Focusgroep opmaak GIS-scan&plan gemeente xxxxx LOGO In groene tekst worden instructies gegeven die je kunnen helpen bij het maken van een begeleidende presentatie voor de focusgroep.

Inleiding: Wat is GIS? Zelf aan te vullen indien wenselijk/nodig Inspiratie en slides vind je in de presentatie ‘wat is GIS_best_practices.ppt’ (zie onder hoofdstuk ‘scan’)

G-scan&plan traject in uw gemeente (Stap 0: toelichting aan college / MAT / volledige administratie over wat GIS binnen een lokaal bestuur kan betekenen.) Stap 1 – quickscan: online bevraging + verzameling van relevante documenten Stap 2 – rond de tafel: verkennend gesprek focusgroep + brainstorm technische diepte-interviews gesprek over IT bevraging van visie schepencollege Stap 3: analyse huidige GIS-situatie obv stap 1 en 2 Stap 4: opmaak actieplan vandaag

Op de agenda vandaag … Deel 1: bespreking resultaten online-bevraging en verkennend gesprek Deel 2: bepaling van diensten voor detail-interviews Deel 3: mini-brainstorm

DEEL 1: Bespreking resultaten online-bevraging en verkennend gesprek Kopieer hier de belangrijkste conclusies/vaststellingen uit de online-bevraging. Vul deze aan met info uit het verkennend gesprek, de i-monitor en de beschikbare documenten (GIS in BBC, oudere GIS-beleidsplannen of - presentaties) en bediscussieer deze met de focusgroep. Volgende thema’s kunnen aan bod komen (vul volgende slides aan): Beleid GIS-organisatie Informatiebeheer GIS-toepassingen … Na bespreking van de resultaten kunnen aanvullend ook enkele vragen gesteld worden. Volgende optionele vragen per thema worden aangereikt (zie verdere slides). De vragen hoeven niet in een vaste volgorde behandeld te worden. Soms wijkt het gesprek af van de vraag die werd gesteld; wanneer er op zo’n moment andere, nuttige informatie wordt besproken, is het aan te raden om het gesprek even zijn gang te laten gaan, eerder dan strikt vast te houden aan de (volgorde van de) vooropgestelde vragen.

GIS-beleid ….

GIS-organisatie ….

Informatiebeheer ….

GIS-toepassingen ….

Bijkomende vragen per thema Leiderschap Strategie en beleid Processen Middelen

Bijkomende vragen per thema Leiderschap Strategie en beleid Processen Middelen - Wie zijn de trekkersfiguren op gebied van GIS? - Welke rol speelt de GIS-coördinator? - Slaagt de GIS-coördinator erin om zijn / haar coördinerende functie te bewaken? - Of is de GIS-coördinator vooral uitvoerder? - Slaagt de GIS-coördinator er in om goed aan te sturen / te delegeren? - Hoe wordt zijn / haar ‘ondersteuning’ van de organisatie op het vlak van GIS ervaren? - Neemt de GIS-verantwoordelijke zelf initiatieven of werkt hij op vraag van de diensten? - Hoe staat de secretaris / het managementteam tegenover GIS? - Staat GIS op de agenda van het managementteam? - Ziet het managementteam GIS als een hulpmiddel voor de administratie of ook als een beleidsmiddel? - Levert de GIS-coördinator analyses of rapporten aan vanuit het GIS voor het managementteam? - Is (het wenselijk dat) de GIS-verantwoordelijke lid (is) van het managementteam? - Is er (nood aan) een GIS-overleg? Zo ja, welke diensten moeten hierin betrokken worden? Wat kan tijdens zo een GIS overleg besproken worden? - Hoe staat het college tegenover GIS? - Is er een schepen met ICT / GIS als bevoegdheid? - Ziet het college GIS als een hulpmiddel voor de administratie of ook als een beleidsmiddel? - Levert de GIS-verantwoordelijke analyses of rapporten aan vanuit het GIS voor het college?

Bijkomende vragen per thema Leiderschap Strategie en beleid Processen Middelen Staat GIS in het algemeen beleidsplan? Is er een afzonderlijk GIS-beleidsplan? Hoe kwam dit tot stand? Zijn er actiepunten / prioriteiten vastgelegd? Hoe heeft men dit aangepakt? Zijn de verwachtingen van de diensten in kaart gebracht? Zo ja, welke diensten zijn hier bevraagd? Is er een overkoepelende visie op GIS voor de ganse organisatie of is die eerder dienst gebonden? Hoe zit het met het draagvlak voor GIS bij het managementteam en het college? Hoe vlot het om het GIS-beleid om te zetten in de praktijk? Hanteert de gemeente een technische of eerder een strategische focus?

Bijkomende vragen per thema Leiderschap Strategie en beleid Processen Middelen Zijn er procesbeschrijvingen? Wie is verantwoordelijk voor procesbeschrijvingen? Is er een kwaliteitsverantwoordelijke? Worden processen in vraag gesteld? Welke processen maken gebruik van GIS? Staan die beschreven? Of zijn die er in hoofde van de mensen? Wat gebeurt er als iemand nieuw start? Of als iemand onverwacht wegvalt? Is de GIS-verantwoordelijke proceseigenaar van bepaalde processen? Zo ja, welke?

Bijkomende vragen per thema Leiderschap Strategie en beleid Processen Middelen - Worden middelen (geld, personeel) ad hoc of eerder planmatig en doordacht ingezet? - Hoe zit het met GIS-data? Welke dienst maakt gebruik van welke datasets? (zie diepte-interviews) Welke dienst gebruikt welke eigen data? Is er nood aan bepaalde (eigen) data? Zo ja, welke data voor welke dienst? Zijn er (ontbrekende) koppelingen tussen databanken? Is er een koppeling met de gemeentelijke website? Is deze wenselijk? Welke gegevens zouden gedeeld kunnen worden via de gemeentelijke website? Hoe gaan medewerkers om met ‘afwijkingen’ in GIS-data? - Hoe zit het met de soft- en hardware? Zijn er problemen op het vlak van software? Welke koppelingen tussen softwarepakketten ontbreken? Zijn er problemen op het vlak van hardware? Is er een GIS-server?

DEEL 2: gebruikersprofielen en GIS-potentie per dienst Er bestaan 5 gebruikersprofielen die je kan definiëren aan de hand van 3 parameters (kennis, vaardigheden en attitudes): GIS-expert Professionele gebruikers Potentiële gebruikers Thuisgebruikers Achterblijvers Kennis Vaardig-heden Attitudes

Wat verstaan we onder deze 5 gebruikersprofielen? Hoe meer sterren hoe groter het gebruikersprofiel een link heeft met een bepaald thema (Bron: statistische analyse G-scan AGIV - MICT)

Zelfevaluatie Op welke dienst werk je en wat is je functie? GIS-Expert Professionele Potentiële Thuisgebruiker Achterblijver gebruiker gebruiker Rondje van de tafel … Stel jezelf en je dienst even voor Op welke dienst werk je en wat is je functie? Op welke manier maakt jouw dienst gebruik van GIS / geodata? In welk profiel herken je jezelf het meest? Welke profielen komen op jouw dienst voor?

Zelfevaluatie Rondje van de tafel … Stel jezelf en je dienst even voor (bijkomende vragen die het gesprek kunnen voeden) (Hoe) wordt GIS ingezet op jouw dienst? Hoe loopt de data/kennisinteractie tussen diensten? Met welke dienst(en) wissel je gegevens/GIS-kennis uit? Wat zijn jouw verwachtingen t.a.v. GIS? Welke verwachtingen leven er op jouw dienst? Wat zijn de toekomstplannen op gebied van GIS? Hoe zit het met de algemene ICT-vaardigheden van medewerkers? Hoe staan medewerkers tegenover GIS? Beschikken ze over de nodige vaardigheden? Denken ze mee of zijn ze vooral uitvoerders? Hebben ze inspraak? Welke diensten zijn ‘mee’? Welke niet? Wordt er (intern of extern?) (ICT-/GIS-) opleiding voorzien voor medewerkers? Is er nood aan (meer / andere) opleidingen? Wie organiseert deze (intern / extern)? Worden er naast opleidingen soms interne informatiesessie georganiseerd? Wie organiseert deze? Is er nood aan (meer / andere) infosessies? >> Bepaal met welke diensten je nadien nog een diepte-interview over de gebruikte en gewenste datasets zal hebben. Dit zijn in eerste instantie de diensten die het meest met geo-gerelateerde gegevens werken.

DEEL 3: mini-brainstorm Durf creatief te denken en vermijd idea killers

DEEL 3: mini-brainstorm Leidinggevenden Strategie en beleid Processen Middelen Ondersteunende diensten (interne zaken, financiën,, kwaliteit, personeel, …) Burgerzaken Jeugd/ Sport/ Cultuur/ BKO/ Toerisme/ Erfgoed/ Bib RO/ Milieu/ Groen/ Technische dienst/ Mobiliteit ‘Externen’ (Politie, brandweer, onderwijs, OCMW, …) Print volgende individuele slides op A3 af. Laat de groep post-its met ideeën plakken in de desbetreffende vakken. Nadien deel je stickertjes uit waarmee je ideeën van anderen kracht kan bijzetten. (bv. benadruk 10 ideeën waar je helemaal kan achterstaan met elk één stickertje. Zo komen uiteindelijk de prioriteiten naar boven.)

Leidinggevenden

Strategie & Beleid

Processen

Middelen

(RO, Milieu, Groen, TD, Mobiliteit, …) Grondgebiedzaken (RO, Milieu, Groen, TD, Mobiliteit, …)

Samenleving & Vrije Tijd (Burgerzaken, Jeugd, Sport, Cultuur, BKO, Toerisme, Erfgoed, Bibliotheek, …)

Ondersteunende diensten (IZ, Financiën, Kwaliteit, Personeel, …)

(Politie, Brandweer, Onderwijs, OCMW, …) ‘Externen’ (Politie, Brandweer, Onderwijs, OCMW, …)