Samenwerking Wave 0

AgO–Projectteam In entiteit Fase AgO–Projectteam  In entiteit Onboarding Onboarding lokale projecteider aan de hand van vragenlijst en door projectplan bruikbaar in de eigen entiteit; Review van de ingediende vragenlijst; Planning voorstel; Vragenlijst invullen (beperktere dan wave 1) Project Staffing; Stakeholder identificatie (wie te betrekken wanneer); Project planning Systeem Fit/gap met bestaande proces (/Peoplesoft talent); Gevraagde aanpassingen analyseren met lokaal team; Aanpassingen valideren: Stuurgroep Vlimpers (en desgevallend uitvoeren) Data Behoefte aan initiële data definiëren; Initiële data verzamelen en aanleveren; Aanleveren van datatemplate waarin data aangeleverd dient te worden met instructies en toelichting; Formele data kwaliteitscontroles; (uitvoeren van data loads) Inhoudelijke data kwaliteitscontroles (bv fube; org structuur); People Gebruikersadministratie (gebruikersrollen technisch toekennen); Knowledge transfer (train the trainer, video en collectieve trainingsessies); Generiek trainingsplan opstellen Aangeven welke personen welke rol moeten krijgen Trainingsplan aanpassen (inbedden in HR strategie van entiteit) Transitie Generiek transitieplan (van huidig systeem naar nieuw); Transitie opvolgen Testplan voorbereiden; Testen opvolgen – correcties uitvoeren; Transitieplan aanpassen & opvolgen; Generiek change materiaal en trainingsmateriaal; Communicatie uitvoeren ivm transitie van oud naar nieuw systeem binnen entiteit; Entiteitsspecifiek materiaal naar medewerkers/specialisten/mgrs (change begeleiden obv basismateriaal); Deelname aan UAT Training volgen (voor eigen rol) Project Management Generiek projectplan dat binnen entiteit kan gebruikt worden; Ondersteuning projectleider; Follow up planning per entiteit; Timing voor planning opstellen; Project leiding van de lokale activiteiten; Configuratieworkshops ** (enkel voor beperkt aantal HR specialisten die van kerngroep deel uitmaken Deelname aan workshops met leverancier (configuratie): input eerste opzet Deelname aan workshops: feedback eerste opzet Review herwerkingen leverancier en acceptatie voor start UAT

Samenwerking Wave 1+2

AgO–Projectteam In entiteit Fase AgO–Projectteam  In entiteit Onboarding Onboarding lokale projecteider aan de hand van vragenlijst en door projectplan bruikbaar in de eigen entiteit; Review van de ingediende vragenlijst; Planning voorstel; Vragenlijst invullen (uitgebreider dan wave 0) Project Staffing; Stakeholder identificatie (wie te betrekken wanneer); Project planning Systeem Gevraagde aanpassingen analyseren met lokaal team; Aanpassingen valideren: Stuurgroep Vlimpers (en desgevallend uitvoeren) Fit/gap met bestaande systeem, eigen proces (/tool); Data Aanleveren van datatemplate waarin data aangeleverd dient te worden met instructies en toelichting; Formele data kwaliteitscontroles; (uitvoeren van data loads) Fit/gap met initiële data in het eigen systeem; Basisgegevens verzamelen & aanleveren; Inhoudelijke data kwaliteitscontroles; People Gebruikersadministratie (gebruikersrollen technisch toekennen); Knowledge transfer (train the trainer, video en collectieve trainingsessies); Generiek trainingsplan opstellen Aangeven welke personen welke rol moeten krijgen Trainingsplan aanpassen (inbedden in HR strategie van entiteit) Transitie Generiek transitieplan (van huidig systeem naar nieuw); Transitie opvolgen Testplan voorbereiden; Testen opvolgen – correcties uitvoeren; Transitieplan aanpassen & opvolgen; Generiek change materiaal en trainingsmateriaal; Testen lokale configuratie en initiële data; Gebruikersrollen toekennen (wie moet welke rol krijgen in systeem); Communicatie uitvoeren ivm transitie van oud naar nieuw systeem binnen entiteit; Entiteitsspecifiek materiaal naar medewerkers/specialisten/mgrs (change begeleiden obv basismateriaal); Training volgen (voor eigen rol) Project Management Generiek projectplan dat binnen entiteit kan gebruikt worden; Ondersteuning projectleider; Follow up planning per entiteit; Timing voor planning opstellen; Project leiding van de lokale activiteiten;

Uitrol Projectinteractie Centrale projectteam Projectteam in de entiteit Te betrekken personen in de entiteit Leiding-gevenden Stuurgroep HRBP’s HR specialisten Projectgroep Lokale PL IT/data specialist (data-extractie) Medewerkers

Uitrol Rollen en verantwoordelijkheden Directie Garandeert beschikbaarheid Projectsturing Projectmanagement Projectplan opstellen Rapportering naar directie Uitrol in een entiteit Trainer (van eindgebruikers) Trainingsplannen opmaken Trainingen coördineren HR Specialist Levert analyses aan Inhoudelijke afstemming met Ago projectteam Data/IT Expert Data verzamelen & structureren Testing Klankbord Afstemming bv. trainingsmateriaal i.h.k.v. dry run Zowel specialisten wave 0 als 1