5 diepe valkuilen op weg naar een Zorgorganisatie ‘in control’ Presentatie voor congres ‘Zorgdeclaraties: terug in control’ 22/9/2016 te Utrecht Wie ben ik? Waar werk ik? Ervaring Focus op Langdurige Zorg dr. Teun Oosterbaan

Tijd voor interactie! Pak uw smartphone Open uw internetbrowser Typ: go.avint.nl Username: avintinfomedics Password: 1314CH Login

Peiling ‘1 op de 5 zorginstellingen leidt verlies over 2015’, aldus Ernst & Young vorige week. Vraag: verwacht u dat uw instelling over 2016 verlies draait ja of nee? 3

Introductie ZK Justitie ZA ZV 4

Introductie ZK Justitie ZA Gem ZV Wie ben ik? Waar werk ik? Ervaring Focus op Langdurige Zorg ZV 5

Klein deel van de omzet/#cliënten, groot deel van de administratie Introductie Klein deel van de omzet/#cliënten, groot deel van de administratie ZK Justitie ZA Gem Wie ben ik? Waar werk ik? Ervaring Bronnen voor nu zijn onderzoek, ervaring Focus op Langdurige Zorg ZV 6

Effect op liquiditeit. Noodzakelijk is nu: Introductie Effect op liquiditeit. Noodzakelijk is nu: Wie ben ik? Waar werk ik? Ervaring Focus op Langdurige Zorg 7

Effect op liquiditeit. Noodzakelijk is nu: Introductie Effect op liquiditeit. Noodzakelijk is nu: Sales op orde Wie ben ik? Waar werk ik? Ervaring Focus op Langdurige Zorg 8

Declaratiediscipline Introductie Effect op liquiditeit. Noodzakelijk is nu: Sales op orde Declaratiediscipline Wie ben ik? Waar werk ik? Ervaring Focus op Langdurige Zorg 9

Het declaratieproces Registratie van productie Verzamelen gegevens Controleren gegevens Opmaken factuur Controleren retourinfo Controleren op ontvangst Inboeken 10

Het declaratieproces Registratie van productie Verzamelen gegevens Controleren gegevens Opmaken factuur Controleren retourinfo Controleren op ontvangst Inboeken Kennis van beleid Voldoende contracten Contracten op orde Productenboek op orde Debiteuren-beheer op orde Applicatie- landschap op orde 11

5 diepe valkuilen op weg naar een ‘zorgorganisatie in control’ De organisatie is te veel activiteiten- of proces georiënteerd, en mist ketenoriëntatie De organisatie leunt teveel op ‘ICT als oplossing’ en daarmee op de keuzes en roadmaps van Vendors We verwachten teveel van standaardisatie, en zijn bereid daar lang op te wachten Te zelden primaat van bedrijfsvoering, te weinig urgentie voor ‘kassa op orde’/bereidheid daarin te investeren Te volle projectenkalender Reserve: administratie wordt gezien als ‘last’ en dat is onzinning/onnodig/contraproductief 12

Ad 1. INK-model Activiteit georiënteerd 13

Ad 1. INK-model Proces georiënteerd Activiteit georiënteerd 14

Ad 1. INK-model Systeem georiënteerd Proces georiënteerd Activiteit georiënteerd 15

Ad 1. INK-model Keten georiënteerd Systeem georiënteerd Proces georiënteerd Activiteit georiënteerd 16

Ad 1. INK-model Maatschappij georiënteerd Keten georiënteerd Systeem georiënteerd Proces georiënteerd Activiteit georiënteerd 17

Tijd voor interactie! Pak uw smartphone Open uw internetbrowser Typ: go.avint.nl Username: avintinfomedics Password: 1314CH Login

Stelling 2 In onze instelling zijn wij vergaand georiënteerd op de keten: wij passen ons aan ketenpartners aan, en omgekeerd  19

Ad 2. ICT Business Alignment Processen Informatie Applicaties Infrastructuur Business ‘Proxy’: ECD-leveranciers als beleidsuitvoerders? Applicaties zijn ‘tools’ voor het uitvoeren van processen ‘Kassa’ is specialistisch architectuurdomein Pleidooi voor best-of-breed benadering: pakketten van leveranciers die op hun domein specialist zijn met onderlinge koppelingen en een datawarehouse 20

DWH ECD/EPD Agenda Kassa Client admin Boekhouding Ad 2. ICT Buitenwereld 21

Ketenberichten zijn in de WMO en JW nog niet goed gestandaardiseerd: Ad 3. Standaardisatie Ketenberichten zijn in de WLZ goed gestandaardiseerd, inclusief productenboek en bedrijfsregels Ketenberichten zijn in de WMO en JW nog niet goed gestandaardiseerd: Er zijn weliswaar formats maar nog geen standaard productenboek en bedrijfsregels Niet alle gemeenten ondersteunen berichtenverkeer Berichtenverkeer is inhoudelijk nog niet altijd op orde, en gemeenten zoeken naar achterliggende processen Nog te weinig partnerships tussen gemeenten en instellingen Er is gelukkig wel steeds meer congruentie, en echte standaarden komen er wel, maar duurt nog even Niet stilstaan in de tussentijd! 22

Ketenberichten zijn in de WMO en JW nog niet goed gestandaardiseerd: Ad 3. Standaardisatie Ketenberichten zijn in de WLZ goed gestandaardiseerd, inclusief productenboek en bedrijfsregels Ketenberichten zijn in de WMO en JW nog niet goed gestandaardiseerd: Er zijn weliswaar formats maar nog geen standaard productenboek en bedrijfsregels Niet alle gemeenten ondersteunen berichtenverkeer Berichtenverkeer is inhoudelijk nog niet altijd op orde, en gemeenten zoeken naar achterliggende processen Nog te weinig partnerships tussen gemeenten en instellingen Er is gelukkig wel steeds meer congruentie, en echte standaarden komen er wel, maar duurt nog even Niet stilstaan in de tussentijd! Landelijke standaarden zijn er niet volledig, komen er wel;  wacht niet af en standaardiseer intern 23

Alleen samen kom je verder: goede zorg vereist goede bedrijfsvoering Ad 4. Bedrijfsvoering Alleen samen kom je verder: goede zorg vereist goede bedrijfsvoering Tijdige productieregistratie in de zorg is de basis! Alle uren op tijd schrijven en declareren Planning en duidelijkheid naar cliënten (ondersteunende) processen kosten-efficiënt uitvoeren ZDO en zorgplannen Scherp en professioneel onderhandelen met financiers Budgetbewaking Controleren op vlotte boeking Primaat van de zorg of primaat van de bedrijfsvoering? Een instelling kan nog zo goed zorg leveren, als de bedrijfsvoering niet op orde is dreigt risico van tekort op inkomsten en bijvoorbeeld salarissen niet betalen 24

Ad 5. Projecten Kassa op orde Registratie 25

Ad 5. Projecten Nieuwe processen Nieuw ECD Reorganisatie Decentralisatie Zelforganisatie Kassa op orde Registratie 26

Tijd voor interactie! Pak uw smartphone Open uw internetbrowser Typ: go.avint.nl Username: avintinfomedics Password: 1314CH Login

In onze instelling zijn wij gedisciplineerd in het declareren 28

Sales en declaratiediscipline zijn noodzakelijk Conclusie Sales en declaratiediscipline zijn noodzakelijk Er zijn verschillende valkuilen om deze te bereiken Nodig is: Ketenorientatie Best of breed applicatielandschap Heft in eigen handen ten aanzien van standaardisatie Prominente rol voor bedrijfsvoering Focus op de projectenkalender Niet wachten op overheid: goede bilaterale afspraken met financiers, vanuit autonomie en kennis van de eigen organisatie en omgevingsbewustzijn, gecombineerd met proactief handelen op de gemaakte afspraken 29