Woensdag 14 juni 2017 Nieuwe titelpagina Gerda Serbruyns (AgO) gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Joke Pillet (AgODi) joelle.pillet@ond.vlaanderen.be

Programma PTOW: algemeen PTOW en welzijn: + link met werkbaar werk: bevraging deelnemers + link met welzijn: CATS actieplan stress en welzijn 3. PTOW in de praktijk: 4 deeltoepassingen - Plaatsonafhankelijk werken: AS IS Tips - Tijdsonafhankelijk werken: AS IS Tips 4. Conclusies ? Wat neem jij mee ?

1. PTOW: algemeen

1. PTOW: algemeen Website: overheid.vlaanderen.be/het-nieuwe-werken-hnw Visienota HNW: overheid.vlaanderen.be/het-nieuwe-werken-hnw Omzendbrief structureel telewerken (2006): overheid.vlaanderen.be/OMZ_DVO_2006_9 Evolutie Omzendbrief PTOW (2014): overheid.vlaanderen.be/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken Toolbox: PTOW: https://overheid.vlaanderen.be/toolbox/toolbox-plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken

2. PTOW, Welzijn en werkbaar werk linken tussen PTOW en Welzijn: -toolbox PTOW https://overheid.vlaanderen.be/ptow-en-welzijn Evidence based: CATS: 4 toepassingen PTOW + conclusies Actieplan stress en burn-out: bouwsteen 9: https://overheid.vlaanderen.be/wat-doet-de-vlaamse-overheid-tegen-stress-en-burn-out#steen9 Link tussen PTOW en Werkbaar werk: bevraging 45 + in 2011: Telewerken als meest genoemde maatregel om gemotiveerd en langer aan het werk te blijven: https://overheid.vlaanderen.be/bevraging-retentiemaatregelen- bij-45-werknemers In het kader van plaats- en tijdsonafhankelijk werken (PTOW) is er evidence-based onderzoek gedaan naar de effecten van de deeltoepassingen van PTOW op het welzijn van de medewerkers. Deze onderzoeken zijn gebeurd in 2016 voor de thema's 'tijdsonafhankelijk werken' en 'telewerken'. Aanvullend zijn de thema's 'tijdsregistratie' en 'open kantoren' hieraan toegevoegd in 2017. De vier onderzoeken werden opgesteld aan de hand van de CAT-methode (Critical Appraised Topic). Dit biedt de mogelijkheid om via een gestructureerde wijze een onderzoeksvraag te beantwoorden. Een korte samenvatting van de bevindingen uit die CAT’s leert ons het volgende: - Er zijn positieve effecten op het welzijn bij het werken in open kantoren ingericht volgens Het Nieuwe Werken (CAT Open kantoren - 12 artikels). Zo gelden die effecten voor jobtevredenheid, welzijn, gezondheid, openheid, flexibiliteit, kennisdeling en toegankelijkheid. Daarnaast zijn er wel negatieve effecten voor wat betreft privacy, wantrouwen en relaties met collega’s. - Er zijn kleine maar positieve effecten op het welzijn bij het toepassen van telewerken (CAT Telewerken - 6 artikels). Dit is zo voor productiviteit, jobtevredenheid, autonomie en stress vanwege conflicten op de werkvloer. Daarentegen moet er voldoende aandacht gaan naar feedbackmethodes om de werknemer op afstand frequent genoeg bij te sturen.  - Er zijn positieve effecten op het welzijn bij de toepassing van een flextijdregeling (CAT Tijdsonafhankelijk werken - 8 artikels). Dit is meer bepaald zo voor autonomie, productiviteit en jobtevredenheid. Anderzijds moet er wel worden over gewaakt dat er voldoende communicatie en interactie tussen de collega’s blijft. - Er werden geen negatieve effecten op het welzijn gevonden voor het werken zonder tijdsregistratie (CAT Tijdsregistratie - 9 artikels). Kortom: drie van de vier deeltoepassingen geven matig positieve effecten op het welzijn van de werknemers aan. Voor tijdsregistratie werden geen negatieve effecten gevonden. De vier CAT’s zijn hieronder te vinden.

3. PTOW in de praktijk 4 verschillende toepassingen: Plaatsonafhankelijk werken (POW): Kantoor + Werken op andere locaties + + Tijdsonafhankelijk werken (TOW): Tijdsregistratie + Flextijdregeling

3. PTOW: plaatsonafhankelijk werken Op kantoor (de standaardbedrijfslocatie) Op een andere locatie: (te registreren in Vlimpers !!!) Ondersteuning: Entiteit: ICT-tools, telefonie, vergoedingen Informaticaopleidingen door HFB Informatiebeheer / digitalisering http://werkplek.vlaanderen.be/mijn-digitale-werkplek-bij-de-vlaamse-overheid

3. POW: plaatsonafhankelijk werken Plaatsonafhankelijk werken = werken op om het even welke plaats die voor arbeid geschikt is. Personeelsleden kunnen op verschillende plaatsen werken. 1. Werken op kantoor Waar werk jij ? Geen kantoor Klassiek kantoor Werken in nieuwe kantoor zonder toepassing principes Werken in nieuw kantoor, met toepassing principes

3. POW: kantooromgeving: TIPS Afsprakenkader opmaken: werken in het nieuwe kantoor: Delen van werkplekken Overleg spreiden (niet iedereen op dinsdagmorgen!) Clean desk toepassen Activity-based: werkplekken, overlegplekken, facilities Groepsklassementen / informatiebeheer Digitalisering Elkaar durven aanspreken op niet naleven afspraken Combinatie met werken op andere locaties Elkaar durven aanspreken op niet naleven van afspraken

3. POW: andere locaties 2. Werken op andere locaties In de satellietkantoren: 87 werkplekken in 9 satellietkantoren (te reserveren via Facilipunt!) Thuis Op een andere geschikte werkplek Wat geldt voor jou ? Geen telewerk mogelijk Maximum aantal telewerkdagen Minimum aantal dagen op kantoor Afspreken waarvoor je naar kantoor komt

3. POW: andere locaties: TIPS - Gebruik de Telewerkbaarheidskwadrant om taken en volume te bepalen: Hoe invullen ? - lijst je taken op of plak ze op post-its - noteer ze in een van de 4 vakken. - de taken in de rechterboven/onderhoek (alleen / niet op kantoor) komen in aanmerking voor plaatsonafhankelijk werken. TAKEN: ALLEEN KANTOOR/ NIET OP KANTOOR Plaatsgebonden Niet plaatsgebonden SAMEN

3. POW: andere locaties: TIPS voor leidinggevenden Hoe leidinggeven op afstand ? Communiceer met elkaar Maak telewerkers zichtbaar Leer je medewerkers feedback vragen Delegeer Maak heldere afspraken (SMART) Vertrouw je medewerkers Stuur op resultaat (PLOEG) Heb oog voor je medewerkers Werk aan teamspirit

3. POW: andere locaties: TIPS voor personeelsleden Communiceer met elkaar Maak lichaamstaal expliciet Maak je werk zichtbaar Vraag feedback Maak heldere afspraken (SMART) Bouwen aan vertrouwen Werk aan resultaten (PLOEG) Werk aan teamspirit Registreer PTOW in Vlimpers Reserveer een satellietwerkplek via Facilipunt

3. TOW: tijdsonafhankelijk werken Tijdsregistratie = afbouwen prikplicht Wat geldt voor jou ? Prikken moet Prikken is in afbouw Er wordt niet (meer) geprikt

3. TOW: prikplicht afbouwen: TIPS Focus op kwaliteit (resultaat) en niet op kwantiteit (gepresteerde of te presteren prikklokuren) Hoe de prikplicht afbouwen ? Mogelijke scenario’s: - enkel voor wie nog wil, en om de juiste redenen (niet werkdruk, uren aantonen) - individuele instapmomenten + afbouw prikkloksaldo (zijn geen overuren) - collectieve instapmomenten Noteer in Outlook Agenda waar en wanneer je werkt en hoe je bereikbaar bent -Inspiratie: https://overheid.vlaanderen.be/hr-deelnetwerk-ptow-wat-als-we-zonder-prikklok-werken

3. TOW: tijdsonafhankelijk werken: flextijdregeling Individuele werktijden: - 6u – 20u (afwijking van Arbeidswetgeving door VPS) Collectieve servicetijden: - service = click / call / face - te verfijnen op niveau entiteit / afdeling / dienst / functie - afspraken over bereikbaarheid en beschikbaarheid in team / individueel Individuele prestaties: dag (bv. 3u/6u/9u) en week/maand/jaarprestaties (38u) Hoe werk jij ?

3. TOW: tijdsonafhankelijk werken: flextijdregeling: TIPS Maak afspraken over bereikbaarheid (bv. telefonisch) en beschikbaarheid (effectief aan het werk zijn). Noteer in Outlook agenda wanneer je werkt Houd rekening met efficiëntie, samenwerking en dienstverlening (click, call, face) Maak afspraken met afdeling, teams, collega’s …

5. Meer info ? Algemeen: Toolbox PTOW: https://overheid.vlaanderen.be/toolbox/toolbox-plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken Afsprakenkader PTOW en Open Kantoor: model AgO: https://overheid.vlaanderen.be/waarden-en-integriteit Opleidingsaanbod: - voor leidinggevenden: coachend leidinggeven, outputgericht leidinggeven en prestatiemanagement - voor personeelsleden: kwaliteitsvolle communicatie, sociale media, modern time management en slimmer werken en efficiënter in team werken Opleidingsaanbod IT: http://werkplek.vlaanderen.be/

Conclusie en afronding Welke tips neem jij mee naar jouw eigen werkomgeving ?