Outsourcing Repro, Mediaproductie en Decentrale scan & printvoorzieningen 22 december 2014

Welkom Doel informatiebijeenkomst Toelichting op de aanbestedingsdocumenten Intentie, verwachtingen en procedure verduidelijken Sfeer proeven van de huidige situatie, inrichting en werkwijzen Verduidelijkende vragen mogen echter met die verstande dat alleen schriftelijk gestelde vragen en de antwoorden daarop meetellen in de aanbestedingsprocedure

Aanbestedingsdocumenten Offerteaanvraag Bijlagen: PVE IP Baseline informatiebeveiliging Formulieren (eigen verklaring + kwalitatieve beantwoording vragen) Prijsinvulformulier Concept uitbestedingsovereenkomst Marktconsulatie

Kwaliteit belangrijk

Intentie aanbesteding Outsourcen taken Mediaproductie & Repro in combinatie met het vernieuwen van de decentrale print / scan infrastructuur Contracteren nieuwe leverancier/partner voor komende 5 – 7 jaar In de periode van transitie naar een papierarm tijdperk

Transitie naar papierarm tijdperk Alles wat digitaal kan, wordt digitaal (Nicholas Negroponte) Printrichtlijn Provincie Noord-Holland reductie van gebruik van papier door het bewust en selectief inzetten scenario’s, welk volume aan print over in 2018? ?

Verwachte effect digitaliseren Vormgeving & DTP-opmaak voldoende werk, mits meegaan met ontwikkelingen Grafimedia advies & traffic voldoende werk, toenemende variatie en complexiteit Productie op papier volume blijft dalen verschuiving naar kleine oplagen en vraag gestuurd

Uitdagingen aanbesteding Going concern dienstverlening Repro & Mediaproductie Continuïteit van de eenheid Met visie op de toekomst ruimte houden voor ontwikkeling Moderne printinfrastructuur op basis MPS In overeenstemming met printrichtlijn en verder (gemak, gebruikerstevredenheid, gastgebruik, BYOD) Schaalbaar Toekomst voor de medewerkers Pensioen (4) Nieuw werk / nieuwe werkkring (5)

Condities Decentraal Centraal Extern Bundeling percelen om totaaloplossing mogelijk te maken Servicemodel printrichtlijn koppelt gemak voor gebruiker aan sturing printvolume Hoogwaardige print kwalitatief gelijkwaardig aan offset Samengestelde decentrale machineconfiguratie Prijs MPS gebaseerd op vaste en variabele component Inschrijver bepaalt de organisatie van de dienstverlening en de daarvoor benodigde formatie (minimaal 4) Medewerkers die in aanmerking komen, hebben keuze ingaan op voorstel leverancier en overgaan of detacheren Decentraal Centraal Extern

Gunningscriterium transitie

Transitie Visie op de ontwikkeling van de diensten Vertaling in inrichtingsplan: organisatie benodigde formatie oplossing voor de printinfrastructuur (MPS) voldoende flexibiliteit ruimte voor ontwikkeling concept SLA Transitieplan

Gunningscriterium personele belangen

Meewerken aan mobiliteit 40 van 100 punten Inschrijver is bereid over te nemen: Vier medewerkers 0 punten Elke medewerker meer 10 punten Elke tijdelijke werkplek – van werk naar werk 3 punten

Gunningscriterium prijs Prijs & prijsformulier businesscase bepalend voor wel / niet gunnen geboden oplossingen en prijs bepalen niet de hele businesscase Producten en diensten uitgekristalliseerd Bijkomend voordeel administratief proces van meet af aan duidelijk

‘Value’ als korting op inschrijfprijs Gunningscriteria in onderlinge verhouding Onderdeel Weging € 950.000 Referentiebedrag Personele belangen 40 % € 380.000 Maximale fictieve korting Transitie 50 % € 475.000

Beoogde planning Publicatie Informatiebijeenkomst Sluiting termijn vragen Beantwoorden vragen gereed Sluiting inschrijvingstermijn Gunningsadvies uiterlijk gereed Besluitvorming GS, advies OR t/m voorlopige gunning Alcatelperiode, verificatie & definitieve opdrachtverlening Transitie 10 december 22 december 19 januari 26 januari 2 februari 3 maart Eind april Eind juni