Principal Toolbox Basistraining RELEASE 9.0

1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement 7. Resource Allocatie 8. Tijdregistratie 9. Rapportagemogelijkheden 10. Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement) 11. Vragen en discussie Onderwerpen

1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement 7. Resource Allocatie 8. Tijdregistratie 9. Rapportagemogelijkheden 10. Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement) 11. Vragen en discussie Onderwerpen

Leerdoelen 4 Algemeen inzicht in PTB Hands-on training: Project- en portfoliomanagement Hands-on training: Rapportagemogelijkheden Hoe kan PTB mijn leven mooier maken?

1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement 7. Resource Allocatie 8. Tijdregistratie 9. Rapportagemogelijkheden 10. Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement) 11. Vragen en discussie Onderwerpen

Wat is PTB? Principal Toolbox ® Integrale oplossing voor project-, programma- en portfoliomanagement. Ingebouwde best practices (PRINCE2,MSP,P3O,MoP,Stage Gate) 100 % web-based (SaaS, hosted & on-site) Intuïtief, gebruikersvriendelijk en zeer snel te implementeren Werkt uitstekend samen met MS Office Robuuste interfaces met business systemen waaronder SAP, Peoplesoft, JDEdwards, Baan & Dynamics. Rapporten & processen zijn eenvoudig aanpasbaar 6

Enterprise dashboard Afdeling Operations Programma Project Infrastructuur Programma Project ICT Afdeling Unit Project Divisie … Project Hoe is PTB opgebouwd? Hiërarchie in PTB 7

De bouwstenen Organisatie eenheid 8 Organisational unit Portfolio Management Project Management Benefits Time Entry Resource Management Ideas Navigation

Organisatie eenheden 9 Organisatie-eenheden: een minimale structuur Enterprise Project Management Portfolio Management Organisational Unit Resource Management Time Entry Resource Management

Organisatie eenheden 10 Organisatie-eenheden: een uitgebreide structuur Enterprise Organisational Unit Resource Management Time Entry Resource Management Project Management Portfolio Management Organisational Unit Portfolio ManagementProject Management IdeasProject Management

Project of Programma Project Gedreven door op te leveren resultaten Eindig – duidelijk begin en eind Gebonden aan scope van de op te leveren resultaten Levert product of dienst Eindigt met overdracht output Baten worden gerealiseerd buiten het project Kortere tijdsduur Programma Gedreven door visie op de eindsituatie Geen vooraf afgebakend pad Gericht op verandering bekwaam- heden in de organisatie Realiseert doelen Moet formeel worden afgesloten Baten worden gerealiseerd als onderdeel en na afloop van het programma Langere tijdsduur 11

Samenhang tussen portfolio’s, programma’s en projecten Portfoliomanagement 12 Strategische doelen Baten Programma’s en projecten Change the business Portfoliomanagement Run the business Business as usual

1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement 7. Resource Allocatie 8. Tijdregistratie 9. Rapportagemogelijkheden 10. Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement) 11. Vragen en discussie Onderwerpen

Inloggen Navigeren Link naar PTB: Inloggen met gebruikersnaam URL en wachtwoord krijg je via de 14

1: via je startpagina Navigeren 15 Portfolio’s/programma’s/projecten Waarin de gebruiker een rol heeft Risico´s/wijzigingen waarvan de gebruiker eigenaar is Issues/kwaliteits- beoordelingen waarvan de gebruiker eigenaar is Producten/werkpaketten/ acties waarvan de gebruiker eigenaar is

2: met het kruimelspoor Navigeren Je kunt navigeren door te klikken in het kruimelspoor in je menubalk. Het kruimelspoor toont het pad naar het programma/project in de hiërarchie. 16 Terug naar startpagina

3: met het zoekveld Navigeren Je kunt je project makkelijk vinden door een gedeelte van de naam in te tikken in het zoekveld (sneltoets: /) Ook kun je hier je recente locaties vinden. NB: Je vindt hier alleen projecten waar je een rol in hebt. 17

Berichten aan personen of projecten De berichtenfunctie Stuur berichten aan een andere gebruiker gevolgd door de naam van je collega. Stuur berichten aan een project met # gevolgd door de naam van het project. 18

1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement 7. Resource Allocatie 8. Tijdregistratie 9. Rapportagemogelijkheden 10. Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement) 11. Vragen en discussie Onderwerpen

Twee soorten gebruikers Rollen en rechten Systeembeheerders t.b.v. beheer Normale gebruikers voor normaal gebruik Systeembeheerders hebben alle rechten binnen het systeem. De rechten van normale gebruikers zijn afhankelijk van de rollen die ze krijgen (in portfolio’s, projecten en add-ons) 20

Rollen in een project: gebaseerd op de PRINCE2 rollen Rollen en rechten Projectmanager en project support o Alle rechten binnen het project Stuurgroep, teammanagers en teamleden o Leesrechten binnen het project o Aanmaken van issues Producteigenaar (per product te benoemen) o Toevoegen van documenten (resultaten) aan het product o Aanmaken van risico’s, issues en andere log items gekoppeld aan het product 21

Scherm om rollen te beheren in projecten Rollen en rechten Klik op in het programma of het project. Voeg vervolgens gebruikers toe in de juiste rol. 22

1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement 7. Resource Allocatie 8. Tijdregistratie 9. Rapportagemogelijkheden 10. Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement) 11. Vragen en discussie Onderwerpen

Portfoliomanagement idee P lopende projecten initiatief- selectie het totaal aan projecten juist doen opstart van projecten I I I P P P P P P I P de juiste projecten doen I I PP P P P P P P P strategie wetgeving collegeprogramma concurrenten technologie

Monitoring & Uitvoering Projecten en Portfolio’s 25 Project Management Folder Project Project Management Project Folder Project Folder Portfolio 1 Portfolio 2 Pre Project Project Programme Project Portfolio Management Folder Project OU 1 OU 2 OU 3 Portfolio Report Request = Initiatief = Single Sheet project = Project = Programma

Hoe ziet een project eruit? 26 Tab Planning: fasering, producten, tijd, uren Logboeken, waaronder issues, risico’s, besluiten, acties Tab Eigenschappen Automatische rapporten Tab Portfoliorapportage Tab Rapportage

Dashboard Hoe ziet een map er uit? 27 Een map kan programma’s en projecten bevatten Ruimte voor verschillende widgets Issues, risico’s, acties Rapporten en rapportage

1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement 7. Resource Allocatie 8. Tijdregistratie 9. Rapportagemogelijkheden 10. Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement) 11. Vragen en discussie Onderwerpen

Algemeen Resource allocatie ondersteunt het proces van het aanvragen en toewijzen van resourcecapaciteit aan projecten:  Projectmanagers beheren de planning & vragen resourcecapaciteit aan  Resourcemanagers beheren de beschikbaarheid & wijzen de capaciteit toe Kan antwoord geven op o.a.:  Wie werkt wanneer aan welk project?  Is er capaciteit om dit project te gaan doen?  Welke capaciteit behoefte vanuit projecten komt er aan?  Wordt het team efficiënt ingezet? Resource Allocatie

Resources aanvragen Resources alloceren Tijdschrijven (realisatie) Resources plannen Resource Management Analyse PM Communicatie tussen PM - RM Beschikbaar- heid beheren Project plannen Het proces

Resources aanvragen Resource alloceren Tijdschrijven (realisatie) Resources plannen Resource Management Projectmanager Beschikbaar- heid beheren Project plannen De rollen Resourcemanager(s) Medewerkers

Resources aanvragen Resource alloceren Tijdschrijven (realisatie) Resources plannen Resource Management Beschikbaar- heid beheren Project plannen Modules Principal Toolbox Project- management Resource Allocatie Tijdschrijven

Principal Toolbox voor de resourcemanager Resource pool per team Schermen voor: Invoeren beschikbaarheid, zien van aanvragen en toewijzen uren Rapportages en widgets voor inzicht en analyse Resource Allocatie

1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement 7. Resource Allocatie 8. Tijdregistratie 9. Rapportagemogelijkheden 10. Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement) 11. Vragen en discussie Onderwerpen

Algemeen De module Tijdschrijven ondersteunt het proces van indienen en afhandelen van weekstaten.  Gebruikers schrijven tijd  Goedkeuren vindt plaats door projectmanagers en/of lijnmanagers, of automatisch Tijdschrijven kan zowel op projectactiviteiten als andere activiteiten Tijdschrijven kan alleen op projecten waar je een rol hebt! Tijdschrijven

Tijdregistratie Voorselectie (o.b.v. de filters) Vrij selecteerbaar (binnen de filters)

Goedkeuring projectmanager Goedkeuring lijnmanager Afgekeurde weekstaat Weekstaat indienen Goedkeuringsproces Tijdregistratie Weekstaat invullen Goedgekeurde weekstaat Heropenen weekstaat Weekstaat indienen

1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement 7. Resource Allocatie 8. Tijdregistratie 9. Rapportagemogelijkheden 10. Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement) 11. Vragen en discussie Onderwerpen

Soorten Rapportages  Automatische rapporten (Word, Excel)  Widgets  Ad hoc rapportages (views)  Website (Rijks ICT dashboard, ICT dashboard Den Haag)

Automatische rapporten (Word / Excel) Soorten Rapportages Met Automatische rapporten kun je ‘sjablonen’ laten vullen met gegevens uit PTB. Voorbeelden: o PID o Hoofdlijnenrapport o Portfolio-overzicht o Balkenplanning 40

Widgets Met widgets kan je grote hoeveelheden data visualiseren Widgets zijn eenvoudig te configureren Widgets staan op meerdere plekken in de toolbox Voor klanten kunnen specifieke widgets worden ontwikkeld Soorten Rapportages

Geo widget Soorten Rapportages

Ad hoc rapportage: werken met weergaven Soorten Rapportages Je kunt weergaven gebruiken voor ad hoc rapportage Een weergave kun je zelf samenstellen uit de beschikbare velden. Weergaven worden ook gebruikt in Automatische rapporten 43

Ad hoc rapportage: werken met weergaven Soorten Rapportages Weergaven definieer je met kolommen en filters Weergaven zijn beschikbaar op: o Op de startpagina o Op alle logboeken o Op alle niveaus (portfolio, programma, project) o Op alle objecten (producten, issues, risico’s, kwaliteitsbeoordelingen, wijzigingen, acties, etc) 44

Ad hoc rapportage: weergave-opties Soorten Rapportages Filter instellen o Op views kunnen filters worden ingesteld om de juiste informatie eruit te filteren Kolommen kiezen o Kies de kolommen met informatie Kolombreedtes o Stel de breedte van de kolommen in. De instellingen worden gebruikt bij weergave in het dashboard en in MS Word. 45

Ad hoc rapportage: weergave-opties Soorten Rapportages Opslaan o Opslaan van de huidige weergave instelling o Maak een nieuwe of overschrijf een bestaande weergave o Types:  Persoonlijk – alleen voor de huidige gebruiker toegankelijk  Lokaal – te zien voor alle gebruikers met toegang op dat niveau Maak standaard o Maak van de huidige view je persoonlijke standaard view Weergaven beheren o Wijzigen, verwijderen, import / export van weergaven o Hidden: verbergen van view in de lijst met views. De view kan nog wel gebruikt worden in automated reports. 46

1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement 7. Resource Allocatie 8. Tijdregistratie 9. Rapportagemogelijkheden 10. Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement) 11. Vragen en discussie Onderwerpen

Oefening Verhuisproject 48

Wat gaan we doen? Oefening Verhuisproject Een initiatief opvoeren in het portfolio Een project starten Een project opzetten: planning en bemensing Een project managen: voortgang en beheersing Automatische rapportages, ad hoc rapportage Een project afsluiten 49

Oefeningen Verhuisproject 2.1 Inloggen 3.1Definiëren van het projectplan (fasen en werkpakketten) 3.2Projectorganisatie: rollen toekennen 3.3Datums plannen, eigenaren, afhankelijkheden, baseline 3.4Het managen van risico’s en toewijzen van acties 3.5Projectinitiatiedocument 3.6Resources plannen 4.1Voortgang vastleggen, issues 4.2/4.3Rapporteren 4.4Werken met widgets 5Project afsluiten 50

2.1 Inloggen Verhuisproject De beheerder stuurt de logingegevens per mail 51

2.2 Een initiatief starten Verhuisproject In het portfolio kun je een initiatief starten Je kunt ervoor kiezen om deze direct of op een later tijdstip om te zetten naar een project 52

2.3 Een project starten Verhuisproject Je kunt het initiatief upgraden naar een project Kies een locatie voor het project, een projectmodel en een projectmanager 53

3.1 Maak de projectplanning Verhuisproject Voer hier de planning en afhankelijkheden (en meer..) in 54 Het projectplan: fases, werkpakketten, producten, activiteiten. (planning, volgorde, afhankelijkheden)

3.2 Rollen toekennen Verhuisproject Klik op in het programma of het project. Voeg vervolgens gebruikers toe in de juiste rol. 55

3.3 Maak de projectplanning: tijdplanning Verhuisproject Invoeren in cellen (typen of kalender) of slepen in Gantt Klik op voor weergave op volledig scherm Zie QRC voor: 56

3.3 Maak de projectplanning: afhankelijkheden Verhuisproject Binnen het project: o sleep in de Gantt, klik op de pijl om aan te passen o in de productpagina Met andere projecten: o op de productpagina (klik op de productnaam) 57

3.3 Maak de projectplanning: afhankelijkheden Verhuisproject De Gantt toont alle afhankelijkheden De Gantt geeft planningsconflicten weer in het rood met een blauwe indicator Klik in de Gantt met je rechtermuisknop op een afhankelijkheid voor meer informatie 58

3.3 Maak de projectplanning: baselines Verhuisproject In de Gantt kun je een initiële en een actuele baseline instellen. In de Gantt kun je een baseline tonen NAAST de actuele planning 59

3.4 Het managen van risico’s Verhuisproject In het risicologboek kun je risico’s toevoegen Je kunt ieder risico scoren op Kans, Impact en eventuele overige informatie toevoegen. 60

3.5 Projectinitiatiedocument Verhuisproject Documenten kunnen toegevoegd worden voor projecten/producten Voor documenten kan een goedkeuringsproces worden gestart 61

3.6 Resources plannen Verhuisproject In projecten kunnen resources worden gepland op producten. Op deze resources kunnen dan weer uren worden gepland. 62

4.1 Werken met logboeken Verhuisproject 7 Logboeken o Issue logboek o Risico logboek o Kwaliteit logboek o Besluitenlogboek o Dagelijks / Actielogboek o Leerpunten logboek o Notulen Logboek items kunnen aan gebruikers worden toegekend en worden dan op hun startpagina getoond Logboek items kunnen aan producten worden gekoppeld 63

4.2: Automatische Rapporten Verhuisproject Klik op het rapport Altijd eerst opslaan en daarna openen Sta Macro’s toe om het rapport te openen! (Macro security instellingen in MS Excel moeten op medium of lager staan) 64

4.3 Rapporteren aan het portfolio Verhuisproject 65 Het PMO stuurt periodiek een rapportageverzoek aan alle projecten, voor een update van de status van projecten. De projectleider krijgt het verzoek per en ziet het op zijn Startpagina. De projectleider vult de tab Portfoliorapportage in o Om te wijzigen klik op o Voor tussentijds opslaan, klik op Opslaan o Voor definitieve rapportage, klik op Publiceer naar portfolio

4.3 Rapporteren aan het portfolio Verhuisproject 66 Status-informatie

4.4 Widgets Verhuisproject Configureer de resource uitnutting widget 67

5 Project afsluiten Verhuisproject 68 Zet alle producten op 100% gereed Sluit alle open issues, risico’s en acties Archiveer eventueel het project NB: daarmee verdwijnt het project van je startpagina

1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement 7. Resource Allocatie 8. Tijdregistratie 9. Rapportagemogelijkheden 10. Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement) 11. Vragen en discussie Onderwerpen

Bedankt voor uw aandacht Fortes Solutions BV Capitool PL Enschede The Netherlands