Protocol uitgaven en declaraties Dit protocol is opgesteld om de uitgaves van korfbalvereniging ZKC ’31 enigszins te beperken en om te bezuinigen, omdat ook de economsiche crisis ZKC ’31 heeft getroffen. De uitgaves moeten worden verantwoord aan en goedgekeurd door het bestuur. Dat is niet omdat er geen sprake is van vertrouwen, maar omdat we echt op de ‘kleintjes’ moeten gaan letten. Dit protocol dient te worden goedgekeurd tijdens de Algemene Ledenvergadering van maart 2013 alvorens het in gebruik gaat worden genomen en in werking gaat treden. Maart 2013
1. Budgetten commissies 1.1 Commissies mogen geen eigen budgetten hebben, tenzij anders is aangegeven in de begroting.
2.Uitgaven commissies 2.1 Iedere uitgave moet vooraf worden aangevraagd bij het bestuur. Als het bestuur dan goedkeuring geeft, mag de uitgave pas plaatsvinden. 2.2 Uitgaven moeten bestemd zijn voor iets wat bijdraagt aan de vereniging. 2.3 Voor iedere activiteit die kosten met zich meebrengt, moet vooraf toestemming worden gevraagd bij het bestuur. 2.4 Indien er twijfel bestaat omtrent de rechtmatigheid van de gevraagde vergoeding, wordt het betreffende bestuurs- of commissielid of lid hiervan binnen 4 weken van op de hoogte gesteld. Het bestuur besluit in de daarop eerstvolgende bestuursvergadering over de declaratieaanvraag.
3. Declaraties 3.1 Declaraties worden ingediend via het nieuwe declaratieformulier bij de penningmeester. 3.2 Declaraties worden ingediend met de originele kassabon. 3.3 Declaraties worden ingediend bij de penningmeester maximaal 1 maand na uitgave. 3.4 Het declaratieformulier is altijd digitaal verkrijgbaar bij de penningmeester of te downloaden vanaf de website. 3.5 Kosten worden op basis van werkelijk gemaakte kosten en zonder rente vergoed. 3.6 Vergoedingen worden alleen via een bankoverschrijving vergoed.