukken opladen in de ESF-archiefruimte. ESF geeft Rapporteringseminarie vooraf. De promotor krijgt toegang tot de archiefruimte via een login (op organisatieniveau). Bij het indienen van eindrapportering moeten de bewijsstukken opgeladen zijn in de archiefruimte.

Rapportering - bewijsvoering Inhoudelijke rapportage Financiële rapportage Bewijsstukken tijdsbesteding. Pop’s Resultaatsbewijs: contract tewerkstelling. Check hiervoor document overzicht kosten en financiering Oproepen OP 2014-2020

Rapportering – mappenstructuur ESF-archief: 1 Ondertekende registraties contactmomenten 2 Ondertekende registraties groepsessies 3 Ondertekende registraties jobmatching (zonder deelnemer) 4 Bewijsstukken niveau intern personeel 5 MLP-tabel 6 Bewijsstukken deelnemersdossiers 7 Bewijsstukken resultaat 8 Overheidsopdrachten 9 Overige marktraadpleging 10 Overige documenten projectuitvoering Check hiervoor document overzicht kosten en financiering Oproepen OP 2014-2020

Rapportering – beoordeling door ESF STAP 1: Controle van de bewijsstukken om kosten goed te keuren. STAP 2: Voor de goedgekeurde kosten controleren we de financiering. Subsidiepercentages toepassen (%ESF, %VCF); Nominale bedragen (maximaal goedgekeurd bedrag ESF); Additionaliteit ESF = ESF middelen kunnen pas berekend worden na vastlegging van andere financieringsbronnen.

Publicitaire Verplichtingen Vermelding van volgende items op alle relevante projectdocumenten & homepage: Het embleem van de Europese Unie, volgens de normen zoals zij worden vermeld in de regelgeving van de Europese Unie, alsook het logo van de Vlaamse Overheid. Een verwijzing naar het betrokken fonds, namelijk het ‘Europees Sociaal Fonds’, en de Vlaamse Overheid. De vermelding ‘ESF investeert in jouw toekomst.’ Meer info: http://esf-vlaanderen.be/nl/publicitaire-verplichtingen-2014-2020

Wetgeving overheidsopdrachten Nagaan of je de wetgeving overheidsopdrachten moet toepassen? Indien ja, voldoen aan de procedures bij aankopen en bij het gunnen van opdrachten afhankelijk van grootte bedrage en type aankoop.

Ondersteuning ESF Inhoudelijke en financiële ondersteuning karel.vanderpoorten@wse.vlaanderen.be jelle.debaenst@wse.vlaanderen.be Technische ondersteuning ESF Applicatie esfsupport@vlaanderen.be