Aanbesteding Storage, servers en Back up Marktconsultatie Aanbesteding Storage, servers en Back up

Marktconsultatie In de aanbestedingswet worden geen specifieke eisen gesteld aan het uitvoeren van een marktconsultatie Voordat met de procedure voor het plaatsen van een opdracht wordt begonnen, mogen de aanbestedende diensten, met gebruikmaking van een “technisch dialoog”, bij het opstellen van het bestek advies vragen of aanvaarden, op voorwaarde dat een dergelijk advies niet tot uitschakeling van de mededinging leidt”

Inkoopproces

Doel Het voorafgaand aan de formele aanbestedingsprocedure, wederzijds vrijblijvend, met volledige openbaarheid en zonder verplichtingen: Toetsen bij private partijen of de opdracht haalbaar en de gestelde randvoorwaarden realistisch zijn;

Werkwijze Marktconsultatie document Uitnodigen marktpartijen Verslag Marktconsultatie uitnodigen individuele partijen voor nadere toelichting Openbaar maken resultaten Marktconsultatie

Planning Fase van de aanbestedingsprocedure: Datum: Tijdstip: Publicatiedatum 14 augustus 2015 n.v.t. 1ste Nota van inlichtingen: - indienen van vragen 28 augustus 2015 - beantwoording van de vragen 2 september 2015 10.00 uur 2de Nota van inlichtingen: - indienen van vragen 9 september 2015 - beantwoording van de vragen 11 september 2015 10.00 uur Indienen Offerte 25 september 2015 10.00 uur Interviews Week 43 - 2015 09.00 uur Concretiseringsfase Week 45 t/m 49 - 2015 Verzending gunningsbesluit 30 november 2015 n.v.t. Uitvoeringsfase contractondertekening 21 december 2015 Ingangsdatum Overeenkomst 1 januari 2016

Procedure Wij zoeken ‘de expert’, een expert is iemand die: het gehele project kan overzien; risico’s voor het project kan herkennen en minimaliseren; de projectdoelstellingen en de belangen van de opdrachtgever helder voor ogen heeft; op dominante wijze kan aantonen wat hij doet en waarom, om risico’s te beheersen; ongewenste gebeurtenissen op een adequate manier kan oplossen; met aantoonbare, concrete prestaties zijn ervaring kan onderbouwen.

Best Value Procurement prestatie inkoop

Vier fasen BVP Voorbereidingsfase Beoordelingsfase Concretiseringsfase Uitvoeringsfase

Fase 1 Voorbereidingsfase - Opstellen Projectdoelstellingen - Functioneel Specificeren programma van Eisen - Gebruik van minimum aantal voorwaarden - Wegingsfactoren (prijs vs. kwaliteit)

Vaststellen Wegingsfactoren 85% Performance prestatie-onderbouwing risicodossier kansendossier interviews 15% Prijs - plafondprijs

Fase 2 Beoordelingsfase Schriftelijke plannen - Selecteren dominante aspecten - SMART

Prestatie-onderbouwing Inschrijver dient aan te tonen dat hij in staat is om project op adequate wijze te realiseren. Inschrijver dient aan te geven op welke wijze Inschrijver hij deze doelstellingen gaat realiseren.

Kansendossier Wat kan inschrijver toevoegen aan de vraag Creatief Extra waarde bovenop de norm Innovatief

Risicodossier Dominante informatie: Externe risico’s meer focus op verschil directe herkenning Tijdwinst Externe risico’s

Prijs Inschrijfprijs dient onder de plafondprijs te liggen Prijs blijft geheim tot aan de ranking De prijs biedt een minimale scope aan waarmee alle opdrachtdoelstellingen kunnen worden gerealiseerd en waarmee rekening wordt gehouden met de gestelde uitgangspunten en randvoorwaarden De prijs omvat de beheersmaatregelen voor de risico’s die nodig zijn om de opdrachtdoelstellingen te realiseren, zónder dat risico’s van de opdrachtgever worden overgenomen .

Beoordeling Beoordeling kwaliteit (per individueel teamlid) Prijs Rangordebepaling: 2-4-6-8-10

Interview Twee korte gesprekken met sleutelpersonen van Inschrijver: Projectmanager (Projectverantwoordelijke na gunning) 2de sleutelfunctionaris (projectleider/uitvoerder)

Fase 3 Concreteringsfase Kick off meeting De concretiseringsperiode De award meeting

Fase 4 Uitvoeringsfase Uitvoeringsfase - Risicomanagement - Projectmanagement door leverancier - Wekelijkse Rapportage en kwaliteitsrapportage

Tot slot Prestatie-inkoop gaat over het minimaliseren van risico’s; niet over het verplaatsen van risico’s. De financiële risico’s (buiten de invloedsfeer van de opdrachtnemer) voor het project blijven bij de opdrachtgever