Het e-invoicingproject najaar 2016 – voorjaar 2017

Agenda E-facturatie voor bedrijven Beleidskader in Vlaanderen en België Peppol Juridische context Wat is een e-factuur + voordelen De standaard Aan de slag met e-invoicing Meer informatie en vragen

1. E-facturatie voor bedrijven Waarom aan e-facturatie doen als bedrijf? Alle studies: efficiëntie en besparing Studie van Indiville, in opdracht van de Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging  besparing op jaarbasis/ Belgische bedrijven eenmanszaak Kleine ondern. Middelgrote ond. Grote ondern. Gemiddelde potentiële jaarlijkse besparing 246, 24 € 4.380,48 € 18.066,24 € 117.887,40 €

1.E-facturatie voor bedrijven Waarom aan e-facturatie doen als bedrijf?

1.E-facturatie voor bedrijven Waarom aan e-facturatie doen als bedrijf? Externe druk Europese Richtlijn EU2014/55/EU 27 november 2018 (+1j lokale overheden) overheden moeten verplicht e-facturen aanvaarden 27 mei 2017: de norm Overheden verplichten het (Oostenrijk, Nederland, Frankrijk, Spanje, Italië, Scandinavische landen) Uw klanten/leveranciers zullen het meer en meer vragen

1. E-facturatie voor bedrijven Waarom aan e-facturatie doen als bedrijf? Aanzet voor bredere digitalisering Veel bedrijven gebruiken de elektronische facturatie als aanzet voor een brede digitalisering van de administratieve processen.  op termijn komt uw bedrijf er sterker uit.

1. E-facturatie voor bedrijven Waarom aan e-facturatie doen als bedrijf? Uniek moment. De markt is gewijzigd. Van dure oplossingen, naar brede, betaalbare toepassing Enkele voorbeelden. U kunt een PDF versturen naar een service provider die er vervolgens voor u een e-factuur van maakt. Nieuwe facturatietools, al dan niet als app of met kredietverstrekkingsfaciliteiten… Tal van vroegere grote dienstverleners hebben vandaag een gevarieerd aanbod dat ook voor kleine bedrijven interessant is. Ook diverse banken bereiden een aanbod voor.

1. E-facturatie voor bedrijven Waarom aan e-facturatie doen als bedrijf? Er zijn heel wat dienstverleners in de markt die een e- facturatie aanbod hebben voor bedrijven De Vlaamse overheid heeft er voor gekozen om enkele standhouders toe te laten die vandaag effectief bedrijven ondersteunen om een e-factuur te zenden naar de overheid. In de komende weken en maanden zullen daar tal van andere dienstverleners bijkomen.

2. beleidskader Europees beleid end to end e-procurement

2. beleidskader Overheden als hefboom voor veralgemeende e-invoicing Europese Richtlijn 2014/55/EU 27 november 2018 (+1j lokale overheden) overheden moeten verplicht e-facturen aanvaarden 27 mei 2017: de norm

2. beleidskader Beslissing Vlaamse Regering 12 juli 2013 Tegen 1.1.2015: entiteiten van de Vlaamse overheid moeten e-facturen kunnen ontvangen Tegen 1.1.2017: e-facturatie is de standaard Samenwerking met het federale bestuursniveau Herbevestigd door VR op 16 december 2016 Richtsnoer: de opdrachtdocumenten

3. het model: de Peppol oplossing

4. Juridisch - BTW-wetboek Elektronische factuur = factuur die… alle voorgeschreven gegevens bevat, en uitgereikt en ontvangen is in om het even welke elektronische vorm xml, pdf, excel, gescand en omgezet in pdf vóór verzending,… evenwaardig aan papieren factuur Gebruik toegestaan mits aanvaarding door afnemer overheid verplicht e-invoicing: geen spelregels KB uitvoering: “de regelmatig opgemaakte factuur” Verplichte e-invoicing = verplichting op vorm om regelmatig te zijn Opgemaakt in word, dan afgedrukt en verstuurd op papier  geen e-factuur want niet elektronisch uitgereikt/ontvangen Opgemaakt op papier, gescand en per e-mail verstuurd  wel e-factuur want elektronisch uitgereikt/ontvangen

4. Juridisch - bewaring Drie basisprincipes garanderen vanaf uitreiking tot einde bewaartermijn (7 jaar), zowel door verzender als ontvanger E-invoicing (Mercurius) biedt geen bewaring Vrije keuze: op papier of elektronisch formaat Papieren facturen omzetten naar digitaal Plaats van bewaring: in België, maar… Bewaring in elektronisch formaat mag ook buiten België, voor zover volledige online toegang tot de betrokken gegevens gewaarborgd is (bv. toegankelijke Cloud- toepassing)

4. Juridisch, voorwaarden (1) Authenticiteit van de herkomst “Waarborgen van de identiteit van de leverancier of van de uitreiker van de factuur” E-invoicing (Mercurius) zorgt hiervoor tijdens verzending Leverancier: boeking facturen, bewaring e-factuur en alle gelieerde stukken, etc. elke mogelijke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert

4. Juridisch, voorwaarden (2) Integriteit van de inhoud “Inhoud die voorgeschreven is door de toepasselijke regels inzake de facturering heeft geen wijzigingen ondergaan” E-invoicing (Mercurius) zorgt hiervoor tijdens verzending Formaat mag gewijzigd worden: Bestandstype: xml  pdf Voorstelling gegevens: datum dd/mm/jj  jjjj/mm/dd Elke mogelijke bedrijfscontrole…

4. Juridisch, voorwaarden (3) Leesbaarheid Factuur zo tonen dat alle gegevens duidelijk leesbaar zijn, op papier of op digitaal scherm, zonder nood aan veel onderzoek of interpretatie bv. xml = slechts leesbaar na de nodige vertaling Voldoende om e-factuur op verzoek, binnen redelijke termijn in een voor mensen leesbare vorm voor te leggen Op papier of digitaal Bv.: viewer die xml-data leesbaar weergeeft Omzetting formaten mogelijk, maar letten op integriteit inhoud en authenticiteit herkomst E-invoicing (Mercurius) verzorgt slechts het doorsturen. Men heeft dus een manier nodig om de verzonden, gestructureerde xml-data weer te geven op een goed leesbare manier.

4. Juridisch Implementatie in onderneming Vrije keuze belastingplichtige Moet nodige bewijs kunnen leveren dat drie basisprincipes gegarandeerd zijn Mits zelfde bewijs kan ook wijze van implementatie wijzigingen doorheen de tijd (technische evoluties) Geavanceerde of gekwalificeerde handtekening, maar zeker niet verplicht http://www.efactuur.belgium.be/wetgeving  omzendbrief AAFisc 14/2014 Niet noodzakelijk hele omwenteling bv. men gebruikt al financieel systeem waar facturen uitkomen die dan vergrendelde pdf verstuurd worden  enkel manier van doorsturen zal veranderen met e-invoicing.

4. Fiscaal voordeel Verhoogde investeringsaftrek van 13,5% Doelgroep: Ingevoerd sinds augustus 2015 Doelgroep: Kleine vennootschappen Natuurlijke personen die kwalificeren als kleine vennootschap Digitale investeringen, 3 categorieën: Digitale vaste activa die dienen voor integratie en exploitatie van digitale betalings- en facturatiesystemen (A) Systemen die dienen voor beveiliging van informatie- en communicatietechnologie (B) Aanvullende investeringen nuttig bij de uitvoering van de investeringen in digitale betalings- en facturatiesystemen of in systemen die dienen voor de beveiliging van ICT (C) Onder categorie C vallen ook investeringen voor interfaces met systemen van de onderneming of naar systemen buiten de onderneming, met inbegrip van investeringen in interfaces tussen systemen voor facturatie, betaling en boekhoudkundige programma’s  Link met Mercurius-platform bouwen

4. Fiscaal voordeel: formaliteiten Leverancier van de goederen of diensten waarop de aftrek van toepassing is moet op factuur, of bijlage ervan: Melden onder welke van de categorieën (A, B of C) de investering valt; Verklaring opnemen van aftrekbaar karakter Genieter van aftrek moet: Bovenvermelde facturen ter beschikking houden van belastingcontroleur Formulier 275U invullen en bij belastingaangifte voegen Zie o.a. website Unizo voor meer informatie of contacteer uw beroepsorganisatie

5. Wat is een e-factuur? E-factuur ≠ PDF E-factuur ≠ intelligent gescande factuur E-factuur ≠ factuur opgehaald op portaal leverancier Deze opties zijn enkel voordelig voor de verzender, niet voor de ontvanger! Verschillende procesflows, naast papier Geen geautomatiseerd proces E-factuur is= XML factuur, verstuurd over PEPPOL in de PEPPOL-standaard

5. Voordelen van e-factuur Minder betwistingen Snellere afhandeling Geen ‘vermiste’ facturen Minder risico op fraude Verzenddatum = ontvangstdatum Efficiënter proces Volledige digitalisering processen Feedback over uw e-factuur Correcter en sneller betaald worden Oplossing voor B2G, maar ook B2B KMO-vriendelijk

6. De standaard UBL 2.1 CEN BII Standaard van PEPPOL CEN BII Standaard van de OVERHEID E-FFF

UBL 2.1 CEN BII Standaard van de OVERHEID Business afspraken Verplichte velden Business afspraken

7. Aan de slag

7. Aan de slag Maak een businessplan: Breng uw processen in kaart Optimaliseer en digitaliseer uw interne processen (van order tot factuur) Analyseer uw klantenbestand (overheid, buitenland,…) (kwalitatief bestand is essentieel voor een geslaagd project) Ga na wat de mogelijkheden van uw huidig financieel systeem Kan mijn systeem zelf XML’s aanmaken? Heb ik een SP/AP nodig voor de omzetting Ga ik op zoek naar een alternatief systeem of tool Toevoegen nieuwe tools

7. Aan de slag 2) Contacteer met de leverancier van uw huidige software of boekhoudpakket of 3) Verken de markt in functie van uw behoeften/wensen of/en Zoek een access point 4) Of: Gebruik de Mercurius portal (gratis, onmiddellijk beschikbaar, eenvoudig) voor factuurinvoer en- opvolging https://digital.belgium.be/e-invoicing

7. Aan de slag 5) Meldt u aan op e.procurement@vlaanderen.be Begeleiding bij opstart en testing Coördinatie m.b.t. businessafspraken 6) Meer info: nuttige linken: https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing http://www.efactuur.belgium.be http://www.peppol.eu

7. Aan de slag Naar wie kan ik e-facturen sturen binnen de Vlaamse overheid? https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/documenten/overheidsopdrachten/e- procurement/Entiteiten%20Vlaamse%20Overheid-20170112.pdf Welke Access points zijn er momenteel actief in België https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/documenten/overheidsopdrachten/e- procurement/ACCESS%20POINTS%20%28effectief%20en%20in%20oprichting%29%20- %2016-1-2017.docx Welke providers/softwarehuizen, pakketten of tools (boekhoud-, ERP, facturatie-) helpen u bij uw e-facturatie? https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/documenten/overheidsopdrachten/e- procurement/Werkzame_oplossingen_in_de_markt_20170117.docx

8. Meer informatie en vragen https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing e.procurement@vlaanderen.be