Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus [Uw bedrijfsnaam] presenteert: Microsoft® Office Outlook®  2007-cursus [Opmerking voor de cursusleider: zie de allerlaatste dia voor gedetailleerde Help-informatie over het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal.] Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren De inhoud van de cursus Overzicht: Archiveringsmysteries opgelost Les 1: Waar gaat dat bericht eigenlijk over? Les 2: Aan de slag met Archief Elke les omvat een lijst met voorgestelde taken en een reeks testvragen. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Overzicht: Archiveringsmysteries opgelost Staat u versteld wanneer u wordt gevraagd of het niet tijd wordt om uw e-mail te archiveren in Outlook? In deze cursus wordt de exacte werking van Archief toegelicht. Mooier nog: u leert hoe u Archief voor u kunt laten werken, precies zoals u dat wilt. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Cursusdoelstellingen Stel Outlook automatisch in op het verplaatsen van e- mailberichten naar Archiefmappen. Archiveer berichten automatisch of op elk gewenst tijdstip. Gebruik verschillende instellingen van Archief voor verschillende mappen, afhankelijk van uw behoeften. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Waar gaat dat bericht eigenlijk over? Les 1 Waar gaat dat bericht eigenlijk over?

Waar gaat dat bericht eigenlijk over? Komt dit bericht u bekend voor? Voelt u zich een beetje schuldig als u op Nee klikt in dit dialoogvenster omdat u eigenlijk niet precies weet wat AutoArchiveren inhoudt? Geen probleem. Dat is precies waar deze cursus voor is bedoeld. En wanneer u eenmaal de details weet, wordt het veel gemakkelijker om op Ja te klikken (of ten minste met een gerust hart Neete zeggen). Opmerking: als u dit dialoogvenster nog nooit hebt gezien, is daar een goede reden voor. Bij sommige bedrijfsinstallaties van Outlook wordt het gebruik van AutoArchiveren niet ondersteund. Raadpleeg voor meer informatie de sectie “Bedrijfsbewaarbeleid” in het Microsoft Office Online Help-artikel “Een back-up maken van items, deze herstellen of verwijderen met AutoArchiveren”. Op de Snelzoekkaart, waarnaar aan het einde van de cursus een koppeling is opgenomen, vindt u een verwijzing naar dit artikel. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

De basisbeginselen van het archiveren En hoe werkt Archief nou precies? Bij dit proces worden berichten automatisch vanuit uw postvak naar een map verplaatst die Archiefmappen wordt genoemd. In de afbeelding worden nadere details weergegeven: Submappen in uw postvak worden automatisch gemaakt in de map Archiefmappen. Start het proces door op Jate klikken. Berichten worden vanuit uw postvak… …naar de map Archiefmappen verplaatst. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Stap 1: Zorg ervoor dat AutoArchiveren is ingeschakeld en kies de frequentie AutoArchiveren is standaard ingeschakeld. U weet dat het werkt als van tijd tot tijd het bericht “Wilt u AutoArchiveren…” wordt weergegeven, dat aan het begin van deze cursus aan bod is gekomen. Als dit bericht niet wordt weergegeven, kunt u nagaan of AutoArchiveren is ingeschakeld door in het dialoogvenster AutoArchiveren te kijken. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Stap 1: Zorg ervoor dat AutoArchiveren is ingeschakeld en kies de frequentie In de afbeelding worden de details weergegeven: Als het selectievakje Elke is ingeschakeld, is AutoArchiveren actief. (En als AutoArchiveren u niet bevalt, kunt u deze voorziening hier uitschakelen door het selectievakje uit te schakelen.) Het aantal dagen geeft de frequentie aan waarmee AutoArchiveren wordt uitgevoerd. Vraagt u zich af hoe vaak dit dialoogvenster wordt weergegeven? Klik op Opties in het menu Extra, op het tabblad Overige en klik vervolgens op de knop AutoArchiveren. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Stap 2: Geef op wat “oud” betekent Bij AutoArchiveren worden de berichten verplaatst nadat de prompt is weergegeven, als u dat selectievakje hebt ingeschakeld. U kunt echter wel degelijk enkele zaken zelf instellen. AutoArchiveren biedt verschillende standaardinstellingen. Deze kunt u naar wens aanpassen. Dit betekent dat u zelf kunt opgeven wat “oud” betekent. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Stap 2: Geef op wat “oud” betekent Voor sommige mensen kunnen e- mailberichten na twee weken al oud lijken. Voor anderen is dat wellicht twee maanden. U kunt de instellingen voor het archiveren van berichten in het dialoogvenster AutoArchiveren , met behulp van de opties die worden weergegeven in de afbeelding. Telkens wanneer AutoArchiveren wordt uitgevoerd, wordt alles dat aan het criterium “oud” voldoet, naar de map Archiefmappen verzonden. In het voorbeeld in de afbeelding wordt alles dat ouder is dan zes maanden naar Archiefmappen verplaatst. U kunt leeftijdscriteria voor berichten instellen per map. Dit komt later in de cursus aan de orde. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

In Archief worden berichten verplaatst op basis van leeftijd Zoals eerder aangegeven, worden met Archief berichten automatisch verplaatst op basis van hun leeftijd. Met andere woorden, berichten worden naar een Archiefmap verplaatst als zij hun “vervaldatum” hebben bereikt, die is vastgelegd in de instelling die u opgeeft in het dialoogvenster AutoArchiveren.   Hoe lang een bericht niet is aangeraakt, oftewel de laatste wijzigingsdatum van een bericht, bepaalt de vervaldatum voor dit bericht. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

In Archief worden berichten verplaatst op basis van leeftijd De wijzigingsdatum (en -tijd) kan door tal van acties worden gewijzigd en is daarom van invloed op het moment waarop het bericht wordt gearchiveerd. Als een bericht niet is gearchiveerd en u van mening bent dat dit wel had moeten gebeuren, komt dat vermoedelijk doordat u de wijzigingsdatum hebt aangepast door het bericht door te sturen of te beantwoorden, of door een van de overige acties uit te voeren. Doorsturen Beantwoorden Allen beantwoorden Bewerken en opslaan Verplaatsen Kopiëren Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Suggesties voor oefeningen Open het dialoogvenster AutoArchiveren. Bekijk uw instellingen voor AutoArchiveren. [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Outlook 2007 vereist) Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Test 1, vraag 1 Op basis van welke van de volgende eigenschappen wordt in Outlook bepaald of een bericht moet worden gearchiveerd? (Kies één antwoord.) Gemaakt op. Laatst gewijzigd. De datum waarop het bericht is ontvangen. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Test 1, vraag 1: antwoord Laatst gewijzigd. De leeftijd van een bericht wordt bepaald door de datum waarop het bericht voor het laatst is gewijzigd. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Test 1, vraag 2 Als u een nieuwe submap maakt in uw postvak, wordt die submap automatisch gemaakt in Archiefmappen zodra de submap berichten bevat die oud genoeg zijn om te worden gearchiveerd. (Kies één antwoord.) Juist. Onjuist. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Test 1, vraag 2: antwoord Juist. Zodra de submap berichten bevat die oud genoeg zijn om te worden gearchiveerd, wordt in Outlook de submap gemaakt in de map Archiefmappen en worden de oude berichten daar naartoe verplaatst. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Les 2 Aan de slag met Archief

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Aan de slag met Archief Archief kan zeer flexibel zijn. U hoeft zich bij het archiveren niet te beperken tot de geselecteerde tijdsintervallen. U kunt dit op elk gewenst tijdstip doen. En u hoeft ook niet meteen alles te archiveren. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uitzonderingen opgeven Als u uw archivering wilt aanpassen, kunt u dat op eenvoudige wijze doen in Outlook. Verschillende mappen kunnen met verschillende tussenpozen worden gearchiveerd, of helemaal niet. Ook kunt u archiveringsregels instellen per map. U kunt bovendien hele mappen uitsluiten van het proces. De keuze is aan u. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uitzonderingen opgeven U start door met de rechtermuisknop op de map te klikken, op Eigenschappen te klikken en uw aangepaste instellingen op te geven, zoals in de afbeelding wordt getoond. Als u deze instellingen eenmaal hebt gekozen, wordt AutoArchiveren gewoon uitgevoerd. Dat maakt het zo makkelijk. Denk er wel aan af en toe de instellingen te herzien. Wanneer u mappen toevoegt, moeten hun instellingen voor AutoArchiveren eveneens worden aangepast. Hier is een scenario: u werkt aan een speciaal project. Berichten voor dat project worden opgeslagen in een map genaamd Contoso. U hebt uw instellingen zodanig gekozen dat bij archivering de berichten in de map Contoso worden gearchiveerd als zij twee maanden oud zijn (in plaats van de standaard zes maanden). En misschien hebt u een map die u Familie hebt genoemd voor persoonlijke correspondentie, waarin berichten worden gearchiveerd nadat zij een vervaldatum van één jaar hebben bereikt. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Doe het wanneer het u het beste uitkomt Stel uw Postvak IN wordt onoverzichtelijk of raakt te vol, en pas over een week staat uw volgende AutoArchivering gepland. Wat kunt u doen? U kunt zeggen "Archiveer dit nu” door op Archief te klikken in het menu Bestand.   Elk bericht dat de vervaldatum heeft bereikt, wordt onmiddellijk gearchiveerd. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Agenda-items of andere Outlook-items archiveren AutoArchiveren werkt niet alleen bij e-mail, maar ook bij items in de Agenda of in Taken. En u kunt de instellingen voor de map Agenda of de map Taken op dezelfde wijze aanpassen als de archiveringsinstellingen voor e-mail. Als het op personen aankomt, zijn de regels voor archivering niet van toepassing. In Outlook kunt u personen bijhouden met behulp van Contactpersonen. Deze worden niet gearchiveerd. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Suggesties voor oefeningen Kijken waar u de instellingen voor een map kunt aanpassen. Kijken waar u Archief handmatig kunt uitvoeren. De archiveringsinstellingen voor uw Agenda bekijken. [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Outlook 2007 vereist) Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Test 2, vraag 1 Het is mogelijk verschillende instellingen voor AutoArchiveren te hebben voor verschillende mappen in uw postvak. (Kies één antwoord.) Juist. Onjuist. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Test 2, vraag 1: antwoord Juist. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Test 2, vraag 2 Welk type item wordt niet gearchiveerd? (Kies één antwoord.) Contactpersonen. Taken. E-mailberichten. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Test 2, vraag 2: antwoord Contactpersonen. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Test 2, vraag 3 Als u wilt archiveren, moet u wachten op de vraag “Wilt u AutoArchiveren”. (Kies één antwoord.) Juist. Onjuist. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Test 2, vraag 3: antwoord Onjuist. Er zijn andere manieren om het archiveringsproces te starten, zoals de opdracht Archief in het menu Bestand. Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen.   Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren

DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Deze Microsoft Office PowerPoint®-sjabloon bevat een cursus over het archiveren van e-mailberichten en andere items in Outlook 2007. U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online Training-cursus met de titel Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren. Voorzieningen van deze sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossenand Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint 2000. Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX®-besturingselement met de naam Shockwave Flash Object op uw computer installeren. Download hiertoe de recentste versie van Adobe Flash Player vanaf de Adobe-website. Waarschuwing bij het opslaan van de Flash-animaties: de Flash-animaties worden afgespeeld in versies vanaf PowerPoint 2000. Als u deze sjabloon echter wilt opslaan in PowerPoint 2007, slaat u deze op in de eerdere PowerPoint-bestandsindeling: PowerPoint 97-2003-presentatie (*.ppt) of PowerPoint 97-2003-sjabloon (*.pot). (De bestandstypen worden weergegeven in het dialoogvenster Opslaan als naast Opslaan als type.) Als u de sjabloon opslaat in een PowerPoint 2007-bestandsindeling, zoals PowerPoint-presentatie (*.pptx) of PowerPoint-sjabloon (*.potx), blijven de animaties niet bewaard in het opgeslagen bestand. Diaovergangen: de overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Diaovergang en ten slotte kiest u de gewenste opties. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat koppelingen naar de online versie van deze cursus. De koppelingen leiden telkens naar de oefensessie voor de desbetreffende les en naar de Snelzoekkaart die voor deze cursus is gepubliceerd. Opmerking: Outlook 2007 moet op uw machine zijn geïnstalleerd als u de oefensessies wilt weergeven. Als u niet over Outlook 2007 beschikt, kunt u de oefeninstructies niet openen. Kopteksten en voetteksten: deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt het dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het notitievenster of de notitiepagina (menu of tabblad Beeld) voor uitgebreide Help-informatie bij deze sjabloon.