Rogier Kleinekoort 8 november 2005 DIDOTAIRE HUISHOUDING GEMEENTE ROTTERDAM 2015 Rogier Kleinekoort 8 november 2005

Aspecten DiDotaire Huishouding Hoe ver met systeem functionaliteit (DM-RM-WF-BI-KM-COL) Percentage gedigitaliseerde organisatie Percentage medewerkers werkzaam in de nieuwe virtuele samenwerkingsomgeving Percentage gestructureerde, eenduidige en digitaal ondersteunde zaken en processen Percentage van digitale beschikbaarheid en distributie van alle gegevens Percentage van DIV-er naar DRM-er “Documentaire Huishouding Rotterdam 2015”

Beschikbaarheid – distributie alle gegevens Burger Ambtenaar Manager Controller Alle statusinformatie Officiële documenten Procesvoortgangsinfo Alle documenten Mgt. informatie Samenvat. sturingsinfo Compleet view op zaak Verantwoordingsinfo Zakeninformatiesysteem Berichtencentrale Zaken magazijn Proces ondersteuning Digitaal archief Business Intelligence

KA Distribueren Vastleggen Sturen Verticale en horizontale applicaties Sturen Procesondersteuning & digitaal archief Distribueren (berichtencentrale) Intern: ambtenaar, college, raad Extern: burgers, bedrijven, ketenpartners Office Post Fax Telefoon Balie Website Zaakinfo KA Ontvangen, registreren en terugkoppelen Centraal (Decentraal) behandelen en afdoen Vastleggen Gegevensmagazijn & zakenmagazijn

VERANDERINGEN Van Naar Gefragmenteerde opslag Compleet elektron. bedrijfsarchief Documenten & registraties Processen & zaken Beheer bij de DIV afdeling Document invoer & mgt. bij bron Toegang d.m.v. registratie Snel & full text zoeken - Stand alone of spaghetti Gekoppeld met bedrijfssystemen Geen invloed doorlooptijd Monitoren van processen Verkokering – 80% decentraal Directie/dienst overstijgend - 80% centraal “Rotterdam: één concernbreed DMS”

SPAGHETTI Spaghetti Back Offices Klanten Kanalen @ BO 1 BO 2 BO 3 BO 4

VERANDERINGEN DIV-er DigiDIV-er: inhoudelijk regisseren RM-er: digitaal beheren DM-er: adviseren DPB-er: Documentaire Proces Begeleider – meedenken/ontwikkelen BWI-er: Begeleider werkplekinnovatie 3D-er: Documentaire Digitale Dirigent “Rotterdam: één concernbreed DMS”

digiDIV-er: inhoudelijk regisseren Gesprekspartner klant (beleidsmedewerker, secretariaat) over projecten, documenten Tekst en uitleg geven over spelregels voor het opslaan van documenten Tekst en uitleg geven over het nieuwe DMS Ondersteunen bij het vinden van stukken, zoekvraag verfijnen Boomstructuur begrijpen en toepassen Ook de Digi-DIV’er zit dus dicht tegen de klant aan.

Record Manager: digitaal beheren Bewaken hoofdstructuur boom Adviseren over verzoeken tot aanpassing Formuleren auditbeleid (wat loggen?) Verwijderingsinstructies opstellen/actueel houden Koppeling met V-termijnen actueel houden Zorgen voor feitelijk ‘deleten’ van bestanden (AW ’95) Strategie t.a.v. migratie en storage management Enz.

Document Manager: adviseren Gesprekspartner klant (directeur, afdelingshoofd) Inhoudelijke aansturing digiDIV-ers Adviseert en signaleert Adviseert hoe werkplan in ordeningsstructuur te plaatsen Goed op de hoogte van wat er speelt binnen het toegewezen dienstonderdeel.

Omgevingsbewustzijn Communicatie Flexibiliteit Pro-activiteit Competenties Omgevingsbewustzijn Communicatie Flexibiliteit Pro-activiteit Lerend vermogen

SCENARIO 1: CONSERVATIEF & VOORZICHTIG 1. functionaliteit 2. % digitaal 3. % medewerkers DM & RM 25% 25% 5. % zaken\ proc-en 5. % geg. verspreiding 6. % DRM-ers 25% 25% 25% “Documentaire Huishouding Rotterdam 2015”

SCENARIO 2: CONTINUE EEN STAPJE 1. functionaliteit 2. % digitaal 3. % medewerkers DM - RM WF 50% 50% 5. % zaken\ proc-en 5. % geg. verspreiding 6. % DRM-ers 50% 50% 50% “Documentaire Huishouding Rotterdam 2015”

SCENARIO 3: PROGRESSIEF & GEWAAGD 1. functionaliteit 2. % digitaal 3. % medewerkers DM - RM WF - KM 75% 75% 5. % zaken\ proc-en 5. % geg. verspreiding 6. % DRM-ers 75% 75% 75% “Documentaire Huishouding Rotterdam 2015”

SCENARIO 4: ER VOLLEDIG VOOR GAAN !!! 1. functionaliteit 2. % digitaal 3. % medewerkers DM-RM-WF BI-KM-COL 100% 100% 5. % zaken\ proc-en 5. % geg. verspreiding 6. % DRM-ers 100% 100% 100% “Documentaire Huishouding Rotterdam 2015”

ROTTERDAM 2015: SCENARIO's (1) WELK SCENARIO IS REALISTISCH VOOR DE GEMEENTE ROTTERDAM IN 2015?! “Documentaire Huishouding Rotterdam 2015”

BEDANKT !!! VRAGEN ?! “Rotterdam: één concernbreed DMS”