Integraal Informatiebeheer maart 2005 Welkom, MvG Ochtend Rotterd Middag OZO

Programma 10.00 uur Opening, Els van den Bent 10.15 uur Integraal Informatiebeheer, Margriet van Gorsel 11.00 uur Pauze 11.15 uur Een Rotterdams DMS, Rogier Kleinekoort 12.00 uur Pauze met lunch 13.30 uur Opening OZO-middagprogramma en welkom 13.35 uur Inleiding op het thema, Nils Borgesius, OZO-netwerk 13.40 uur Samenwerking in Rotterdam, Klaartje Pompe en Margriet van Gorsel 14.05 uur Zelfs departementen doen het samen!, Patrick van der Beemt, InterLAB 14.30 uur Pauze 14.45 uur Centraal Digitaal Depot, digitale duurzaamheid verzekerd, Willem Sloep, PR 15.10 uur Discussie “Als het beter kan, waarom doen wij het dan niet?”, Nils Borgesius 16.15 uur Afsluiting

Integraal Informatiebeheer: Recente ontwikkelingen en de gevolgen voor het vak Samenwerken Record continuüm Een mooi voorbeeld Integraal aan het werk Uitreiking In het afgelopen decennium heeft de toepassing van informatie- en communicatietechnologie (ICT) onze wereld voor een belangrijk deel veranderd. Deze verandering is niet voorbij gegaan aan de overheidsorganisatie die de nieuwe technieken graag inzet.

Recente ontwikkelingen De “Andere overheid” Verbetering dienstverlening In 2007 65% van alle elektronische dienstverlening via Internet Eenmalige gegevensverstrekking Uiterlijk in 2007 wetgeving voor basisregisters Nog in 2004 Authenticatievoorziening Minder en anders regelen Saneren regels In 2006 25% minder administratieve lasten voor de burgers dan in 2002 Een betere organisatie Beleidsvorming Uitvoering Toezicht en handhaving Verbeteren bedrijfsvoering Verbetering van betrekkingen Ketenregie Prestatievergelijking De geluiden van deze tijd: Andere overheid/ E-loket We zien allen onze voordelen: Bestuur- transparantie en burgerbetrokkenheid Manager: snel Div: volledig, toegankelijk

1. Veranderde positie van DIV binnen de organisatie De gevolgen 1. Veranderde positie van DIV binnen de organisatie oorzaken

Informatie! Drie aspecten spelen hierbij een rol Complexer worden van organisaties Toenemende inzet digitalisering Meer transparantie naar burger Gemeenschappelijke element is….. Reorganisaties nemen hand over hand toe met als gevolg dat vaak ook de organisatiestructuur veranderd. Dit heeft ook invloed op de de structuur van de informatiestromen en dus de informatiehuishouding. De burger is mondiger en eist steeds meer. Tevens zien overheidsorganisaties burgers als klanten, en wordt voorlichting, informatievoorziening en communicatie naar, steeds belangrijker gevonden. Dit alles vraagt om een adequate informatiehuishouding Informatie!

Begrip en betekenis informatie vaak slecht ingeschat I. Of te eenzijdig geassocieerd met Informatica (IT) II. Of belang van relatie werkproces met archiefbeheer onderschat

informatie informatica conclusie! inzet informatietechnologie (IT) I. Eenzijdig associatie met Informatica (IT) informatie informatica conclusie! Volgen eerst de lijn I: eenzijdige associatie ICT inzet informatietechnologie (IT)

IT-kennis is nog geen kennis van informatieontsluiting en -wetgeving Gevolg: gescheiden en vaak tweeslachtige informatiebehandeling ICT: doet niets met de inhoud van informatie  geen informatiebeheer, wel systeembeheer Digitaal beheer Papieren beheer

Inbreng automatisering: Inbreng DIV: Informatie binnen de organisatie moet centraal en uniform worden gestructureerd en beheerd Dit kan alleen door: Inbreng automatisering: Inbreng DIV: kennis van hard- en software kennis van informatie-ontsluiting en ordeningsystemen bouwen van geschikte softwaresystemen kennis van wettelijke kaders

II. Relatie werkproces met archiefbeheer Archief = procesgebonden informatie (processen worden beschreven maar zonder de documenten (AO)!) Archief vaak gezien als dumpplek achteraf, soms zelfs sprake van “eigendomsbeleving” Volgen we lijn II: relatie werkproces met archiefbeheer

Afdeling Automatisering Oplossing én noodzaak! Afdeling Automatisering Proces -deskundigen Afdeling DIV = INTEGRAAL WERKEN samenwerking

2. Record continuüm 2e punt: is enigszins vaktechnisch Ik laat deze kans niet voorbij gaan Want vaktechnisch verhaal heeft gevolgen voor de inrichting van uw organisatie.

Van oudsher: fasegericht Gebruik: Start werkproces t/m afronding Dynamisch: Semi-statisch: Bewerken: afgerond werkproces (minder gebruik) Beschrijven: Overdracht naar archiefbewaarplaats na 20 jaar (gebruik in gemeentearchief) Statisch:

Fasegerichte beschrijving Documentregistratie, vaak géén dossierinventaris, vaak alléén toegankelijk d.m.v. codesysteem Dynamisch: Semi-statisch: Afvoer naar archiefruimte, beschrijving dossier al dan niet gesplitst in bewaren/vernietiging Papieren situatie: Naarmate de tijd vordert wordt informatie over de informatie toegevoegd = VERRIJKING In de praktijk gebeurt dit niet GELIJKMATIG en meestal als BULK Statisch: Beschrijvende inventaris t.b.v. Overdracht naar archiefbewaarplaats

Knelpunten: Fasegericht betekent in de praktijk: De dingen in drieën doen die in één keer kunnen (gebruik, beheer, beschrijven) Inefficiënt, probleem wordt naar de toekomst verschoven Werkproces kan niet lang beheerd en verantwoord worden (kennismanagement) Digitaal is vluchtiger en heeft als extraatje de digitale component. Dit laat de fasegewijze behandeling niet toe  als je de digitale informatie niet direct VERRIJKT, ben je het KWIJT Digitaal is dit niet toepasbaar …

Uitvoeren alle drie acties bij creatie of ontvangst Dus….. Recordcontinuüm ! Uitvoeren alle drie acties bij creatie of ontvangst Noodzakelijk bij digitalisering van werkproces

Veranderde inzichten en visie archief- en informatiebeheer Samenvattend Veranderde inzichten en visie archief- en informatiebeheer Resulteert in: Herpositionering DIV; samenwerking: IT - procesdeskundigen - DIV Alle fase-acties meteen uitvoeren Verschuiving naar Recordcontinuüm Documenten koppelen aan werkproces

Dit alles dwingt ons tot analyse van de informatiehuishouding in de organisatie

Een mooi voorbeeld

Integraal aan het werk Dat betekent dus In alle werkprocessen Alle archiefbescheiden In alle vormen Vanuit alle disciplines Dat is nogal wat! Waar te beginnen?

Integraal Informatiebeheer Uitgangspunt: Informatiekunde Publicatie 2 delen: Vragen naar aanleiding van “digitalisering” Checklist Bundeling van deze boodschap in een handige publicatie. Informatiekunde is de functie waarin de verschillende disciplines samenkomen: organisatie, informatie en techniek.

Vragen naar aanleiding van “digitalisering” Organisatie “Wat moet er gedigitaliseerd worden?” Is er voldoende betrokkenheid in de organisatie? Informatie Welke taal spreken wij? Wat betekenen digitale veranderingen voor de uitvoering van het proces, de ondersteuning en de procesafhankelijken? Techniek Eisen aan het systeem Kosten en baten Door deze vragen te stellen krijg je snel een idee waar je aan moet denken en wie erbij te betrekken.

Checklist Alle eisen op het gebied van: Beleid Ontwerp Gebruik uitvoeringsvereisen Ontwerp Gebruik voor een gezond informatie- en archiveringssysteem. (op basis van NEN-ISO Norm 15489, aangevuld met de Nederlandse archiefwet- en regelgeving)

De toepassing van de checklist: in papieren en digitale omgeving bij het het invoeren van een informatie- en archiefsysteem, een leidraad bij het opstellen van een informatiebeleidsplan ondersteunen bij het selecteren, bouwen en inrichten van een informatiesysteem voor het opzetten van een procedurehandboek informatie- en archiefbeheer het voeren van een audit

Uitreiking 1e exemplaar aan de volgende spreker aanbieden!