Workshop 2 Samenwerken in je team met groepen Mei/juni 2016

Doel Workshop 2 Bewust inzetten van beschikbare middelen Noorderportal om slim: te communiceren samen te werken informatie en kennis te delen binnen je team Afspraken maken onderling in je team over: via welke kanalen communiceren we binnen ons team de manier van samenwerken, het delen van informatie en kennis structureel agendapunt van een teamoverleg

Van teamsite naar groep Wat gaan we doen? Communicatie Groepen Samenwerken Van teamsite naar groep Samen brainstormen over:

Het principe van Groepen

Werken in een groep Wat is een groep? Eenvoudige en gebruiksvriendelijke teamsite   Automatisch aangemaakte groep tot standkoming gebruik voor alle ‘regel, huis, tuin’ en basisfaciliteiten Andere groepen kan men zelf aanmaken; bijv. Vakgroepen voor de ontwikkeling van lesmateriaal. 

Werken binnen de portal

Samenvatting Andere communicatiekanalen zijn beschikbaar: Gesprekken in groepen Skype Meerdere plekken voor bestandsopslag, delen en samenwerken:

Communicatie

Communicatiekanalen Kanaal Kenmerken voor gebruik 1-op-1; persoonlijk/ privacy; niet delen en laag bereik, alleen de mensen die ik mail. 1-op-1 en in een groep; hoog en laag bereik; geen NP-applicatie; Handig voor snelle urgente informele berichten (Werk gerelateerde, formele taakgerichte) communicatie in je groep/ met teamgenoten; hoog bereik, relevant, delen en samenwerken (van eiland naar wij-land) 1-op-1 en in een groep; snelle directe informele communicatie Op afstand visueel contact 1-op-1 of in een groep, zonder fysiek bij elkaar te zitten; snel in te plannen, samenwerken met alle documenten en informatie door allen gelijktijdig in te zien.

Vroeger Nu ik start een groepsgesprek ik mail met de persoon Ik wil een bericht sturen Vroeger Nu Is het bericht voor 1 of 2 personen? of voor meerdere mensen met wie ik een thema deel? Ik open mail Voordelen groepsgesprek: - iedereen is gelijktijdig op de hoogte -iedereen kan bijdragen en reageren, indien je dat zelf wilt -we weten van elkaar waar we mee bezig zijn en vinden niet opnieuw het wiel uit of we zijn op meerdere plekken met hetzelfde bezig -antwoorden op vragen kunnen nu sneller en vanuit meerdere personen worden gegeven Het bericht is voor meerdere personen en betreft een gedeeld thema Het bericht is voor 1 -2 personen Voor 1 persoon of voor meerdere personen die de mail moeten ontvangen @ ik start een groepsgesprek ik mail met de persoon @ @ @ @ @

En meer... Vroeger Nu Of @ @

Opdracht 1: Bekijk je laatste 5 verzonden mails werkvorm: in groepjes van 4 personen   Categoriseer je mails en geef aan hoe je dit met de bovenstaande kennis slimmer zou kunnen doen:   Mail (was) Informerend Vraag Delen van bestand/ kennis Teamgerelateerd? Thema gerelateerd? Persoonlijk? Slimmer (wordt) 1.   2. 3. 4. 5.

Afspraken maken: Hoe gaan we hier nu binnen ons team mee om? Welke kanalen gebruiken we binnen ons team voor wat?

Samenwerken (met bestanden)

Vroeger Nu Mijn eigen bestanden Mijn werkbestanden Bestanden delen Voordelen bestanden in een groep: Jouw werk moet door kunnen gaan, ook als je er niet bent (ziek). Leer van elkaar Vind niet het wiel opnieuw uit; deel! Maak gebruik van elkaars kennis, materiaal etc. Dit scheelt jou en je collega tijd. En druk hebben we het allemaal Kennis is niet meer macht, maar kennis delen is kracht. Samen weten we meer

vertrek vanuit:

Opdracht 2: Bekijk je laatste 4 bestanden werkvorm: groepjes van 4 Wat voor documenten zijn dit (agenda, notulen, lesmateriaal, reiskosten etc.)? Waar heb je die nu opgeslagen? Op welke plek? Als je nu vraagt aan je teamgenoten om dit document te reviewen en voorzien van commentaar. Hoe heb je dit tot nu toe aangepakt? Wat zou er met deze bestanden gebeuren als je vanaf nu, per direct, besluit om niet meer voor NP te werken omdat je de staatsloterij hebt gewonnen? Kan iemand jouw werk/ lessen gemakkelijk overnemen?

Afspraken maken: Hoe gaan we hier nu binnen ons team mee om? Welke documenten zettten we nu waar neer?

Van oude teamsite naar groepen

Mogelijkheden en keuzes: voorbeelden

Mogelijke afspraken Alles van het team in een groep: diepere gelaagdheid in de structuur, maar transparant en toegankelijk voor hele team. Log, minder flexibel en moeilijkere vindbaarheid op onderwerpen/ thema's    Basis informatie en documenten in een groep (huis-tuin-en keuken zaken). Vervolgens op onderwerpen en thema's meerdere groepen maken.   Flexibel, gemakkelijk te delen (ivm rechtenstructuur), geen overkill aan info, alleen relevante info waar jij mee bezig bent. Werkmap per medewerker in de groep maken. Concepten komen daar. Def komt in een 'algemene' mappenstructuur In de mappenstructuur staan ook conceptdocumenten en niet alleen def. Documenten. Dmv aanduiding in bestandsnaam weten we de status. Notulen, agenda's en stukken plaatsen in een mappenstructuur als word-bestand Notulen, agenda's en stukken plaatsen we direct in OneNote. De overleggen delen we in naar secties en pagina's. Voordeel: alles van 1 overleg op 1 plek. Denk na over mogelijke workflows om bestanden te delen met andere groepen: Examens in een map kan je delen met de groep van het Examenbureau Ontwikkeld lesmateriaal kan je straks delen met studenten Zijn er standaard/ wettelijke documenten voor bijvoorbeeld verantwoording of auditing? Zet deze in een map die te delen is Advies: voor lesmateriaal inrichten op basis van crebo en cohort. Dit is binnen NP uniek en daarmee toekomstbestendig voor elke toepassing en systeem.   Deze sheet ondersteunt je verhaal, maar hoef je niet uitgebreid te behandelen

Opdracht 3. beantwoord samen de vragen in je team: Welke zelfde documenten heeft iedereen binnen ons team? (voorbeeld 'delen is het nieuwe mailen'). Kunnen wij deze documenten categoriseren? (bijv. Overleggen, Verantwoording, Lesmaterialen)? Wat 'maken' we samen; welke onderwerpen of thema's werken we aan binnen het team? Zijn er team overstijgende thema's? Hoe ziet de structuur van onze huidige teamsite eruit? Zijn er onderwerpen waar we gemakkelijk groepen van kunt maken?

Afspraken maken: Kunnen we als team afspreken hoe we in groepen structuur aanbrengen? Kunnen we in ons volgende teamoverleg hier afspraken over maken?

Tot slot Nog een keer bekijken Voor tips en trucs Voorbeelden Vragen: Ambassadeur Servicedesk Slimmerwerken@noorderpoort.nl