TC Bilthoven ALV – 7 maart 2016

AGENDA ALV TENNISCLUB BILTHOVEN – 7 MAART 2016 1. Opening 2. Vaststellen Agenda 3. Mededelingen en ingekomen stukken -----------------DEEL 1: TERUGBLIK/VERANTWOORDING 2014-2015----------------------------- 4. Goedkeuren notulen ALV 9 februari 2015 5. Voorstellen op voordracht van het bestuur (bekers) 6. Algemeen jaarverslag en verslagen commissies 2014-2015 7. Financieel verslag 2014 – 2015 8. Verslag kascommissie en decharge bestuur 2014-2015 ----------------------DEEL 2: VOORUITBLIK/BEGROTING 2015-2016------------------------------ 9. Opbouw bestuur vereniging inclusief benoemen van bestuursleden 2016 10. Vaststelling commissies en functionarissen 2016 11. Begroting 2015-2016 en vooruitblik 2016 Wijziging contributiestructuur en tarieven Plan van aanpak ledenontwikkeling en behoud Toelichting tekort vrijwilligers Afschaffen ballen via vereniging inclusief toelichting 12. Rondvraag 13. Sluiting

4. Goedkeuren notulen ALV 9 februari 2015 1. Opening 2. Vaststellen Agenda 3. Mededelingen en ingekomen stukken -----------------DEEL 1: TERUGBLIK/VERANTWOORDING 2014-2015------------------ 4. Goedkeuren notulen ALV 9 februari 2015 5. Voorstellen op voordracht van het bestuur (bekers) ----- Notulen (07/03/16 21:27) ----- Melding over Koen op website als er wat meer duidelijk is. Henk v. Beijeren en Sonja Ottens nemen DODDEN over maar zal misschien wat vrijblijvender gaan.

6. Algemeen jaarverslag en verslagen commissies 2014-2015 Algemeen verslag TCB wordt nog steeds ervaren als een tennisclub met een zeer positieve sfeer met een kanttekening dat de barbeheerder soms iets te dominant en onvriendelijk aanwezig is De besturing van de tennisvereniging is ongewijzigd tov vorig jaar. Dit wil zeggen dat het bestuur uit 3 personen bestaat, regelmatig (1x per 6/8 weken bijeenkomt voor vergaderingen en tussendoor is er per telefoon regelmatig contact Ledenontwikkeling is een nog steeds een grote zorg en punt van aandacht. In juni 2015 heeft de ledenwervingsactie ruim 110 nieuwe leden opleverd en kan een succes genoemd worden. ~ 50% is lid gebleven en mogen we als nieuwe leden begroeten in het nieuwe seizoen. Aandacht hiervoor blijft cruciaal. Sponsoring heeft niet opgeleverd wat er begroot was en zal in het nieuwe seizoen extra aandacht krijgen Financieel hebben we een zwaar jaar achter de rug met name door tegenvallende marge in de baromzet. Meer info door de Penningmeester. ----- Notulen (07/03/16 21:27) ----- Moet dit punt over Ricardo in algemeen verslag, teveel op de man af (Ton). Neem ook mee dat we als club er wat mee doen (Lex). Algemeen verslag opmerkingen. Lex: zou het niet handig zijn om een exit formulier te maken waar duidelijk wordt wat de reden is voor opzegging. Rogier: goed idee, nemen we mee.

6. Algemeen jaarverslag en verslagen commissies 2014-2015 Verslag vanuit Commissies 2014-2015 Jeugdcommissie & Technische commissie (mondelinge toelichting WJ) Terugkoppeling trainersconstructie (WJ) Parkbeheer toelichting door P&G commissie Sponsorcommissie toelichting door Rogier ----- Notulen (07/03/16 21:27) ----- Ton: weer instellen Jeugdbestuur mogelijk? Jolande: zorgen over nieuwe leden. Als je nieuw lid wordt en geen team heb dan kom je er lastig tussen. Jolande/Marike proberen dat te begeleiden maar soms is het vol. Vraag: welk alternatief kunnen we bedenken aan deze groep (met name speelsterkte 8). Belangrijk om ze te laten integreren. Kan soms best wel een gesloten club hebben. Zeker op vrijdag is er meer vraag dan we kunnen aanbieden. Zaterdag loopt wat leeg maar mensen willen graag op vrijdag omdat ze op zaterdag met hun kinderen willen doen. Ook is het niveau op de vrijdag wat lager dan op zaterdag. Bovendien op vrijdag alleen dubbelcompetitie en dat is veel gevraagd. Lex: belangrijk om die mensen wat te bieden. Bestuur zou richtlijn op kunnen stellen om mensen bij najaarscompetitie voorrang te geven om ze iets te bieden. Wilbert: wel goed om te inventariseren om hoeveel mensen het gaat. Jolande wil wel helpen om dat te inventariseren. Met name bij de aanmelding kunnen we wel het e.e.a verbeteren: wil je competitie spelen, wil je trainen enz. Marjolein (nieuw lid): bij mijn oude club had ik een boekje voor nieuwe leden met wat mensen kunnen doen. Nu is het nog steeds lastig om mijn weg te vinden. Training gedaan om mensen te leren kennen maar gelukkig wel veel te kunnen invallen. Weten wat je mogelijkheden zijn is heel belangrijk. Mensen die geen team hebben of aansluiting is het erg lastig voor. Zeker als je als team moet aanmelding. Nu bij het openingstoernooi is het ook niet makkelijk om een dubbelpartner te vinden. Marjolein heeft wel hele positieve ervaringen met Ricardo die wel helpt. Rogier: aanmeldingsprocedure kunnen we verbeteren. Wat betreft organisatie is wel het belang dat iemand het moet doen! We hebben grote gaten in de organisatie en dat is wel een hele grote zorg. Lex: inschrijvingen voor dubbeltoernooien altijd "partner wanted" als mogelijkheid op het inschrijfformulier aangeven. Lex R: als je iets met jeugd wil wel wat budget vrij maken om iets te kunnen doen. Lex S: standaard formats 16 weken of meer. Meer doelgroepgericht benaderen voor korte cyclus.Eventueel op zaterdag. Jammer als prive kinderen in de groep ook meer aandacht krijgen.

7. Financieel verslag 2014 – 2015 Financieel resultaat 2014-2015 zeer negatief: -/- EUR 16.000 Baten ongeveer op budget, ondanks grote afwijkingen in verschillende posten:

7. Financieel verslag 2014 – 2015 (Vervolg) Lasten veel hoger dan begroot: met name door extra personeelskosten trainers (vanwege extra trainingen), extra beheerfee voor hogere kosten in Stichting, en hogere administratieve lasten en KNLTB afdrachten:

7. Financieel verslag 2014 – 2015 (Vervolg) Balanspositie De balanspositie van de vereniging is ondanks het negatieve resultaat nog steeds gezond te noemen. De vereniging beschikt op balansdatum over een liquiditeitspositie van ruim EUR 81.000 (inclusief de liquide middelen van de gerelateerde Stichting, t.o.v. ruim EUR 75.000 per einde seizoen 2013-2014). Voldoende om aan de kortlopende verplichtingen te kunnen voldoen. Op de langlopende lening van ING is gedurende het seizoen regulier afgelost (van EUR 58.620 naar EUR 48.972). De vereniging heeft nog een goede solvabiliteit.   Relatie met de Stichting De lening aan de Stichting is gedurende het seizoen niet gewijzigd en is gehandhaafd op EUR 253.500. Het afgelopen seizoen zijn er enkele investeringen geweest in groenvoorziening, klein onderhoud, en tribunebanken. Het resultaat, dat op nihil gebudgetteerde was, viel in eerste instantie negatief uit door hogere onderhoudskosten, hogere afschrijvingen en met name ook hogere kosten van tennisballen (EUR 3.000 hoger). Dit laatste werd veroorzaakt door prijsstijgingen, een groter verbruik door leden, meer tennistrainingen en competitieverbruik. Om de hoger uitgevallen kosten in de Stichting te compenseren is er een additionele factuur richting de club gegaan van ruim EUR 7.000 om het resultaat richting nihil te krijgen. Uiteindelijk is er een klein positief resultaat gerapporteerd van EUR 91 (vorig jaar EUR 2.763).

8. Verslag kascommissie en decharge bestuur 2014-2015 Conclusie Wij delen u mede dat wij de balans per 30 september 2015, de staat van baten en lasten over de periode 1 oktober 2014 tot en met 30 september 2015 en de toelichting akkoord hebben bevonden. Wij bevelen de vergadering aan om decharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde financieel beleid over het boekjaar 2015. De leden van de Commissie van Controle,   M.C.P. van Wijngaarden M.J. Maters

9. Opbouw bestuur vereniging inclusief benoemen van bestuursleden 2016 In 2015 heeft het Bestuur bestaan uit Rogier Volmer (voorzitter), Wilbert Vos (penningmeester) en Willem Jacob Netto (technische zaken, secretaris a.i.) Het Bestuur stelt Martijn van Opstal voor als nieuwe voorzitter. Vacatures: secretaris, bestuurslid Jeugdzaken? 10. Vaststelling commissies en functionarissen 2016 Overzicht commissies, functionarissen en vacatures (klik hier)

11.a Begroting 2015-2016 Gegeven het negatieve resultaat van 2014-2015, de aanhoudende trend van afnemende ledenaantallen, en oplopende kosten, heeft het bestuur een begroting gemaakt waarbij: Getracht is om de kosten zoveel mogelijk te beheersen, onder andere: Instellen van Barcommissie die inkoopkosten barexploitatie gaat monitoren ten behoeve van verbeteren barmarges. Budget voor baan- en parkonderhoud verlaagd Minder budget voor Wedstrijdtennis Geen verstrekking van tennisballen meer voor vrijspelen De contributies slechts licht verhoogd worden, dit om: om verdere terugloop van ledenaantallen niet te bevorderen; en aantrekkelijk te blijven voor nieuwe leden (met name ook jeugdleden) tijdens komende wervingsactiviteiten. Dit heeft als gevolg dat er een begroting ligt met een verwacht negatief resultaat van EUR 8.500. Het bestuur is zich er van bewust dat dit geen wenselijke situatie is voor de langere termijn, maar acht een verhoging van contributies voor komend jaar niet wenselijk. Pas als de initiatieven voor ledenwerving en sponsorcontracten komend seizoen niet de gewenste effecten zullen hebben, zal dit serieus overwogen moeten worden. Verhoging van 10-20% kunnen dan niet uitgesloten worden, alsmede significante kostenbesparingen.

11.a Begroting 2015-2016 (vervolg) Verkorte weergave van Begroting 2015-2016 Opbrengsten:  

11.a Begroting 2015-2016 (vervolg) Lasten:  

11.a Begroting 2015-2016 (vervolg) Wijziging contributiestructuur en tarieven: Om de financiële consequenties van de terugloop in het aantal leden enigszins tegen te gaan, maar ook de drempel voor nieuwe leden niet te hoog te hoog te maken, stelt het bestuur aan de ALV voor om de contributies voor het seizoen 2015/2016 licht te verhogen (inflatiecorrectie) en de entreegelden blijvend op nul te zetten. Nieuwe jeugdcontributie categorieën/tarieven: Daarnaast willen we een tweetal nieuwe contributiegroepen introduceren voor de jongste jeugd. Momenteel is het nog zo dat kinderen in de leeftijd van 6-8 jaar doorgaans geen lid zijn, maar deelnemen aan het TennisKids circuit. Hierbij wordt er wel gelest, maar kan er niet gewoon getennist worden. Wanneer de kinderen dan rond 9 jaar nog actief en enthousiast zijn kunnen ze junior lid worden voor het reguliere tarief van EUR 145. Om enerzijds de clubbinding te vergroten, mogelijkheden te geven om naast de lessen ook vrij te spelen, maar anderzijds de overgang van nihil naar een vol junior tarief te verkleinen, stelt het bestuur nieuwe jeugdcategorieën voor. Dit resulteert in de volgende tarieven voor 2015/2016:   ----- Notulen (07/03/16 23:17) ----- Ton: aanpassing huishoudelijk reglement i.v.m extra jeugdcategorieen. Ton: competitiespelers mogen de tennisballen waar ze mee hebben gespeeld mogen behouden. Marike/Jolande: communicatie is al uitgegaan. De mensen die competitie spelen zijn waar de club op drijft. We kijken naar de suggestie maar vraag is of we het nu kunnen doen. Wilbert: kan nu niet. Rogier: tennisballen kosten al meer. Mark: volgende keer verspreiden over alle leden. Martijn vraagt goedkeuring voor de begroting. Meerderheid vergadering is voorstander. Suggestie: tariefstelling voor huur winterbaan mogelijk volgend seizoen.

11.b Vooruitblik 2016 Voorstellen Ledenontwikkeling Communicatie Belang vrijwilligers Sponsoraanpak 3 april ----- Notulen (07/03/16 23:17) ----- Martijn geeft toelichting. Communicatie, leden, sponsoraanpak.

HARTELIJK DANK VOOR UW KOMST! VEEL TENNISPLEZIER KOMEND SEIZOEN! 12. Rondvraag 13. Sluiting ----- Notulen (07/03/16 23:17) ----- Eric Hooftman neemt het woord om Rogier te bedanken namens dames 1 en heren 1. Zelfevaluatie van Rogier heeft al veel aangegeven. Met veel humor brengt Eric het. Dames 2 bedankt Rogier dat ze Vivian mochten lenen. Om 23:16 sluit Martijn de vergadering. HARTELIJK DANK VOOR UW KOMST! VEEL TENNISPLEZIER KOMEND SEIZOEN!