Less is more: Slimmer selecteren met de GWR KNVI/NGI-NGN/SOD Jaarcongres 10-11-2016 Ruth van Belkum / Ministerie van I&M/DCI Ruud Veltmeijer/ Ministerie van I&M/RWS/CD

Gewoon maar alles bewaren? Vroeger was dat niet zo verstandig

En nu ook niet, want Ook digitale opslag kost geld (al verschillen hier de meningen) Doelbeginsel: Informatie niet langer bewaren dan noodzakelijk is conform uitgangspunten die in wetgeving (bijv. WBP) zijn beschreven. De toegankelijkheid wordt beter wanneer we ons van de ballast ontdoen. Dat geldt ook voor later historisch onderzoek . Wat is overigens ballast? V is voor onderzoekers vaak interessanter dan B. Eventuele voettekst

En dan is er nog de wet. Meest relevant wettelijk kader (1) Archiefwet, artikel 5 verplicht de zorgdrager tot het opstellen van selectielijsten die, voor zover het de rijksoverheid betreft, worden vastgesteld door de verantwoordelijke minister. In de selectielijsten is tenminste aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. Archiefbesluit, artikel 2 geeft uitsluitsel over de aspecten waarmee bij de opstelling van een selectielijst rekening moet worden gehouden, n.l. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Bovendien schrijft het artikel voor dat de werkingsduur van selectielijsten maximaal 20 jaar is. Eventuele voettekst

Meest relevant wettelijk kader (2) Archiefbesluit, artikel 3: De zorgdrager betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste: a. de persoon die hij binnen zijn organisatie uit hoofde van diens verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding daartoe heeft aangewezen; b. indien deze is benoemd de archivaris die de beheerder is van de archiefbewaarplaats die is bestemd of mede is bestemd voor de bewaring van de archiefbescheiden van de zorgdrager; c. in afwijking van onderdeel b de algemene rijksarchivaris indien de in dat onderdeel bedoelde archiefbewaarplaats een rijksarchiefbewaarplaats is; d. een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. Eventuele voettekst

Meest relevant wettelijk kader (3) Archiefbesluit, artikel 4 schrijft o.m. voor dat tegen concept ontwerp zienswijzen naar voren moeten kunnen worden gebracht. Archiefbesluit artikel 5 geeft aan dat de selectielijst in elk geval een opsomming van taken van het overheidsorgaan moet geven en dat ze een systematische opsomming van categorieën van archiefbescheiden moet bevatten, waarbij per categorie is aangegeven of de neerslag moet worden bewaard, dan wel vernietigd en indien vernietigd, op welke termijn. Voorts geeft dit artikel aan dat omstandigheden moeten worden benoemd waaronder van de selectielijst kan worden afgeweken. Ook dient o.m. te zijn aangegeven op welke wijze de externe deskundige is betrokken.

Overdaad schaadt: Geldende praktijk: Rijksoverheden werken met Basis Selectie Documenten (BSD’s). Op basis van institutioneel onderzoek zijn de handelingen van de overheid in kaart gebracht en voorzien van waarderingen. Soms beschrijft een BSD vrij specifiek de handelingen voor een bepaald taakveld, soms is een BSD meer generiek van toepassing (horizontale BSD’s) I&M heeft in meer of mindere mate te maken met 77 verschillende BSD’s die heel weinig aanknopingspunten bieden voor het digitaliseren van het proces van waardering en selectie. Dat leidt tot een bepaalde gemoedstoestand:   Eventuele voettekst

Behoefte aan orde in de chaos Conclusie Programma ‘Informatie op Orde’: Er is behoefte aan een nieuwe methodiek voor selectie en waardering. Uitgangspunten Methodiek moet nauwer aansluiten op digitaliseringsambities Standaardisatie over de departementen heen door het benoemen van generieke processen (Ministeries kunnen detaillering op lager aggregatieniveau toepassen).Proces staat centraal Standaardisatie van waardering En dit alles leidt natuurlijk tot betere uitwisselbaarheid van informatie en minder complexiteit. Expertteam met vertegenwoordigers van BZ, LNV, FIN, de Belastingdienst, SZW, VWS, RGD, OCW, DUO, Defensie, het Nationaal Archief en KennisLAB ontwierp het Generiek Waarderingsmodel Rijk (GWR). Definitieve versie: december 2012 GWR is model en geen voorschrift.

Belangen in balans: Handreiking van het Nationaal Archief voor het opstellen van een selectielijst in het digitale tijdperk (maart 2015) Het rapport van de commissie Waardering en Selectie van 2007 was slechts het startschot voor een ontwikkelproces. In de daarop volgende jaren is op het Nederlandse Nationaal Archief in samenwerking met verschillende belanghebbenden gewerkt aan de ontwikkeling van een aantal concrete instrumenten voor waardering met als uitgangspunt de bevindingen van het rapport. Dit heeft geleid tot drie instrumenten: de risicoanalyse, de systeemanalyse en de trendanalyse. Vier bouwstenen bepalen hoelang de informatie wordt bewaard: De GWR (systematische ordening van werkprocessen met voorbeeldwaarderingen) De systeemanalyse (is een wat een grover instrument: het ‘geeft antwoord op de vraag welke neerslag van een archiefvormer je altijd wilt kunnen raadplegen om de activiteiten van een organisatie op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren, onafhankelijk van het onderwerp. De systeemanalyse maakt gebruik van institutionele informatie. Het resultaat is een opsomming van actoren en processen (of een combinatie) waarvan de neerslag bewaard moet worden vanwege het historisch belang. De trendanalyse gaat over de samenleving: ‘deze analyse levert per maatschappelijk domein een aantal beschrijvingen van maatschappelijk relevante trends. Door deze beschrijvingen door te vertalen naar een archiefvormer (dat wil zeggen inzichtelijk te maken welke organisatieonderdelen bij een trend betrokken zijn, welke werkprocessen ze hierbij uitvoeren en hoe de producten van deze inspanning binnen de organisatie genoemd worden) , wordt antwoord gegeven op de vraag welke informatie bewaard moet worden’ vanuit maatschappelijk belang. De drie instrumenten acteren op verschillende abstractieniveaus en hanteren andere perspectieven. Ze hebben een werking die in de praktijk leidt tot verwijdering en vernietiging, maar die deze keuze in principe open laat. De risicoanalyse stelt de entiteit record centraal, terwijl de systeemanalyse zich richt op de entiteiten actor, mandaat en activiteit en diens onderlinge relaties. Zij onderschrijven het uitgangspunt dat waardering en selectie toegepast worden bij creatie. De trendanalyse onttrekt zich enigszins van dit stramien omdat deze analyse niet gerelateerd lijkt aan de directe context van een record, maar relateert aan de context van de context: in dit geval de maatschappij waarbinnen de context van records zich vormt. Zelf zie ik mogelijkheden voor het herkennen van trends, maar minder in het voorspellen van trends. In de praktijk zou het principe van de disposal hold kunnen worden gehanteerd. Dit principe heeft een juridische achtergrond. Het is een juridisch verbod dat de vernietiging van records tegenhoudt. Als we stellen dat het wel mogelijk is om trends (achteraf) te herkennen en dat de beheersing van informatie technisch op te lossen is, dan is een maximale disposal hold termijn een mogelijkheid om het maatschappelijk belang te borgen in het waarderingsproces. Die termijn kan gekoppeld worden aan de directe context van records. Wijzigingen in die context kunnen de trigger zijn voor een disposal hold. Eventuele voettekst

De risicoanalyse (wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de eigenaar van de informatie, veelal de lijnmanager). Het belang voor de archiefvormer uit het oogpunt van bedrijfsvoering en verantwoording staat hierbij voorop. De wijze waarop een risicoanalyse uitgevoerd wordt is niet voorgeschreven. Het resultaat ervan is in ieder geval een systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden, met voor iedere categorie de vernietigingstermijn. De periodieke hotspotmonitor (aanwijzen van disruptieve gebeurtenissen/ kwesties die tot maatschappelijke beroering leiden of hebben geleid). Hotspot wordt uitgevoerd door zorgdrager en komt in de plaats van trendanalyse van Nationaal Archief

Bij I&M ging het niet van een leien dakje

Maar het glas is meer dan halfvol, want: Met het kabinet Rutte zijn de ministeries van Verkeer en waterstaat (VenW) en Volkhuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM) opgeheven. VenW als geheel en delen van VROM zijn in oktober 2010 samengevoegd tot het ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM). De opzet van de selectielijst IenM met het samenvoegen van 9 Basis Selectie Documenten (BSD’s) op het beleidsterrein van IenM (16, 21, 27, 28, 84, 85, 86, 94, 120 - Burgerluchtvaart, Scheepvaart en maritieme zaken, KNMI, Waterstaat, V&W, Goederenvervoer, Personenvervoer, Milieubeheer en Ruimtelijke Ordening) variërend van 100 tot 1000 handelingen met soms tegenstrijdige waarderingen naar een generieke selectielijst IenM met 55 processen is een unicum op zich.   Dit in tegenstelling tot de ministeries van Buitenlandse Zaken, Sociale Zaken en Defensie waar het een kwestie van een BSD om te zetten naar een generieke selectielijst (deze selectielijsten zijn al vastgesteld).

Enkele opmerkingen over de aanpak Opstellen concordantie van basis GWR lijst naar BSD’s en omgekeerd. Zijn alle activiteiten afgedekt? Basis GWR als uitgangspunt genomen, zowel voor beschrijving van processen als voor toekenning van bewaartermijnen. Terughoudend met detaillering op procesniveau en aanpassing van waarderingen, omdat we het streven naar vereenvoudiging, interdepartementale uniformering en standaardisatie niet wilden ondergraven. Voortdurende interactie met specialisten t.a.v. BSD en primair proces om te borgen dat de processen en bewaartermijnen en ook de belangrijkste neerslag herkenbaar en geaccepteerd zijn. Leidende rol DCI met grote inbreng agentschappen (o.m. RWS) Risico analyse opgesteld als instrument t.b.v. het primair proces om achteraf op basis van vastgestelde criteria beredeneerd te kunnen afwijken van gestelde termijnen Bij RWS is trendanalyse opgesteld, inclusief beheerprocedure. In samenspraak met primair proces zijn trends en gebeurtenissen die bepalend zijn geweest voor de taakstelling van de organisatie en die veel maatschappelijke impact hebben (gehad) in kaart gebracht. I&M breed is er een proces voor de identificatie van hotspots. In de selectielijst is een categorie opgenomen op basis waarvan de neerslag van trends/hotspots blijvend wordt bewaard. Waarderingen zijn onder vermelding van de selectiecategorieën uit de selectielijst vertaald naar Structuurplannen Documentaire Informatie (SDI’s)

Dilemma’s en knelpunten Toen we begonnen was ‘Belangen in Balans’ er nog niet, halverwege het traject wel. Meer trendanalyse dan hotspot, risicomatrix opgezet als instrument voor correctie achteraf en niet als input voor selectielijst. Discussie met NA over mate van detaillering (processen moeten wel herkenbaar zijn, maar je wilt niet terug naar de BSD’s). Discussie met NA over nut en noodzaak selectielijst voor hele departement of afzonderlijk voor agentschappen en ZBO’s. Waar is de winst als we voor kerndepartement, agentschappen, zbo’s, raden en cie’s aparte selectielijsten gaan opstellen? Reikwijdte. Wat is de ingangsdatum en hoe voorkom je dat reeds geselecteerd materiaal opnieuw moet worden geselecteerd? Rolverdeling zorgdrager vs NA met betrekking tot aanstelling externe deskundige niet duidelijk (Wie doet de voordracht? Wie zorgt voor verslaglegging? Wat staat er in het verslag. Externe deskundige moet deskundige zijn op het gebied van relatie tussen burger en overheid. Wat betekent dat? Aan wie is het verslag gericht? Voor wie maak je de selectielijst, voor degene die met waardering en selectie is belast of voor de burger? Komen er veel verschillende bewaartermijnen of slechts enkele (waarbij de systeemanalyse bepalend is)? Hoe maak je het product automatiseerbaar? Eventuele voettekst

Dilemma’s en knelpunten: Uitgelicht Een andere keuze die IenM heeft gemaakt is één generieke selectielijst op te stellen voor de Bestuurskern en de organisatieonderdelen buiten het kerndepartement. Uitgangspunt is efficiency en aansluiten op digitale ontwikkeling conform actielijn 5 Programma Informatie op Orde. Waar is de winst als er op basis van het GWR weer voor alle kerndepartementen, agentschappen, zbo’s een eigen selectielijst wordt opgesteld ? Gaan we dan van 200 naar 400 lijsten of zelfs meer (in de huidige BSD’s worden ook de agentschappen, raden, zbo’s meegenomen) ? Waarom is het nu een probleem ?

Belangrijkste punt van gesprek met NA Mate van detaillering. Biedt de selectielijst voldoende duidelijkheid over de taken van I&M en bijbehorende waarderingen? Volgens het NA en ook volgens de externe deskundige is de selectielijst vooral voor de burger onvoldoende te doorgronden. Maar is de lijst daarvoor bedoeld? Oplossing: De selectielijst blijft generiek. De detaillering is te vinden in de SDI’s. Die maken onderdeel uit van de selectielijst en worden tegelijkertijd met de selectielijst gepubliceerd. De komende vijf jaar evalueren NA en I&M in een gezamenlijke werkgroep of de gekozen methodiek werkt en wellicht navolging verdient. Extra consequentie: een keuze voor deze aanpak biedt het NA de mogelijkheid om ook invloed uit te oefenen op de opstelling van SDI’s Eventuele voettekst

Taakgebied primair proces Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5 Documenttype, o.a. Product, o.a. Proces- betrokkene, o.a.   Categorie Gen. Selectie-lijst IenM, v0.2 Waardering Opmerking Locatie archief Omgevings- en Assetmanagement Omgevingsmanagement (OM) Omgevingsstratiegie (OS) RWS, bepalen doelen. De omgevingsstrategie geeft aan hoe we de interactie met onze omgeving willen vormgeven. Het doel van de omgevingsstrategie is dat we als Rijkswaterstaat’.gericht en congruent handelen in relatie met onze omgeving Opstellen plan van aanpak omgevingsstrategie RWS rapport visie, strategie vooral BS, OCS; klein beetje WVL en RD 2.2 V 20 omgevingsmanagement is hier een primaire taak, geen PIOFACH-taak. Bepalen strategie vindt een keer per aantal jaar plaats Opstellen omgevingsstrategie RWS omgevingsstrategie 2.1.1 B Opstellen communicatiestrategie (OM) communicatiestratergie Opstellen alliantiestrategie alliantiestrategie Bepalen activiteiten OM (wat en hoe) Doorvertalen Netwerkbeheervisie (NBV) + OS RWS naar regio rapport, afbeelding regionale RWS omgevingskoers RD, NO, CS 10.1.3 B (voor eindrapporten) en V10 (voor overige neerslag) Uitvoeren omgevingsanalyse (regionaal) omgevingsanalyse B (voor eindrapporten) en V10 voor overige neerslag) Bepalen hotspots plan van aanpak Bepalen regionale stakeholderaanpak V20 Doorvertalen NBV + OS RWS naar thema analyse, thematische omgevingskoers Uitvoeren omgevingsanalyse (thematisch) Bepalen focuspunten Bepalen thematische stakeholderaanpak Bijdrage OM aan Programma RWS uitvoeringsplan OM, agenda OM Uitvoeren Omgevingsmanagement Ophalen en beheren omgevings- en stakeholder-informatie stakeholderinformatie LD en RD V10 o.a. relatiemanagement-systeem LIOM (in pilotfase) Behandelen externe vraag (extern gedreven) Behandelen vragen aan Landelijke Informatielijn 0800 vragen (Landelijke Informatielijn) CD, KS, MP; RD, BV, WP 5.2 V5 Behandelen kamervragen Kamervragen primair beleid BS, input van LD en RD 2.1.2 bewaarniveau ligt bij Ministerie Delphi (RWS heeft toegang, beheer bij MinIenM) Behandelen dossieraanvragen Minister, Stas, SG en/of DG 2.3 Behandelen initiatieven van derden. WOB-verzoeken (toegestaan) RD Uitnodigen bewindspersonen notitie, nota, voorstel, besluit uitnodiging bewindspersoon Actief benaderen stakeholders (intern gedreven) agenda, verslag persberichten, agenda, verslag, presentatie, speech BS, OCS; CD, CPR, CA en CO; RD, NO, CS 5.1 Uitvoeren activiteiten in allianties en samenwerkingsverbanden (tweezijdig gedreven) verslag o.a. WVL, NK, UI 13.7

Punten van discussie We hebben nu gekozen voor een hoge mate van detaillering. De processen zijn herkenbaar voor het primair proces, maar is het allemaal nog wel te automatiseren? En nog breder: Is de methodiek voor het opstellen van selectielijsten op basis van de GWR de oplossing voor de toekomst?