Microsoft® Office Outlook® 2007-training [Naam van uw bedrijf] presenteert: Microsoft® Office Outlook® 2007-training Voordat u begint: In deze cursus wordt beschreven hoe u de handtekeningen kunt maken en beheren die worden gebruikt in e-mailberichten in Outlook 2007. Als u op zoek bent naar informatie over digitale handtekeningen, gaat het over iets anders. Als u een digitaal ondertekend bericht verzendt (dit doet u door een digitaal certificaat toe te voegen aan het bericht), biedt u de geadresseerde de zekerheid dat u de inhoud van het bericht hebt "ondertekend" en dat deze inhoud tijdens de verzending niet is gewijzigd. [Opmerking voor de cursusleider: zie de allerlaatste dia voor gedetailleerde Help-informatie over het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal.] Professionele handtekeningen makenvoor uw e-mailberichten 1

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten De inhoud van de cursus Overzicht: Professionele opmaak, persoonlijke flair Les 1: Een eenvoudige handtekening maken Les 2: Ga uit uw bol: handtekeningen met pit Les 3: Meerdere handtekeningen voor meerdere rollen Elke les bevat een lijst met voorgestelde taken en een aantal testvragen. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 2

Overzicht: Professionele opmaak, persoonlijke flair Een handtekening is een belangrijk stukje communicatie dat we inmiddels verwachten en waarderen. Het geeft een bericht een persoonlijk tintje en dient als oprechte groet. E-mailhandtekeningen kunnen een rol spelen bij het verstrekken van contactgegevens, waardoor de geadresseerde meteen weet hoe u eruitziet of aan welke organisatie u bent verbonden,en kunnen helpen berichten op de juiste wijze af te sluiten. In deze cursus leert u hoe u het volgende kunt doen:E-mailhandtekeningen maken en beheren in Outlook 2007. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 3

Cursusdoelstellingen Uw eigen handtekeningen maken met tekst, hyperlinks, afbeeldingen of zelfs een elektronisch visitekaartje. Uw handtekening gebruiken in elk bericht of alleen wanneer u dat wilt. Verschillende handtekeningen maken voor uw verschillende rollen of e-mailaccounts en hiertussen zo nodig overschakelen. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 4

Een eenvoudige handtekening maken Les 1 Een eenvoudige handtekening maken 5

Een eenvoudige handtekening maken Net als een handtekening in een brief, wordt een e- mailhandtekening toegevoegd aan het einde van uw bericht. Het meest vertrouwde element van een handtekening is de afsluiting. Welke u gebruikt, is afhankelijk van de toon van uw bericht. En aanzien zelfs een eenvoudige e-mailhandtekening automatisch aan uw berichten kan worden toegevoegd, kunt u zich enig typwerk aan het einde van elk bericht besparen. Voorbeelden van afsluitingen zijn "Hoogachtend", "Met vriendelijke groeten" of "Hartelijk dank". Een eenvoudige e-mailhandtekening kan het woord “Bedankt”, uw naam of zelfs alleen uw initialen bevatten. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 6

Waaruit bestaat een e-mailhandtekening? Behalve een afsluiting, kan uw handtekening informatie over uzelf bevatten. Veel professionals nemen hun zakelijke contactgegevens op zodat klanten en zakenpartners hun gemakkelijk kunnen bereiken. Een handtekening kan ook een marketingboodschap of zelfs een favoriet citaat bevatten bij wijze van humor of om persoonlijke waarden aan te geven. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 7

Waaruit bestaat een e-mailhandtekening? Behalve een afsluiting, kan uw handtekening informatie over uzelf bevatten. Een eenvoudige e-mailhandtekening kan onder andere de volgende informatie bevatten: Uw naam. Uw functie. Het adres en telefoonnummer van uw werk. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 8

Waaruit bestaat een e-mailhandtekening? Behalve een afsluiting, kan uw handtekening informatie over uzelf bevatten. U kunt ook complexere elementen toevoegen aan een handtekening: Tip: Het versturen van e-mailberichten kan vanwege afbeeldingen, foto's en illustraties langer duren. Probeer daarom, als u een afbeelding toevoegt, de bestandsgrootte zoveel mogelijk te beperken tot 100 KB. In de volgende les wordt wat meer aandacht besteed aan het opnemen van complexere elementen in uw handtekening. Uw e-mail- of webadres in de vorm van een hyperlink Een afbeelding van uw handgeschrevenhandtekening, een bedrijfslogo of een foto van uzelf Een elektronisch visitekaartje Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 9

Waaruit bestaat een e-mailhandtekening? Wanneer u nadenkt over hoe uw handtekening eruit moet zien, moet u uw achterhoofd houden dat een simpele aanpak de beste is. Op deze manier, is de belangrijkste informatie eenvoudig te herkennen. Het is niet verstandig uw geadresseerden te vervelen met een handtekening die veel te lang is of de aandacht afleidt. Wees voorzichtig met het vrijgeven van gevoelige informatie, zoals uw privé-adres en -telefoonnummer. U wilt niet ineens door allemaal vreemden worden gebeld. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 10

Uw handtekening starten Het maken van een handtekening neemt niet veel tijd in beslag. U maakt handtekeningen en werkt hiermee in het dialoogvenster Handtekeningen en e-mailpapier . U kunt dit snel openen vanuit elk nieuw bericht door op de pijl onder de knop Handtekening te klikken en vervolgens op Handtekeningente klikken, zoals weergegeven in de afbeelding. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 11

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Een naam toekennen De eerste stap bij het maken van een handtekening is het toekennen van een naam. U start door op Nieuw te klikken en vervolgens de naam te typen in het dialoogvenster Nieuwe handtekening. Geef de handtekening uw eigen naam, noem deze "Mijn zakelijke handtekening" of kies wat u maar wilt. Als u meer dan één handtekening wilt maken, is het een goed idee om namen te gebruiken die een duidelijke beschrijving geven, zoals “Zakelijk (simpel)”, Zakelijk (alle contactgegevens)" of “Persoonlijk (voetbalteam)”, zodat u kunt bijhouden welke handtekening u moet gebruiken. In de laatste les van de cursus wordt dieper ingegaan op het maken van meerdere handtekeningen. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 12

Uw ideale handtekening maken Nadat u een naam hebt gegeven aan uw handtekening, gaat u de handtekening maken. In de afbeelding worden de stappen geïllustreerd voor het maken van een eenvoudige handtekening. Typ uw tekst in het tekstvak. Geef enkele van de basisontwerpelementen van uw handtekening op, zoals het lettertype en de tekengrootte. Kies desgewenst een kleur. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 13

Uw ideale handtekening maken U kunt het een tikkeltje ingewikkelder maken door verschillende opmaak te gebruiken voor verschillende regels van uw handtekening. Hier heeft bijvoorbeeld de naam van Pia Lund een andere kleur dan de rest van de tekst. Als de basishandtekening helemaal naar wens is, klikt u op Opslaan. En zo hebt u in een wip uw handtekening in elkaar gezet. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 14

Uw ideale handtekening maken Uw handtekening wijzigen Nadat u een handtekening hebt gemaakt, kan deze gemakkelijk worden gewijzigd. Als u een eenmalige wijziging wilt aanbrengen, in een specifiek bericht, past u simpelweg de handtekening aan in het bericht zelf. Hiertoe bewerkt u de handtekening op dezelfde wijze als welk ander tekstelement in het bericht dan ook. Als u de opgeslagen handtekening wilt wijzigen, moet u teruggaan naar het dialoogvenster Handtekeningen en e-mailpapier en daar uw wijzigingen aanbrengen. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 15

Uw handtekening automatisch toepassen Wanneer u uw eerste handtekening hebt gemaakt, wordt deze in Outlook ingesteld als uw standaardhandtekening en automatisch toegepast op alle nieuwe berichten. U kunt dus uw nieuwe handtekening gebruiken door simpelweg berichten te gaan maken. De handtekening wordt nu opgenomen in elk nieuw bericht dat u maakt. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 16

Uw handtekening automatisch toepassen Als u meerdere handtekeningen hebt gemaakt, kunt u controleren welke handtekening is ingesteld als de standaardhandtekening door in het dialoogvenster Handtekeningen en e- mailpapier te kijken. De standaardhandtekening wordt weergegeven naast Nieuw berichten onder Standaardhandtekening kiezen. In de afbeelding wordt een voorbeeld weergegeven van een handtekening genaamd Mijn zakelijke handtekening die automatisch wordt gebruikt voor nieuwe berichten. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 17

Uw handtekening alleen gebruiken als u specifiek daarvoor kiest Als u liever per bericht bepaalt welke handtekening u wilt gebruiken, als u dus niet automatisch een handtekening wilt laten toevoegen aan nieuwe berichten, kunt u uw instellingen in Outlook aanpassen. Klik in het dialoogvenster Handtekeningen en e- mailpapier op (geen) in de lijst Nieuwe berichten onder Standaardhandtekening kiezen. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 18

Uw handtekening alleen gebruiken als u specifiek daarvoor kiest Als u liever per bericht bepaalt welke handtekening u wilt gebruiken, als u dus niet automatisch een handtekening wilt laten toevoegen aan nieuwe berichten, kunt u uw instellingen in Outlook aanpassen. Als u daarna een handtekening wilt gaan toevoegen aan uw bericht, gebruikt u de knop Handtekening op het lint, in de groep Inclusief . Wanneer een handtekening is opgenomen in een bericht, kunt u deze op elk gewenst moment verwijderen door deze te selecteren en op de toets DELETE te drukken. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 19

Wat de geadresseerde te zien krijgt Nadat u een handtekening hebt gemaakt en bent begonnen deze te gebruiken, kunt u zich afvragen af of alle geadresseerden deze op dezelfde wijze te zien krijgen. Waarschijnlijk is dat niet het geval. Hoe een geadresseerde uw handtekening ziet, is afhankelijk van het programma dat hij of zij gebruikt voor het lezen van e-mailberichten en van de gekozen instellingen. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 20

Wat de geadresseerde te zien krijgt Hier zijn twee voorbeelden van situaties waarin wat u verzendt mogelijk afwijkt van wat zij te zien krijgen. De geadresseerde leest e-mailberichten in de indeling Tekst zonder opmaak    Iemand die e-mailberichten leest in de indeling Tekst zonder opmaak (alleen tekst) ziet wellicht geen kleuren of andere opmaakkenmerken. Het is dus verstandig om bij het ontwerpen van uw handtekening rekening te houden met de weergave hiervan in tekst zonder opmaak. De afbeelding aan de rechterkant illustreert dit scenario. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 21

Wat de geadresseerde te zien krijgt Hier zijn twee voorbeelden van situaties waarin wat u verzendt mogelijk afwijkt van wat zij te zien krijgen. De geadresseerde beschikt niet over het lettertype dat u hebt gebruikt inuw handtekening Aangezien u niet weet wat dit voor situaties zullen zijn, is het verstandig om zich te beperken tot de standaardset van lettertypen die worden meegeleverd met Microsoft Window® Windows®, such as Arial, Verdana®, Times New Roman en Courier. Op de snelzoekkaart, waarnaar aan het einde van de cursus een koppeling is opgenomen, vindt u een verwijzing naar meer informatie over het kiezen van lettertypen. Lettertypen worden niet ingesloten in het bericht. Dat betekent dat de geadresseerde het gebruikte lettertype alleen kan zien als hij of zij dit op de eigen computer heeft geïnstalleerd. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 22

Suggesties voor oefeningen Een handtekening maken. De standaardhandtekening instellen. Een handtekening bewerken. Een handtekening verwijderen. [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (vereist Outlook 2007) Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 23

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 1, vraag 1 Waarom is een e-mailhandtekening zo handig? (Kies één antwoord.) Hiermee wordt bevestigd aan geadresseerden dat het bericht van u afkomstig is en niet is gewijzigd. Het stelt u in staat uw berichten automatisch een professioneel tintje te geven door vertrouwde elementen op te nemen, zoals een standaardafsluiting en uw naam en telefoonnummer. Het voorkomt dat mensen uw bericht doorsturen. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 24

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 1, vraag 1: antwoord Het stelt u in staat uw berichten automatisch een professioneel tintje te geven door vertrouwde elementen op te nemen, zoals een standaardafsluiting en uw naam en telefoonnummer. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 25

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 1, vraag 2 Wanneer u uw eerste e-mailhandtekening maakt, wordt die handtekening automatisch toegepast op alle nieuwe berichten. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 26

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 1, vraag 2: antwoord Waar. Een nieuwe e-mailhandtekening wordt standaard toegepast op nieuwe berichten tenzij u uw instellingen wijzigt. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 27

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 1, vraag 3 Decoratieve aanpassingen van uw handtekening, zoals grotere en kleurrijkere lettertypen, zijn niet zichtbaar voor gebruikers die e-mailberichten ontvangen in welke indeling? (Kies één antwoord.) Tekst zonder opmaak. Rich Text Format. HTML. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 28

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 1, vraag 3: antwoord Tekst zonder opmaak. Als het e-mailprogramma van een geadresseerde zodanig is geconfigureerd dat berichten alleen worden weergegeven in tekst zonder opmaak, krijgt die persoon een zeer eenvoudige versie van uw handtekening te zien. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 29

Ga uit uw bol: handtekeningen met pit Les 2 Ga uit uw bol: handtekeningen met pit 30

Ga uit uw bol: handtekeningen met pit In de vorige les hebt u geleerd hoe u een eenvoudige handtekening kon maken met behulp van tekst en opmaak. Dat is een uitstekend begin. Nu gaan we het een tikkeltje ingewikkelder maken. Eerst willen we echter benadrukken dat overdrijving moet worden voorkomen. Een goed gekozen "complex" element zoals een hyperlink of afbeelding (een bedrijfslogo of professionele foto van uzelf, bijvoorbeeld) kan u helpen uw handtekening extra bruikbaar te maken. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 31

Afbeeldingen en hyperlinks gebruiken Afbeeldingen en hyperlinks zijn informatieve toevoegingen aan uw e-mailhandtekening. Een afbeelding in uw handtekening is meer dan zo maar een leuk element. Zo kan bijvoorbeeld een foto van uzelf of een bedrijfslogo een krachtige blikvanger zijn die klanten helpt u of uw bedrijf op eenvoudige wijze te identificeren. U voegt een afbeelding toe door op de knop Afbeelding in het dialoogvenster Handtekeningen en e-mailpapier te klikken. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 32

Afbeeldingen en hyperlinks gebruiken Afbeeldingen en hyperlinks zijn informatieve toevoegingen aan uw e-mailhandtekening. Als de afbeelding te groot of te klein is, moet u deze verkleinen of vergroten voordat u deze invoegt in de handtekening. U kunt het formaat van afbeeldingen niet wijzigen in het vak Handtekening bewerken . Verderop in deze les komt het aanpassen van het formaat van afbeeldingen nog nader aan bod. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 33

Afbeeldingen en hyperlinks gebruiken Afbeeldingen en hyperlinks zijn informatieve toevoegingen aan uw e-mailhandtekening. Ook een hyperlink kan een krachtig onderdeel van uw handtekening vormen. Zo kunt u bijvoorbeeld een hyperlink gebruiken om reclame te maken voor website van uw bedrijf of om geadresseerden om te leiden naar een specifiek e-mailadres. Neem een hyperlink op door op de knop Hyperlink in het dialoogvenster Handtekeningen en e-mailpapier te klikken. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 34

Geavanceerde lay-out en ontwerp in de hoofdtekst van het bericht Hebt u problemen om uw handtekening er precies zo uit te laten zien als u wilt door gebruik te maken van de hulpmiddelen die beschikbaar zijn in het dialoogvenster Handtekeningen ene- mailpapier?  Dan volgt hier een tip. Ontwerp de handtekening in de hoofdtekst van uw e- mailbericht en kopieer en plak de handtekening vervolgens naar het gebied Handtekening bewerken van het dialoogvenster Handtekeningen en e- mailpapier . Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 35

Geavanceerde lay-out en ontwerp in de hoofdtekst van het bericht Aangezien de Outlook- editor is gebaseerd op Microsoft Office Word, zijn veel van de functies die beschikbaar zijn in Word ook beschikbaar in Outlook. Deze functies kunt u gebruiken om uw handtekening verder te verfraaien. Hier zijn wat voorbeelden van wat u zoal kunt doen: Voorbeelden van het gebruik van een tabel voor de lay-out: u kunt verschillende cellen in de tabel gebruiken voor verschillende tekstuitlijningen of zelfs een contrasterende achtergrond gebruiken voor de hele tabel of een gedeelte hiervan. Voorbeelden van het gebruik van symbolen: u kunt bijvoorbeeld een telefoon gebruiken om uw vaste nummer aan te geven en een printer om uw faxnummer te vermelden. Een tabel gebruiken als lay-out. Een tabel geeft u een betere controle over de positie en uitlijning van elk onderdeel van uw handtekening. Symbolen invoeen. U kunt symbolen gebruiken voor het identificeren van verschillende tekstelementen in uw handtekening. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 36

Geavanceerde lay-out en ontwerp in de hoofdtekst van het bericht Aangezien de Outlook- editor is gebaseerd op Microsoft Office Word, zijn veel van de functies die beschikbaar zijn in Word ook beschikbaar in Outlook. Deze functies kunt u gebruiken om uw handtekening verder te verfraaien. Hier zijn wat voorbeelden van wat u zoal kunt doen: Meer over het aanpassen van formaat en opmaak van afbeeldingen: u kunt ook afbeeldingen bijsnijden, draaien of omzetten van kleur naar zwart-wit, om maar enkele van de beschikbare opties te noemen. In de Snelzoekkaart, waar u naartoe kunt gaan via een koppeling aan het einde van deze cursus, vindt u verwijzingen naar enkele van de specifieke stappen die u moet uitvoeren om de dingen te doen die worden aangegeven op deze en de vorige dia.   Grootte en opmaak van afbeeldingen instellen. Hoewel het formaat van afbeeldingen niet rechtstreeks kan worden gewijzigd in het dialoogvenster Handtekeningen en e-mailpapier, kunt u het formaat van afbeeldingen wel aanpassen in de Outlook-editor. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 37

Geavanceerde lay-out en ontwerp in de hoofdtekst van het bericht U ziet dus dat u heel wat mogelijkheden hebt als u dat wilt. Hoe ver u wilt gaan, bepaalt u natuurlijk zelf. Ondanks alle opmaakopties voor handtekeningen die beschikbaar zijn in de Outlook-editor, moet u onthouden dat eenvoud wel degelijk meetelt. Als u ervoor kiest uw handtekening te ontwerpen in de Outlook-editor, moet u ervoor zorgen dat u zich niet laat meeslepen in uw enthousiasme. Opmerking: u kunt uw handtekening ontwerpen in elke willekeurig ander programma dat HTML ondersteunt, zoals Microsoft Office Word, het resultaat in dat programma kopiëren en het vervolgens plakken in het gebied Handtekening bewerken van het dialoogvenster Handtekeningen en e-mailpapier. Als u in eerdere versies van Outlook gebruik hebt gemaakt van de geavanceerde editor om handtekeningen te bewerken, kunt u deze methode van kopiëren en plakken gebruiken. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 38

Een handgeschreven handtekening gebruiken Een slimme manier om uw e- mailhandtekening er echt persoonlijk te laten uitzien, is door een handgeschreven handtekening op te nemen. Dit kunt u doen met behulp van een Tablet PC of door een afbeelding van uw handtekening te maken. In de volgende dia's worden deze technieken meer in detail besproken. Opmerking: houd er rekening mee dat, als u ervoor kiest om een handgeschreven handtekening te gebruiken, het waarschijnlijk beter is geen gebruik te maken van de handgeschreven handtekening die u gebruikt om juridische documenten te ondertekenen. Voor e-mail zijn uw voornaam of initialen wel voldoende. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 39

Een handgeschreven handtekening gebruiken Een Tablet PC gebruiken Als u beschikt over een Tablet PC of ander apparaat dat het gebruik van een pen ondersteunt, kunt u uw handtekening met de hand schrijven. De handtekening in het voorbeeld is gemaakt met een Tablet PC. U kunt de handtekening opnieuw maken door deze eerst in een bericht op te nemen. Vervolgens kunt u deze selecteren, kopiëren en in het gebied Handtekeningbewerken van het dialoogvenster Handtekeningen en e-mailpapierplakken. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 40

Een handgeschreven handtekening gebruiken Een afbeelding van uw handtekening maken Als u geen apparaat hebt dat het gebruik van een pen ondersteunt, zijn er andere, niet-technische maniere om het effect van een handgeschreven handtekening te creëren. Als u bijvoorbeeld over een scanner beschikt, kunt u een gewone en pen en papier gebruiken om uw handtekening te schrijven, deze te scannen en vervolgens dit beeldbestand te gebruiken als afbeelding in uw e-mailhandtekening. 0ok kunt u, als u faxen kunt ontvangen op de computer, uzelf een faxbericht sturen met uw handtekening. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 41

Een handgeschreven handtekening gebruiken Een afbeelding van uw handtekening maken Als u geen apparaat hebt dat het gebruik van een pen ondersteunt, zijn er andere, niet-technische maniere om het effect van een handgeschreven handtekening te creëren. Als u de afbeelding eenmaal hebt, kunt u de grootte hiervan aanpassen en vervolgens op de knop Afbeelding in het gebied Handtekening bewerken van het dialoogvenster Handtekeningen en e-mailpapier klikken om de afbeelding in te voegen in de handtekening. Herinnering: mensen die berichten ontvangen in de indeling Tekst zonder opmaak krijgen uw handgeschreven handtekening niet te zien. Als u correspondeert met mensen die hun e-mail lezen in de indeling Tekst zonder opmaak, kunt u het beste een getypte versie van uw naam toevoegen, naast de afbeelding van de handgeschreven handtekening. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 42

Een elektronisch visitekaartje gebruiken Elektronische visitekaartjes zijn nieuw in Outlook 2007. Elektronische visitekaartjes, die een uitbreiding vormen van Contactpersonen, stellen u in staat om op eenvoudige wijze contactgegevens uit te wisselen met anderen. Het maken van uw eigen elektronische visitekaartje omvat niet meer dan overschakelen naar Contactpersonen en een contactpersoon maken voor uzelf. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 43

Een elektronisch visitekaartje gebruiken Elektronische visitekaartjes zijn nieuw in Outlook 2007. Elektronische visitekaartjes, die een uitbreiding vormen van Contactpersonen, stellen u in staat om op eenvoudige wijze contactgegevens uit te wisselen met anderen. Nadat u een contactpersoon voor uzelf hebt gemaakt, beschikt u over een elektronisch visitekaartje, dat u vervolgens kunt opnemen in uw e-mailhandtekening. Klik simpelweg op de knop Visitekaartje in het dialoogvenster Handtekeningenen e-mailpapier, zoals weergegeven in de afbeelding. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 44

Een elektronisch visitekaartje gebruiken Met een elektronisch visitekaartje ziet uw handtekening er nog professioneler uit. Bovendien kunnen geadresseerden op eenvoudige wijze uw contactgegevens opslaan bij hun eigen contactpersonen, omdat een elektronisch visitekaartje uit twee delen bestaat, namelijk een afbeelding en een bestand. Door het gebruik van een vCard-bestand, kunnen de contactgegevens die betrekking hebben op het kaartje, op eenvoudige wijze worden opgeslagen door geadresseerden, zelfs als deze geadresseerden niet met Outlook 2007 werken. vCard is de internetstandaard voor het verzenden en ontvangen van contactgegevens. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 45

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Geen kaas gegeten van het ontwerpen van e-mailhandtekeningen? Download een sjabloon Een van de manieren om een echt professioneel ogende e- mailhandtekening te krijgen is door als eerste een handtekening te kopiëren die u bevalt en vervolgens uw eigen gegevens op te nemen. Dit kunt u doen met elke handtekening die u krijgt toegestuurd. Een andere prima mogelijkheid is het downloaden en gebruiken van de handtekeningensjabloon, die beschikbaar is onder Sjablonen op Microsoft Office Online. Om u het zoeken van de sjabloon te vergemakkelijken, bevat de snelzoekkaart waarnaar aan het einde van de presentatie koppeling is opgenomen, een directe verwijzing naar de sjabloon. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 46

Suggesties voor oefeningen Uit uw bol gaan met ontwerp en lay-out. Een handtekening kopiëren en plakken. Een handtekening maken met een afbeelding en een hyperlink. [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (vereist Outlook 2007) Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 47

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 2, vraag 1 Welke van de volgende decoratieve elementen die worden opgenomen in een handtekening stellen een geadresseerde in staat contactgegevens rechtstreeks in zijn of haar eigen map Contactpersonen op te slaan? (Kies één antwoord.) Een hyperlink. Een bedrijfslogo. Een elektronisch visitekaartje. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 48

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 2, vraag 1: antwoord Een elektronisch visitekaartje. Een elektronisch visitekaartje bevat een vCard-bestand dat op eenvoudige wijze kan worden opgeslagen in Contactpersonen. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 49

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 2, vraag 2 Het is mogelijk de grootte van een afbeelding aan te passen in het venster Handtekeningen en e-mailpapier. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 50

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 2, vraag 2: antwoord Onwaar. Stel eerst het formaat van uw afbeelding in, sla de afbeelding vervolgens op en voeg deze tenslotte toe aan uw handtekening. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 51

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 2, vraag 3 U bent geen ontwerper. Hoe kunt u snel en goedkoop een decoratieve handtekening maken die er professioneel uitziet? (Kies één antwoord.) Een ontwerper inhuren. Een sjabloon downloaden vanuit Sjablonen op Microsoft Office Online. Een cursus ontwerpen volgen. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 52

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 2, vraag 3: antwoord Download een sjabloon uit Sjablonen in Microsoft Office Online. Op de site Sjablonen kunt u voorbeelden van enkele echt fraaie e- mailhandtekeningen vinden met slechts enkele klikken. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 53

Meerdere handtekeningen voor meerdere rollen Les 3 Meerdere handtekeningen voor meerdere rollen 54

Meerdere handtekeningen voor meerdere rollen Elke dag gebruikt u e- mail om een reeks verschillende taken uit te voeren. Uw correspondentie is waarschijnlijk een combinatie van persoonlijk en zakelijk. U kunt zoveel handtekeningen maken als u maar wilt voor verschillende gelegenheden en situaties. Bovendien is het eenvoudig om over te schakelen van de ene handtekening naar een andere, zelfs tijdens het schrijven van een bericht. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 55

Meer dan één handtekening maken Het is gemakkelijk om meerdere handtekeningen te maken. Klik simpelweg op de knop Nieuw in het dialoogvenster Handtekeningen ene-mailpapier, geef de nieuwe handtekening een naam en typ (of plak) de gewenste inhoud in het vak Handtekening bewerken . Zoals u kunt zien in de afbeelding, wordt uw verzameling handtekeningen weergegeven in de lijst Selecteer de handtekening als u deze wilt bewerken . Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 56

In een bericht naar een andere handtekening overschakelen Er zijn situaties waarin u wilt overschakelen naar een andere handtekening tijdens het schrijven van een bericht. Bijvoorbeeld: Uw zakelijke handtekening met uw contactgegevens op kantoor kan wellicht prima worden gebruikt wanneer u e-mailberichten naar collega's stuurt. Als u daarentegen een bericht stuurt naar collega's die u persoonlijk goed kennen, wilt u vast een eenvoudigere handtekening gebruiken. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 57

In een bericht naar een andere handtekening overschakelen Er zijn situaties waarin u wilt overschakelen naar een andere handtekening tijdens het schrijven van een bericht. Bijvoorbeeld: Als u correspondeert met een nieuwe klant, wilt u wellicht een echt decoratieve handtekening gebruiken. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 58

In een bericht naar een andere handtekening overschakelen Het is gemakkelijk om over te schakelen naar een andere handtekening in een bericht dat u aan het opstellen bent. Klik simpelweg op de pijl op de knop Handtekening boven aan uw bericht. Of klik, zoals weergegeven in de afbeelding, met de rechtermuisknop op de handtekening zelf en kies vervolgens een andere handtekening uit de lijst. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 59

Verschillende handtekeningen voor beantwoorden en doorsturen Er zijn situaties waarin u een andere handtekening wilt gebruiken bij het beantwoorden of doorsturen van een bericht dan de handtekening die u gebruikt voor nieuwe berichten. Voor nieuwe berichten wilt u bijvoorbeeld wellicht een decoratieve handtekening met een afbeelding en hyperlinks gebruiken. Maar bij het beantwoorden en doorsturen van berichten bespaart een simpelere handtekening met alleen tekst ruimte en wordt het bericht sneller verstuurd. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 60

Verschillende handtekeningen voor beantwoorden en doorsturen Er zijn situaties waarin u een andere handtekening wilt gebruiken bij het beantwoorden of doorsturen van een bericht dan de handtekening die u gebruikt voor nieuwe berichten. Zoals u hier ziet, kunt u dit op eenvoudige wijze doen door een keuze te maken in de lijst Antwoorden en doorgestuurde berichten onder Standaardhandtekening kiezen. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 61

Verschillende handtekeningen voor verschillende e-mailaccounts Als u meerdere e- mailaccounts gebruikt in Outlook, kunt u overwegen een andere standaardhandtekenin g toe te wijzen aan elke account. Waarom? Omdat u mogelijk een specifieke account wilt gebruiken voor een specifieke rol in uw leven. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 62

Verschillende handtekeningen voor verschillende e-mailaccounts Bekijk nu de afbeelding voor een voorbeeld. Voor haar Microsoft Exchange Server-account (haar zakelijke e-mail bij Contoso, BV), gebruikt Pia Lund de handtekening Mijn zakelijke handtekening. Pia heeft een handtekening Standaard met persoonlijk citaat voor een andere account die zij hoofdzakelijk gebruikt voor e-mailberichten die niets met haar werk te maken hebben. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 63

Verschillende handtekeningen voor verschillende e-mailaccounts Ongeacht het aantal handtekeningen u hebt gemaakt, gebruikt Outlook alleen de handtekeningen die u toewijst. Als u op een gegeven moment een handtekening niet meer voor een account wilt gebruiken, stelt u de handtekeningopties in op (geen). Als u precies wilt weten hoe u in Outlook meerdere e-mailaccounts kunt instellen, kunt u de verwijzing raadplegen naar meer informatie in de snelzoekkaart, waarnaar aan het einde van de cursus een koppeling is opgenomen. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 64

Suggesties voor oefeningen Overschakelen naar een andere handtekening. Aan verschillende e-mailaccounts andere handtekeningen toewijzen. [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (vereist Outlook 2007) Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 65

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 3, vraag 1 Hoeveel e-mailhandtekeningen kunt u maken in Outlook 2007? (Kies één antwoord.) Een. Een voor elke e-mailaccount die u hebt. Zoveel als u wilt. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 66

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 3, vraag 1: antwoord Zoveel als u wilt. U kunt eenvoudige en decoratieve handtekeningen, professionele en persoonlijke handtekeningen hebben. Hoeveel bepaalt u helemaal zelf. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 67

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 3, vraag 2 Wat moet u doen om over te schakelen van de ene handtekening naar een andere in een bericht? (Kies één antwoord.) De standaardhandtekening verwijderen en vervolgens de nieuwe kopiëren en plakken vanuit een ander bericht. Naar de handtekening overschakelen vanuit het dialoogvenster Handtekeningen en e-mailpapier . De knop Handtekening op het lint gebruiken en een andere handtekening selecteren uit de lijst. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 68

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 3, vraag 2: antwoord De knop Handtekening op het lint gebruiken en een andere selecteren vanuit de lijst. Als u meer dan één handtekening hebt gemaakt, kunt u een daarvan kiezen door op de pijl onder de knop Handtekening op het lint te klikken en een nieuwe handtekening te selecteren uit de lijst. U kunt ook met de rechtermuisknop echtstreeks op de handtekening klikken om dezelfde lijst weer te geven. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 69

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 3, vraag 3 U moet voor nieuwe berichten dezelfde handtekening gebruiken als die u gebruikt voor het beantwoorden en doorsturen van berichten. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 70

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Test 3, vraag 3: antwoord Onwaar. U kunt elke gewenste handtekening gebruiken. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 71

Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten Snelzoekkaart Voor een overzicht van de taken die in deze cursus aan bod komen, raadpleegt u de Snelzoekkaart. Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten 72

DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Deze Microsoft Office PowerPoint®-sjabloon bevat een cursus over het maken en beheren van e-mailhandtekeningen in Outlook 2007. U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online-cursus "Professionele handtekeningen maken voor uw e-mailberichten”. Voorzieningen van de sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties: deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossenand Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint 2000. Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat: als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX®-besturingselement met de naam Shockwave Flash Object op uw computer installeren. Download hiertoe de recentste versie van Macromedia Flash Player vanaf de Macromedia-website. Diaovergangen: de overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Diaovergang en ten slotte kiest u de gewenste opties. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat koppelingen naar de online versie van deze cursus. De koppelingen leiden telkens naar de oefensessie voor de desbetreffende les en naar de snelzoekkaart die voor deze cursus is gepubliceerd. Belangrijk: Outlook 2007 moet op uw machine zijn geïnstalleerd als u de oefensessies wilt weergeven. Als u niet over Outlook 2007 beschikt, kunt u de oefeninstructies niet openen. Kopteksten en voetteksten: deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt dit dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het Notitievenster of de Notitiepagina (tabblad Beeld) voor uitgebreide Help over deze sjabloon. 73